第八講有效的會議 會議是商務活動的一個重要部分 是進行工作的一個重要工具 為什么開會 全球每天要舉行數百萬次會議 一份美國的調查統計經理級干部和專業人員每周約花1 4的時間在開會上 中上級的經理約1周2天 資深行政人員則多達1周4天 研究顯示 除了一對一的會議 三人以上的會議平均所占的時間最多 你會開會嗎 只有你重視了開會 你才能開一個高效的會議 你開會會遲到嗎 1 邀請與會者選擇出席者 哪些人必須來開會 會議主持者的技巧 提供信息者 提供意見者 提供特殊的專長的人 能夠授權的人 通知與會者 通常需要就會議的時間和地點給與會者書面的通知在上一個會議上宣布 電子郵件 電話 書面通知 等等 準備議程 會議議程是需要提出并討論的問題或項目的清單 它應當簡潔 一目了然 編寫議程時要注意幾點 議程開頭為會議的日期 時間與地點 每一項均有一個編號 每一項均有一個起始時間 下次會議細節寫在議程的末尾 委員會議議程 7月6日上午11點格林飯店1 11 00 任命一位會議主席2 11 10 為缺席致謙3 11 15 批準上次會議備忘錄4 11 30 上次會議提出的事項5 11 45 討論聯絡事宜 12 00 會間休息6 12 15 其他事宜7 12 45 下次會議細節 確定地點 選擇會議地點對于會議的成功是極為重要的 這不僅是一個舒適的問題而且要使與會者感覺到這個場所是適合于這個會議的 會議地點應與會議目的相適合 若會議的目的之一是讓兩部分人進一步相互了解 一種寬松的郊外氣氛是合適的 同樣的道理 不要在一個亂糟糟的開放式辦公室召開正式會議 你的辦公室 優點 你的全部參考資料在手邊 你的權威性可能得到加強 缺點 可能會有電話干擾 或者有人打擾 下級的辦公室 優點 可能提高一位下級的地位和士氣 缺點 如果工作處狹小 可能會使雙方感到不適 單位會議室 優點 避免由于使用個人辦公室而引起的公司等級問題 缺點 外人可能同與會者接觸而打擾會議 外面的會議室 優點 保證沒有任何一方占地主優勢 如果保密是重要的 這類會議室很有用 缺點 可能昂貴 并且每個人都不熟悉 會議中心 優點 具有開大會的設備 需要時能夠提供技術支持和安全保衛 缺點 可能缺少非正式的小規模聚會的機會 安排座位 一對一會議 在一個一對一的會上 兩人的座位安排可決定會議的格調 并影響討論的進程 如果你正在主持會議 可通過適當安排座位來影響會議的正式程度 一對一的會議有三種座位安排 支持性的 如果你希望是支持性的 可與另一個人在桌角兩邊就坐 這有助于消除障礙且可進行目光接觸 合作性的 坐在另一個人旁邊表示合作 這種安排提示觀點的相似性 面對面的 坐在桌子的對面 使自己與另一個人保持距離 這個位置能使不一致的觀點表達得更自在一些 多人會議 多人會議有四種就坐方式 如下圖 掌握會議節奏 準時開會 履行議程有效的利用時間規定休息時間 控制會議 讀出消極信號 與會者內省的樣子清楚地表明對會議缺少興趣 注意力不集中 一種不愉快的表情表示出這個人對會議進行的方式感到不高興 他握緊拳頭 低下了頭 挑釁地瞪著眼 這位男士舉起他的手吸引主席的注意 他的身體語言表明一種對抗態度 辨別積極的信號 這個與會者揚起眉毛并微笑 頭側向發言者 是一種感興趣的表示 這個與會者是一種密切注意的姿勢 意味著她對發言者所講的內容感興趣 評估氣氛維持秩序達成決議 維持秩序 若雙方的討論邊的過分激烈 就站起來重新控制局面并使他們鎮靜下來 你站著 高高在上的位置會使你顯出更大的權威性 同時 使用一種平靜的 有分寸的語調 借口 會議中還會遇到一些特殊問題 當談及一項為完成的工作時 與會者會找借口 如 我忘了 這不是我的責任 作為主席你可以在這位與會者的同事們面前提醒他 希望他以后完成此項工作 或者將任務轉給其他人做 設伏 有的與會者會試圖暗中破壞會議 所以會議未能達到規定的目標 身為主席 你可以通過揭露她的策略來鼓勵她 如果與會者繼續試圖阻撓會議 就休會 在極端的情況下 你還可以將發難者逐出會議 對抗 有的與會者對會議中所提出的觀點會采取一種不必要的消極態度和敵對態度 并挑起爭論 作為主席 你可以以會議目的和達成一致的需要來提醒反對者 也可以緊扣事實 鼓勵與會者以平靜的態度進行討論 或者在不損害反對者的情況下引入幽默 以緩和局面 嚴重混亂 與會者開始罵人 不守規則 甚至進行人身攻擊 將會議搞得混亂不堪 你可以要求大家遵守秩序 或者要求該與會者離開 你也可以休會 而且不確定重