1、 培訓(xùn)管理資料大全 商務(wù)智庫整理程序文件標(biāo)題:文件控制程序文件編號fl-cx-2001文件版本a版次00頁 次第1頁共3頁1.0目的:確保文件執(zhí)有者能擁有文件的最新版本，防止文件的誤用。2.0適用范圍:適用于與質(zhì)量管理和環(huán)境管理有關(guān)的一切內(nèi)部和外來文件和資料的控制。3.0職責(zé):3.1辦公室負(fù)責(zé)公司所有受控文件的管理。4.0參考文件:4.1iso9001章節(jié)4.2.3“文件控制”；4.2iso14001章節(jié)4.4.4“環(huán)境管理體系文件”和章節(jié)4.4.5“文件控制”；4.3公司質(zhì)量手冊fl-zs-a章節(jié)12“管理體系要素描述”之條款4.2.3“文件控制”。5.0定義:受控文件：所有影響公司運(yùn)作、產(chǎn)

2、品質(zhì)量和環(huán)境的文件，并加蓋受控文件識別印章。6.0工作程序:6.1文件有效性確認(rèn)6.1.1質(zhì)量手冊由管理者代表組織編寫，總經(jīng)理批準(zhǔn)；程序文件由管理者代表組織編寫并由各部門會(huì)簽審核，最后經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。6.1.2各作業(yè)指導(dǎo)書由各部門組織編寫，并經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。6.1.3外來文件（標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)等）由辦公室負(fù)責(zé)確認(rèn)其有效性并納入外來文件清單。6.1.4當(dāng)公司組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大調(diào)整、外部環(huán)境發(fā)生重大變化等重要情況和三年一次的定期文件評審時(shí)，應(yīng)對所有受控文件進(jìn)行再次評審，必要時(shí)，更新并再次批準(zhǔn)。6.2文件的登記和發(fā)放6.2.1對質(zhì)量和環(huán)境管理運(yùn)作有影響的場所，都應(yīng)得到文件的有效版本。6.2.2內(nèi)部文件經(jīng)批準(zhǔn)后

3、，交辦公室登記和保管，并在原件上加蓋紅色程序文件標(biāo)題:文件控制程序文件編號fl-cx-2001文件版本a版次00頁 次第2頁共3頁“受控”文件印章。根據(jù)各文件規(guī)定的發(fā)放范圍發(fā)放，發(fā)放文件時(shí)應(yīng)在“文件分發(fā)登記表”上登記并由領(lǐng)用人簽收。6.2.3 外來文件經(jīng)確認(rèn)后，辦公室登記在“外來文件清單”上。辦公室對外來文件受控分發(fā)。外來文件的使用者自行保管。6.2.4 辦公室應(yīng)建立所有受控文件的清單。6.3文件的更改和作廢6.3.1質(zhì)量手冊由管理者代表組織更改，填寫文件更改申請單，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改，由辦公室發(fā)放存檔。6.3.2其他文件的更改由各相應(yīng)主管部門填寫文件更改申請單，經(jīng)原審批部門審批，再由各相應(yīng)

4、部門指定人員進(jìn)行更改、發(fā)放、處理。如果指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料；6.3.3新版文件經(jīng)批準(zhǔn)后，辦公室按6.2要求重新發(fā)放文件，并回收所有作廢文件，或加蓋“作廢”文件印章或作適當(dāng)?shù)臉?biāo)識，以確保有效文件的唯一性。6.3.4辦公室和各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時(shí)跟蹤外來文件的更改換版情況，如有應(yīng)立即通知辦公室更改和發(fā)放新版文件。6.3.5經(jīng)管理者代表同意，公司可以向外單位發(fā)放文件，并加蓋“非受控”文件印章。當(dāng)文件更改或作廢時(shí)，不必通知非受控文件的執(zhí)有單位。6.4文件分類及保管6.4.1第一級質(zhì)量和環(huán)境管理體系文件：管理手冊由辦公室備案保存。6.4.2第二級質(zhì)量和環(huán)境管理體系文件：

5、程序文件由辦公室備案保存。6.4.3第三級質(zhì)量和環(huán)境管理體系文件分為兩類：a)通用性操作規(guī)程，檢驗(yàn)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、各種質(zhì)量管理制度等由辦公室備案保存。b)質(zhì)量記錄由使用部門保管，超過一年交由辦公室保管。6.4.4外來文件法規(guī)、國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)類。6.4.5質(zhì)量和環(huán)境管理體系文件的編號；程序文件標(biāo)題:文件控制程序文件編號fl-cx-2001文件版本a版次00頁 次第3頁共3頁a)管理手冊本公司名稱代號fl管理手冊gs-版本號；例如：fl-gs-a，表示本公司管理手冊第1版； b) 程序文件本公司名稱代號fl程序文件cx2+流水號-版本號；例如：fl-cx-2001-a，表示本公司程序文件的第一個(gè)

6、文件第1版；c)通用性的操作規(guī)程，檢驗(yàn)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、各種質(zhì)量管理制度的編號規(guī)則為： zy-3+流水號-版本號；例如：zy-3001-a表示作業(yè)文件的第一個(gè)文件第一版。e)質(zhì)量記錄的編號規(guī)則為：zj章節(jié)號流水號版本號。d)第一、二、三級文件的版本號由英文字母a開始，遞增到b、c、d等，各章節(jié)/頁次的版次用00，01，02表示，當(dāng)各章節(jié)/頁次變動(dòng)較多時(shí)版本升級，各章節(jié)/頁次版次全回到00。6.5辦公室保留一套有效的空白表格，當(dāng)表格換版時(shí)，其相應(yīng)的受控表格也換版。換版后即時(shí)通知部門使用新表格。6.6電腦文件和資料采用“設(shè)置密碼，專人專用，檔案備份”的控制原則。6.7文件借閱時(shí)，經(jīng)辦公室同意后，文

7、件借閱時(shí)應(yīng)記錄本上簽名，歸還后辦公室文件管理員確認(rèn)。7.0記錄序號表格編號表格名稱版本歸檔部門保存期限1zj4.2-1受控文件清單a辦公室3年2zj4.2-2外來文件清單a辦公室3年3zj4.2-3文件更改申請單a辦公室3年4zj4.2-4文件分發(fā)登記表a辦公室3年浙江東陽富麗化工涂料有限公司受控文件清單日期：2004年5月25日 no：02序號文件類別文件和資料名稱文件編號版本實(shí)施日期備注編制： zj4.2-1a浙江東陽富麗化工涂料有限公司外來文件清單序號文件名稱文件編號制訂發(fā)行機(jī)構(gòu)接收日期確認(rèn)簽名12345no：01zj4.2-2a浙江東陽富麗化工涂料有限公司 文件更改申請 no：文件名稱編號版本更改位置及原因： 更改內(nèi)容： 申請人： 日期：所在部門意見： 簽名： 日期：審批部門意見： 簽名： 日期： zj4.2-3a浙江東陽富麗化工涂料有限公司 文件更改申請 no：文件名稱編號版本更改位置及原因： 更改內(nèi)容： 申請人： 日期：所在部門意見： 簽名： 日期：審批部門意見： 簽名： 日期：