1、晨光文具合同管理辦法課件合合 同同 管管 理理 辦辦 法法晨光文具合同管理辦法課件公司法律風險防范體系1、公司治理結構；2、公司合同風險防范體系；3、公司知識產權保護體系； 4、公司人力資源法律保障體系；5、公司重大重組項目風險防范體系；6、公司法律風險預警機制；7、公司法律風險救濟機制；8、公司法律培訓；9、公司法律風險年度評估報告。 晨光文具合同管理辦法課件 目錄目前合同存在的問題問題的解決方案合同管理辦法的主要內容1、適用范圍2、職責權限3、資信調查4、合同文本5、合同的形式6、合同的審查、審批7、合同蓋章8、合同履行9、合同存檔晨光文具合同管理辦法課件 目前合同存在的問題1/4案例一

2、公司某加工定制合同，在合同履行過程中，因對方產品規格存在問題，產生糾紛。但合同中對產品驗收條款約定不詳細，合同中也沒有產品存在問題的解決方式（違約責任），并且在糾紛協調的過程中，對問題解決沒有簽訂書面協議，導致對方起訴我公司的訴訟中，我方有理反而要承擔不利的后果。分析：1、合同條款約定不全面合同條款約定不全面：對合同可能存在的風險，要約定可執行的救濟方案（違約責任）； 2、忽視合同資料的書面化忽視合同資料的書面化：對合同履行過程中產生的約定，要落實到書面。晨光文具合同管理辦法課件 目前合同存在的問題2/4案例二 公司某機器采購合同，合同約定詳細，應該是一份規范的合同。但機器在使用過程中出現了頻

3、繁的質量問題，超出了正常售后的范圍，導致產品不能使用。而合同中沒有對這種極端風險的約定，導致糾紛處理非常被動。分析：1、對極端情況的風險預計不足對極端情況的風險預計不足：合同簽訂時覺著根本不可能發生問題，往往會出現，如果合同中沒有約定，處理會很被動。2、對合同存在的風險，要不厭其煩，除非有100%的把握不發生，就要把該風險寫入合同。尤其要考慮極端情況下的風險，雖然這種風險的概率很小，但發生了就是很大的損失。 晨光文具合同管理辦法課件 目前合同存在的問題3/4案例三 公司某機器采購合同，經過法務部審查后，加入了違約責任，后因質量問題產生了糾紛。移交法務部后，我們分析了材料，認為勝訴沒有問題。但在

4、立案的過程中，發現對方沒按時年檢，存在被吊銷營業執照的可能，所以我們立即查閱了該公司檔案，發現該公司資本金在注冊后就被抽走，并且連年虧損，賠償能力很有限?？梢哉f此案勝訴沒問題，但執行風險很大，即勝了官司拿不到錢。分析：1、違約責任設置得當有利于糾紛的迅速解決。2、合同簽訂前的資信調查資信調查，對履約能力和履約不能的救濟意義重大。 晨光文具合同管理辦法課件問題總結4/4三個案例很具有代表性，反映了公司部分部門合同的現狀：1、合同起草存在漏洞。(導致無法追究對方責任)合同條款約定不全面；對極端情況的風險預計不足。2、資信調查的缺失。（導致即使勝訴，無法執行）3、合同資料不符合訴訟要求。（導致舉證困

5、難）總結：合同如果出現糾紛，不能勝訴；或勝訴后無法執行。為了解決以上問題，法務部根據公司的實際設計了以下制度和流程：晨光文具合同管理辦法課件合同漏洞合同漏洞合同審查合同審查業務審查業務審查法律審查法律審查實質具備規范手續規范手續部分審查主要控制主要控制輔助控制輔助控制標準合同標準合同合同蓋章合同蓋章財務結算財務結算控制點控制點合同已生合同已生效效合同未生效合同未生效勝勝 訴訴證據形式證據形式可執行資產可執行資產2 2標準合同制度標準合同制度執行執行訂立訂立合同存檔合同存檔履行變更履行變更3 3合同形式制度合同形式制度1 1資信調查制度資信調查制度7 7合同存檔制度合同存檔制度6 6合同履行處理

6、制度合同履行處理制度5 5合同專用章制度合同專用章制度制度流程示意圖4 4合同審查審批制度合同審查審批制度晨光文具合同管理辦法課件合同管理作為公司法律風險防御體系中一項基礎性工作，從事先預防的角度來處理公司法律風險，對公司的持續健康發展有著重要的意義。疑問：疑問：從來無發生問題；實施起來太復雜；能否不實施？檢驗標準沒發生風險原因：沒發生風險原因：公司優勢地位；合同審批權現對集中高層；業務管理和合同管理要求無意識重合；風險自身特點：低概率性；你比較幸運。一旦發生風險：一旦發生風險：必然發生損失！有實施的必要嗎？1、能否經受多問幾個假設的考驗？2、能否經受訴訟考驗？晨光文具合同管理辦法課件第三人原

7、因造成合同對方履約不能市場變化利益誘惑背棄誠信合同陷阱意外事故合同風險合同風險就像河流中的暗礁，雖然遇到的幾率不高，但一旦遇到。晨光文具合同管理辦法課件 主要內容 此次實施的合同管理辦法不是一個完整的合同管理體系，僅僅是針對公司急需解決的主要問題，作出的一個解決方案的羅列。主要內容再次熟悉一下： 1、適用范圍；2、職責權限；3、資信調查；4、合同文本；5、合同的形式；6、合同的審查、審批；7、合同蓋章；8、合同履行；9、合同存檔以下按照順序逐個問題講解。晨光文具合同管理辦法課件 適用范圍適用范圍：集團公司總部所有合同的簽訂、履行、變更、解除和管理等活動。參照執行：集團下屬單位、控股單位等。例外

8、：集團內部關聯交易。思路：考慮到一種制度建立的客觀規律。合同管理制度，推廣思路為：先簡單后全面，先局部后全局，有計劃的逐步完善和全面推廣。晨光文具合同管理辦法課件 職責權限二級管理、專業歸口二級管理，公司合同管理分2個層次：公司層次和中心（下屬單位）層次，公司層次由總經理負責，中心由分管領導負責，下屬單位由行政負責人負責。專業歸口，合同管理是一項專業性的工作，由公司專業部門進行歸口管理。公司層次是法務部，中心（下屬單位）層次是合同管理員。合同管理員，各中心和各下屬單位應該設置專門（可兼職）合同管理員，在本周五之前報法務備案，法務部將對合同管理員進行專業方面的培訓和指導。晨光文具合同管理辦法課件

9、 資信調查資信調查：在簽約前對簽約對象進行資質和信譽等方面的調查，來確保對方的履約能力和風險發生后的賠償能力。資信調查有2個階段，調查階段和評估階段。此次合同管理制度僅對調查階段做了要求，評估也是資信調查里面重要的環節，由合同經辦部門自行負責。調查的方法和內容：以客戶情況調查表為目錄，調取對方反映公司資信狀況的相關材料和文件。希望各部門找到適合自己的調查方法，固定下來形成制度和習慣。晨光文具合同管理辦法課件 合同文本合同文本的標準化是解決合同起草存在漏洞的有效方式。目前在法務部的牽頭下，已經起草了部分標準合同文本，有望在年內實現主要合同的標準化。推行合同文本的標準化將是合同管理初期主要的工作之

10、一，合同標準文本制定的前提是法務部能夠全面對公司合同進行審查、了解公司存在的合同情況。年度合同和年度合作額度較大的合同，必須逐步實現合同文本的標準化。非標準合同的起草，參照已有的標準合同進行，必要時請求法務部協助。晨光文具合同管理辦法課件 合同的形式合同的形式：書面形式和口頭形式書面形式：原件方式、傳真方式和電子郵件方式1、原件方式：就是俗稱的蓋紅章的合同，原則上公司所有的合同應盡量采用這種方式。2、傳真和電子郵件方式：年度合同下面的訂單或者普通合同中有其他業務往來資料相印證。口頭形式：5000元以下，即時清結。合同形式的選擇決定合同在效率和安全之間的平衡，在公司目前的情況下，應以安全優先，適

11、當考慮效率，盡量采用原件方式來簽訂合同，需要用其他方式簽訂合同的，如在安全性上把握不準，應尋求法務部的幫助。晨光文具合同管理辦法課件合同的審查、審批合同的審查是對合同提出專業意見的過程，合同的審批是合同是否簽訂和合同審查意見是否采納的批準過程。審查是審批的前置程序。合同的審查和審批，是合同管理中最核心的內容，也是本管理辦法實際執行最外在體現，他的實施，是本辦法其他內容實施的基礎。合同的審查、審批分以下幾點講述：1、流程圖2、審查的要點3、審批的要點晨光文具合同管理辦法課件 流程圖晨光文具合同管理辦法課件 審查的要點 合同審查分為業務審查和法律審查。 業務審查在目前實際中是存在的，現在需要落實到

12、書面，需要注意的是注意全面預測風險，并在合同中體現。 法律審查的要點是風險相關的違約責任的設定，及合同的合法性和嚴密性。 目前合同起草主要問題：對新類型的合同不知道包含哪些條款；合同風險處理約定不全；語言口語化或表述存在歧義。 法務部審查面臨最大困難：預測業務中可能存在的風險。 合同承辦單位或法務部可以根據合同的特點，邀請相關部門參與合同審查，目的是專業的問題專業人員參與。 特別情況：涉及保密的合同，公司領導指定審查流程；外文合同，合同承辦單位提供譯文；訂單和已經備案的標準合同不進行法律審查。晨光文具合同管理辦法課件 審批的要點 審批的目的是權責明確，合理分流。 本辦法中重大合同的權限審批人是

13、董事長或總經理，其他合同的權限審批人參照公司規定執行。 審批的要點是：合同是否可以簽訂；對審查單位提出的意見是否采用。 目前實際問題：審批權限不規范；合同審批層次不合理；審批無固定流程。 審查審批流程現狀：經辦單位拿到合同，部門看看沒問題，交法務部，修改后，交相應領導審批。實質是符合本辦法的。 10月1日實施后要改變的：合同審批單，嚴格執行審查審批程序。 控制點：憑審批單蓋章，無合同審批單不能蓋章。 注意：承辦單位要給審查審批預留時間，審查單位要半個工作日內完成。晨光文具合同管理辦法課件 合同蓋章實行合同專用章制度，禁止部門章或行政章在合同上使用。特殊情況下，合同單位說明原因，法務部認為可以的

14、，在合同審批單批注使用行政章的說明，承辦單位憑審批單辦理蓋行政章手續。合同專用章的意義在于通過蓋章這個控制點的設立，來控制合同必須經過審查審批手續。合同專用章的設置和申請刻制由法務部負責。蓋章原則上對方先蓋章，我方再行蓋章?，F行合同用印章的初步處理意見：目前合同用印章統計表晨光文具合同管理辦法課件 合同履行嚴格履行合同 我方要按約履行，避免違約；對方違約的，不得擅自免除對方違約責任，要有相應審批手續。 合同履行的責任人是合同經辦單位。合同異常的處理 合同履行過程中的重大變故（嚴重違約、變更、中止、解除等），要填寫合同履行跟蹤表，目的是取得專業性處理指導意見，避免風險的發生。合同履行中的資料 要

15、注意達成的協議落實到書面形式，利于將來的舉證。相應資料要注意保管。風險性較高的合同中的處理資料歸法務部保管，法務部出具文件移交清單。晨光文具合同管理辦法課件 合同存檔法務部統一存檔，目的為統一管理，規范保管。保管方法：統一編號，臺帳登記。原件和副本的使用 法務部收到原件后，出具文件移交清單給合同經辦部門，原件掃描后歸檔，原則上不再使用。法務部根據經辦部門需求，提供復印件并加蓋“本件與原件核對無誤”并簽名后，作為公司內部部門保存和財務結算使用，在公司內部等同于原件。 如果合同專用章制度不能控制合同的全面審查，法務部會考慮與財務協商，增加結算階段的控制點，要求結算用合同必須加法務部印記。 保管期限：合同5年，訂單2年，存在爭議風險的不能銷毀。 晨光文具合同管理辦法課件合同漏洞合同漏洞合同審查合同審查業務審查業務審查法律審查法律審查實質具備規范手續規范手續部分審查主要控制主