1、地區常務董事工作手冊1地區常董的主要任務21.1參與地區董事會工作21.2地區工作評估21.3地區流程制度執行監督21.4監督獎懲實施條例的執行21.5財務專項檢查31.6出款聯簽控制31.7督促上載報表和流程文件31.8審查管理費用41.9督辦集團布置任務41.10雙向溝通交流51.11監督客戶投訴的處理和反饋情況51.12參與對美佳人、財、物的監督把關52地區常董的工作方法和技巧52.1催收個人應收款的方法52.2審閱管理費報表的方法62.3出款聯簽的審查控制方法62.4監督成本控制的方法72.5監督合同管理的方法72.6審閱成本統計臺帳的方法82.7審查把關銷售獎和盈利分紅獎發放的方法8

2、2.8找員工談話了解情況的方法82.9督促檢查流程和制度執行的方法92.10向集團報告和反饋信息的方法92.11在大方向上影響地區董事會的方法103地區常董工作任務檢查清單103.1地區常董工作任務要點101 地區常董的主要任務1.1 參與地區董事會工作1.1.1 按照制度規定參加地區董事會，對董事會決策等重大事項行使參與權、表決權，但不參與日常的業務指揮。1.1.2 協助地區總經理開好董事會，使流程中需要董事會審核/審批的重大事項都要經過董事會審核/審批。1.1.3 追蹤檢查董事會決議的落實執行情況。督促董事會文件按規范行文、編號、上載和存檔。1.2 地區工作評估1.2.1 定期通過地區動態

3、工作報告，對地區的階段性工作進行評估，并反饋到相關人員。重大事項可直接向總裁匯報。1.3 地區流程制度執行監督1.3.1 地區通過地區執行力評估報告反映地區制度、流程的執行情況。1.3.2 檢查地區對違反制度、流程的處罰情況。1.4 監督獎懲實施條例的執行1.4.1 監督集團獎懲實施條例的執行，以地區董事會成員的身份，在發放銷售獎或盈利分紅獎之前對獎金分配方案進行審核，以及審查地區其它獎項的分配方案。1.4.2 督促人力資源部在獎金發放后七天內向地總和常董提交各部門的獎金發放表，以審查獎金發放是否符合分配原則。若有違反，應提請主管領導糾正。1.4.3 監督各種處罰的執行，并督促各類罰款于當月3

4、0日前上繳集團。1.5 財務專項檢查1.5.1 審閱地區各公司上月的銀行存款調節表，督促對一個月以上的未達帳進行處理。1.5.2 審查至上月底的個人應收賬款明細表及其他應收款明細表，督促地區財務部對超過一個月以上的個人應收款發催收函，超過2個月的每月扣當事人20%工資抵賬。有特殊情況的上報。1.5.3 每半年審閱地區固定資產明細表。對固定資產的增減未事先辦理審批手續的，應提請責任部門糾正。必要時要向集團財務總監和知識管理部報告。1.5.4 按地區財務資訊系統常董工作指引表要求的時間段,檢查審閱預算與計劃管理、現金流量管理等各類報表。 1.6 出款聯簽控制1.6.1 審核地區相關部門每期編制的出

5、款計劃。1.6.2 按規定對除管理費和稅收、利息之外的經營出款申請進行聯簽審核。聯簽前重點審核聯簽表是否填寫完整，出款依據是否正確，出款是否不超項目（合同）總金額，出款支票是否已貼上且無差錯。如果出款會超成本細項，應要求先辦理成本報警和目標成本調整。1.6.3 按集團規定比例計提的項目策劃費及電子商務費用等匯至集團指定賬戶。（或得到可抵作上繳款項有關領導的正式批復）1.6.4 對盈利分紅獎出款審核。確保上繳集團的部分匯至集團指定賬戶。（或得到可抵作上繳款項有關領導的正式批復）1.7 督促上載報表和流程文件1.7.1 審核相關部門成本超支報警表。1.7.2 檢查地區工程實際+預算和銷售實際+預算

6、的統計分析表的編制和上載1.7.3 督促各部門及時完成流程文件的編制和上載，并檢查上月流程文件的上載情況1.7.4 督促并檢查財務部完成集團財務管理系統中“成本分析細項表及合同分析表”的編制和上載。1.7.5 督促檢查項目工程部和財務部在每月10日前完成當月成本統計臺帳的編制1.7.6 每月15日前審閱項目成本統計臺帳。1.8 審查管理費用1.8.1 審核簽發地區及各部門的季（月）管理費計劃表。如果超季計劃應退回調整，如果超年度計劃應督促上報集團財務管理部批準并經過調整后才能簽發。1.8.2 審閱地區及各部門每月（季）管理費開支匯總表1.8.3 審查簽發地區總經理和美佳總經理的日常費用報銷單。

7、必要時可抽查日常費用報銷憑據是否符合制度的規定（包括報銷不能由秘書作為報銷人代辦簽名）。1.9 督辦集團布置任務1.9.1 接受集團指令檢查專項工作的落實和完成情況，在查詢了解情況后，向總裁/知識管理部提交書面報告或評估意見。1.9.2 督促集團布置工作的落實，采用口頭或書面形式定期提示當事人直至任務完成。1.9.3 協助并監督完成C類以上員工離任工作審計。1.10 雙向溝通交流1.10.1 每季在每個地區的工作時間不少于10天（未開項目的地區除外），并經常深入銷售或施工現場（若有）以及美佳管理處了解情況。1.10.2 參加集團會議管理制度所確定的常董應參加的會議，對其它會議盡可能列席。1.1

8、0.3 經常與地總和各部門負責人溝通交流工作情況。1.10.4 每月向知識管理部提交地區常董月工作計劃與總結；為便于自己工作的開展與安排，可向知識管理部匯報溝通。1.11 監督客戶投訴的處理和反饋情況1.11.1 了解地區客戶服務中心投訴和投訴處理的統計與分析報告，對熱點投訴進行專項核實。1.12 參與對美佳人、財、物的監督把關1.12.1 地區常董要對所負責地區美佳物業公司（含管理處）的人事、財務、出款、成本控制進行監督把關。把關的依據是美佳物業管理總公司的權責劃分表。2 地區常董的工作方法和技巧2.1 催收個人應收款的方法Ø 地區常董審閱“員工個人應收款明細表”后，應對金額在1萬

9、以上的或不論金額大小賬齡達2個月以上的個人應收款，向財務部或相關人員了解其借款的用途及未還款的原因，并檢查財務部是否已對帳齡達一個月以上的個人應收款發放催收通知書。Ø 常董應每月檢查落實對個人應收款的催收。對無故逾期不還或逾期不發催收通知或逾期不扣發個人工資獎金沖減的，應作為風紀問題向集團知識管理部通報。2.2 審閱管理費報表的方法Ø 地區常董審閱地區及各部門的季（月）管理費計劃，主要是檢查上月管理費的實際發生數和本月計劃數是否合理和不超季（年）計劃。如月計劃符合要求，應立即簽字并通知執行。Ø 在審查地區及各部門上月管理費報表時，如發現管理費單項或全月實際發生數合

10、計超過原定計劃的，應進一步審閱分析管理費支出明細清單或財務憑證。對無合理原因造成超支的，應提示地總和部門負責人，必要時可向財務管理部總經理報告；對實屬個人假公濟私或違規超標準報銷或鋪張浪費的行為，不管是否造成管理費超計劃都應作為風紀問題向地區總經理或財務管理部和知識管理部通報。Ø 對月管理費計劃的單項或總額超過季計劃的，地區常董應向地總或部門負責人提示和報警，并要求在季計劃或年計劃的指標內或地區與項目公司指標內進行調整。在地區管理費總額超出或即將超出年度計劃時，地區常董應提示地總向財務管理部報警。只有經營運管理執行總裁批準和下達新的管理費指標后，地區常董才能繼續簽發管理費計劃。2.3

11、 出款聯簽的審查控制方法Ø 常董在出款聯簽前應通過財務資訊系統或其它手段查詢合同的支付或結算情況，并做為聯簽的依據。Ø 常董在出款聯簽時，主要審查出款聯簽是否有有效的出款依據（如已審批的合同、協議、報告、董事會決議、集團書面指令等）；作為出款依據的合同、協議、報告是否在財務電算系統中登記過，系統顯示的累計出款額是否超過有效合同的總金額；出款聯簽單是否填寫規范（包括編號、日期等）；其他審核人在此前是否已都簽字同意；開具支票的收款單位、金額、印鑒是否無差錯并復印在出款聯簽單上；委托付款是否有委托方的正式委托函等。Ø 緊急出款（即未列入本期出款計劃的出款）的應經過地區總

12、經理批準，并書面通知常董和相關部門。若來不及簽訂合同的，應在出款后48小時內補辦合同審批手續。但每次緊急出款應在財務部登記，每季度緊急出款超過5次的單位或部門，應給予地區在制度與流程執行的考核指標上系一大過。2.4 監督成本控制的方法Ø 常董可列席參加招標會、經濟活動分析會等與成本控制有關的會議，并可隨時調閱成本資料（包括工程成本和非工程成本及管理費等），并向有關人員查詢和了解情況。常董應定期或不定期地評估或預測項目超成本的風險，并向地總和有關部門負責人提示或向財務管理部、財務總監報告。Ø 常董應重點檢查的合同訂立是否符合經審批的合同計劃清單和專業標準。所簽訂的合同如果超目

13、標成本是否先辦理成本報警和細項目標成本調整，項目成本是否定期進行“實際+預算（重置）”的統計分析等，如有違反應及時嚴肅地提示有關人員糾正，對嚴重違反成本管理作業流程和制度并屢教不改的，可向地總或知識管理部報告及建議給予處罰，甚至調離崗位。Ø 常董要鼓勵地區（總）造價師、財務部經理等專業人員發揮好應有的作用，為成本控制嚴格把關。常董可多向專業人員請教或了解情況，在審核出款聯簽時，應充分尊重地區（總）造價師、財務部經理的審核意見，并在他們因認真審核把關而有壓力或為難的時候，旗幟鮮明地給予支持撐腰。2.5 監督合同管理的方法Ø 地區常董應密切關注項目的招標和合同管理，并在合同簽約

14、后要求相關部門提供一份合同審批單和合同文本（復印件）備閱。Ø 合同文本應當采用集團既定的合同范本，改變主要條款的既定原則應經過特別論證或有權審批人的批準。合同簽約前應經過公司法律顧問的審閱并按權責規定報有權審核/審批人審查或審批。Ø 合同簽約后，合同負責人和地區總經濟師應進行合同分析，并召集合同交底。合同負責人和產品技術部、財務部應在合同簽約后建立合同數據登錄表或合同管理臺帳。合同負責人應定期開展合同“實際+預算（重置）” 統計分析。一年以上的合同每三個月一次，半年以上的合同每二個月一次，三個月以上合同每一個月一次。Ø 合同的變更應按照量價分離的原則進行集體會審，

15、并按原審批程序審批合同變更協議。進行工程合同決算應保證竣工資料齊全，審核審批手續完備。A類工程合同還要事先經過項目運籌執行總裁批準。Ø 地區常董對合同管理的重要節點應加強追蹤檢查，并在出款聯簽進行審核把關。若發現違反合同管理規定的行為應給予提示或警告，必要時應報告地總或集團相關職能管理部和知識管理部，并提出處罰建議。2.6 審閱成本統計臺帳的方法Ø 地區常董審閱成本統計臺帳及成本差異分析表，應重點了解本月（季）是否發生成本細項超支；以及是否及時辦理了成本細項超支報警；月末是否填寫預算外成本增減統計表并依此在月末調整了成本統計臺帳中的目標成本細項。此后還要了解項目成本是否進行

16、“實際+預算（重置）”的統計分析，重置的依據是否可信，最后審查成本統計結果，判斷項目成本是否得到控制，以及成本目標是否可以實現。Ø 在審閱成本統計臺帳時發現的問題，應及時與地總和部門負責人溝通，提示他們對成本管理薄弱環節進行控制。必要時，應向集團財務管理部和工程管理部報告。2.7 審查把關銷售獎和盈利分紅獎發放的方法Ø 人力資源部在獎金發放七天內將發放結果匯總報地總、常董和集團人力資本經營部備案。Ø 地區常董審核地區銷售獎或盈利分紅出款聯簽，主要應檢查獎金的計提是否準確，是否符合集團獎懲條例，以及獎金的分配比例是否符合董事會批準的分配方案。Ø 地區常董要

17、嚴格把關地區在銷售獎和營利分紅獎的發放是否符合集團獎酬條例的規定，有任何問題，需及時向知識管理部匯報。2.8 找員工談話了解情況的方法Ø 地區常董在工作中應了解熟悉員工并與員工保持良好和密切的關系。平時要有心記住員工的基本情況和特點，并在工作中多方考察以加深印象。還要有計劃地安排與員工談話，傾聽員工的意見或建議，了解員工工作中的問題，協助解決員工的實際困難，體現對每位員工關懷備至的企業文化。Ø 對員工提出的意見或建議，應盡快處理落實并盡可能給予回復。對談話中員工反映的問題和情況，不宜公開的要注意保密，屬風紀或違反流程和制度的，要進一步調查核實。如情況嚴重應及時與地總溝通或向

18、知識管理部通報。2.9 督促檢查流程和制度執行的方法Ø 地區常董除了要自己率先學好流程和制度并帶頭執行外，還要關注其他人員執行流程和制度的情況。如發現員工對某些相關流程和制度不熟悉或有理解上的偏差就要及時給予提示或講解，必要時，可提請地總有針對性地組織學習討論。Ø 地區常董應按照知識管理部的安排或自己選定若干與當前地區工作重點或存在問題關聯較大的流程進行追蹤檢查，主要通過查詢當事人和核對流程規定的記錄或文件，判定流程的節點步驟以及規范是否得到執行，同時還要檢查流程規定的文件是否都已上載資訊系統。Ø 對自己發現或員工舉報的明顯違反流程或制度的現象，應立即開展專項調查

19、落實。如情況屬實，可酌情向地總或直接向知識管理部報告，必要時應附上檢查記錄或違反流程制度的證據，提請核實和給予處罰。Ø 每月度地區常董應對各地區執行流程和制度的實際情況提出書面評估意見，上報知識管理部。2.10 向集團報告和反饋信息的方法Ø 常董認為有必要反映的情況應及時向集團反映，可形成獨立的書面報告發給知識管理部。重大事項也可直接向總裁報告。Ø 常董每月向知識管理部和總裁發送一份地區動態工作報告和地區常董月工作計劃與總結。Ø 集團至少每半年集中開一次常董工作會議，以討論和交流信息。2.11 在大方向上影響地區董事會的方法Ø 在地區董事會開會

20、前應先與地區總經理充分溝通，聽取情況介紹與意見，力求在重大問題上與地區總經理保持一致。Ø 要學會全面系統性分析問題，并能前瞻性預測事情的可行性和發展趨勢。在召開董事會前做好各種準備，做到對重大問題胸有成竹、觀點鮮明、有根有據，并能技巧性和藝術性地說服其他人，依法治企，實現集團策略要求。Ø 在董事會討論與表決的重大問題時，若與地區總經理（董事長）意見不統一時，在一般情況下，以不影響業務進展與時效為重，盡量先尊重地區總經理（董事長）意見，形成決議。事后可向知識管理部匯報情況。但所有不同意見，都應在董事會的紀要中寫明。Ø 若董事會決議案違反集團流程與制度，應體現代表集團價值觀及股東利益的職權與責任心，堅持原則以法糾正，同時向知識管理部乃至總裁報告，以確保集團方針、策略的貫徹。3 地區常董工作任務檢查清單3.1 地區常董工作任務要點工作性質工作事項工作要求協助部門備注常規工作安排1.1登錄集團AO系統，收閱并處理新郵件和新文檔每日查閱不少于三次，收到郵件和文件及時處理或回復1.2參加當日召開的重要會議準時出席，不開手機，不交頭接耳，不中途退場，盡量多了解信息1.3審查簽發應在當日辦理的出款聯簽按制度規范嚴格把關出款部門（總）造價師財務部1.4根