1、辦公室管理手冊二六年九月五日修訂1目錄.3.4.4.5.9.23.292部門職責一、提議召開總經(jīng)理辦公會，確定會議議題及參會人員，做好會務服務；落實或督辦公司總經(jīng)理辦公會決定、公司領導批示。二、完成會議紀要，確定保密等級及發(fā)放范圍。負責重要文件包括報告、請示、制度、議案等加注保密等級和傳閱范圍工作。三、負責公司公共關系事務的辦理、協(xié)調(diào)、協(xié)助、督促等工作；三、負責公司重要會議、重要外事和商務活動的組織、落實與記錄工作；四、負責協(xié)調(diào)各職能部門及各子公司與公司總部的日常事務，履行對公司領導的日常服務職能；五、負責公司內(nèi)外部各類文件的收發(fā)、登記、批轉(zhuǎn)、督辦、存檔等工作；六、關注、收集行業(yè)重要信息、產(chǎn)業(yè)

2、政策等；七、調(diào)研、收集公司內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營、員工思想、基層管理等信息。3機構(gòu)設置及定員定編主任： 1 人（暫缺）副主任（主持工作）： 1 人副主任： 1 人內(nèi)務主管（兼商務）： 1 人行政助理： 1 人行政助理（兼內(nèi)勤）： 1組織機構(gòu)圖主任（暫缺）副主任副主任（主持工行政助理內(nèi)務主管內(nèi) 勤（行政助理）4崗位職責一、主任職責：主持辦公室的全面工作，其主要職責是參與政務，處理事務，搞好服務。做好督辦、服務和公司內(nèi)外的溝通、協(xié)調(diào)工作；負責對外上報材料或宣傳材料的審核；按照公司管理精神，負責辦公室有關制度的制定、報批和執(zhí)行，負責辦公室培訓計劃的安排和落實。1. 在總經(jīng)理領導下，主持辦公室全面工作，負責辦公

3、室日常管理，指導安排其他環(huán)節(jié)的具體工作；2. 直接負責經(jīng)理辦公會的組織安排，負責公司級各類會議的會務管理及重要事項的督辦，負責把公司發(fā)展規(guī)劃、管理目標、領導決策等重大事件以文件資料的形式傳達集團各部門，并做好檢查、監(jiān)督、組織協(xié)調(diào)；3. 負責對外材料的審核，負責信息調(diào)研和收集，為領導決策和指導工作提供依據(jù)；4. 負責與下屬各部門、子公司縱向和橫向聯(lián)系與協(xié)調(diào)。監(jiān)督各下屬單位執(zhí)行總部決策和指派的工作的進度情況，同時幫助協(xié)調(diào)解決其在執(zhí)行任務中遇到的自身無法解決的困難；5. 做好公司公共關系接待事務的指導、監(jiān)督、協(xié)調(diào)、服務等工作。負責重要行政接待、商務接待、外事接待、新聞接待的管理；6. 負責公司文書處

4、理的指導和管理。指導和落實公司各類檔案的收集、整理、分類、編訂、保管、利用等工作；57. 負責公司領導工作和生活的內(nèi)勤管理的協(xié)調(diào)和督促；8. 負責部門經(jīng)費使用的審核、部門制度建設、員工培訓、業(yè)務指導、員工考核等日常管理工作。二、副主任職責協(xié)助辦公室主任做好部門管理和內(nèi)外部協(xié)調(diào)工作，做好分管的工作。1. 主任缺編或長時間在外時，經(jīng)委派或授權，履行主任的職責；2. 直接負責公司級各類會議的會務組織安排、會議記錄、會議紀要以及會議決定事項、領導批示及交辦工作的督辦和協(xié)調(diào)工作；3. 具體負責公司內(nèi)部調(diào)研工作，及時了解、掌握各單位生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等情況；負責督察公司重大決策、決定事項的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題

5、及時反映，并協(xié)調(diào)相關部門盡快落實；4. 負責對口文件的處理和報批工作。三、內(nèi)務主管職責在辦公室主任的指導下，做好公司領導的日常服務和辦公室對外的接待管理及商務活動。1. 負責辦公用品、生活用品和藥品的管理、采購和發(fā)放；2. 負責禮品管理，安排做好禮品、宣傳品的制作、購買和發(fā)放工作；3. 負責部門辦公經(jīng)費的管理和費用報銷；4.負責公司領導的健康體檢，建立健康檔案，提供必要的藥品和生活用品；5.負責建立健全物品發(fā)放各類管理臺賬；66. 聯(lián)系集團辦公室，組織協(xié)調(diào)好重要客人的來訪、參觀、視察等相關活動；7. 協(xié)助做好公司領導和有關部門的對外接待和協(xié)調(diào)工作；8. 負責辦公室小車的管理。四、行政助理職責主

6、要協(xié)助領導做好工作事務的協(xié)調(diào)和處理，對會議決定事項和重要指示進行督辦和落實等。1. 負責公司各部門、子公司上報文件的登記、轉(zhuǎn)報和存檔等，協(xié)調(diào)其他人員做好督辦工作；2. 負責重要會議的記錄，并做好會議紀要的整理、下發(fā)工作及負責會務工作；3. 負責對口領導的文件、文字處理和存檔及日常報刊、信函的整理、分發(fā)等；4. 負責對口領導工作事務的協(xié)調(diào)、聯(lián)絡、處理及辦公環(huán)境的衛(wèi)生保潔、物品保管及醫(yī)療保健，飲食安排等；5. 負責跟蹤督促各部門或子公司執(zhí)行公司領導指示的工作力度和進度，督辦部門和子公司對公司文件的執(zhí)行；6. 協(xié)助領導對部門和子公司的日常工作情況的調(diào)研；7. 協(xié)助辦公室領導和有關部門的公共聯(lián)系，做好

7、有關對外協(xié)調(diào)工作；8. 負責收集與集團產(chǎn)業(yè)有關的各種國家宏觀政策、行業(yè)動態(tài)和市場信息，以及集團內(nèi)部生產(chǎn)、經(jīng)營和管理情況等信息，并整理匯編上報。7五、行政助理（內(nèi)勤）職責主要負責對口領導的文件處理、日常服務工作以及公司各項會議的服務工作，負責辦公室物品的保管和發(fā)放，做好部門內(nèi)務管理。1. 負責對口領導工作事務的協(xié)調(diào)、聯(lián)絡、處理等和文件批轉(zhuǎn)、整理和存檔；2. 負責對口領導辦公室的衛(wèi)生保潔、物品保管工作及醫(yī)療保健，飲食安排等；3. 負責公司高管人員、辦公室各崗位辦公用品、衛(wèi)生用品、日用品驗收、保管及發(fā)放；4. 負責辦公室會議室的衛(wèi)生保潔、會前物品配備、會場服務接待等；5. 負責公司各類有關報表、辦公

8、室報刊、信函領取及分發(fā)等；負責辦公室文件材料的復印、下發(fā)和存檔等；6. 負責辦公室環(huán)境及質(zhì)量體系內(nèi)審工作；7. 協(xié)助辦公室領導和有關部門的公共聯(lián)系，做好有關對外協(xié)調(diào)工作。8任職資格一、主任任職資格1. 遵紀守法，品行端正，誠信廉潔，勤奮敬業(yè)，團結(jié)合作，作風嚴謹，具有良好的職業(yè)素養(yǎng)，具有一定親和力、感召力和強烈的責任心；2. 熟悉企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理和發(fā)展方向，了解行業(yè)發(fā)展動態(tài)和方向；具有處理較強的工作經(jīng)驗和管理能力，具備較強的組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力。3. 進入公司工作 3 年以上，并在生產(chǎn)系統(tǒng)工作 2 年以上；4. 具有大專以上學歷，能夠熟練使用中文作為工作語言，具有一定的外語和計算機應用能力；

9、具有良好的心理素質(zhì)，身體健康。二、副主任任職資格1. 遵紀守法，品行端正，誠信廉潔，勤奮敬業(yè)，團結(jié)合作，作風嚴謹，具有良好的職業(yè)素養(yǎng)；具有一定親和力、感召力和強烈的責任心；2. 熟悉企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理和發(fā)展方向，了解行業(yè)發(fā)展動態(tài)和方向；具有處理較強的工作經(jīng)驗和工作能力，具備較強的組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力；93. 進入公司工作 3 年以上，并在生產(chǎn)系統(tǒng)工作 1 年以上；4. 具有大專以上學歷，能夠熟練使用中文作為工作語言，具有一定的外語和計算機應用能力；具有良好的心理素質(zhì)，身體健康。三、內(nèi)務主管任職資格1. 遵紀守法，品行端正，誠信廉潔，勤奮敬業(yè)，團結(jié)合作，作風嚴謹，為人熱情，具有良好的職業(yè)素養(yǎng)和

10、強烈的責任心；2. 了解企業(yè)發(fā)展方向，了解行業(yè)發(fā)展動態(tài)和方向；具有處理較強的工作經(jīng)驗、工作能力；具有良好的對外協(xié)調(diào)能力及市場調(diào)研能力；3. 具有中專以上學歷，進入公司工作 3 年以上；4. 具有一定的外語和計算機應用能力；具有良好的心理素質(zhì)，身體健康。定向條件：1. 具有專業(yè)護理知識和醫(yī)療保健者優(yōu)先；四、行政助理任職資格1. 遵紀守法，品行端正，誠信廉潔，勤奮敬業(yè)，團結(jié)合作，作風嚴謹，為人熱情，具有良好的職業(yè)素養(yǎng)和較強的責任心；2. 熟悉企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理和企業(yè)發(fā)展方向，了解行業(yè)發(fā)展動態(tài)和方向；具有處理較強的工作經(jīng)驗和工作能力，具備較強的組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力。103. 進入公司工作 3 年以

11、上，并在生產(chǎn)系統(tǒng)工作 1 年以上；4. 具有大專以上學歷，掌握秘書工作的有關技能，具有較好的外語和計算機應用能力；具有良好的心理素質(zhì)，身體健康；定向條件：1. 具有秘書專業(yè)知識和法律、財務、證券等知識優(yōu)先；五、行政助理（內(nèi)勤）任職資格：1. 遵紀守法，品行端正，誠信廉潔，勤奮敬業(yè)，團結(jié)合作，作風嚴謹，為人熱情，具有良好的職業(yè)素養(yǎng)和較強的責任心；2. 了解企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理和企業(yè)發(fā)展方向，了解行業(yè)發(fā)展動態(tài)和方向；具有處理較強的工作經(jīng)驗和工作能力；3. 進入公司工作 2 年以上，并在生產(chǎn)系統(tǒng)工作 1 年以上；4.具有中專以上學歷，掌握秘書工作的有關技能，具有一定的外語和計算機應用能力；具有良好的心

12、理素質(zhì)，身體健康。11工作流程一、文件處理程序文件分為公司外部文件、公司內(nèi)部文件。外部文件主要是政府文件、外部單位文件、來電請示單等；內(nèi)部文件主要是公司各部門、各子公司報送的文件。接收登記1. 收到文件后，做好文件的接收、登記工作。來文登記要注明發(fā)文單位、文件名稱、報送對象、反饋時間、接收時間、文件編號等事項；2. 對于時效性已過的文件，諸如會議通知，要注明超時原因后存檔。整理報送1、文件整理登記完畢后要在半個工作日內(nèi)報分管領導（負責人）閱批；2、重要文件如需急辦的，應在第一時間內(nèi)整理好報分管領導閱批；3、上報文件要求每個工作日結(jié)束前看一次批辦情況，遇特殊緊急文件，可適當提醒批辦。領導閱處1、

13、文件批復后須及時轉(zhuǎn)有關領導或部門落實，要登記轉(zhuǎn)發(fā)文件的時間及相關人員的簽收情況；122、會議通知類文件若因時間等因素而來不及或不便于當面簽收的，可電話通知，并在原件上注明落實時間和接聽人姓名。督辦落實1、跟蹤了解領導批示意見執(zhí)行進度，并有記錄，確保批示意見在規(guī)定時間內(nèi)落實辦理；2、對于在規(guī)定的時間內(nèi)，工作開展進度慢、落實不力的部門要進行催辦，要有催辦記錄，對于落實不及時而造成不良后果的，要將情況如實上報有關領導處理。文件存檔1、收文、發(fā)文都要妥善存檔、不得遺失；2、文件辦理結(jié)束后，要將登記時的情況進行保存；3、將辦理落實后的文件收集、整理后于次年3 月存檔，注明文件名稱、辦理情況、存檔時間以及

14、經(jīng)辦人等信息，以備查詢。二、會務管理操作規(guī)程由董事長或總經(jīng)理主持或授權高層人員主持的總經(jīng)理辦公會議、專題會議和工作例會等會議。準備工作1. 接到會議通知后，應在 20 分鐘之內(nèi)將會議時間、地點和主題以電話或其他方式通知參會人員準時參會。如果時間要求更緊，必須多人分頭通知保證在會議召開前通知完畢。132. 如果參會人員外出或其他事由（諸如接待重要客人）不能參會，需及時反饋給會議主持人。3. 辦公室同時做好會議室的準備工作，查看椅子擺放是否合理夠數(shù)，空調(diào)是否開放，茶水、紙筆、白板等是否備好。記錄內(nèi)容1. 總經(jīng)理辦公會等要有專用會議記錄本記錄。2. 記錄參會人員（出席、列席人員） 、時間、地點、會議

15、主持人、會議議題，重要會議還需簽到。3. 記下發(fā)言人的觀點，傾向性意見，以及對協(xié)調(diào)問題、議題的看法，特別要記下會議形成原則性結(jié)論。4. 具體分析及闡述內(nèi)容可以不作記錄。5. 會議結(jié)束后，將會議紀要在兩個工作日之內(nèi)呈報相關人員對其發(fā)言進行確認并簽守認可，具體要求也可視情況而定。6. 如需發(fā)會議紀要，由辦公室或有關部門整理。紀要的整理印發(fā)1. 接到需要將會議紀要整理下發(fā)通知后方可整理紀要，一般要在一個工作日之內(nèi)完成紀要的整理初稿，報辦公室負責人審核，定稿后（標明定稿時間）報總經(jīng)理或授權人員審閱簽發(fā)，如總經(jīng)理或總經(jīng)理授權人員對內(nèi)容改動，作修改后以新件下發(fā)，但需在明顯注明簽發(fā)人、簽發(fā)時間。2. 會議紀

16、要的整理：（ 1）按主要（統(tǒng)一）格式整理。 （2）寫明會議召開的背景及必須解決的主要議題。 （3）寫明參會人員及會議時間。 （ 4）寫明會議對協(xié)14調(diào)問題的看法、認識、定性，主要是解決方法，具體落實人和協(xié)辦人時間要求等。4. 紀要內(nèi)容的催辦督辦（督辦事項、時間要求、落實人、協(xié)辦人、結(jié)果、未完成原因）。紀要和記錄存檔1. 會議紀要存檔時必須按年月日順序在檔案室存檔。2. 對于未能按時完成，經(jīng)常催辦后完成的議題和意見，存檔時需把催辦單等一起存檔。3. 原始記錄本的存檔：（ 1）原始記錄本原則上實行一月一本存檔。 （ 2）存檔時，需在記錄本首頁或封面上注明本次會議的記錄目錄，主要包括會議名稱、內(nèi)容提

17、要、召開時間、地點、頁碼范圍、記錄人等。 （ 3）原始會議記錄本一般存檔后不予查閱。三、調(diào)研工作操作規(guī)程調(diào)查研究的目的是就某一方面或某一個問題提供全面詳實的背景材料和分析研究結(jié)果，作為集團領導決策的參考。課題選定1. 公司領導確定的調(diào)研課題；2. 公司內(nèi)部有關部門確定的需要調(diào)研室配合調(diào)研的課題；3. 對各單位正常工作開展情況的調(diào)研；15調(diào)研方式1. 現(xiàn)場調(diào)研方式。2. 要求相關部門上報資料方式。3. 電話聯(lián)絡了解情況方式。4. 設計問卷回答方式。5. 其它方式。調(diào)研工作程序：1. 確定調(diào)研課題、調(diào)研方式、調(diào)研人員和時間安排；2. 以書面形式通知有關部門；3. 按照確定的調(diào)研方工收集、整理、分析

18、相關資料；4. 形成調(diào)研報告初稿；5. 辦公室主任審定；6. 修改完成打印后，報送公司有關領導和相關部門。四、信息收集反饋操作規(guī)程信息種類1. 報紙、雜志等媒體發(fā)表的國家有關大政方針、產(chǎn)業(yè)政策、優(yōu)惠政策等信息；2. 集團內(nèi)部文件批示和會議紀要落實情況。3. 從集團各子公司、部門和有關途徑獲取的信息。16信息收集整理反饋1. 每日利用工作之余或工作日即將結(jié)束時，翻出當日所能查閱到的報紙雜志，選讀與豐原發(fā)展（生化、醫(yī)藥、食品、農(nóng)產(chǎn)品深加工）相關產(chǎn)業(yè)相同或相近的有關信息，并進行初步整理；2. 文件、批示、會議紀要進展情況的催辦、督辦信息整理收集；3. 開展基層調(diào)研獲得的信息；4. 所得信息要分類整理

19、，視情況編印簡報供領導參閱、口頭向領導匯報、撰寫調(diào)研報告、剪貼資料成冊。五、接待操作規(guī)程接待對象公司重要的客戶和國家部委、省級等領導以及公司領導交辦的接待等。接待程序1. 在接到 “客人來訪信息單 ”（本單一式二份，送單部門自留一份，外事辦公室存留一份）或來訪電話后，根據(jù)來訪者的重要程度，對信息單中提出具體接待方案；2. 向公司辦公室領導匯報來訪者的姓名、從事的工作、來訪人數(shù)、來訪目的，來訪時間，及接待方案；行程安排1. 對重要客戶要落實迎接車輛，視情況安排不同檔次的車輛前往飛機場、火17車站、或來賓指定地點迎接。一般由接待部門在報送“客人來訪信息單 ” 的同時開具派車單，在派車單上注明出發(fā)時

20、間、目的地、有無業(yè)務員陪同等字樣交小車隊聯(lián)系派車，車輛安排好后由部門接待員與司機聯(lián)系具體接送時間；2. 小車隊要具體交待司機注意事項，對重要客人，其車輛自始至終全天候跟隨客人直至離蚌；3. 對于自帶車輛的來賓或參觀團，使用車輛時可酌情處理；4. 預訂返程票、火車票。公司承擔重要賓客的返程費用。一般賓客由接待部門負責返程飛機票或火車票，如遇購票困難時，可與公司辦公室聯(lián)系，幫助解決，所購車票費用由接待部門解決；5. 與小車班負責人聯(lián)系，安排車輛將賓客送至機場或火車站。如果來賓需在某地中轉(zhuǎn)，必須事先與中轉(zhuǎn)地聯(lián)系，安排好來來賓中轉(zhuǎn)期間的休息、就餐、車輛接送等事宜。如果中轉(zhuǎn)地無公司，必須安排車輛將賓客直

21、接接送達目的地；住宿安排1. 根據(jù)客人來訪事由，安排賓館或招待所住宿。需公司付費的由接待部門在“客人來訪信息單 ” 中注明并經(jīng)分管副總批準；2. 費用由客人自付的，一般由接待部門負責訂房，如訂房有困難，可由公司辦公室代訂，但客人入住時需按賓館規(guī)定辦理入住手續(xù)。3. 重要客人房間應考慮提前放置鮮花、水果、咖啡等。4. 如果安排客人入住公司綜合樓，須提醒或督促客戶服務人員，在客房內(nèi)放置適當?shù)乃蠹垺㈦s志、書籍等休閑物品。5. 本地來賓除安排午休房外，一般不予安排。18餐飲安排根據(jù) “客人來訪信息單 ” 由招待部門開具 “工作餐申請單 ”，公司辦公室根據(jù)客人重要程度、就餐人數(shù)合理安排餐廳。原則上

22、安排綜合樓小食堂就餐并能依據(jù)來賓不同地區(qū)的飲食習慣，建議小食堂改善菜肴的風味。參觀路線詳細填寫 “工作聯(lián)系單 ”，與保衛(wèi)部、生產(chǎn)部負責人及相關部門聯(lián)系，制定來賓的參觀線路。會議室安排1. 重要接待的客人，協(xié)調(diào)集團辦公室安排在辦公樓1 號、 2 號會議室或綜合樓六樓會議室，做到在客人到訪之前，根據(jù)不同季節(jié)調(diào)控好會議室內(nèi)的溫度，準備茶水、瓜果、鮮花，指定專人負責會中服務；2. 其它領導接待的客人或業(yè)務會談由部門安排在各自會議室，需要備水果的，由接待部門自行解決；3. 根據(jù)接待部門要求，公司辦公室督促接待部門安排布置會場。文字材料會議如果需要文字材料，必須事先填寫“工作聯(lián)系單 ”，寫明聯(lián)系單位、會議

23、內(nèi)容、會議時間、地點及所須的會議材料等，由相關單位備好會議材料、圖表，同時會議室內(nèi)放置好移動黑板、信箋、筆備用，必要時使用投影儀。191. 會標：由接待部門聯(lián)系集團企業(yè)策劃部準備。要求大小長短與會議室面積適中；2. 桌簽：由接待部門主辦、公司辦公室協(xié)助。要求來賓姓名準確；3. 物品擺放要求：要求茶杯杯把朝向客人右手，放在杯墊正中，毛巾疊成長塊形放在座位的正前方，形成橫成行、豎成線，規(guī)范整齊。如果會議室內(nèi)需放置水果，做到水果兩人一盤，依據(jù)品種插花擺放，同時需將面巾紙擺放在水果右邊；4. 會中服務要求：會中服務人員必須在開會前五分鐘將開水倒入水杯至八分滿待客，如果客人來早時，見一位可倒一位。會中根

24、據(jù)季節(jié)不同，冬秋季每15分鐘續(xù)一遍水，春夏季每10 分鐘續(xù)一遍水，續(xù)水時右手提暖瓶放在胸前，側(cè)身將水倒入八分滿，輕放在杯墊上，將杯蓋輕輕蓋上（不要蓋嚴），輕步退場。重要客人要求接待員留在會議室內(nèi)隨時提供周到的服務。接待員不要翻閱會議文件、打聽或外傳會議內(nèi)容；5. 會后服務要求：會議結(jié)束時檢查有無客人隨身物品或文件遺忘，若有應及時將物品交還客人或匯報上級領導。將筆紙分類收好，茶杯、水果盤沖洗干凈，擺放整齊定期消毒，保持桌子整理干凈，椅子擺放整齊。俱樂活動安排根據(jù)需要安排，并協(xié)調(diào)、督促俱樂部工作人員做好有關接待工作。禮品安排據(jù)來賓的重要程度及部門接待計劃安排，以“ 客人來訪信息單 ”的形式，準備好

25、來賓禮品、紀念品，并對饋贈來賓禮品的檔次及品種提出建議。六、高管人員內(nèi)勤服務操作規(guī)程20辦公用品1. 設備添置： 2.2/2.6米老板桌 / 椅 1 套， 3.5 組合文件柜 1 套、柜式空調(diào)1臺、衣柜 1 個、小冰箱 1 個、皮沙發(fā)（一大二小）1 套，大體茶幾 2 個（一大一小）、飲水機 1 臺、報架 1 個、臉盆及臉盆架1 套、毛巾、肥皂盒、香皂各一、穿衣壁鏡 1 個、木椅 1 把、文件框 1 個、內(nèi)外線電話機各一部、電腦及打印機1套、中堅力量外根據(jù)工作需要可配傳真機1 臺、中國地圖和世界地圖1 套、石英鐘 1 臺、廢紙婁 2 個、茶葉盒 1 個、瓷杯 1 個、紙杯 1 提、觀賞花木 2

26、盆（一大一小）；2. 辦公用品：派克筆 1 盒式（以后使用只需更換筆芯即可） 、紙磚 1 盒、信箋紙 2 本、多功能文具盒 1 套、大中小號筆記本 1 套、打印紙（ A4、B5）各一令、衣?lián)?4 個（ 2 個木質(zhì) 2 個塑料）、移動白板 1 個、文件盒 / 夾 20 個；3. 做好日常辦公設施的保潔、保養(yǎng)工作。每月初根據(jù)辦公用品使用情況，及時填寫當月辦公用品計劃單交公司辦內(nèi)勤，由公司辦內(nèi)勤聯(lián)系倉儲中心辦公用品庫核實品種各數(shù)量后填寫領料單，經(jīng)辦公室分管負責人簽字后到倉庫領取。若倉庫沒有，則由內(nèi)勤在計劃單中注明交分管負責人安排辦公室自行采購。所有辦公用品領用必須到內(nèi)勤處登記，由內(nèi)勤據(jù)實核發(fā)；食品配

27、置根據(jù)安排配置。健康檢查1. 公司辦內(nèi)務部定期為他們聯(lián)系醫(yī)療法部門進行體檢，每年體檢一次。建立21高管人員健康卡。有病及時治療，平時加強預防；經(jīng)常巡訪了解高管健康狀況；2. 根據(jù)醫(yī)生的建議對高管人員的飲食進行調(diào)整；3. 備有日常用藥；七、低值易耗品采購操作規(guī)程根據(jù)公司規(guī)定，由辦公室自行采購的日用品、零配件及文化用品類商品，。1. 每月 1-3 號由各崗位主管編制所在崗位當月需用低值易耗品采購計劃單交公司辦內(nèi)勤核對，由內(nèi)勤在計劃單備注一欄注明庫存數(shù)量后在 5 號前將計劃單報辦公室分管負責人審核并安排采購；2. 合計采購金額在人民幣 500 元以下的由部門負責人簽字后，交行政主管安排采購。 500

28、 元 -1000 元（含 1000 元）。需部門負責人、分管副總審批確認后方可采購。超過 1000 元（含 1000 元），需部門負責人、分管副總、總經(jīng)理審批確認后方可采購。內(nèi)務主管要根據(jù)輕重緩急合理安排采購順序。3. 采購員在采購物品后，屬辦公用品、招待用品交辦公室內(nèi)勤驗收并保管；4. 購置非固定資產(chǎn)可不辦理入庫手續(xù)，但必須由經(jīng)辦人、驗收人、公司辦登記、部門負責人、分管副總簽字后方可到財務部報銷。22工作標準一、主任崗位工作標準1.對辦公室的工作質(zhì)量和總體結(jié)果負責；2. 對經(jīng)理辦公會確定的事項，經(jīng)批示后以會議紀要或文件的形式下發(fā)各部門、子公司。并對其執(zhí)行情況跟蹤了解，如有問題及時上報領導；3

29、. 負責安排收集國家政策、財經(jīng)信息、行業(yè)動態(tài)、國際政治等信息材料，綜合匯總后對有價值的材料，上報領導閱知；4.負責各種對外事務的聯(lián)絡，配合領導做好與外界的各種協(xié)調(diào)聯(lián)絡工作；負責外來機關和人員來檢查、視察、參觀、指導、業(yè)務等接待工作；5. 外來人員來訪，應首先了解外來人員的詳細情況（包括：來賓姓名、來自何處、何單位、身份、職務、來訪目的等） ，制定客人來訪信息單 。經(jīng)請示領導同意后，根據(jù)來賓的不同情況做相應接待和服務工作。建立各級政府及市直機關單位領導檔案，以便聯(lián)系和溝通；236. 協(xié)助領導協(xié)調(diào)公司部門之間的工作聯(lián)系與矛盾，對各部門提出的工作要求及問題轉(zhuǎn)報公司領導，并初擬處理方案；7.辦公室工作

30、計劃和實施措施要切實可行，并有可操作性；8. 使辦公室各室分工明確、協(xié)調(diào)緊密、定員合理，并保證和各部門的工作銜接有序；9.接到會議通知后及時通知參會人員，同時安排好會務準備工作，包括：會議室衛(wèi)生、環(huán)境狀況、茶水、水果、會議資料、音響、席卡、白板、紙筆等物品的準備，做好會議記錄，如有需要安排整理會議紀要；10. 負責完成公司經(jīng)理辦公會會議紀要、致詞等材料的撰寫以及公司對外宣傳、上報材料的審查把關。上報政府、機關文件應按照嚴格的公文格式撰寫及政府部門要求呈送。11.保證材料主題明確、邏輯清晰、語言流暢、內(nèi)容充實及數(shù)據(jù)要準確無誤，杜絕錯誤材料出現(xiàn)，形式上保證排版規(guī)范，裝幀精美，并按時或提前完成工作任

31、務；12.辦公室工作例會要傳達上級有關會議精神和管理要求，并督促員工加強學習，注重自身素質(zhì)的提高；13. 合理安排培訓人員、培訓方式、培訓內(nèi)容，做到培訓有記錄，有考核，有效果；14.領導臨時交辦的工作要及時完成，嚴格遵守公司各項規(guī)章制度，忠于職守、嚴守秘密。二、副主任崗位工作標準241. 對分管工作的工作質(zhì)量和結(jié)果負責；2. 經(jīng)常深入基層、深入各單位開展調(diào)研工作，以現(xiàn)場走訪、談話和座談會的形式，積極主動地與各單位、基層員工進行溝通，及時了解和掌握各單位生產(chǎn)、經(jīng)營和日常管理等活動的動態(tài)情況；并撰寫調(diào)研報告，調(diào)研報告要符合客觀真實、分析問題要透徹，并提出具體的針對性建議；3. 對公司重大決策、決定

32、事項落實情況進行跟蹤督辦，做到目標明確、責任清晰，并視情提出指導性意見或方案進行改進或補救，編發(fā)督查情況報告；4. 通過多種信息渠道，收集對公司發(fā)展有參考價值的信息，為領導決策提供參考依據(jù)；5. 起草大型會議材料或其它重要材料，內(nèi)容具有一定的理論高度，符合國家有關方針政策；根據(jù)需要，或詳或略準確反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、工程建設及發(fā)展戰(zhàn)略等情況；參加會議后，原則上 2 個工作日內(nèi)完成會議紀要報領導審批下發(fā)；6. 文件在辦理過程中要保證及時準確，嚴禁拖延、積壓，確保文件不過夜；根據(jù)輕重緩急對文件作相應處理，重要緊急文件應在第一時間報領導閱處；收、發(fā)文件及登記本要妥善存檔、不得遺失；7. 接到會議通知后

33、及時通知參會人員，同時安排做好會務準備工作，并安排做好會議記錄。8. 領導臨時交辦的工作要及時完成，客觀上不能完成的要及時反饋，嚴格遵守集團各項規(guī)章制度，忠于職守、嚴守秘密，認真踏實地做好每一項工作。三、內(nèi)務主管崗位工作標準1. 各種物品采購要及時并能滿足需要，嚴格按公司采購規(guī)定采購，并在確保25質(zhì)量的前提下比價購進；2. 物品采購在接到計劃單后無特殊原因要求在一周內(nèi)購進，購進后要及時辦入庫、發(fā)票報批手續(xù)，核報發(fā)票時除附電腦小票外，在發(fā)票后需有事由說明，另還須附驗收人簽收的明細單；3. 嚴格按公司規(guī)定發(fā)放用品、禮品，發(fā)放臺帳記錄真實；4. 建立高管人員健康狀況檔案并不斷補充信息，要求資料真實、

34、完整；5. 每周了解高管人員身體情況，做到熱情、耐心，對身體不適的高管人員要做到跟蹤服務，同時要及時反饋巡視信息；6. 每周報批食品發(fā)放單，要求食品配備科學、合理，符合飲食健康的要求；7. 參與商務接待要熱情有禮、周到細致；合理安排來賓住宿和用餐，協(xié)調(diào)、督促有關人員做好各項接待工作；9. 部門費用報銷按財務要求審核支出并及時報銷；10. 按公司規(guī)定，做好小車使用管理臺帳和維護保養(yǎng)等；11. 領導交辦的工作要及時完成，客觀上不能完成的要及時反饋，日常要嚴格遵守集團各項管理制度和規(guī)定，忠于職守、嚴守秘密，認真踏實地做好每一項工作。四、行政助理崗位工作標準1. 文件在辦理過程中要保證及時準確，嚴禁拖

35、延、積壓，確保文件不過夜；根據(jù)輕重緩急對文件作相應處理，重要緊急文件應在第一時間報領導閱處；收、發(fā)文件及登記本要妥善存檔、不得遺失；2. 每日整理、存檔對口領導的文件和資料，清潔環(huán)境，確保領導辦公場所整26潔、有序；3. 經(jīng)常深入基層、深入各單位開展調(diào)研工作，及時了解和掌握各單位生產(chǎn)、經(jīng)營和日常管理等活動的動態(tài)情況；并撰寫調(diào)研報告，調(diào)研報告要符合客觀真實、分析問題要透徹，并提出具體的針對性建議；4. 對公司重大決策、決定事項和批示內(nèi)容落實情況進行跟蹤督辦，做到目標明確、責任清晰，編發(fā)督查情況報告；5. 通過多種信息渠道，收集對公司發(fā)展有參考價值的信息，為領導決策提供參考依據(jù)；6. 起草大型會議

36、材料或其它重要材料，內(nèi)容具有一定的理論高度，符合國家有關方針政策；根據(jù)需要，或詳或略準確反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、工程建設及發(fā)展戰(zhàn)略等情況；7、負責會議記錄，及時、全面、準確地把握會議精神和內(nèi)容，參加會議后，原則上 2 個工作日內(nèi)完成會議紀要報領導審批下發(fā)；會議記錄本要認真管理，注意保密并做好存檔。8. 每周協(xié)助內(nèi)務做好領導的食品采購、發(fā)放以及保健工作，并保持食品存放環(huán)境整潔、安全；9. 工作講究熱情，協(xié)調(diào)參與接待時，注重禮儀禮節(jié)，得體大方。10. 領導交辦的工作要及時完成，客觀上不能完成的要及時反饋，日常要嚴格遵守集團各項管理制度和規(guī)定，忠于職守、嚴守秘密，認真踏實地做好每一項工作。五、行政助理（

37、內(nèi)勤）工作標準271. 文件在辦理過程中要保證及時準確，嚴禁拖延、積壓，確保文件不過夜；根據(jù)輕重緩急對文件作相應處理，重要緊急文件應在第一時間報領導閱處；收、發(fā)文件及登記本要妥善存檔、不得遺失；2. 每日整理、存檔對口領導的文件和資料，清潔環(huán)境，確保領導辦公場所整潔、有序；保持會議室環(huán)境整潔，物品擺放規(guī)范有序；3. 每日及時分發(fā)報刊和信件；4. 協(xié)調(diào)督促各類報表的上傳和各種文件、材料的下發(fā)等；5. 根據(jù)辦公用品的使用情況，及時填報采購計劃，經(jīng)審核后協(xié)調(diào)有關人員采購；驗收后，物品要及時入庫并妥善保管，領發(fā)臺帳記錄要真實，無漏項；6. 每周協(xié)助內(nèi)務做好領導的食品采購、發(fā)放以及保健工作，并保持食品存

38、放環(huán)境整潔、安全；7. 食品要根據(jù)季節(jié)和保質(zhì)期領用，所有物品要按先進先出原則發(fā)放，發(fā)放時要認真登記；8. 要遵守公司考勤制度，考勤表、值班表每月 5 號前報批并送至人事部，及時完成辦公室其他內(nèi)務工作；9. 工作講究熱情，協(xié)調(diào)參與接待時，注重禮儀禮節(jié)，得體大方；10. 領導交辦的工作要及時完成，客觀上不能完成的要及時反饋，嚴格遵守集團各項管理制度和規(guī)定，忠于職守、嚴守秘密，認真做好每一項工作。28考核辦法一、主任崗位考核辦法1.按崗位職責實行百分制考核：工作質(zhì)量30 分，業(yè)務技能 20 分，協(xié)調(diào)能力20 分，工作態(tài)度 10 分，工作效率 10 分，個人思想綜合素質(zhì)10 分；考核標準：未完成或效果

39、較差按50%；基本完成此項工作90%；完成情況較好 95-100%；2.達到 90 分以上為勝任崗位，不獎不罰，可予以表揚；如履行職責成績突出，很優(yōu)秀，達到較高的目標要求，根據(jù)公司員工獎勵相關規(guī)定和年度目標考核辦法予以獎勵；3.達到 85 分以上為基本勝任崗位，對于存在的不足需及時改進提高；4.連續(xù) 3 次經(jīng)考核低于 85 分的，為不勝任崗位，對履行職責不力的，根據(jù)情節(jié)和性質(zhì)分別以下三種辦法處理：其一、批評教育；29其二、調(diào)整崗位；其三、調(diào)整到其他部門；履行責任人必須嚴格執(zhí)行公司的管理原則，貫徹公司各項管理規(guī)定，以身作則，恪盡職守，實事求是，嚴格管理，帶領所屬員工保質(zhì)保量的履行工作職責。二、副主任崗位考核辦法1.按崗位職責實行百分制考核：工作質(zhì)量30 分，業(yè)務技能 20 分，協(xié)調(diào)能力20 分，工作態(tài)度 10 分，工作效率 10 分，個人思想綜合素質(zhì)10 分；考核標準：未完成或效果較差按50%；基本完成此項工作90%；完成情況較好 95-100%；2.達到 90 分以上為勝任崗位，不獎不罰，可予以表揚；如履行職責成績突出，很優(yōu)秀，達到較高的目標要求，根據(jù)公司員工獎勵相關規(guī)定和年度目標考核辦法予以獎勵；3.達到 85 分以上為