.文件管理制度1.目的為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，結合公司實際工作情況，特制定本制度。2.范圍本制度適用浙江依目了然服飾有限公司。3.相關職責3.1人事行政部3.1.1 負責建立、健全公司文件管理制度，負責本制度的制定與修改。3.1.2 負責公司文件的下發及管理。3.1.3 負責本制度的宣導與實施。3.2 其它各部門 3.2.1負責制訂與本部門工作職責相關的文件制度及流程 3.2.2負責按本制度規定執行4.定義公司文件是指：在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關工作活動的重要依據或工具。5參考資料 無6程序 6.1公司文件的種類及范圍 6.1.1公司的文件種類主要有：公告、通知、通報、制度。6.2.1各類公司文件使用范圍：6.2.1.1 公告：主要運用于公司的各類人事變動，如：任命、崗位變動等。6.2.1.2通知：適用于發布臨時事件和措施；傳達公司高層有關指示；要求下級部門辦理或者需要知曉的事項等，例如：放假通知等。6.2.1.3通報：適用于公司采取重大或強制性措施、或人事嘉獎與懲罰，例如：部門內部不適當的決定或規定；對做出突出貢獻優秀員工的獎勵或對于嚴重違反公司規章制度員工的處罰等。6.2.1.4制度：主要運用于公司各項政策的實施細則及各項工作流程的解釋、補充和完善。6.2公司文件的處理6.2.1公司文件處理的管理口徑公司文件管理歸口于人事行政部，人事行政部負責所有公司文件的下發管理，負責建立健全公司文件管理制度，加強公司文件的統一協調與管理，按期進行匯總統計，保證公司文件處理工作高效運轉。公司人事行政部指定專人負責公司文件管理工作。公司文件管理人員應忠于職守、廉潔正派、保密觀念強。6.2.2公司文件處理的定義及原則6.2.2.1公司文件處理指公司文件的編號、下發、宣貫、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。6.2.2.2公司文件處理應堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全、規范。公司文件由人事行政部統一收發、傳遞、立卷、歸檔和銷毀。6.2.2.3公司各類發文在有效期內均實行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執行的指導和安排公司工作的文件。明確文件的有效性并通過受控的方式管理公司文件，是防止各部門出現執行無效文件的主要措施。6.2.2.4對于公司以文本打印的形式下發的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內，簽收人不得復印，如因復印導致的執行非受控有效文件，造成的問題由執行人負責。6.2.3公司公文的分類及操作6.2.3.1公司文件按機密程度，可分為：絕秘、秘密、一般；6.2.3.2公司文件按緊急程度，可分為：特急、緊急、一般；6.2.3.3公司文件按發文部門，可分為：公司文件、各部門文件。6.2.3.4公司文件按內容分類，可分為：公告、通知、通報、制度。6.2.4公司文件的機密等級劃分的規定與操作6.2.4.1根據文件涉及的業務秘密程度劃分為“絕密”、“秘密”及“一般”。即使是“一般”文件因為也同時是業務文件、所以不允許無限制地向公司外部宣傳。6.2.4.2公司使用文件的機密等級的具體劃分：a) 公司使用文件中，大部分屬于“秘密”及“一般”。b) 對于公司絕密及秘密文件，還應當標明份數序號。c) 公司文件是否設定為絕秘或秘密文件由擬稿部門和總經理根據文件內容共同確認。d) 文件的秘密等級不是按所示的文件種類進行劃分的，而按其內容來判斷。下述為一般分類規則：e) 公司經營計劃、發展規劃、研發項目資料等屬于“絕密”文件。f) 技術文件、質量文件、商務文件、項目清單、業績考核標準、傭金計算標準、產品價格、公司經營管理政策以及相應的培訓課件等屬于“秘密”。g) 管理制度、業務通知、臨時銷售政策、工作標準、培訓關于工作流程方面的資料等通常屬于“一般”文件。但其內容若與公司的經營管理有聯系、含有特殊技術信息及管理思想等時，屬于“秘密”。6.2.4.1對文件的處理權限的規定：秘密等級水印標記發送方式發放范圍復制簽收收回絕密要打印文本總監級以上不允許需要需要秘密要打印文本經理級以上不允許需要需要一般不要文本或電子檔視工作要求視工作要求不需要不需要a) 對于被列為公司“絕密”類文件，下發對向為總監級以上人員，及相關關鍵責任工作人員。其它需了解相關內容方能開展工作的人員，需在總監的主導下對于工作相關內容予以學習了解。b) 對于被列為公司“秘密”類文件，下發對向為部門經理級以上人員及部門文件管理員，其它人員需在部門經理或培訓人員的主導下對于工作相關的內容予以學習了解。 6.2.5公司緊急文件的規定與操作 緊急程度發放方式接收時間發放時限特急水印文本當天17：00分（含）前當日下發當天17：00分（不含）后次日下發郵件當天17：30分（含）前當日下發緊急水印文本當天16：00分（含）前當日下發當天16：00分（不含）后次日下發郵件當天17：00分（含）前當日下發一般水印文本當天15：00分（含）前當日下發當天15：00分（不含）后次日下發郵件當天16：00分（不含）前當日下發 6.2.6公司文件的眉頭及編號規則 6.2.6.1為保證公司各級管理制度在制定、發布、實施和流通過程的有效性，統一設置公司制度文檔文號的眉頭和編號規則：a)眉頭如下：杭州依目了然服飾有限公司文件編號YMLR-GS-GM-001保密等級XXXXXX制度版次A/0緊急程度頁碼1/Xb）編號規則：YMLR:公司范圍內文件GS：編制部門（相關代號見下表）GM：文件性質001：文件流水編號c)相關編號標準如下：部門編制代號文件性質編制代號公司文件GS制度文件GM營銷中心文件YX作業指導書QM設計部文件SJ表格表單FM生產部文件SC通知、通報、公告TM品控部文件PK聯絡公函LM人事行政部文件RSd）版次規則：文件第1次修訂發文基本定版為“A”依次類推第2次為“B”那么依次順延，進行修訂、修改可用數字進行后綴。例如：A版某文件修訂一次那么該文件版次為“A/1”，如果修訂、修改2次則為“A/2”以此類推。e）頁碼規則：頁碼顯示格式為“1/X”前數字代表該頁在本文件中的頁數，后數字代表該文件的總頁數，例如：某文件一共5頁那么 該文件的第1頁的頁碼反應應該為“1/5”。f）保密等級、緊急程度：根據文件在公司的保密程度以及使用的緊急情況按照前文規定標注于文件頁面（加蓋相應墨章）。6.2.6.2發文部門：按公司文件分類標準編制，發文部門按擬文部門，即若管理總部擬訂“管理”；若營銷中心各部門擬訂“營銷”；若生產中心擬訂“生產”。6.2.6.3內容分類：按照文件內容的歸屬種類，即通知、公告、制度等。6.2.6.4文件編號：按發文部門編號，即若管理總部第一次發文，即編號為“01”；若管理總部第二次發文“02”；若生產中心第一次發文即編號為“01”等。6.2.6.5文件年份及流水號：即按當年發文的第X次發文編號，不分發文部門，依次編號。6.2.7聯合發文6.2.7.1聯合發文的定義是指：下發文件涉及到兩個或兩個以上的部門，需跨部門聯合確定內容方可執行的文件。如“技術部”發文，但文件相關內容涉及到“計劃部”或其它部門的配合支持方能執行，視為聯合發文。6.2.7.2需要聯合發文的部門，需由擬文部門確認文件內容，交由擬聯合部門審核確認后，逐級審批到總經理后方可發文，否則不得發文。6.2.8文件下發6.2.8.1公司所有文件的下發，不分機密等級及緊急程度，均需填寫發文申請審核表附件一并逐級審批同意后，方可發文。秘密等級審批權限絕秘秘密一般通報、通知、公告-制度部門初審 聯合部門審議（只針對需聯合下發的文件） 上級主管復審/決審 總經理決審6.2.8.2公司規章制度等類文件的下發，涉及到員工切身利益的，如：公司考勤管理制度、獎懲管理制度、員工手冊等。需總經理批準同意后，方可成文下發。6.2.8.3新文件的下發如涉及到原有文件的作廢，應在新文件下發后立即廢止，且廢止的舊文件須按廢止的相關程序予以保管或銷毀。6.2.8.4涉及相關制度及政策的文件，如需培訓，須在培訓課件制作完成并經過人事行政部培訓組審核通過后方可下發文件。6.2.8.5文件編制具體流程參見公司文件編制流程附件二。 a) 一般事務性文件的編制，應事先向相關領導提出口頭申請。 b）公司對外文件由人事行政部提向總經理出口頭申請。 c）保密文件及絕密文件由相關主導部門負責人向總經理提出書面申請。6.2.8.6申請通過后由相關部門草擬初稿。6.2.8.7初稿形成后由人事行政部進行初審。6.2.8.8人事行政部審核完畢的草案根據文件類型組織會審核準。6.2.9文件的下發及簽收6.2.9.1文件的下發流程參見內部發文處理流程附件三。6.2.9.2行政文控文員對核準之定稿進行校對、（蓋章、裝訂）登記。6.2.9.3行政文控文員根據發文部門提供的受文部門清單按部門份數復印文件并做好相關記錄。6.2.9.4文控文員將文件發放至各受文部門并于發文登記表（附件四）做好記錄。6.2.9.5部門文件管理人員簽收并于收文登記表（附件五）做好記錄。6.2.9.6受文部門對文件內容進行貫宣或傳閱。6.2.9.7受文部門對文件進行歸檔并監督執行、落實情況。6.2.9.8公司所有下發的文件，必須辦理簽收手續。由人事行政部提供發文登記表附件四，交相關部門收文人員簽收。6.2.10文件的宣貫6.2.10.1公司所有下發的規章制度、通知及公告等，如文件的內容需向公司全體員工傳達，均需在公司公告欄張貼。6.2.10.2對于公司制度類文件，涉及到與工作相關的流程操作與執行的，須由發文部門聯合人事行政部，在受文范圍內組織培訓，并針對特定人員予以考核。具體培訓方式以人事行政部要求為準。6.2.10.3對于公司除制度以外的通知公告等類型文件由各部門經理負責在部門內部宣貫。6.2.10.4人事行政部，應按照公司文件的受文范圍要求，針對受文范圍員工組織培訓。具體方式以人事行政部要求為準。6.2.10.5文件張貼的時間限制a) 公告：需公司內部張貼1周；b) 通知：通常需公司內部張貼一周，具體視當次下發文件的要求。c) 通報：通常需公司內部張貼兩周，具體視當次下發文件的要求。d) 制度：以復印件形式下發的，公司內部全體員工宣貫的，通常需公司內部張貼一周，具體視當次下發文件的要求；秘密級以上文件的文件，不得在公司內部張貼，但受文人需在部門內部按文件下發要求的范圍內組織宣貫。6.3文件的保管與存檔6.3.1文件的保管分為：有效期內文件的保管與過期文件的保管。6.3.2對于有效期內的文件，須按“發文部門機密程度-文件編號”進行有序存檔管理。如公司發文，文件編號為：YMLR-GS-GM-001，機密程度為：秘密，應分放在機密類文件中，按編號有序排列。6.3.3公司文件在下發后兩周內需進行存檔管理6.3.3.1文件管理人員需建立公司在用文件的目錄公司在用文件目錄表附件六，每月15日及月底（遇節假日順延）將公司在用文件的目錄進行更新。6.3.3.2各部門需設立部門所須使用文件的檔案柜，按照公司在用文件的目錄進行存檔管理。職能部門由部門經理負責指定專人負責存檔。6.3.3.3公司文件的存檔方式，視公司發文方式的變化而更改，具體方式將由人事行政部另行通知。6.3.4對于已過時效期限的文件6.3.4.1公司所有下發的文件，在文件時效過期后必須退還至人事行政部。6.3.4.2對于時效過期的文件應按照發文年份-機密程度分類存放一年后銷毀。如特殊文件需長期存放保管，需提交說明至人事行政部文件管理員，由文件管理員負責統一存放。6.4文件的借閱6.4.1公司所有已存檔文件，只能予以查看，不得帶出、復制或拷背。6.4.2公司文件的借閱，可以整個文件借閱，或借閱文件的某一部分內容。借閱的要求或內容需要在公司文件調閱單附件七中明確說明，文件管理員視借閱內容予以發放文件。6.4.3公司文件的借閱，原則上均需當天返回。6.4.4公司所有文件借閱，均需辦理借閱手續6.4.4.1對于部門內部文件的查閱，需經過部門經理的同意后，至部門文件管理員處進行查看。6.4.4.2對于公司跨部門文件的查看，需由部門主管填寫公司文件調閱單附件七，明確說明借閱理由及工作需要，并按流程審核后予以查看：6.4.4.2.1對于秘密等級為“一般”的文件需經過直屬主管的批準后交人事行政部經理同意后至文件管理員處進行查看；6.4.4.2.2對于秘密等級為“秘密”或“絕密”類文件，必須逐級審批至總經理后至文件管理員處進行查看。6.4.4.2.2公司文件的調閱原則上不得一次調閱多個文件，對于一次借閱兩個或以上的文件，必須附件明確說明原因，否則不予批準。6.5文件的廢止及銷毀6.5.1文件的廢止是指：新文件的發布涉及到原有文件的作廢；或是由于公司的經營模式或組織架構變動，相關政策及文件已無實際可執行價值和依據，而涉及到的相關文件的作廢；或是公司出臺的具有實效性的文件，而已過其時效期而自動廢止。6.5.2文件的銷毀是指：對于已作廢或廢止的文件，在一定存放期后，由人事行政部對其進行銷毀處理。6.5.4文件廢止后各部門必須退還至人事行政部。由人事行政部統一對其銷毀。6.6相關處罰規定各部門必須按公司在用文件目錄，對于下發至本部門的文件進行存檔保管，文件柜必須加鎖，由部門文件管理員統一保管。公司會定期對各部門文件的宣導情況及存檔情況進行檢查。在檢查過程中發現未按公司規定執行的，將作一定處罰：6.6.1對于公司“秘密”及“絕密”文件在簽收后保管不當，泄密或丟失的：6.6.1.1機密程度為“秘密”的文件，對于直接責任人，即文件的保管者處以100元/次/份的罰款；部門經理負連帶責任，同處以100元/次/份的罰款。6.6.1.2機密程度為“絕密”的文件，對一直接責任人，即文件的保管者處以200元/次/份的罰款；部門經理負連帶責任