1、    檔案管理中的電子信息化管理模式建設及應用    李雪梅【摘 要】隨著科學技術的不斷發展和信息時代的全面到來，電子信息化技術在檔案管理過程中的應用日益深化，極大地提升了檔案管理效率和檔案管理質量，避免了人工管理失誤現象的發生。論文主要針對檔案管理中的電子信息化管理模式建設及應用進行了探究。【abstract】with the continuous development of science and technology and the arrival of the information age， the application of elect

2、ronic informatization technology in the process of archives management is deepening day by day， which greatly improves the efficiency and quality of archives management and avoids the occurrence of human management errors. this paper mainly discusses the construction and application of electronic in

3、formatization management mode in archives management.【關鍵詞】檔案管理;電子信息化;應用【keywords】archives management; electronic informatization; applicationg271                                        【文獻標志碼】a  

4、                              【文章編號】1673-1069（2019）11-0046-021 引言科技的不斷發展使得電子信息技術逐漸深入人們的生產和生活的各個領域，改變了人們的生活方式和生產方式，極大地提升了社會生產力。在檔案管理工作中融入電子信息化的管理模式，能夠實現檔案管理工作的變革，全面提升檔案管理工作質量和管理效率，促進檔案管理工作的持續發展，使得檔案管理活動能夠更好地服務于人們的需求1。2 檔案管理中電子

5、信息化管理模式建設的作用和優勢2.1 提高檔案檢索效率傳統的檔案檢索工作依賴人力手工開展，檔案管理工作人員面臨著大量的檔案進行收集和處理，檔案管理的工作人員數量有限，導致檔案檢索工作效率低下，持續時間較長，所耗費的人員精力較多，影響檔案管理效率。電子信息化檔案管理模式的建設可以將所有的檔案信息內容輸入檔案管理信息系統當中，人們只需要在檢索框中輸入自己所需要查詢的檔案內容，便能夠檢索到所需的檔案信息以及紙質檔案放置的位置，極大地提升了檔案檢索的效率和質量，解決了傳統信息查詢的低效率和時間長的問題。同時，電子化的信息檢索方式也極少出現故障和錯誤，提高了信息檢索的精確度，減少檔案管理工作人員的工作量

6、。2.2 實現檔案資源共享將電子信息化的管理模式融入檔案管理工作中，對原有的檔案記錄模式以及檔案管理進行了優化和升級，通過應用計算機數字編碼的方式對檔案中的聲像和文字信息進行處理，使其能夠轉變成以數據信息存儲的電子文件，這些電子文件更改便捷，查詢方便，而且可以在網絡系統中進行共享。相對于傳統的人工檔案管理模式來說，管理效率大大提升，管理質量也得到了很好的保障。將檔案管理系統與自動化的辦公系統有效對接，可以實現檔案資源的實時共享，代替了人工進行檔案的索取及查詢，實現了信息的一體化，加快檔案歸檔速度以及存儲速度。2.3 提高檔案管理工作的時效性電子信息化管理模式在檔案管理過程中的有效應用還可以解決

7、傳統檔案管理工作耗費時間長以及工作量巨大的問題，利用電子信息系統以及相關軟件可以對檔案進行分類管理，保證檔案管理工作的質量，全面提升檔案管理的工作效率，而且可以提高檔案管理工作的時效性，將得到的檔案數據內容及時錄入檔案管理數據系統當中，為后續的查閱與咨詢提供方便，避免工作滯后問題的發生。2.4 保證檔案管理的精確度檔案管理工作涉及方方面面的內容，工作比較復雜，而且對工作人員的專業素養有著一定的要求。傳統的檔案管理工作涉及多種手工作業，要求工作人員能夠具備全面的檔案歸檔、檔案查閱以及檔案存儲等方面的能力，檔案管理人員通常需要反復整理和查閱多種檔案資料，工作效率低下，而且受到管理人員自身注意力的影

8、響，也會存在各種失誤現象，影響檔案管理工作的效果。電子信息化管理模式的構建可以解決傳統檔案管理系統復雜性的問題，將大量的信息錄入電腦中，可以高效精準地錄入資料和查閱資料，而且電子信息化的檔案管理系統讀寫相對比較方便，占用空間較小，可以輕松地將大容量的信息錄入資料庫中。電子信息化管理模式的構建也可以解決傳統紙質檔案存儲所需空間大、文件體積大、對環境濕度和溫度要求高等問題，有效避免了因火災和事故造成的檔案資料的丟失，只要做好信息檔案資源的備份工作，便能夠實現檔案資源的安全性管理，體積相對較小，發生災害時也容易保護和轉移，如果存儲的檔案資源受到損害，也可以通過技術手段進行修復，從而可以保證檔案資源的

9、安全性和可靠性。3 電子信息化管理模式在檔案管理中的應用3.1 檔案的收集與整理檔案的數據整理工作是檔案管理活動的主要工作內容，電子信息化管理模式將檔案的數據信息轉化為信息化的電子文件，可以實現電子信息文件的實時共享，打破了傳統紙質檔案管理對時間和空間的限制。利用計算機的存儲載體以及云盤系統可以對電子檔案進行全面收集和存儲，并將電子檔案的數據內容以匯總的形式構成數據庫。工作人員可以直接通過數據庫進行電子檔案的調閱、查詢以及管理，工作人員可以在計算機系統中通過編號的方式對各項信息數據內容進行整理與分級，使得電子檔案的排列更加具有邏輯性和系統性，而且也可以利用相關軟件制作電子檔案的目錄，方便后續的

10、查閱以及咨詢。3.2 提高檔案資源管理的安全性信息時代的全面到來使得計算機網絡技術在人們的日常生活中所發揮的價值和作用越來越大，為了能夠更好地進行檔案管理工作的改革與優化，將電子信息技術融入檔案管理過程時，需要結合檔案管理的工作要求、工作特點以及電子信息技術的優勢進行系統地探究，建立起行之有效的信息檔案信息化管理技術規范以及制度體系，保證檔案管理的安全性和可靠性。規范檔案管理行為和檔案調閱流程，約束檔案管理人員的工作權力，盡可能地避免影響電子信息化檔案管理工作安全性問題的發生。同時，還需要加強對檔案管理人員專業素養的培養，提高檔案管理人員的計算機水平，減少惡意攻擊檔案信息系統的行為發生，為檔案

11、管理工作的順利開展創造良好的環境。3.3 加強對檔案信息管理系統的維護與保養檔案管理中電子信息化管理模式的建設與應用也存在一定的安全性方面的問題，檔案管理工作往往需要聯合互聯網共同開展，在這種情況下，檔案管理電子化系統就處于一種開放式的互聯網環境當中，難免會受到外部的惡意攻擊而導致檔案信息的泄露或者檔案信息的破壞，影響檔案管理的安全性。因此，必須要加強對檔案信息管理系統的維護，提高檔案管理信息系統運營的安全性和穩定性，通過設置防火墻、安裝殺毒軟件定期殺毒以及禁止外部設備接入檔案信息管理系統的方式提高檔案信息管理的質量，杜絕檔案信息泄露問題的發生，保證電子信息化檔案管理的效果。3.4 完善檔案管

12、理工作流程電子信息化檔案管理工作模式的構建需要結合檔案管理工作的實際流程來開展，通過計算機對電子檔案的生成條件、可存儲性以及安全性進行鑒定，明確電子檔案當前所處環境的風險問題，加強對檔案鑒定環節的重視。同時，也需要依據介質的不同，合理設置電子檔案的保管條件。一般情況下需要選擇抗磁、防光、抗塵的電子檔案載體進行存儲和備份，電子信息化檔案管理系統的應用也需要利用計算機的自動計算功能以及統計功能，對各項檔案的信息數據進行統計和應用，進一步完善檔案的閱讀模式和網絡化解鎖模式，提高檔案的管理效率和分析質量。同時，電子檔案的管理也需要進一步完善保密檔案的管理功能，尤其注意對保密檔案開展防護工作和屏蔽工作，避免數據泄露和被盜取。在收集電子檔案時，將收集到的檔案進行整理、編號、有序化處理，制作邏輯目錄，層層銜接、緊密相扣。在檔案管理的計算機系統當中，硬件問題較少出現但出現后難以解決，需要做好數據的備份處理。對于軟件來說，需要經常調試，由專業人員維護，以此保持檔案管理系統的高效運轉。4 結語綜上所述，檔案管理中電子信息化管理模式