1、第五章 辦公效率和時(shí)間管理【教學(xué)目的】了解時(shí)間管理的必要性；掌握時(shí)間管理的方法，提高辦公效率【教學(xué)重點(diǎn)】掌握時(shí)間管理的方法；管理工作日志【教學(xué)課時(shí)】2*2課時(shí)【教學(xué)方法】講授法、討論法、模擬演練法【教學(xué)內(nèi)容】時(shí)間管理概述日常工作時(shí)間安排管理工作日志時(shí)間就是效率。在辦公室工作中，領(lǐng)導(dǎo)的事情多而雜，辦公室人員很大的職責(zé)就是采取各種形式把多而雜的問題和事情安排好，成為上司的得力助手。辦公室人員應(yīng)該很好地為上司安排工作日程，有效地管理時(shí)間，提高上司的工作效率，在有限的時(shí)間內(nèi)并并有條地做好工作。第一節(jié) 時(shí)間管理概述一、時(shí)間管理的必要性時(shí)間不斷與我們匆匆擦肩而過、時(shí)間對(duì)每個(gè)人來說都是公平的、有限的。但是，

2、從某種角度來說，時(shí)間又是個(gè)變數(shù)，善用者則多，不善用者則少。關(guān)鍵在于我們能否很好地利用它。時(shí)間管理，是指對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效的計(jì)劃和控制，從而在有限的時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造最大的效益。辦公室人員因工作繁忙，更需要合理分配精力，掌握較好、較快、較有效率的做事方法，有效利用時(shí)間，以提高工作效率。二、有效管理時(shí)間的方法（一）明確目標(biāo)和自己的工作任務(wù)及職責(zé)目標(biāo)是人們努力和奮斗的方向，明確目標(biāo)有助于人們分清各種事情的輕重緩急，把握重點(diǎn)，從而有效地安排時(shí)間。辦公室人員要讓每天紛繁復(fù)雜的工作變得井井有條，取得最高成效。就需要分清哪些工作應(yīng)由自己來完成，哪些工作應(yīng)協(xié)助別人完成，哪些工作應(yīng)起好牽頭作用協(xié)調(diào)有關(guān)部門共同完成，哪些工作

3、可以不參與。這就要求必須有明確的工作目標(biāo)，必須弄清自己的工作任務(wù)和職責(zé)。具體方法如下： 1要了解組織的整體目標(biāo)或遠(yuǎn)期目標(biāo)，了解自己所在部門(或服務(wù)的對(duì)象)的工作目標(biāo)和分工的工作職責(zé)。這實(shí)際上是組織整體目標(biāo)的分解。2要了解自己所在職位的任務(wù)、職責(zé)及工作重點(diǎn)，它是部門職責(zé)(目標(biāo))的分解。 3學(xué)會(huì)區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作。要學(xué)會(huì)分辨哪些是每日都有的工作，哪些是定期會(huì)出現(xiàn)的工作，哪些是無法預(yù)料、偶然出現(xiàn)的工作，這樣就能合理地安排時(shí)間。例如，信函和呼受的處理，這是每天的常規(guī)工作；而上司臨時(shí)交辦的取文件、找人、去銀行交貨等工作就屬于非常規(guī)工作。（二)制定工作計(jì)劃 明確了目標(biāo)之后，就可以按各項(xiàng)工作的輕重緩急

4、程度安排工作計(jì)劃。計(jì)劃是將各項(xiàng)工作付諸實(shí)施的保證，必須提前對(duì)各項(xiàng)工作作出安排，越是重要的工作，越要及早作出計(jì)劃。（三)善于利用有效管理時(shí)間的工具 有多種管理時(shí)間的輔助手段，這些輔助手段有助于有效地分配和管理時(shí)間。例如，時(shí)間表、值班表、工作記錄本、效率手冊(cè)、墻上計(jì)劃圖表、告示板等。第二節(jié) 日常工作時(shí)間安排一、日程安排在日常的工作中，上司可能要出席會(huì)議、會(huì)見客人、接洽生意、考察或者發(fā)表演講、參加聚餐等活動(dòng)，十分繁忙。對(duì)繁雜的活功進(jìn)行日程安排不是件簡單的事情，其中也有許多技巧。時(shí)間既要安排得緊湊、嚴(yán)密，同時(shí)又要有一定的彈性，日程安排一般要注意以下事項(xiàng)： (一)順序的先后與時(shí)間的分配 掌握上司的工作脈

5、絡(luò)及其與組織內(nèi)、外的關(guān)聯(lián)，經(jīng)常考慮應(yīng)該先做哪項(xiàng)工作并向上司請(qǐng)示報(bào)告。（二)進(jìn)行預(yù)約的方法 預(yù)約是以書面或口頭(電話)方式來進(jìn)行的。如果是通過對(duì)方辦公室人員得到的預(yù)約，要請(qǐng)對(duì)方辦公室人員向其上司報(bào)告和請(qǐng)示，且不要忘記確認(rèn)是否接受。有的預(yù)約不是通過辦公室人員而是通過上司直接決定的。這時(shí)，辦公室人員也要馬上與上司取得聯(lián)系，以便進(jìn)行必要的準(zhǔn)備工作。(三)合理地安排日程，時(shí)間上留有余地安排上司的工作日程，在時(shí)間上一定要留有余地。在制定日程表的過程中，要對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間進(jìn)行測算。同時(shí)在每項(xiàng)工作原訂的時(shí)間后，再加上1015分鐘的機(jī)動(dòng)時(shí)間。（四)內(nèi)外兼顧 隨著組織的發(fā)展和業(yè)務(wù)的壯大，上司會(huì)越來越多地與外界打交

6、道，但作為一個(gè)上司，他必須內(nèi)外兼顧。因此，在給上司安排工作日程表的時(shí)候，一定要留出專門的時(shí)間讓領(lǐng)導(dǎo)來了解本組織的情況，及時(shí)處理內(nèi)部事務(wù)中的各種矛盾的問題等內(nèi)部業(yè)務(wù)，從而把握本組織的發(fā)展，這樣才能使上司的外部活動(dòng)與處理內(nèi)部事務(wù)共同服務(wù)于組織的發(fā)展。(五)提高效率 在安排上司的具體活動(dòng)時(shí)，要統(tǒng)籌安排，分清事務(wù)的輕重緩急，合理地排出活動(dòng)進(jìn)行的次序，進(jìn)而提高工作效率。（六)適當(dāng)保密上司的工作日程安排，般都是制成一覽表的形式。在使用時(shí)要根據(jù)具體使用者，詳略程度不同，這主要是從保密的角度考慮的。有時(shí)在制定日程表時(shí)要使用一些表示特定工作內(nèi)容的符號(hào)，這些符號(hào)所代表內(nèi)容在組織內(nèi)部要統(tǒng)一。另外，日程表旁邊最好還要

7、留一定的空自，以使隨時(shí)能用鉛筆添加或刪除。（七)事先征詢?cè)诎才派纤镜娜粘虝r(shí)，無論是一般的工作還是重要的工作，都要事先征得上司本人的同意。因?yàn)樯纤驹趯徍巳粘瘫淼倪^程中，往往合根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)來考慮采取什么方法處理，是否要安排專門的時(shí)間。二、安排活動(dòng)時(shí)間表時(shí)間表是管理時(shí)間的一種手段。它是將某一時(shí)間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰的記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時(shí)間表的進(jìn)程行動(dòng)，有效管理時(shí)間與保證完成任務(wù)的簡單方法。(一)時(shí)間表的類型通常辦公室人員要為上司的各種活動(dòng)和會(huì)議做好安排。常見的時(shí)間表包括：年度時(shí)間表、季度時(shí)間表、周時(shí)間表。1年度時(shí)間表。年度時(shí)間表是將組織一年中已確定的例行會(huì)議、重要的活

8、動(dòng)安排妥善?？梢詤⒄丈弦荒甑臅r(shí)間表和新一年工作部署來編制，力求內(nèi)容簡明概括，一目了然，詳細(xì)情況在月時(shí)間表和周時(shí)間表中體現(xiàn)。 2季度時(shí)間表。根據(jù)年度時(shí)間表的安排確定每一季度的具體活動(dòng)的安排。第三季度會(huì)議時(shí)間表 （2009.3-5）周次四月份五月份六月份第一周上海會(huì)議周一上午面試3位營銷人員（公司小會(huì)議室）北京會(huì)議第二周周二銷售會(huì)議，傳達(dá)上海會(huì)議精神（大會(huì)議室）公司辦公會(huì)議（公司小會(huì)議室）周三部門會(huì)議第三周南寧會(huì)議公司黨委會(huì)議（公司小會(huì)議室）休假第四周周五上午部門會(huì)議長沙會(huì)議 3月時(shí)間表。月時(shí)間表通常有兩種編制方式：其一，是由單位的主要領(lǐng)導(dǎo)召開會(huì)議，在會(huì)上請(qǐng)其他領(lǐng)導(dǎo)提出下月的計(jì)劃、再結(jié)合集體議定事

9、項(xiàng)，由秘書制表，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審定后再下發(fā)實(shí)施。其二，是在月底請(qǐng)各位領(lǐng)導(dǎo)將下月的安排或活動(dòng)以口頭或書面形式交給辦公室進(jìn)行綜合整理，如有沖突、則加以溝通協(xié)調(diào)，然后交主管領(lǐng)導(dǎo)審定下發(fā)實(shí)施。月時(shí)間表樣式月份周次五月份第一周第二周第三周第四周4周時(shí)間表。周時(shí)間表是在月時(shí)間表的基礎(chǔ)上制定的，制定的方法是，在每周一的上午或上周五的下午，由主要領(lǐng)導(dǎo)開碰頭會(huì)來協(xié)商本周的活動(dòng)安排，加上平時(shí)收集的信息，由辦公室人員填寫在固定的按周一至周五并分上下午時(shí)間的表格中，并經(jīng)主管人員過目后，印發(fā)給相關(guān)人員。周時(shí)間表樣式星期時(shí)間星期一星期二星期三星期四星期五8：309：0010：0011：0014：3015:3016:3017:

10、50(二)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的主要內(nèi)容各類組織的領(lǐng)導(dǎo)通常的活動(dòng)內(nèi)容包括：各類會(huì)議、參觀訪問、慶典儀式、集體視察、接待洽談、宴請(qǐng)活動(dòng)、報(bào)告演講、節(jié)慶活動(dòng)、慰問活動(dòng)、紀(jì)念活動(dòng)、出差休假等。辦公室須對(duì)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的安排進(jìn)行整體統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，須考慮到外事活動(dòng)和內(nèi)部活動(dòng)的不同特點(diǎn)。并要注意綜合權(quán)衡領(lǐng)導(dǎo)成員的分工、時(shí)間、體力、精力等各方面的因素。領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的時(shí)間表安排須征求其本人的意見。（三)時(shí)間表的作用1. 便于領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)部工作的協(xié)調(diào)。2使領(lǐng)導(dǎo)能了解自己的工作計(jì)劃，做到心中有數(shù)，從而可合理地安排自己的工作。 3方便各業(yè)務(wù)部門和職能部門向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)。4便于跟蹤掌握上司的行蹤，及時(shí)搞好信息反饋。(四)時(shí)間表的編制方法1根據(jù)需求

11、確定編制時(shí)間的周期。 2收集并列出該階段所有工作、活動(dòng)或任務(wù)。 3發(fā)現(xiàn)活動(dòng)有矛盾，主動(dòng)與負(fù)責(zé)人協(xié)商，及時(shí)調(diào)整。 4按照時(shí)間順序?qū)⑷蝿?wù)排列清晰。 5.繪制表格，標(biāo)明日期、時(shí)間和適合的行、列項(xiàng)目。 6用簡明的文字將信息填人表格，包括內(nèi)容、地點(diǎn)。 在辦公室中，也可以為多人執(zhí)行工作的情況和行動(dòng)編制時(shí)間表，這時(shí)表格中的行或列將填寫人員姓名，使得人人都能通過時(shí)間表了解大家的工作日程。第三節(jié) 管理工作日志作為辦公室人員，不可能單憑自己的力量記住辦公室日常工作所需要做的大量細(xì)節(jié)工作：包括上司要參加的活動(dòng)和約會(huì)以及對(duì)于將來工作的安排。辦公室人員的一項(xiàng)重要責(zé)任就是節(jié)省上司的時(shí)間，保證上司高效率的工作。工作日志就是

12、辦公室人員協(xié)助止司，通過與各方協(xié)商，對(duì)自己和上司的一天活動(dòng)做出合理安排，并予以實(shí)施的輔助工具。所以應(yīng)該在工作日志中作詳細(xì)記載、不僅記下上司安排的活動(dòng)和約會(huì)，而且還要記下為以后各項(xiàng)活動(dòng)所要做的工作。通常需要堅(jiān)持同時(shí)寫兩本日志，一本是上司的，另一本是自己的。應(yīng)該保證有關(guān)上司的所有事項(xiàng)都記載在上司的日志上，同時(shí)也記在自己的日志上。一、督促自己和協(xié)助上司的工作日志（一)手工填寫的工作日志 對(duì)于手工填寫的工作日志通常要準(zhǔn)備兩本，一本為上司使用，一本為自己使用。使用時(shí)的工作方法是： 1提前了解上司工作和活功的信息，并在兩份日志上填入，并于當(dāng)日一早再次確定和補(bǔ)充； 2提前在自己的日志上也消楚標(biāo)出自己當(dāng)日應(yīng)完

13、成的工作； 3輸人或填寫的信息要清楚、方便閱讀，保持日志整潔，最好先用鉛筆填寫，確認(rèn)后，再用鋼筆正式標(biāo)明，還可以使用不同色彩的筆填寫； 4輸入或填寫的信息要完整，標(biāo)明各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)絡(luò)等必要信息； 5輸入或填寫的信息要準(zhǔn)確，當(dāng)日出現(xiàn)情況變化，應(yīng)立即更新日志，并告知上司出現(xiàn)的變化。6在上司日志變化的同時(shí)，應(yīng)改變自己的日志，并做好變更的善后工作；7在自己的日志中要清楚標(biāo)出為上司的有關(guān)活動(dòng)所做的準(zhǔn)備，并逐項(xiàng)予以落實(shí)；8協(xié)助或提醒上司執(zhí)行日志計(jì)劃，在需要時(shí)能幫助上司排除干擾。工作日志2009年3月25日時(shí)間工作內(nèi)容9：0010：0011：0012：0014：0015：0016：0017：

14、00(二)電子工作日志計(jì)算機(jī)程序現(xiàn)在可以提供日歷、日志和計(jì)劃的功能，并應(yīng)用于聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)中。有條件的可以使用計(jì)算機(jī)電子日志來管理時(shí)間，通過電腦程序中的microsoftoutlook可以打開個(gè)人文件夾，上面有今日的時(shí)間、本月和下月日歷，只要輸入工作任務(wù)即可。輸入的方法和內(nèi)容與手工填寫日志基本相同。電子工作日志比手工填寫日志用起來更方便、可以迅速修改和更新日志內(nèi)容，且不留痕跡。二、工作日志填寫的信息內(nèi)容無論手工填寫日志還是電子工作日志，填寫的信息內(nèi)容應(yīng)相同。(一)上司的日志內(nèi)容 1.上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)情況，要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容。2上司在單位內(nèi)部接待的來訪者，要記錄清楚來訪者的姓

15、名、單位詳情、約會(huì)時(shí)間。3上司在單位外部參加的會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)等情況，要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)的確切細(xì)節(jié)、與對(duì)方的聯(lián)絡(luò)辦法等。4上司個(gè)人的安排，如去醫(yī)院看病等，以保證辦公室人員不會(huì)在這段時(shí)間安排其他事宜。 5上司私人信息，如親屬的生日，以提醒上司購買生日卡或禮物。（二)辦公室人員的日志內(nèi)容 除了上司的日志內(nèi)容外，還需要包括： 1上司的各項(xiàng)活動(dòng)需要辦公室人員協(xié)助準(zhǔn)備的事宜，如為上司某會(huì)議準(zhǔn)備發(fā)言稿、會(huì)議議程、訂機(jī)票；為上司的某會(huì)談草擬合同和訂餐等。2上司交辦自己的工作，如為簽字儀式聯(lián)系地點(diǎn)、媒體等準(zhǔn)備工作。3自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動(dòng)，如撰寫半年工作總結(jié)，參加值班等；三、處理工作日志的變化與調(diào)整有時(shí)

16、會(huì)因預(yù)想不到的事或?qū)Ψ降脑蚨仨毟淖內(nèi)粘贪才牛绻羌悍皆蜃兏才牛瑫?huì)造成些有形無形的影響，甚至?xí)绊懡M織的信譽(yù)和雙方的信賴關(guān)系。因此，應(yīng)盡量想方設(shè)法將日程安排的變更限制在最小的范圍。一般的變更包括：原定結(jié)束時(shí)間延長超時(shí)；追加緊急的或新添的項(xiàng)目；項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更；項(xiàng)目終止或取消。針對(duì)這些情況應(yīng)注意：1安排的活動(dòng)之間要留有10分鐘左右的間隔或適當(dāng)?shù)目障叮詰?yīng)對(duì)活動(dòng)時(shí)間的拖延或新添臨時(shí)的、緊急的情況。2進(jìn)行項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更，仍然遵循先重急后輕緩的原則，并將變更的情況報(bào)告上司，慎重處理。3確定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作，如通知對(duì)方、說明理由、防止誤解等。4再次檢查工作日志是否已經(jīng)將變

17、更后的信息記錄上，不要漏記和不做修改。四、管理工作日志的注意事項(xiàng)1應(yīng)確保上司日志信息的保密，只給上司授權(quán)的人查閱。2要保持兩本工作日志信息致和準(zhǔn)確，若上司有了新安排，應(yīng)立即補(bǔ)充，并且每天要進(jìn)行檢查和更新。3.應(yīng)熟悉上司工作習(xí)慣和約會(huì)時(shí)間的長短，每天最早和最晚可安排約會(huì)的時(shí)間，以便安排的約會(huì)符合要求。4應(yīng)熟悉上司用餐和休息的時(shí)間，以便安排約會(huì)時(shí)間避開上司的休息。復(fù)習(xí)思考題 1什么是時(shí)間管理? 2有效管理時(shí)間的方法有哪些? 3工作日程安排需要注意哪些方面? 4時(shí)間表的作用是什么？ 5時(shí)間表的編制方法包括哪些? 6工作日志填寫的信息內(nèi)容包括哪些?工作實(shí)務(wù)題 1案例分析 天地公司廣告部秘書田芳由于昨天下午出了幾個(gè)紕漏，因而不敢見她的主管。昨天午飯后，她回辦公室遲到了20分鐘，結(jié)果看見她的部門主管正坐在她的桌旁打電話，并在她桌上成堆的信件、文件中翻找著什么；在他的辦公室里還有一位客人，很不耐煩地等在那里。她的主管正生氣地對(duì)著電話筒說，盡管他找不到文件副本，他肯定在兩天前已將合同文本寄予對(duì)方，而合同文本還在田芳的手提袋里。 分析思考 (1)秘書田芳的錯(cuò)誤出現(xiàn)在哪幾個(gè)方面?為什么