1、歸檔文件整理方法 歸檔文件整理的基本方法步驟。 一、裝訂 1、件的區(qū)分 一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，定件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件，來文與復(fù)文可為一件；一次會(huì)議或活動(dòng)的文件可為一件或兩件；會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)、信息均可為一件或兩件；介紹信、存根經(jīng)白紙托裱各滿30張為一件。“為一件”是指在實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目。 2、裝訂方法 不只是單份文件可作為一件的，排列順序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后。每件的裝訂我們主要采用的

2、左上角裝訂方法，具體操作將文件的左、上側(cè)對(duì)齊，并在左上角穿一個(gè)孔，用線繩裝訂，線繩要松一點(diǎn)，不要太緊。 二、分類 l、選擇分類方法 根據(jù)我市實(shí)際情況，選擇三種常用的分類方法 (1)保管期限年度機(jī)構(gòu)分類法 這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化并不復(fù)雜的立檔單位。如： 永久：2001年辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處 2002年辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處 30年：2001年辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處 2002年辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處 (2)保管期限年度問題分類法 這種分類法適用于不能按機(jī)構(gòu)分類的立檔單位，主要指比較大的綜合部門，如市委、政府辦公室。如： 永久：2001年 黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類 200

3、2年 黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類 30年：2001年 黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類 2002年 黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類 (3)保管期限年度分類法 這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的立檔單位。主要是設(shè)置簡(jiǎn)單的基層單位或小機(jī)關(guān)，或每年形成的文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)。如： 永久：2001年、2002年、2003年 30年：2001年、2002年、2003年 以上三種方法，各單位可根據(jù)本單位實(shí)際進(jìn)行選擇，以方便整理、保管、利用為原則。 2、編制分類方案 分類方案一般有引言、類別序號(hào)、類目名稱組成，必要時(shí)可對(duì)類目所指的范圍和歸類方法等加以說明。 (1)引言，揭示分類方法。如按保管期限年度，還是按其他分類方法。

4、(2)類別序號(hào)，是最低一級(jí)類目(機(jī)構(gòu)或問題)的序號(hào)。 (3)類目名稱，按機(jī)構(gòu)分類的，機(jī)關(guān)內(nèi)部第一層機(jī)構(gòu)名稱就是類名，如，辦公室、業(yè)務(wù)處；按問題分類的加“類”字，如黨務(wù)類、綜合類等。 采用兩級(jí)分類的也應(yīng)編制分類方案，以相對(duì)固定一個(gè)單位歸檔文件的排列順序。 3、文件歸類文件按照其自身的內(nèi)容、形式、時(shí)間、來源等方面，根據(jù)編制分類方案，分門別類地組放在一起，使所有歸檔文件構(gòu)成一個(gè)有機(jī)整體。 三、歸檔文件排列 1、歸檔文件排列含義。 是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。其他不同類別歸檔文件之間的排列、檔案盒的排架不在此范圍內(nèi)。 2、排列原則。 是在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)文件

5、的排列。所謂最低一級(jí)類目是指分類時(shí)所確定的類目體系中設(shè)置最低一級(jí)的類目，如按保管期限年度機(jī)構(gòu)分類時(shí)，那么機(jī)構(gòu)為最低一級(jí)類目。歸檔文件排列原則即事由原則，所謂事由原則：同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起原則。同時(shí)結(jié)合時(shí)間、重要程度進(jìn)行排列。 3、排列方法 操作步驟可分為兩步：第一步，先按照事由原則將同一事由內(nèi)的文件按一定順序排列起來。其方法是按文件形成時(shí)間的先后順序，形成日期在前的排列在前面，形成日期在后排在后面；或者按文件重要程度排列，重要性、結(jié)論性文件排在前面，其它的文件排在后面。 第二步：再將不同事由的歸檔文件排列起來，其方法：一是按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列；二是按事由重要程度排列；三

6、是按責(zé)任者或承辦部門分別集中排列；四是按不同問題分別集中排列；五是會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套文件可集中排列。 四、編號(hào) 1、編號(hào)項(xiàng)目 編號(hào)項(xiàng)目分為必備項(xiàng)和選擇項(xiàng)。必備項(xiàng)包括全宗號(hào)、年度、保管期限和件號(hào)。選擇項(xiàng)主要指機(jī)構(gòu)(問題)項(xiàng)。 (1)全宗號(hào)：是檔案館對(duì)其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代碼。 (2)年度：指歸檔文件的形成年度。應(yīng)用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不能簡(jiǎn)化為“01”。 2、加蓋歸檔章 歸檔章位置一律蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置，如首頁確無蓋章的位置或重要文件要保持原面貌，也可在文件首頁另附紙頁加蓋歸檔章。一律使用藍(lán)色印油蓋章。歸檔章填寫，應(yīng)使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純

7、藍(lán)墨水等。 3、保管期限。 指機(jī)關(guān)文書、業(yè)務(wù)部門或檔案部門在整理歸檔文件時(shí)，按照文書檔案保管期限表給歸檔文件劃定的保管期限表。我市確定期限劃為永久、 30年，填寫時(shí)必須寫全稱，不能簡(jiǎn)化為一個(gè)字。如，永、定。 4、件號(hào) 指歸檔文件的排列順序號(hào)，分為室編件號(hào)、館件編號(hào)。室件編號(hào)應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，件號(hào)排列順序從“1”開始編排，如同一期限一個(gè)流水號(hào)，永久從“1”開始編，30年從“1”開始編。館件編號(hào)，各單位檔案室禁止填寫，等待移交進(jìn)館時(shí)，按檔案館要求填寫。 5、機(jī)構(gòu)(問題) 只填機(jī)構(gòu)(問題)名稱，名稱太長(zhǎng)可寫簡(jiǎn)稱，如機(jī)構(gòu)名稱可簡(jiǎn)稱，問題可寫“黨群”“行政”“業(yè)務(wù)”等。 五、編目 1、目錄格

8、式及封面格式 目錄格式包括目錄表頭、目錄表格形式、各項(xiàng)目在錄目中的位置等。總名稱為“歸檔文件目錄”，項(xiàng)目包括：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等。封面格式：設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等。 2、目錄表的填寫方法與要求 (1)件號(hào)，按室件編號(hào)填寫。 (2)責(zé)任者，一般應(yīng)使用全稱或通用的簡(jiǎn)稱，聯(lián)合發(fā)文的一般填寫主辦單位(使用主辦單位字號(hào))的名稱。 (3)文號(hào)，應(yīng)照實(shí)抄錄，代字、年度、順序號(hào)都不應(yīng)填寫。 (4)題名，應(yīng)照實(shí)填寫。如有副題名時(shí)，正題名能夠反映文件內(nèi)容，副題名一般無須抄錄：有的題名不清時(shí)，應(yīng)重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題并在新擬或補(bǔ)充標(biāo)題之外加“ ”號(hào)填寫在目錄中。正文不能反

9、映副文的內(nèi)容時(shí)，也可在正文題名后抄錄附件題名，外加“( )”號(hào)。 (5)日期，應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字，填寫可分為上下兩行。 (6)頁數(shù)，計(jì)算頁數(shù)以文件中有圖文的頁面為一頁，空頁不計(jì)，折疊的仍按一頁計(jì)算；來文與復(fù)文、正文與底稿作為一件計(jì)算，應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)相加為該件的頁數(shù)。 (7)備注，主要對(duì)密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移交、銷毀等情況需要說明的填寫在備注上，如內(nèi)容較多備注難以填寫時(shí)，可在備注欄中加“*”號(hào)，將具體內(nèi)容填入備考表中。在填寫時(shí)，應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。使用計(jì)算機(jī)管理的單位，可在使用檔案管理軟

10、件生成并打印出目錄。一般情況下，印三套，其中兩套裝訂成冊(cè)，一套檔案室留有，一套準(zhǔn)備移交，另一套作備份或放入全宗卷內(nèi)。 3、目錄封面的填寫與裝訂 歸檔文件目錄封面的格式應(yīng)與目錄的編制方式一致，設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等項(xiàng)目。其中全宗名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱填寫，其他欄目根據(jù)目錄編制成冊(cè)的具體方式選擇設(shè)置并填寫。裝訂。裝訂順序：外用硬封面，內(nèi)有封頁，再裝訂歸檔文件目錄。同一個(gè)期限的目錄裝訂在一起，目錄號(hào)統(tǒng)一編一個(gè)流水號(hào)，每年沿續(xù)下去。 4、其它編制目錄種類，如專題目錄、文號(hào)索引等檢索工具，不作詳細(xì)介紹。 六、裝盒 1、歸檔文件裝盒 歸檔文件嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，應(yīng)與歸

11、檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，不同類別的檔案不能裝入一個(gè)盒內(nèi)。盒脊背項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)與盒內(nèi)原件相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)查到文件實(shí)體。具體要求：一是不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；二是不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；三是分機(jī)構(gòu)(問題)時(shí)，不同機(jī)構(gòu)(問題)形成的歸檔文件不應(yīng)放同一檔案盒。即是同一類檔案裝不滿時(shí)，也不要混裝，而應(yīng)采用不同厚度的檔案盒來解決。 2、檔案盒封面、脊背的填寫 需要移交到檔案館的單位的檔案盒只能用2b鉛筆填寫，不需移交檔案館單位的檔案盒填寫時(shí)按市檔案局規(guī)定制作規(guī)范的印章，檔案盒的封面應(yīng)填寫全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。檔案盒脊背項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、起止件號(hào)和盒號(hào)，各項(xiàng)填寫要求如下： 全宗號(hào)，可用檔案館給定的全宗號(hào)，沒有可暫時(shí)空著。 年度，填寫盒內(nèi)文件形成的年度，如“2001”。 保管期限，填寫盒內(nèi)文件所屬保管期限，填寫永久、30年。機(jī)構(gòu)(問題)，填寫分類方案中相應(yīng)機(jī)構(gòu)(問題)的類目名，不按機(jī)構(gòu)(問題)分類的不要填寫，按字號(hào)分類的可填寫有關(guān)字號(hào)，其中“字”不用填。 起止件號(hào)，填寫盒內(nèi)歸檔文件排列最前和最后的件號(hào)，件號(hào)之間用“”連接。 盒號(hào)，檔案盒順序號(hào)，接2006年續(xù)