1、淺析施工企業(yè)如何做好聲像檔案管理工作 淺析施工企業(yè)如何做好聲像檔案管理工作 施工企業(yè)工程聲像檔案是企業(yè)檔案的重要組成局部，它是在工程施工建設、施工管理過程中直接形成的，具有保存價值的照片、底片、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。隨著施工進程的不斷開展，反映施工建設和原始面貌的照片、錄像等不同載體的檔案材料起來越多，它具有直觀性、生動的形象，可以圖文并茂地反映工程施工建設的狀況，具有文字檔案無法取代的優(yōu)勢和特點，是企業(yè)工程檔案重要的組成局部。然而由于聲像檔案在檔案管理中較容易被無視，企業(yè)施工聲像檔案在管理和開發(fā)利用方面還存在一些問題。下面就施工企業(yè)如何做好聲像檔案

2、的管理進行探討： 1.聲像檔案管理中的問題 1.1施工工程檔案流失嚴重 各施工工程部每次重大活動、召開重要會議，都有專業(yè)人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或在電視臺發(fā)布，但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是各工程施工地點分散，人員流動性大，多個部門同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。負責人及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統(tǒng)一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有嚴格執(zhí)行歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、效勞工作，也造成檔案材料流失；三是有關人員檔案意識不

3、強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為己有或是下落不明，又造成檔案的流失。 1.2聲像檔案歸檔不及時不完整 歸檔完整率低，首先是攝影錄像人員的問題。攝錄人員直接從事著產生聲像檔案的工作，決定了聲像檔案的數量和質量。在攝錄人員并非專業(yè)技術人員，對工程檔案攝錄內容和要求以把握，往往只關注拍攝技能、工程形象，反而把施工技術環(huán)節(jié)給無視了；由于拍攝多為業(yè)務部門，其自身的工作特點攝錄內容多側重工程開工、儀式、外觀，對在建工程不能結合工程施工、主體等整個流程攝制，沒有側重技術層面的局部和細節(jié)，此外由于經費或其它原因造成無法結合工程施工進度將反響工程聊城市的照片錄像進行定期拍攝，失去了許

4、多拍攝時機而影響了工程聲像檔案的完整性。 1.3歸檔的特殊要求不能滿足 聲像檔案的特點決定了其歸檔的特殊要求：及時歸檔、影像輸以文字說明，照片底片同時歸檔。聲像檔案有較強的時效性，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也很難追憶齊全和準確。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。在實際聲像檔案管理中常有積壓的照片、底片和錄像帶沒歸檔的情況，時間一長沒有人能說清楚這些資料的來龍去脈，發(fā)揮不了其應有的作用。 2.加強聲像檔案管理工作的對策及建議 2.1加強宣傳、加強管理，采取有效的保障措施，狠抓制度落實 使聲像檔案管理有序化，標準化，標準化。 首先要爭取宣傳主管部門

5、的大力支持，提高全員特別是各級領導及相關人員的檔案意識，營造良好的檔案工作氣氛；結合施工生產經營工作，通過室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。 施工工程部要建立相應的管理制度，并強化標準管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理制定一套嚴格的制度，形成產生收集歸檔保存利用的系統(tǒng)管理模式，制定一個切合實際的管理方法來標準此項工作，防止分散流失，杜絕歸為己有。對有保存價值的聲像檔案要定期向檔案室移交，在此根底上要狠抓落實。要確保有關法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套保障措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質

6、量。 2.2加強監(jiān)督，分類指導，注重業(yè)務培訓 針對聲像檔案管理現狀，檔案部門要加大對各工程部的檔案管理工作的監(jiān)督指導力度。定期開展對各工程部的檔案檢查及業(yè)務交流指導工作。檔案部門主動加強對聲像檔案音視頻文件攝錄標準的質量控制和源頭干預，并將聲像檔案的收集積累工作拓展到對攝錄器材以及攝錄存儲介質的挑選和購置，拓展到對攝錄人員進行指導與培訓，實現音視頻文件錄制質量與錄制格式的標準化和標準化。 2.3全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道 要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集。 通過正常移交接收。 重點工程工程、重點科室，重點收集。對公司立檔重點科室產

7、生聲像檔案比擬集中的，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。 重點人員直接征集。 建議檔案部門參與公司各類重大活動。針對重大活動、重要會議，聲像檔案流失嚴重的現狀及產生的諸多因素，應采取檔案室直接參與的方法，由主辦部門通知檔案部門派專人負責各類檔案的收集歸檔工作，以確保重大活動產生的檔案特別是聲像檔案，得以及時、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便日后各方面利用。 2.4檔案部門嚴格校驗聲像文件資料并妥善保存 檔案部門主動加強對歸檔聲像文件的嚴格校驗并妥善保存。聲像檔案信息在其制作、保存和利用過程中，應防止遭到破壞或更改，確保其真實性、完整性和有效性，對含有重要或敏感信息的聲像檔案還要確保機密

8、性。 首先要做到嚴接收：堅持歸檔聲像文件入庫格式的標準化、入庫內容的選擇性。根據?電子文件歸檔與管理標準?的要求，對歸檔的聲像文件的真實性、完整性、有效性必須進行檢驗和審核。把好對擬歸檔聲像文件所記載內容的挑選關；把好對擬歸檔聲像文件格式的校驗關；把好對擬歸檔聲像文件所確定的密級、保存要求與保管期限的鑒定關。 企業(yè)檔案作為企業(yè)生產和開展的重要歷史憑證，全面、真實地反映企業(yè)整體開展狀況和經營成果，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，加強聲像檔案的管理，努力提高聲像檔案工作的管理水平，從而推動企業(yè)檔案整體工作的進行。 其次要對聲像檔案采取相應的平安措施妥善保存： 做好提前備份工作，防止因存儲介質損壞或技術淘汰危及聲像檔案平安。 對歸檔的聲像檔案要定期檢查。 對存儲介質要適時更新，盡可能保存母帶、提高存儲載體質量、加大更新的時間跨度、將模擬信號轉換為數字信號等方式，都是提高更新質量、降低更新損失的有效方法。 對存儲信息要適時遷移，適時采取數字錄音方式按照最新的技術標準轉錄備份，并實現規(guī)模化集中儲存和備份。 操作系統(tǒng)與應用軟件的同步保存與及時備份。 【參考文獻】 【1】聲像檔案管理中存在問題及對策J.檔案天地，