1、干部人事檔案信息化的思考 干部檔案信息化建設能有效提高對干部檔案信息的綜合處理、管理能力；能變被動服務為主動服務；能進一步開發(fā)干部檔案信息資源，挖掘干部檔案潛在價值。實現(xiàn)干部檔案工作的信息化是干部檔案工作改革創(chuàng)新的突破口，勢在必行。 干部人事檔案 信息化 思考 【中圖分類號】d630.3文獻標識碼：b文章編號：1673-8005（2013）02-0160-02 檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔ⅲ前言检o態(tài)人事檔案發(fā)展為動態(tài)信息，是社會發(fā)展的要求，是信息時代的選擇，是檔案資源科學有效整合的手段。建立人事檔案信息化，是在保管好實體檔案的基礎上，把個人信息資源錄入數(shù)據(jù)庫，建立每個人的個人檔案信息平臺，隨時通

2、過計算機增加個人的動態(tài)信息，在豐富個人信息的同時，突出個人特色，達到檔案的動態(tài)管理和補充。主要從以下幾個方面談談： 1做好人事檔案管理的措施 1.1健全制度 檔案信息化必須堅持依法管理，要嚴格執(zhí)行中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保密法等國家相關的法律法規(guī)，并依據(jù)這些法律法規(guī)對檔案信息化建設建立健全規(guī)章制度，依法治檔。開展檔案信息化建設的同時，還必須對紙質(zhì)（實物）檔案進行收集、整理和保管。就是做到電子文件的收集、歸檔與其紙質(zhì)（實物）文件的收集、歸檔同時進行。 1.2配備專職檔案人員管理 新時期的檔案管理人員必須具備檔案業(yè)務知識、電腦操作知識、軟件應用能力和網(wǎng)絡知識。檔案管理者除了有較強的事業(yè)

3、心之外，還需要掌握文書學、檔案管理學、應用文寫作、檔案保護技術學等檔案專業(yè)知識，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務。這就要求檔案工作者不斷開拓自己的知識面，更新觀念、提高素質(zhì)。 1.3加強信息化建設 建立電子檔案，在保管好實體檔案的基礎上，實現(xiàn)人事檔案的電子化。加大對檔案管理的資金投入，添置必要的設備，比如新型計算機、打印機、掃描儀等設備。使事業(yè)單位的人事檔案管理工作真正實現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。 1.4提高人事檔案利用水平 事業(yè)單位的人事檔案作用尚未充分發(fā)揮出來，首先是在干部的考核、提拔和任用上，沒能發(fā)揮出人事檔案的考核作用。人事檔案管理的收集整理、鑒別、保管，都是為了組

4、織人事部門用人、選人、調(diào)人、獎懲。檔案信息的搜集和整理，都是要服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)。其次是其大眾服務功能需進一步加強，人事檔案作為人員各段時期信息的原始存儲器，具有很強的權威性。 2實現(xiàn)人事檔案信息化應具備的條件 2.1實現(xiàn)人事檔案信息化，離不開政策法規(guī)標準體系的支持。 強化檔案信息化的法律規(guī)制，檔案信息化建設需要相應的法律環(huán)境的保護，檔案管理部門與形成檔案的社會各個部門或個人的關系往往存在一系列復雜關系和法律問題，這就需要相應的法律法規(guī)加以調(diào)整。可以說，依法治檔是保證檔案工作健康發(fā)展的重要手段。 2.2實現(xiàn)人事檔案信息化，與領導重視人事檔案工作分不開 人事檔案管理是組織

5、人事工作的重要組成部分，首先領導要對人事檔案管理工作給予一定的重視，做到對檔案工作及時檢查、督促、指導，使檔案管理工作真正起到服務于單位整體管理的作用，并能同步于人事制度的改革。 2.3實現(xiàn)人事檔案信息化，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術水平。 一是要提供學習檔案專業(yè)知識和新的檔案管理信息技術的平臺，檔案管理人員要了解、掌握檔案管理工作的新知識、新技術。二是充分調(diào)動和發(fā)揮檔案工作者的積極性、主動性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績。？三是必須加強人事檔案管理的現(xiàn)代化手段，增加資金投入，強化基礎建設，優(yōu)化人事檔案信息資源，建立符合人事檔案管理的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配

6、置和利用。 2.4 實現(xiàn)人事檔案信息化，與大力宣傳、提高教職工檔案意識分不開 人事檔案中的獎勵情況、學歷材料、履歷材料等等，這些材料是需要定期的收集更新的。如果提高教職工檔案意識，個人信息一旦變更能主動向檔案室提供信息材料，就達到了個人檔案里材料能及時更新的目的了。 3實現(xiàn)人事檔案管理信息化的步驟 3.1做好現(xiàn)有檔案（紙質(zhì)檔案）的完善工作，是實現(xiàn)人事檔案信息化的前期準備。 實現(xiàn)人事檔案信息化管理，是以紙質(zhì)檔案為依據(jù)，以紙質(zhì)檔案為原始材料。完善紙質(zhì)檔案是實現(xiàn)代化檔案管理的前提。 3.2在完善紙質(zhì)檔案的前提下，逐步實現(xiàn)人事檔案管理手段現(xiàn)代化。 不斷完善充實有價值的檔案材料和信息，添加反映本人個性特

7、點、專業(yè)能力和個人信用記錄等方面的資料，使人事檔案不再是千人一面的模式。人事檔案管理應該對人事檔案信息實行動態(tài)化管理和維護，探索建立電子人事檔案的新途徑，通過現(xiàn)代化手段建立人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，不斷提升人事檔案的使用價值。 3.3加快人事檔案數(shù)據(jù)庫建設，滿足利用需求。 目前，一些新型的檔案管理軟件早己上市，結合高校的實際情況，選擇適合的檔案軟件，是目前干部人事檔案實現(xiàn)信息化的首選。在干部檔案軟件中輸入檔案信息，經(jīng)過軟件的處理，按照需要生成信息表，可以提高檔案管理人員的工作效率，對上級要求報送的信息、統(tǒng)計的數(shù)據(jù)，可以加快統(tǒng)計的時效性。 3.4加強人事檔案信息動態(tài)化管理，提升使用價值。 檔案管理信息化

8、，就要加強對電子文件的歸檔管理，對各種不同類型不同載體的檔案進行數(shù)字化，為保證電子文檔的真實、完整、有效，應制定電子檔案管理方法。計算機技術的應用是檔案管理技術現(xiàn)代化的中心，而計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務標準化為基礎的，要科學制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現(xiàn)標準化。 4遵循安全性原則，迎接網(wǎng)絡環(huán)境新挑戰(zhàn) 在管理中，一定要對人事檔案管理的相關政策進行認真的研究，在對各種資料的保密級別進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的信息加密功能。電子檔案對保存環(huán)境和保存方式手段的要求都很高，管理人員要注意防病毒工作，切實加強檔案資料的安全性研究，認真搞好電子檔案的及時備份與維護工作，要正確處

9、理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關系，確保檔案資料的安全完整。 5人事檔案信息化對保障人事檔案知情權的促進作用 人事檔案管理工作應以人為本，對人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中的一些非保密信息，如出生年月、參加工作時間、入黨時間、年度考核等次等向個人開放。首先，應允許個人知道自己檔案的目錄內(nèi)容。其次，應允許向個人開放人事檔案信息中的部分內(nèi)容。查檔人員利用計算機在不接觸原始人事檔案的條件下查閱檔案，不僅可以提高查閱檔案速度，還有利于保護人事檔案實體本身的安全。 總之，檔案管理的信息化是現(xiàn)代檔案工作的基礎，隨著時代的發(fā)展和社會的進步，網(wǎng)絡化和信息化必然將在未來的社會中占據(jù)著主導地位，要提高對檔案信息化建設重要性的認識，加大投入，增強檔案管理人員的素質(zhì)。高校檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，實現(xiàn)高校的檔案管理的根本變革。不斷推進檔案