1、文件標準化管理辦法（試行版）姓名職位日期慕名編制審核1 1'y批準修改記錄版本修改者修改日期修改內容專業資料發送部門:1、目的：通過對公司文件資料的有效控制，確保工作現場使用唯一有效的文件資料， 并形成統一規范的編寫格式及處理程序；2、范圍：本管理辦法適用于公司所有公務文書、文件和資料的管理；3、定義：3.1 公文：是指公司在處理各種公務時使用的應用文書包括：決定、決議、通知、通 報、報告、請示、批復、函（電報）、會議紀要；3.2 制度（程序）：是指要求公司所有員工共同遵守的按一定程序辦事的規程性文件;3.3 辦法：是指公司針對某項工作依照其所需標準制定的管理的文件；3.4 標準：是指

2、公司對某項工作應達到的要求進行規范和約定的文件；3.5 規章制度：公司各種制度、規定、辦法的泛稱；3.6 記錄（表單）：指公司對某項工作的各工作環節、結果進行記錄可供事后追溯該 項工作完成質量的證據性文件，主要為表格形式；4、權責：專業資料4.1 總經理負責公司辦法、制度、標準、計劃、表單和以公司名義下發的公文的批準；4.2 常務副總負責辦法、制度、標準、計劃、表單的審核；4.3 各部門負責本部門相關文件資料的編寫、審核、校對工作；4.4 辦公室負責以公司名義下發執行的各類文件資料的編號、發放、收回、作廢銷毀 和歸檔，負責對各部門文件資料管理情況進行監督檢查；4.5 各部門負責以本部門名義下發

3、執行的各類文件資料的編號、發放、收回、作廢銷毀和歸檔；5、內容5.1 文件資料的編寫格式5.1.1 文件資料的用紙標準：公司各類文件資料的正式編印一般用 A4(210mm X297mm)型紙張；圖紙表格等不 宜減小時該頁應按以上紙型尺寸折疊裝訂；張貼的公文用紙大小根據實際需要確定；5.1.2 文件和資料章、條、款的編排規則：5.1.2.1 根據文件內容的編排劃分“章”就是一個章節包括條和款，“條”是章的一個部分，“款”是章或條的一個層次；章、條、款均用阿拉伯數字編號；5.1.2.2 “章”應左起頂格書寫如第1章用“1、”標注，寫該章的標題標題一行書 寫不夠時可另起一行這一行的第一個字與標題的第

4、一個字平排書寫，章與章之間應空一行編排；5.1.2.3 “條”在“章”的編號右下空一格加一個小圓點再寫該條在該章所處的順 序，如第4章第1條用“4.1”表示后空一格書寫該條的標題；如果一章的各條根據需專業資料要再分為若干下一層次的小條其編號表示方法同上，如第4章第2條再分3小條則分另表示為“4.2.1 "、“4.2.2"、“4.2.3”如果“4.2.1 ”再分為2個小條則分別表示為“4.2.1.1、4.2.1.2"；條一般只劃分到第三層次即只以 4位數字表示為限下一層次的內容用“款” 的形式進行敘述可用特殊符號“ 1）”編號；5.1.3文件資料的字體、排版、裝訂標

5、準5.1.3.1 公文類文件資料的字體、排版、裝訂標準：1）標題應采用二號宋體加黑，正文采用三號宋體字，行距為 1.5倍；2）縱向行文排版時A4型紙頁設置分別為：上下邊距為2厘米、左右邊距為2.5厘米，上下行距為1.5倍行距；3）橫向行文排版時A4型紙頁邊距分別為：上下邊距為2.5厘米、左右邊距為2 厘米，上下行距為1.5倍行距；4）非紅頭公文排版按印刷的標準紙張使用字體、行距應符合以上要求；文件資料標題一般采用小二號黑體、正文采用小四號宋體字；章的標題采用小四號宋體字加粗；記錄編號應在右上角用四號黑體字；5.1.3.2 一般文件資料（包括制度/程序、辦法、標準）的字體、排版、裝訂標準：1）封

6、面:公司名稱采用二號黑體加粗書寫，標題采用小初宋體加黑書寫，文件編號采用三號宋體加黑書寫；2）正文標題應采用小二宋體加黑，正文應采用小四號宋體字，頁眉頁腳采用五號黑體加黑書寫；4）縱向行文排版時A4型紙頁頁頁設置分別為：上下邊距為2厘米、左右邊距專業資料 為2.5厘米，上下行距為1.5倍行距；頁眉為1.7厘米，頁腳為1.5厘米；5）橫向行文排版時A4型紙頁邊距分別為：上下邊距為2.5厘米、左右邊距為2 厘米，上下行距為1.5倍行距；6）章的標題采用小四號宋體加粗；7）頁碼從修改頁算起；8）記錄（表單）編號應在右上角，用五號黑體加粗；5.1.3.3 文件資料一般左 側頁裝訂，縱向裝訂線左則為0.

7、8厘米，橫向裝訂線左則 為1.8厘米，一些處于需持續改進或修訂的文件資料可采用活頁裝訂，但應確保文件資 料的完整性；5.2文件資料的撰寫格式及內容5.2.1 文格式及內容：5.2.1.1紅頭公文格式及內容：1）紅頭公文一般由秘密等級和保密期限、 緊急程度、發文部門標識、發文字號、 簽發人、標題、主送部門、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、 抄送部門，印發部門和印發日期等部分組成；2）發文部門應當寫全稱或者規范化簡稱，如果是聯合行文，主辦部門應當排列 在前；3）公司的紅頭文件一律統一式樣，文件頭與正文用紅線隔開，紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時

8、，要做到詞義完整，排列對 稱，間距恰當：正文采用3號宋字體；專業資料4）發文字號，包括公司（部門）代號年號發文序號，年號一律用全稱，并用方 括號;聯合行文，須標明主辦部門；5）上報的公文,漢文應當在首頁紅線上方發文字號右側注明簽發人姓名；6）紅頭文件標題應當準確扼要地概括公文的主要內容，一般應當標明發文部 門（紅頭文件標題中，發文部門可省去），并準確標明公文種類，標題中除引用法規、 規章名稱時需加書名號外，一般不用標點符號；7）主送部門，一般寫在公文標題下、正文之前，頂格書寫，后加冒號，主送部 門的全稱、簡稱，均應使用統一的表達形式；公文不得多頭主送；8）紅頭公文如有附件，應當在正文之后、簽發

9、部門和時間之前注明附件順序和 名稱；9）成文日期，以領導簽發日期為準；聯合行文，其成文時間以最后簽發領導人 的簽發日期為準；10）公文除會議紀要外，應當加蓋印章，加蓋印章的位置應與印發部門和成文時 間相疊，聯合上報的非法規性文件，由主辦部門加蓋印章；聯合下發的公文，聯合發文 部門均應加蓋公章，主辦部門的印章應排列在前；5.2.2.2 一般公文格式及內容：1） 一般公文一般由標題、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、簽發部門 和簽發日期等部分組成；2）發文部門應當寫全稱或者規范化簡稱，如果是聯合行文，主辦部門應當排列 在前；專業資料3） 一般公文如有附件，應當在正文之后、簽發部門和時間之前注明

10、附件順序和名稱;4）成文日期，以領導簽發日期為準，聯合行文，其成文時間以最后簽發部門領 導人的簽發日期為準；5）應當加蓋印章，加蓋印章的位置應與簽發部門和成文時間相疊；5.2.3 管理辦法、規章制度格式及內容：管理辦法、規章制度根據具體需要一般應包括標題、目的、適用范圍、權責內容、 執行標準、頒布者和生效時間等組成內容；5.2.4 表單格式5.2.4.1 公司各部門相關的表單的設計、編制，要注明版本號并以適用性為原則；5.2.4.2 表單一經確定，應具有一定穩定性，并能形成公司表格管理標準，由總經 辦負責表單樣本的備案；5.3 文件資料的辦理程序5.3.1 公文辦理程序公文辦理分為收文和發文：

11、收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、傳遞、批辦、承 辦、催辦、分發、立卷、歸檔、銷毀等；發文辦理一般包括擬稿、校對、審核、簽發、 印刷、分發、立卷、歸檔、銷毀等；5.3.2 公文行文規則5.3.2.1 公司內部各部門需向其他相關部門請求協調解決問題的，應直接向相關部 門行文；專業資料5.3.2.2 明確發文權限：屬于全局性的、重要的、方針政策性的文件，以公司名義 行文，屬于公司內部管理范圍內，各部門職權范圍內的日常業務性文件，可以本部門名 義直接行文；5.3.2.3 向下級部門的重要行文，應當同時抄送直接上級領導（部門） 。5.4 文件和資料的擬寫要求：5.4.1 符合國家相關規定的內部管理辦法

12、、程序文件，若需修訂或更換，要切實可 行、并加以說明；5.4.2 情況確實、觀點明確、條理清晰，文字精煉、書寫工整、標點準確，篇幅力 求簡短；5.4.3 用詞用字準確，人名、地名、數字、引文規范；文內若使用簡稱，一般應當 先用全稱，并注明簡稱；引用公文應當先引用標題，后引用發文字號，日期應當寫具體 的年月日；5.4.4 文件資料中的數字，除成文日期、詞、詞組、慣用詞，以及具有修辭色彩的 句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼；5.4.5 文件資料送領導批準之前，應當由分管領導或職能部門主任進行審核，審核 的重點是：是否需要行文、是否要與相關部門會簽；文字表述、文種使用、行文格式等

13、 是否符合本管理辦法的有關規定；5.5 文件資料的審批程序5.5.1 公文審批要求；5.5.1.1 公司各部門根據職責權限起草的紅頭公文，應填寫發文單，經主管領專業資料導批準后，由辦公室加蓋公司印章后印發；5.5.1.2 公文必須由總經理簽發；5.5.2 公司各部門根據職責權限起草的部門相關的公文，應填寫發文單，經主管領導批準后，根據本部門需求印刷（復印），由總經辦蓋公司印章下發；5.5.3 公司各部門根據職責權限起草部相關文件，經主管領導批準后，加蓋本部門 印章并印發；5.5.4 管理辦法、規章制度審批要求5.5.4.1 公司管理體系文件由相關部門組織起草，應填寫發文單或文件資料修 改通知單

14、，經分管領導、主管領導審核，管理者代表批準后，由總經辦按發文單或 文件資料修改通知單要求的印發數量和發文流向蓋公司受控印章下發；5.5.4.2 臨時性管理文件由相關部門組織起草，經部門領導審核，主管領導批準實 施；5.5.5 表單審批要求公司各部門根據工作需要設計的具有穩定性的表單，由設計部門根據本部門文件序號進行表單編號，并報管理者代表審批，辦公室負責表單樣本的備案（含電子版） ；5.5.6 外來文件資料處理5.5.6.1 對外部門來文，由總經辦在收文登記表中做好收文登記，在文件資料首頁 貼附并填寫文書處理單，由總經辦主任批示擬辦意見后，報相關領導閱批；總經辦按批 辦意見交相應部門或人員承辦

15、，并跟蹤催辦，總經辦對文件進行歸檔整理，需要時承辦 部門可以留存復印件。專業資料5.5.6.2 對文件資料的購買，由部門提出申請，報總經理批準后，行政部負責購買， 并在辦理入庫手續，財務部門見入庫單后方可辦理有關報銷手續；使用時， 各部門在行 政部辦理借閱使用手續；5.5.6.3 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審 批日期；5.6 文件資料的發放5.6.1 文件資料的發放對象按發文單的要求確定。5.6.2 文件和資料發放前的標識5.6.2.1 發放文件資料前應進行文件標識，以示文件資料唯一有效；未加標識或 蓋有作廢章的文件不得在工作現場出現；5.6.2.2 受控標

16、識：若屬受控文件，應加蓋紅色受控章，并在受控章內填寫持有 者名稱；需存檔的文件應加蓋紅色“存檔”印章；5.6.3 文件和資料的發放手續：公司各部門按發文單中的要求發放文件；5.6.3.1 對各部門的發文，由收文部門經辦人在文件資料發放回收登記表上 簽名，以示收文；5.7 文件和資料的修改5.7.1 文件和資料發放使用后，如需更改，由原文件編寫部門填寫文件資料修改通 知單，報原審批人審核批準，原發文部門將文件資料修改通知單和修改的文件按 原發文手續進行處理；5.7.2 對文件個別內容進行修改或增補文件內容時，應采取換頁的方式；換頁時應在專業資料“修改號”處注明狀態號（1、2、3），并在文件修改表單上登記；由原發文部 門將作廢頁收回，填寫文件和資料發放收回登記表；5.7.3 修改內容超過原文件三分之一時，則適用換版方式；由原文件編寫部門負責修 訂換版，并在文件修改表單上登記，重新加蓋受控章，填寫持有者；收回原收文部 門及個人所持舊版文件和資料，按文件資料作廢銷毀程序執行，并填寫文件資料發放 收回登記表；5.8 文件和資料的作廢銷毀5.8.1 公司各部門對收回的作廢文件資料，應填寫文件資料銷毀清單，經部門主管領導批準后三個月內實施銷毀；5.8.2 存檔的作廢文件加蓋紅色作廢章予以留存；5.9 文件和資料的使用管理5.9.1 文件和資料在使用過程