1、ERP采購及庫存管理對企業管理的提升摘要：采購及庫存管理是施行中的重要一環，是企業后續消費、銷售等物流和信息流能順利進展，數據合理出具的重要根底和前提。以某企業為例，分析企業采購及庫存管理的現狀，存在采購物資數據不嚴謹、管理流程需要優化、采購出入庫對財務業務數據的支撐不夠等問題。介紹先進產品關于采購及庫存管理的邏輯與功能實現，標準采購流程。提出將來采購及庫存管理的優化策略與方案。理念的深化推廣及先進產品的深化應用，有助于進步我國企業的管理效率和程度。關鍵詞：采購；庫存管理；企業管理已經是在中國開展多年的信息理念，自從上世紀九十年代初，以為代表的先進廠商在中國進展大力推廣，到如今，的施行和應用已

2、經從當年的星火燎原之勢開展到風起云涌了，眾多在中國大陸的國企、民營企業、外企，乃至一些中小企業都以先進的產品并結合外圍的供應商關系管理、客戶關系管理、主數據管理、產品生命周期管理、消費執行系統等對企業進展綜合的信息化工程施行。不可否認，理念的深化推廣及先進產品的深化應用，對我國企業的管理效率進步和程度提升起到了重要的作用。這其中，采購及庫存管理是施行中的重要一環，其中涉及的采購物料主數據管理、采購方案及合同管理、采購發票校驗以及后續的庫存管理，是企業后續消費、銷售等物流和信息流能順利進展，數據合理出具的重要根底和前提。更重要的是，先進的采購及庫存管理，是和財務無縫集成的，在每一次出入庫及發票校

3、驗的時候，會自動生成財務憑證。本文就我在工作方面接觸到的問題，結合理念及產品的信息化實現，對采購及庫存管理提出一些建議。企業采購及庫存管理的現狀及問題關于采購和庫存管理的現狀以某企業為例。該企業是集研發、消費、銷售于一體的國家高新技術企業，主要從事精細化學品、高分子材料以及醫藥、農藥、染料中間體等化學品的開發，并提供與之相關的技術效勞。與之相關的采購和庫存管理業務，也是基于上述主營業務相關的化工原材料的采購及后續的出入庫管理等，同時，一些備品備件和辦公用品等的采購及出入庫也屬于采購和庫存管理的范疇。目前采購及庫存管理通過用友系統進展對應的信息化管理。由使用部門在公司辦公平臺上提請采購方案；采購

4、方案的執行，采購合同的簽訂及采購發票的完成，及采購物資的出入庫管理在同部門內完成；期末進展出入庫與財務賬的核對，并作為財務在用友財務系統中進展記賬的根底數據。關于采購及庫存管理的現存問題受限于當前產品用友系統的局限性和嚴謹性，企業關于采購和庫存管理方面普遍存在以下亟待解決的問題：采購物資的數據嚴謹性不夠當前用友系統所支持的采購相關物資，其單價和總金額可以由采購及庫存管理人員隨意更改，使得采購數據，尤其是對后續的財務數據，存在不夠嚴謹和不夠真實的風險，這一般往往是發生在期末對賬的時候。正常情況下，一個嚴謹的產品，其采購相關的物資，作為物料主數據管理，只能由特定的主數據管理人員執行，其單價一般是挪

5、動平均價或者標準方案價只能是由公司的財務部門進展制定，而這個價格并非是每次采購的采購單價，系統會將每次的采購價格與財務部門制定的價格進展比較并自動處理采購價格差異，從而確保采購物資價格的嚴謹性和數據的真實性。另外當前用友系統，在期末核對庫存賬的時候，還可以手工修改庫存數量和總金額，這也加大了采購及庫存數據，尤其是傳遞到財務業務數據的數據風險，使得真實性和嚴謹性大打折扣。合理的產品，采購的物資在進展出入庫的時候，庫存管理人員只能按照實際情況，輸入入庫和出庫的數量，其總金額是基于在上述財務制定好的單價乘以該數量而自動計算出來的，期末的時候，系統也會根據當期的出入庫情況自動計算出期末庫存的結存數量和

6、結存金額，根本不需要也不允許進展庫存數量和總金額的調整。采購及庫存的管理流程需要優化提升采購物資在得到供應商的發票后再到系統中做入庫處理，但實際上該物資早已經進展實際的入庫操作，系統的滯后處理導致賬實的嚴重時間不符，不僅影響實際的對賬工作，而且也對后續的盤點、審計等工作帶來困擾。一個合理的系統，其采購入庫和采購發票的錄入，是分開兩部分處理的。當然，企業的愿景是希望得到供應商發票再做入庫，以減少發票價格和采購價格的差異，這個可以通過對供應商的發票及時性管理來提升。但假設在現實業務中，確實存在物資需要入庫但發票又沒有及時到的情況，可以先進展入庫處理，系統就以財務事先制定的標準方案價或者按照系統自動

7、計算的挪動平均價進展入庫物資價值的更新；因為發票未到，財務上的應付部分就由系統自動將采購單上的價格作為暫估價格進展入賬，待到發票真正到的時候，形成真正的采購應付款，并將發票和采購單的價格差異更新到采購物資的挪動平均價假設物資以挪動平均價計量。采購出入庫對財務業務數據的支撐不夠當前的系統下，受限于系統的嚴謹性和功能性，采購入庫、出庫和發票處理的時候，都沒有自動產生集成到財務的憑證。財務在每月月末，還需要庫存管理部門提供一份本月出入庫的明細，相當于二次出入庫，再據此手工做成財務憑證。不僅造成重復數據的重復工作，同時也加大了由于數據不集成共享而導致可能的賬務錯誤，也增加了賬實不符的風險。先進的產品，

8、其采購物資的入庫、出庫以及供應商發票錄入，都會無縫集成的自動形成財務憑證，確保數據源的唯一和真實，同時大大減少期末的重復工作，使得傳遞到財務的數據都是真實可查的，沒有人工操作的痕跡，真正做到合理準確，有效地支撐數據分析和核算管理。先進產品關于采購及庫存管理的邏輯及功能實現先進產品的標準采購流程標準的采購循環流程如圖，包括從提交采購申請采購方案到最終采購發票校驗發票錄入的多個過程步驟：采購申請采購員根據工廠的采購方案提交采購申請，包括采購的物資編碼、采購的數量、采購合同的單價、采購供應商等采購信息。這其中涉及采購該物資在多個供應商之間的詢價報價。貨源與價格確定系統可以以最優的采購價格作為該次采購

9、訂單采購合同的價格記錄獲得。采購批準根據申請的采購類型、物料組等條件，按照系統預定的批準策略，對該次采購申請進展各個級別的審批，系統內部審批，實現無紙化辦公，節約本錢。采購訂單處理將審批完成的采購申請通過系統功能自動轉換為采購訂單。訂單跟蹤針對采購訂單中的采購物資，進展結合實物物流管理和訂單信息流的雙重跟蹤。貨物接收針對質檢合格的采購物資，進展入庫的操作。自動形成原材料增加的財務憑證。發票校驗針對已經入庫的采購訂單，比對從供應商獲得的采購發票，將發票信息錄入到系統中，自動形成應付往來的財務憑證。采購與庫存的業務流程舉例供應商主數據和采購價格主數據管理，在這些主數據的根底上可以在系統中完成采購申

10、請管理、采購訂單管理、采購入庫管理和發票校驗業務。采購與庫存實現的業務功能清單物料數據管理標準集中的物料數據管理，逐步形成企業統一、標準并高度集成的物料數據信息根底；通過與業務功能字段的嚴密結合，實現物料數據信息的多元化。供應商管理標準集中的供應商管理；增強對供應商信息檔案管理分析、記錄、跟蹤。采購與效勞管理以采購訂單為核心，執行并監控采購收貨、入庫、發票校驗等采購業務環節。出入庫自動記賬及發票執行出入庫業務，自動觸發財務憑證記賬；執行發票校驗業務，自動產生應付賬款。將來關于采購及庫存管理的優化策略及方案采購及庫存管理優化提升的目的統一采購訂單合同執行流程，形成以采購訂單為核心的采購全過程管理

11、。標準采購管理流程。消費方案與采購方案的嚴密銜接，公司間工廠間需求的自動傳遞，進步采購方案的準確性和及時性。通過采購及庫存的信息化建立，強化現有物資的管理程度和程度，保障庫存與方案協調一致性、保障賬實相符，進步物資流轉的效率和準確性。采購及庫存管理與財務高度集成：物料收發年第期徐長慧：采購與庫存管理對企業管理的提升應用貨后，系統同時生成物料憑證和財務憑證，不再需要倉庫和財務同時作賬和反復核對，不僅能進步工作效率，還進步數據的準確性和及時性，增加互相監控的效果。實現真正意義上的業務財務一體化，強化財務核算對業務反映的實時性和可追溯性，實現財務、業務的同步處理，保證數據的及時、準確和可追溯。統一物

12、料主數據和供應商主數據管理，進步數據維護準確度。通過采購到庫存管理并自動集成到財務賬務上的完好信息流和物流的統一，實現采購到出入庫以及財務發票的明晰可控，指導分析一目了然，財務賬務有據可查，更加利于管理的分析，整體提升管理效益。采購及庫存管理提升的策略通過先進的信息化產品工程施行，實現從采購申請、采購訂單到采購入庫、發票錄入和物資出庫的全過程可視化管理。施行標準優化的采購和庫存管理工程，必然要先對采購的物資進展清理和系統的信息化管理，通常主數據管理系統要先行而為之。防止由于采購物資的根底數據不準確而形成業務的垃圾數據。任何一個信息化系統，都是為業務輔助而存在的，所以施行采購及庫存信息化工程前，

13、也要將采購及庫存流程進展優化和必要重組。任何一個系統優化的施行工程，都是“一把手工程，都離不開管理層強有力的指導和支持，才能保證工程的順利進展。的先進理念和施行，要求打破以往按照部門劃分業務職責的傳統做法，而是以優化的流程進展全程貫穿，通過先進優化的流程實現管理的優化。任何產品只不過是個工具。采購及庫存管理提升的步驟方案統一的物資主數據管理：清理要進展采購和歷史上有賬面庫存的物資編碼，包括其規格、型號等關鍵屬性，并按照要求進展需要的分類及價格策略的制定，財務上指定其標準單價或者實際挪動平均價。通過先進產品的標準采購及庫存業務理論，將現有的采購及庫存業務流程在充分調研并結合實際情況的前提下進展優

14、化和重組，形成適宜的優化采購及庫存業務藍圖，通過采購全過程的執行與采購合同管理，共同指導后續采購及庫存管理業務的進展。詳細采購合同的執行方案為：每年或定期與供應商簽訂采購合同紙質，根據紙質合同，在系統內創立采購合同包括物料、合同有效周期、數量等信息；維護采購信息記錄。根據匯總核算用量及平庫利庫，根據此合同創立訂單；將來，系統生成的采購申請自動關聯此合同做為供貨源創立采購訂單；系統內對此采購訂單進展審核后發行給供應商，要求供應商按此供貨。采購訂單執行收貨后，要求供應商根據訂單及交貨情況開具發票；采購人員根據采購訂單、入庫信息、發票要求財務部門進展發票校驗；發票校驗后，財務人員進展付款處理。為確保采購及庫存管理信息化工程的順利施行，必須搭建由指導領銜的工程組織架構，包括從決策層到關鍵用戶工程推進層，以及到最終操作用戶操作層的層層人員保障機制。按照上述條件，執行可行的工程施行方案，任務落實到項，時間分解到天，責任落實到人，最終確保采購及庫存信息化工程順利施行，真正實現采購及庫存管理方面的優化提升，同時間接地進步了財務結賬的效率，減少了以往的重復工作。