1、受控號：JTS-QHSE-03-G023公司經營合同管理規定文件編號：JTS-QHSE-03-G023版次/修改狀態：B/01編制：紀寶來審核：王煥軍批準：仇俊岳2008-04-20 發布2008-05-10 實施天津天實工程建設監理公司天津天實工程建設監理公司編號:JTS-QHSE-03-G023公司經營合同管理規定版次/修改狀態：B/01第 1 頁 共 8 頁目錄1 目的 .22 適用范圍 .23 職責 .24 投標管理 .35 合同簽訂 .56 合同過程管理 .67 合同文檔管理 .78 相關表格 .8天津天實工程建設監理公司編號:JTS-QHSE-03-G023公司經營合同管理規定版次

2、/修改狀態：B/01第 2 頁 共 8 頁1 目的為規范公司合同的管理，保證合同的依法簽訂、履行、變更和解除，最終保障經營活 動的順利進行，結合我公司實際情況，特制訂本規定。2 適用范圍本規定適用于本公司在生產經營過程中與法人、自然人或其他經濟組織之間發生的所 有書面合同的全過程的管理。3 職責市場部是公司合同管理和控制的主責部門，項目部是合同履行的主責部門。3.1 市場部市場部作為公司合同管理的歸口部門，主要職責如下：3.1.1 市場部設專職合同管理人員，在公司主管領導、部門負責人的領導下具體負責 經營合同管理；3.1.2 負責組織公司的投標工作；3.1.3 負責合同的起草、談判和簽訂；3.

3、1.4 對合同的履行情況進行跟蹤管理，負責合同保函開具、要款、索賠、尾款催要，并定期向總經理匯報；3.1.5 建立合同管理臺帳，對合同文件進行日常管理。3.2 項目部項目部除按照合同進行履行外，還要完成部分合同管理工作，主要職責如下：3.2.1 在投標階段，協助市場部完成資格預審、投標文件的編制等工作；3.2.2 協助市場部完成合同談判和簽訂；3.2.3 項目負責人要熟悉合同條款并就項目部的主要職責向項目部員工宣講；3.2.4 在合同履行過程中，要注重自身行為履約、提醒公司不違約，當發現顧客有違 約行為時，要及時向公司主管領導溝通并及時進行索賠；天津天實工程建設監理公司編號:JTS-QHSE-

4、03-G023公司經營合同管理規定版次/修改狀態：B/01第 3 頁 共 8 頁3.2.5 協助市場部完成合同變更、要款、結算等工作。3.3 其他職能部門3.3.1 技術部協助市場部完成資格預審、投標文件的編制工作；3.3.2 行政部協助市場部完成資格預審、投標文件的編制和出版，協助完成各類保函的開據、催款等。4 投標管理4.1 資格預審招標人在發出招標邀請之前，會對潛在的投標人進行資格預審，公司收到資格預審文 件后，合同管理人員應及時報公司主管領導、總經理閱批，對同意參加的資格預審進行回 復，回復應完全按照資格預審文件的要求進行編制，資格預審文件必須經過公司主管領導 審核、批準后發出。4.2

5、 招標邀請管理4.2.1 接到招標邀請函后，合同管理人員立即認真填寫投標邀請評審表中的“評 審內容”，并通過網絡或其它渠道查找出有關建設方、招標方及項目相關的材料后，作為 評審的參考內容附后，通知相關領導參加投標邀請評審。4.2.2 按照會議精神，填寫投標邀請評審表中“評審意見及結果”，在招標邀請規定時間內進行回函：(1) 參加投標：參照招標邀請中的回函方式完成“投標邀請回復函”，表示愿意參加投標活動，并跟蹤確認邀請單位已經收到回復；(2) 放棄投標：在“投標邀請回復函”中說明放棄事由。4.2.3 購買標書：認真閱讀招標邀請函，按照規定獲取條件（時間、地點、相關證明 材料、付款方式等）進行購買

6、。4.3 投標管理4.3.1 招標文件評審：購買招標文件后，合同管理人員應復印多份文件發給相關領導，并認真研讀招標文件，填寫標書評審表中的“評審內容”部分，組織召開標書評審會天津天實工程建設監理公司編號:JTS-QHSE-03-G023公司經營合同管理規定版次/修改狀態：B/01第 4 頁 共 8 頁議。4.3.2 根據會議精神，填寫標書評審表中的“評審意見及結論”，按照招標文件的要求，回復參加意向，注意回復的時效性，一般為 24 小時或 48 小時。4.3.3 投標保證金的交付：在招標文件規定的有效時間內，按照規定的交付方式進行 投標保證金的交付。4.3.4 招標文件的澄清：認真閱讀招標文件

7、，將需要澄清的問題匯總，按照招標人要求的時間提出澄清問題，以便更好的理解、響應招標文件，注意澄清的時效性。4.3.5 踏勘：認真閱讀招標文件了解踏勘時間，確定是否需要參加踏勘。4.3.6 制定編制計劃：做好進度計劃與人員分工，必須經過校對、審核；4.3.7 招標文件的編寫(1) 認真、細致閱讀招標文件、澄清文件，嚴格按照招標文件的內容、先后順序要求創建目錄、編寫投標文件；(2) 需要提前開具資信證明、投標保函（銀行需要時間）；(3) 盡早確定項目投入人員，根據招標文件的要求派出合格的人員；(4) 全面理解商務報價方式，報出合理的、具有競爭力的價格；(5) 嚴格按照招標文件的要求進行排版，包括字

8、體、字體大小、頁邊距、尺寸、裝訂方式、打印份數、正副本份數以及簽字、蓋章方式等；(6) 包裝、密封方式；(7) 遞交的時間、地點。4.3.8 按照招標文件的要求，委托授權人簽字和進行投標。4.4 開標4.4.1 公司派專人在規定的時間抵達指定地點參加開標會議；4.4.2 代表公司參加開標會的委托代表人需要出示身份證、授權書；4.4.3 確定投標保證金是否已經在開標前交付；4.4.4 根據招標文件的要求，確定需要攜帶的證明文件：如企業營業執照、資質證明、 人員各類執業資格、合同和監理業務手冊等證明資料的原件；4.4.5 必要的唱標資料；天津天實工程建設監理公司編號:JTS-QHSE-03-G02

9、3公司經營合同管理規定版次/修改狀態：B/01第 5 頁 共 8 頁4.4.6 表態發言準備；4.4.7 在開標過程中，詳細記錄相關標段和單位的報價。4.5 中標4.5.1 中標：(1) 接到中標通知書后，填寫文件閱批表，由公司領導閱批；(2) 按照中標通知書的要求，做好合同簽訂、現場進駐的準備工作；(3) 經掃描后電子版與紙板中標通知書存檔。4.5.2 未中標：(1) 接到未中標通知書后，填寫文件閱批表，由公司領導閱批；(2) 組織相關領導參加分析會議，按照會議內容填寫未中標評審表，對本次丟標 進行分析、總結；(3) 經掃描后電子版與紙板未中標通知書存檔；(4) 注意投標保證金的退回期限。5

10、 合同簽訂5.1 合同文本的起草5.1.1 招標人按照招標文件中的合同文本進行合同簽訂，中標人在編制投標文件，已經對合同條款進行了研究，在投標報價時應該將風險考慮進來；5.1.2 招標人可能推翻原招標文件的合同內容或對主要合同條款進行重大變更，此種 情況中標人應積極與招標人進行協商，力爭進行合同談判，通過對前后兩個文本的對比， 向招標人明示重大變化給中標人帶來的問題和困難，應尋求解決辦法；5.1.3 招標人委托中標人提供合同文本，進行討論、談判，這種情況對中標人比較有利。5.2 合同談判在招標人規定的時間內，派出談判代表與招標人進行合同談判，參加談判人員應要求招標人對整個談判過程進行詳細的記錄

11、，并對每次達成的共識進行簽字確認，對于重要分天津天實工程建設監理公司編號:JTS-QHSE-03-G023公司經營合同管理規定版次/修改狀態：B/01第 6 頁 共 8 頁歧，無法達成一致的，必須書面向公司總經理匯報。5.3 合同簽訂在招標人規定的時間內簽訂雙方認可的合同文本。5.4 合同評審合同簽訂后，組織相關領導參加合同評審會，按照會議內容填寫合同（中標）評審表。6 合同過程管理6.1 合同的履約管理6.1.1 按照合同規定方式，采用現金、支票或銀行保函形式向顧客提供履約保證金；6.1.2 定期進行追蹤，了解項目是否發生違約，履約保函是否被扣除或部分扣除；6.1.3 注意履約保函的解凍日期

12、及條件，到期后通知財務人員及時辦理相關手續。6.2 合同跟蹤管理6.2.1 錄入合同條件：認真閱讀合同文件，按照合同摘要與管理大全（Excle 版） 的內容添加本合同的相關內容：合同編號、合同名稱、合同類型、合同工作內容、項目名 稱、合同簽訂日期、合同生效日期、工程開工日期、實際開工日期、合同中交日期、合同 開車日期、合同總價、付款條件、累計收款、履約保證金、質量保證金；6.2.2 全面了解合同付款方式，定期了解工程進度情況，對即將到期的付款項目，提前通知主管領導、項目負責人；6.2.3 合同變更：合同在執行過程中發生變更的，應及時簽訂合同變更或補充協議，將變更及時反應到合同摘要與管理大全中；

13、6.2.4 完善合同管理：根據項目的實際進展情況和付款情況，完成目錄中的實際中交日期、實際開車日期、尚未結清監理費等內容；6.2.5 合同索賠：在項目執行過程中，協助項目完成索賠工作，索賠金額計入到合同總價并及時在合同摘要與管理大全中反應，索賠發生主要有以下幾種情況：天津天實工程建設監理公司編號:JTS-QHSE-03-G023公司經營合同管理規定版次/修改狀態：B/01第 7 頁 共 8 頁(1) 顧客委托工作范圍以外，通過雙方書面協議另外增加的工作內容，應向顧客進行索賠；(2) 由于顧客或承包人原因，使受托人工作受阻礙或延誤，因增加工作量或持續時間而增加的工作，應向顧客進行索賠；(3) 正

14、常工作和附加工作外，根據合同規定受托人必須完成的工作，或非受托人自己的原因而暫停或終止工作，其善后工作及回復的工作，應向顧客進行索賠；6.2.6 根據付款情況，通知財務人員開據發票提交顧客；6.2.7 款項到帳后，財務人員填寫合同收款確認表后，交付合同管理人員，管理 人員與公司主管領導確認后，并將該表返回財務人員，合同管理人員保留復印件備案，完 成確認后，應及時進行合同摘要與管理大全的修訂，；6.2.8 對公司合同總額度、年度簽訂合同額度、年收款情況、未到款情況進行匯總、統計；6.2.9 每月初將完成修訂的合同摘要與管理大全報送公司主管領導、總經理；6.2.10項目工程結束，按合同規定的條件追

15、蹤工程尾款、質量保證金、各項變更 和索賠的按期支付。6.2.11直至全部款項全部收齊，跟蹤結束。7 合同文檔管理7.1 合同文檔的種類7.1.1 投標過程文件：包括資格預審、資格預審回復、招標邀請、邀請回復、招標文件、招標澄清往來文件、各種保函、投標文件等。按照項目單獨成冊，其中投標文件應保存 WORD 版的光盤 2 套；7.1.2 中標通知書：按照中標的先后順序單獨成冊；7.1.3 合同文本：按照項目，單獨成冊。7.2 合同文檔的管理7.2.1 按照 7.1 原則成冊，在文件夾的目錄頁上應明確標識合同文檔名稱、正副本數量等信息。天津天實工程建設監理公司編號:JTS-QHSE-03-G023公

16、司經營合同管理規定版次/修改狀態：B/01第 8 頁 共 8 頁7.2.2 合同管理人員應當保持合同文檔的安全、整潔、不被污損，注意文檔保管室的防火、防水、防盜等問題。7.3 合同文檔的借閱與歸還7.3.1 合同文件一般不允許借閱，如因工作需要，需要短時間借閱時，必須經公司主 管領導簽字批準（可與經辦人簽在同一欄），經辦人填寫好文件/資料借閱登記表，由 借閱人簽字確認歸還時間后借出，一般只出借合同的副本。7.3.2 公司員工借閱合同文檔應注意保持合同文檔的清潔、安全、完整，并且注意保密，不得隨意向外透露有關合同條款；7.3.3 公司員工借閱合同文檔后應在約定的歸還時間前歸還，若需要續借，需報公司 主管領導批準，并經合同管理人員備案登記。7.4 合同管理軟件維護7.4.1 合同管理人員應為每個項目