1、會議團體接待程序審核：制作：編p版次生效日期第頁共頁、目的：為更好地拓展客源，鞏固酒店的穩定客戶群體，特制定本會議團體接待程序,以作為酒店日常會議團體接待的依據。二、范圍：凡任何客戶委托在酒店內召開之會議，均依此程序執行。三、權責：3.1接受會議預訂及報價：銷售代表3. 2商定價格及訂立會議合同：銷售代表3. 3會議價格及合同審核：銷售部經理3. 4會議合同條款實施通知：會議接待員3. 5會議具體實施部門：酒店各有關部門3. 6會議后信息反饋評估部門：銷售部四、定義：無五、作業流程圖（如附件一）六、作業內容6. 1酒店內所有會議團體接待均由銷售部負責接受預訂、接待，各部門若接受各 類會議信息，

2、應及時告知銷售部。6. 2銷售部制定各類房價、場租費等相應權限，并派銷售代表進行各類會議信息 收集，同時與各目標客戶進行聯系，了解其需求。6. 3銷售代表根據其會議類型、規模、價格等要求迅速進行可行性評估，與各相 關部門進行簡單探討，確認該會議是否予以接待，可行后即在所給予相應權限范圍內報價，超過權限則請求部門經理審核后再予報價。大型及重要會議可報總經理審核，若審核不通過，則應重新擬價。6. 4銷售代表在確定各種價格、要求后，交與客戶確認。6. 5銷售代表根據客戶已接受的報價內容及進一步協商結果，與會務方訂立會議 合同書（附件二）。6. 7會議合同書中應注明會議名稱、時間付款方式及用房、用餐、

3、會場、宣傳品、 娛樂等各項要求，要求較為復雜的，在備注上加以注明。6. 8銷售代表擬好會議合同后，須經銷售部經理審核，當銷售部經理不核準時，應修改其內容，重新擬定合同6. 9當銷售部經理核準后，銷售人員方可將合同送交客戶。6. 10當客戶不接受合約中的所有條款時，銷售人員應與客戶進一步協商，重新擬 定新的合約，依上述辦法辦理。6. 11當客戶接受合約中的條款時，雙方簽署合約，一式兩份，雙方各保存一份，合約簽署后，銷售代表應對合約的執行情況進行追蹤，以確保合約的順利執行。6. 12銷售代表將會議要求、價格等事宜制作會議接待通知單（附件三），由銷售部經理核準簽字。6. 13銷售部確立一會議團隊接待

4、員，負責會議期間一切事宜，并由其將會議接待通知單發至會議各相關部門，并由各部門經理簽字收取，在必要時回復意見。6. 14銷售部會議接待通知單須向各相關部門通知事宜（附件四）。6. 15會議實施前若有變動事項，會議團隊接待單上加蓋“變更章”，由銷售部經理審核后通知各相關部門，并在會議召開前10小時準備就緒。6. 16會議實施過程中若有變動，應與會務方確定雙方責任，若屬會務方責任，應 秉著為客人著想的原則，盡力為其提供方便，若酒店方責任，則承擔一切后果。6. 17若遇預訂會議取消，會議團隊接待單上加蓋“取消章”，由銷售部經理審核后通知各相關部門。6. 18若因會務方之故，會議變動或會議取消而產生相應之費用，由會議接洽之銷售代表與會務方聯系酌情給予賠償。6. 19銷售部負責接待會議期間會議客人之投訴，并匯同各被投訴相關部門及時將 各處理意見回復客人。6. 20銷售部會議團隊接待員負責在會議結束同時，評估會議運作情況，必要時請 會務方填寫建議、意見，同時將會議資料收集歸類，交銷售部文員存檔，以作 為相應作業對象選擇參考之依據。七、相關文件、資料7 . 1銷售部銷售手冊7 . 2銷售部關于協調會議團體、旅游團隊的接待事宜之會議文件7 . 3銷售部銷售主管級、銷售代表級房價操作權限八、表單8 . 1