1、無(wú)錫職院學(xué)生檔案管理規(guī)定第一條 為進(jìn)一步規(guī)范我院學(xué)生檔案管理工作，充分發(fā)揮學(xué)生檔案在學(xué)生日常教育管理、畢業(yè)、就業(yè)、國(guó)家公務(wù)等方面的作用，特制定本規(guī)定。第二條 學(xué)生檔案是指學(xué)生進(jìn)入中學(xué)學(xué)習(xí)之日起，到大學(xué)畢業(yè)這段時(shí)間個(gè)人歷史的記載。存檔材料主要包括：1、中學(xué)時(shí)期的材料，如入團(tuán)（入黨）材料、獎(jiǎng)懲材料、中學(xué)畢業(yè)生登記表、政審表、體檢表等；2、高考材料，包括考生登記表、高考成績(jī)表、政審表、體檢表等材料；3、高校學(xué)生體檢表、歷年成績(jī)總表、畢業(yè)生登記表、就業(yè)報(bào)到證存根聯(lián)、黨團(tuán)材料等；4、大學(xué)期間的獎(jiǎng)懲材料：獎(jiǎng)勵(lì)主要是歷年受院系二級(jí)及以上的表彰獎(jiǎng)勵(lì)，包括“學(xué)習(xí)一等獎(jiǎng)”、“學(xué)習(xí)二等獎(jiǎng)”、“三好學(xué)生”、“優(yōu)秀學(xué)生

2、干部”及其他單項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)等材料；處分主要是指歷年受院系二級(jí)及以上的處分，包括警告、嚴(yán)重警告、記過(guò)、留校察看、開(kāi)除學(xué)籍等處分與解除處分的材料。第三條 凡具有我院學(xué)籍的學(xué)生其檔案均由學(xué)生工作處統(tǒng)一集中管理。對(duì)集中歸檔材料的要求： 1、各系部（分院）在檔案材料送到學(xué)生處存檔之前，應(yīng)把每位學(xué)生（含學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生）的材料集中在一起（即將每位學(xué)生的多份材料裝在一起）；2、將歸檔材料按專(zhuān)業(yè)、班次分開(kāi)，并按學(xué)號(hào)的先后順序依次排列； 3、 依照畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的日程安排，在學(xué)生畢業(yè)派遣前四個(gè)星期通知系部輔導(dǎo)員對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行整理，經(jīng)學(xué)生檔案室工作人員對(duì)歸檔材料審核無(wú)誤后，再按要求將檔案材料歸入每個(gè)畢業(yè)生的檔案袋中；4、將

3、所缺材料以班級(jí)為單元以系部（分院）為單位作好統(tǒng)計(jì)，列出明細(xì)清單，由各系部（分院）分管學(xué)生工作的負(fù)責(zé)人組織專(zhuān)人限時(shí)完成，一時(shí)無(wú)法完成的要說(shuō)明原因，清單和說(shuō)明須交學(xué)生處備案，以便核查。第四條學(xué)生工作處由一名管理人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集、歸檔、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、借閱和傳遞等各項(xiàng)基礎(chǔ)工作。管理人員應(yīng)自覺(jué)執(zhí)行黨和國(guó)家對(duì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，確保檔案的完整與安全。1、新生入學(xué)后，由招生辦將新生檔案移交檔案管理人員，學(xué)生檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好檔案的接收工作；2、學(xué)生檔案管理人員應(yīng)將各有關(guān)部門(mén)移交的學(xué)生相關(guān)材料及時(shí)歸入本人檔案；3、學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)或畢業(yè)就業(yè)或?qū)W生應(yīng)征入伍提干或?qū)W生應(yīng)征入伍后退伍安置，學(xué)生檔案管

4、理人員應(yīng)將其檔案及時(shí)轉(zhuǎn)給就業(yè)辦，由就業(yè)辦通過(guò)機(jī)要局轉(zhuǎn)遞給有關(guān)單位，由就業(yè)辦追回和保存檔案回執(zhí)；學(xué)生應(yīng)征入伍要求復(fù)學(xué)或畢業(yè)參加國(guó)家計(jì)劃，其檔案保存在學(xué)校；學(xué)生因其他原因離校，其檔案須有調(diào)檔單位出據(jù)接收函，否則不予轉(zhuǎn)遞；4、學(xué)生檔案室要配備必要的設(shè)施，達(dá)到防盜、防火、防曬、防蛀、防潮等要求，定期檢查檔案的保管情況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理；5、檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前將保管檔案的數(shù)量、狀況交代清楚，并辦好移交手續(xù)。檔案管理人員負(fù)責(zé)組織開(kāi)展全校學(xué)生人事檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，其職責(zé)是：、保管?chē)?guó)家計(jì)劃內(nèi)招生的學(xué)生人事檔案； 、做好學(xué)生人事檔案的安全、保密和保護(hù)工作，接收學(xué)生人事檔案材料；、鑒別學(xué)生人事檔案材料，為有關(guān)部門(mén)提供學(xué)生情況；、辦理學(xué)生人事檔案查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞； 、不斷提高學(xué)生人事檔案管理水平；第五條有關(guān)部門(mén)或人員借閱學(xué)生檔案要根據(jù)檔案借用的不同作用和范圍，經(jīng)學(xué)生工作處處長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱、借用手續(xù)并按期歸還。第六條對(duì)借閱、借用的學(xué)生檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得抽調(diào)、翻印、轉(zhuǎn)借、公開(kāi)引用、涂改、增刪、污損檔案中的任何材料及文件等。對(duì)所借檔案或經(jīng)批準(zhǔn)復(fù)制的材料要嚴(yán)守機(jī)密，妥善保存。違者將追究有關(guān)人員的責(zé)任。第七