1、公司檔案立卷歸檔規范根據國家檔案局的歸檔文件整理規則和我公司的檔案管理規定，各部門在向檔案室移交檔案前必須完成整理立卷工作，實行部門立卷制度。為做好各部門的立卷歸檔工作，根據我公司實際情況，特制定本規范。1 基本概念1.1 案卷：是指具有有機聯系的若干文件的集合體。（例如：同一工程項目的文件材料可以組成一個案卷；有關公司經營決策的董事會決議可以組成一個案卷。）1.2 立卷：是指將辦理完畢需要繼續保存的、具有有機聯系的一組文件材料按照立卷的方法和要求，立成案卷的過程。（例如：把有關某一項目的文件材料集中在一起，按照一定的順序排列，組成為一個案卷的過程。）1.3 歸檔：是指辦理完畢且具有保存價值的

2、文件材料經過系統整理，組成案卷之后移交檔案室保存的過程。（即各部門將經過系統整理形成的案卷移交至檔案室的過程）2 基本原則2.1 各部門文檔管理員負責本部門文件材料的形成、積累、立卷、歸檔。2.2 各部門要根據檔案室和各部門協商確定的歸檔范圍，并按照文件材料產生的規律和特點，由文檔管理員進行立卷工作。2.3 各部門文檔管理員應依據本部門歷年文件材料形成的規律和特點，根據歸檔范圍， 設置案卷類目，將已經辦理完畢的文件材料隨時歸入卷內，為立卷歸檔奠定基礎。3 立卷歸檔的分工1.1 行政人事部負責全公司性、綜合性文件材料的立卷歸檔。1.2 各部門文檔管理員負責本部門文件材料的立卷歸檔。1.3 立卷歸

3、檔涉及多部門的，由主辦部門負責，其它部門密切配合，并由主辦部門把協商結果通知檔案室。4 歸檔要點4.1 原則上要歸檔文件材料的正本（指有領導批示意見的、領導簽字的、通過驗收的正式的文件材料原件，而不能是復印件）。4.2 如果只有紙質檔，則歸檔紙質檔。4.3 如果只有電子檔，則歸檔電子檔。（通過 E-mail 發送，其它手續同紙質檔。）4.4 既有電子檔，又有紙質檔的，同時歸檔兩種形式的文件材料，以方便利用。4.5 歸檔的文件材料一定要完整、系統、準確。系統完整，不可缺頁甚至缺少整份文件，內容正確，數據準確，正式、有效的文件正本。4.6 文檔管理員督促部門其他人員把其職責范圍內應該歸檔的文件資料

4、及時歸檔。4.7 密不可分的文件材料應放在一起立卷歸檔，如批復和請示，正本和附件，合同正本和合同呈批，規章制度和呈批。其排列順序一般為：批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；結論性材料在前，依據性材料在后。4.8 不同年度的文件材料一般不得一起立卷，但跨年度的請示、報告與批復應放在復文年度立卷；跨年度的規劃、計劃等放在所對應第一個年度立卷；會議文件放在開幕年度立卷。4.9 卷內文件材料一般要求文字材料在前，圖樣在后。圖樣按目錄或圖號排列， 配套的特殊載體文件材料按有關規定整理。4.10 組卷總的質量要求：遵循文件材料形成的規律和特點，保持文件材料之間的歷史聯系，適當考慮和區分文件材料的不同保

5、密等級，使案卷便于保管與利用。4.11 卷內文件材料必須準確反映我公司業務和各項管理活動的內容，制作和書寫材料利于長期保存。4.12 案卷題名（案卷內文件的綜合名稱，揭示卷內文件共有的特征）應簡明確切、體式一致。一般包括作者、主題、名稱（文種）等。部分案卷題名可以是項目的名稱代字、代號，或者是產品、部件的代號及名稱等。一般不超過30 字。5 立卷的具體方法5.1 立卷是將一組具有緊密聯系的文件材料組成一個案卷的過程。由于文件之間的聯系是多種多樣的，因此組卷的方式也是多種多樣的。常見的有以下幾種：5.1.1 按問題立卷法。是指將反映“一事”、 “一項目” 、 “一產品”的文件材料組成一卷。優點是

6、：一個案卷內的文件材料集中反映一個問題、一個項目，方便按照問題查找利用文件。凡一個項目、一個產品、一個問題、一次會議、一項工作、一次活動所形成的文件，均可按照此方法組卷。5.1.2 按名稱立卷法。是指按照文件的不同名稱分別組卷，將具有相同名稱的文件組成一個案卷。這種組卷方法多用于管理類文件。比如經營決策、工作計劃、會議記錄、統計報表等。5.1.3 按照時間立卷法。是指按照文件所形成或所反映的時間分別組卷，即將同一時間內形成或反映相同時間的文件材料組成一個案卷。這種組卷方法比較適用于時間性較強的管理性文 件，比如計劃、總結、統計、報表等等。5.1.4 按地區立卷法。是指按照文件所反映的地區分別組

7、卷，即將內容涉及同一地區的文件組成一個案卷。比如產品市場情況和用戶情況、客戶情況等，均可按照此方法組卷。5.1.5 按作者立卷法。是指按照文件的作者（包括個人作者、集體作者或者部門）組卷，將同一作者形成的文件材料組成一卷。5.1.6 以上是組成案卷的幾種常用方法，在具體工作中應根據實際需要選擇使用，或者結合使用。6 卷內文件的排列6.1 案卷是一組具有機聯系的文件集合體，因此案卷內的文件應該遵循一定的方法進行系統排列，以反映文件的形成規律，方便查找利用。主要有以下幾種排列方法：6.1.1 按照時間排列。是指按照卷內文件的形成時間或者文件內容反映的時間的先后順序排列。6.1.2 按照問題排列。是

8、指卷內文件不止反映一個問題的時候，先按問題排列，然后再按時間排列。6.1.3 按照作者排列。是指按照卷內文件的作者進行排列。適用于卷內文件是多作者的情況。6.1.4 按照地區排列。是指按照卷內文件反映的地區進行排列，適用于卷內文件反映一個問題的多地區的情況。6.1.5 按照重要程度排列。是指將重要的文件排在前面，次要文件排在后面。例如： 圖文混合的技術文件的排列， 如果文字材料對圖樣材料是起一種說明性、指導性作用的，則文字材料排在前面，圖樣材料放在后面。6.1.6 按照文件材料形成的邏輯關系排列。例如：來文和復文，復文在前，來文在后；正文和附件，正文在前，附件在后；請示和批復，批復在前，請示在

9、后。（來文和復文，證件和附件，請示和批復，一般是視為一份文件，不可拆分開來。）6.2 以上是案卷內文件排列的幾種常用方法，在具體工作中應根據實際需要選擇使用，或者結合使用。7 立卷程序7.1 明確范圍：7.1.1 在公司各項管理、技術、業務活動中直接形成的文件材料；7.1.2 且屬于部門歸檔范圍內的文件材料。7.2 分開不同年度的文件材料：不同年度的文件材料一般不放在一起立卷，因此先把不同年度的文件材料分開。7.3 立卷： （請參照“立卷的具體方法”）7.3.1 檢查卷內的每一份文件：7.3.2 破損的文件材料修復完整。7.3.3 沒有頁碼的在每份文件材料右下端添加頁碼。7.3.4 沒有文件標

10、題或標題不能反映文件材料內容的，在文件頭正中添加文件標題（標題應正確、全面反映文件內容），并用 括上。7.3.5 沒有責任者（文件材料的署名者或者署名部門）的要通過考證把責任者加6上，并用 括上。7.3.6 沒有日期（文件材料的發文日期或生效日期）的要通過考證把日期加上，并用 括上。7.3.7 大于 A4 規則的文件材料折疊成A4 大小，便于保管。7.3.8 涉密文件材料的密級要標識于文件材料頁頭右上角，不屬于保密范圍的不用標識。7.3.9 散頁裝訂。文件都應裝訂成份，而不能是一些散頁，可用釘書釘或其它方式裝訂。7.3.10 將具有緊密聯系的文件裝訂為一件。例如：請示和批復，正件和附件，呈批和

11、被呈批文等。7.4 排列卷內文件：（請參照“卷內文件的排列方法”）7.5 編制案卷題名：要求言簡意賅，全面準確概括卷內文件材料的主要內容、主要責任者、文種等。字數限在30 字以內。7.6 案卷初審：7.6.1 文件材料的收集是否齊全完整；7.6.2 組卷是否科學、準確；7.6.3 卷內文件排列是否合理；7.6.4 案卷題名的結構是否完整，是否揭示了卷內文件的主要內容。7.7 編制檔案移交清單：一式兩份（用于辦理移交手續），并請把電子檔通過E-mail 發送至檔案室。具體格式請參看“附件 2 檔案移交清單”。8 歸檔的時間和手續各部門文件材料的歸檔時間，原則上要求:1.1.1 在項目、活動完成以

12、后二個月內歸檔。1.1.2 其他管理類、業務類檔案均按年度歸檔，每年的一至三月份為立卷歸檔月, 歸檔上一年度的文件材料。8.2 具體歸檔時間，按照檔案室和各部門協商確定的歸檔時間進行。8.3 檔案移交手續：檔案室接受部門檔案時，必須嚴格履行手續，根據歸檔部門 制作的檔案移交清單，與移交人共同清點，對重要的、機密以上的檔案，要逐頁 清點，經查對無誤，方可辦理簽收手續。8.4 案卷復審：由檔案室對部門移交的案卷進行復審，對不符合要求的案卷（比 如文件材料收集不完整、把不需要歸檔的文件材料也收進來了或者是立卷不科 學、不合理等），各部門文檔管理員必須進行補充收集和適當調整。復審合格后 方可辦理移交手續。附件2:立卷歸檔流程1 .確定歸檔范圍：公司2003年度形成的、屬于部門歸檔范2 .立卷：可按照問題、名稱、時間、地區、收發文人、作者或結構立卷法結合實際，仔擇適合的組卷方法進行組卷,3 .檢查卷內每一份文件材料：頁碼、責任者、標題、日期是否齊仝；是否破損、是否肉件、是否散頁；關系密切的文件，4 .卷內文件的排列：可按照時間、問題、作者、地區、重要5 .案卷初審：1.文件是否收集齊全完整；2.案卷中有沒有不 需要十卷舊檔的文件材料；3舊檔的文件材料是否系統、完 6 .編制案卷題名：要求言簡意賅，一般應準確全面概括卷內文件的主要責仟者、內容、/種等，字數限在_30字以內01 7.