1、項目11:制作成績單及打印信封 在日常辦公文檔制作中，某些文檔樣式及大部分內容相同，只是有幾處內容不同。如某公司給眾多客戶發送邀請函，不同客戶邀請函的樣式及基本內容相同，只是客戶信息不同。只要把客戶信息建立一張數據表，使用郵件合并功能就可以自動填寫各客戶信息。大大提高制作效率。 學生成績單及打印信封也具有上述特點。采用郵件合并功能進行制作十分方便有效。 項目分析1成績單及信封打印分析每位學生都需要打印一份成績單及信封，且學生信息各不相同，因此若要為每位學生單獨制作會十分繁瑣，尤其在學生人數多時更是不可能現實。Word中提供的郵件合并功能可使該問題迎刃而解。只要事先建立學生信息數據源，使用該功能

2、就能輕松完成任務。使用郵件合并功能可使用的數據源類型廣泛，可以用專門的數據庫管理系統（如SQL Sever）來創建，也可用Excel創建，甚至可用Word表格來創建。這里學生信息已記錄在Excel工作表中，因此采用Excel來創建更為方便。項目分析Excel中學生基本信息與課程成績各自存放在一個工作表中，如圖11.1和圖11.2 所示。圖11.2 “課程成績”工作表圖11.1 “學生基本信息”工作表1.使用Excel創建數據源（1） 打開Excel文件“學生基本信息及課程成績”，插入一個工作表，并重命名為“基本信息及課程成績”。 將“學生基本信息”和“課程成績”工作表中的內容均按學號升序排序。

3、 將“學生基本信息”工作表第一行（標題）復制到“基本信息及課程成績”工作表中的第一行。 將“課程成績”工作表的“學號”列復制到“基本信息及課程成績”工作表中的第一列。1.使用Excel創建數據源（2）在“基本信息及課程成績”工作表的B2單元格中輸入函數LOOKUP（$A2,學生基本信息!$A$2:$A$14,學生基本信息!B$2:B$14）：單擊B2單元格，插入函數LOOKUP，出現如圖11.3所示的“選定參數”對話框，選擇第一項，單擊“確定”按鈕；圖11.3 “選定參數”對話框1.使用Excel創建數據源（3）出現如圖11.4所示的“函數參數”對話框，單擊Lookup_value文本框右側的

4、按鈕 ，然后單擊A2單元格，在“A”前加“$”符號，再按回車鍵；單擊Lookup_vector文本框右側的按鈕 ，然后切換到“學生基本信息”工作表，框選A2:A14單元格區域，在各坐標前加“$”符號，按回車鍵；單擊Result_vector文本框右側的按鈕 ，然后切換到“學生基本信息”工作表，框選B2:B14單元格區域，在“2”和“14”前加“$”符號，單擊“確定”按鈕。拖動B2單元格右下角的填充柄向B2:G13單元格區域填充。圖11.4 “函數參數”對話框1.使用Excel創建數據源（4）復制“課程成績”工作表中各成績（B1:G13單元格區域）到“基本信息及課程成績”工作表中的H1:R12單

5、元格區域，最終結果如圖11.5所示。圖11.5 “基本信息及課程成績”工作表1.使用Excel創建數據源（5）在“基本信息及課程成績”工作表中，給課程有不及格的學生填寫補考通知（使用高級篩選）：將標題行（第一行）的所有課程名稱（共11門）復制一份粘貼到空白單元格處（如從H15單元格開始），按照如圖11.6所示在對應的單元格中填寫“60”（填寫一個，其他的使用復制），注意不能填寫在同一行上（同一行上篩選時表示“邏輯與”），要依次下移一行（這樣篩選時表示“邏輯或”）。圖11.6 高級篩選條件填寫1.使用Excel創建數據源（6）單擊“數據”選項卡的“排序與篩選”功能區中，單擊“高級”篩選，出現如圖

6、 11.8所示的“高級篩選”對話框，列表區域選擇有內容的區域，條件區域選擇上述填寫的條件，即H15:R26單元格區域，單擊“確定”按鈕；在S1單元格中輸入“補考通知”，然后在S3單元格中填寫補考通知內容“請你于2008年3月8（星期六）參加補考，考試地點另行通知”，拖動S3單元格右下角的填充柄向篩選出來的其他區域填充補考通知內容；在“數據”選項卡的“排序與篩選”組中，單擊“清除”，即可去掉當前篩選；然后刪除上述填寫的條件，即H15:R26單元格區域內容。圖 11.8 “高級篩選”對話框1.使用Excel創建數據源（7）1.創建一個文件夾，命名為自己的“學號+姓名”，將“學生基本信息及課程成績.

7、xls”文件復制到該文件夾中。2. 按要求使用“學生基本信息及課程成績.xls”文件創建數據源（ “基本信息及課程成績”工作表），并存盤上交。2生成信封和信紙（1）新建一個空白Word文檔，保存并命名為“成績單及信封打印”。在下面制作中注意隨時進行保存操作（按快捷鍵Ctrl+S）。在如圖 11.9所示的“郵件”選項卡的“創建”功能區中，單擊“信封”，出現如圖 11.10所示的“信封和標簽”對話框，在“收信人地址”文本框中隨便填寫內容（以后還要更改的），單擊“添加到文檔”按鈕，這時文檔中出現兩頁大小不一的紙張，第一頁是信封，第二頁是信紙。將第二頁的紙張大小設置為“32開”，并設置頁邊距上、下均為

8、2厘米，左、右均為1.5厘米，結果如圖 11.11所示。圖 11.9 “郵件”選項卡圖 11.10 “信封和標簽”對話框2生成信封和信紙（1）結果如圖11.11所示。圖 11.11 創建的信封與信紙3制作信封套打的內容并調整其位置 將第一頁（信封）的“收信人地址”圖文框（創建信封時自動生成的）復制一份到本頁，將其中文本改為“郵編”，用來打印郵政編碼。由于信封采用套打（即將郵編、收信人地址打印在現成的信封上），所以打印的內容一定要準確定位。一般要通過試打印，移動“郵編”或“收信人地址”圖文框位置，設置郵編的字符間距，使得收信人地址打印在合適位置，郵編各數字能準確打印在信封的郵編格子中。4制作成績

9、單 在第二頁上制作如圖 11.12所示的成績單。專業、班級等后面的劃線使用空格加下劃線，成績記錄在表格中，各課程名稱可以從Excel文件“學生基本信息及課程成績”中復制。圖 11.12 學生成績單6使用使用“郵件合并郵件合并”功能打印各信封和成績單功能打印各信封和成績單1）獲取數據源：在“郵件”選項卡的“開始郵件合并”組中，單擊“選擇收件人”中的“使用現有列表”（見圖 11.13），出現如圖 11.14所示的“選取數據源”對話框，指定數據源文件所在的文件夾，在文件列表中選擇“學生基本信息及課程成績”Excel文件，然后單擊“打開”按鈕。再在彈出的如圖 11.15所示的“選擇表格”對話框中選取表

10、格“基本信息及課程成績$”，勾選“數據首行包含列標題”復選框，然后單擊“確定”按鈕。圖 11.13 使用現有列表圖 11.14 “選取數據源”對話框圖 11.15 “選擇表格”對話框6使用使用“郵件合并郵件合并”功能打印各信封和成績單功能打印各信封和成績單 2）插入所需的數據域 把插入點定位在第一頁的“郵編”處，刪除原內容；然后在“郵件”選項卡中，單擊“插入合并域”，出現如圖 11.16所示的“域”列表，在“域”列表中選擇“郵編”域。使用同樣的方法在“收信人地址”處插入“通訊地址”域和“姓名”域。圖 11.16 插入合并域6使用使用“郵件合并郵件合并”功能打印各信封和成績單功能打印各信封和成績

11、單 在第二頁上插入“專業”、“班級”、“學號”、“姓名”、各課程成績及“補考通知”（在“注”位置）域，如圖 11.17所示。圖 11.17 插入數據域的學生成績單6使用使用“郵件合并郵件合并”功能打印各信封和成績單功能打印各信封和成績單3）查看合并數據為了查看合并后的數據格式是否符合要求，可以在“郵件”選項卡的“預覽結果”功能區中，單擊“預覽結果”。還可以使用 上各箭頭按鈕查看各記錄數據，如圖 11.18所示。若顯示的內容不符合要求，則需要對其進行重新編排。再次單擊“預覽結果”按鈕，就可以返回原狀態，即顯示各數據的域名。圖 11.18 查看合并數據（第二條記錄）7合并到新文檔合并到新文檔 在“

12、郵件”選項卡中，在如圖 11.19所示的“完成并合并”中，單擊“編輯單個文檔”，打開如圖 11.20所示的“合并到新文檔”對話框，在“合并記錄”選項區域中選中“全部”，然后單擊“確定”，即可在新文檔中看到每位學生的信封和成績單。圖 11.19 完成并合并圖 11.20 “合并到新文檔”對話框7合并到新文檔合并到新文檔 全部記錄合并后的整體打印預覽效果如圖 11.21所示。圖 11.21 全部記錄合并后的整體打印預覽效果總結本項目是對Excel和Word中功能的綜合應用。Excel中主要使用函數、高級篩選等功能，在Word中主要使用“信函與郵件”中的“郵件合并”和“信封和標簽”功能。“信函與郵件”中的各功能主要用來制作信函、信封和標簽等。對于同一個單位，它們（信函、信封和標簽）的樣式和基本內容是相同的，只是客戶的通訊地址、姓名等有所不同，而客戶量往往較大，單個制作不僅繁瑣，甚至不太可能。為此，應用這些功能將是最佳選擇。當然這些功能不只是局限于制作信函、信封和標簽等，還可以應用于其他類似的場合。總結對于本項目中的“郵件合并”功能，Word 2010提供了人性化的操作向導，