淺談如何提升決策性會議效率 本文檔格式為 WORD,感謝你的閱讀。 對企業來講，會議是重要的管理手段，是信息交流的渠道，是各方代表相互作用、互動協調的場所。通過會議傳達指令，交流情況，集思廣益，統一認識，明確責任，共同努力去實現既定的目標。不同的會議因其目的不同而形式多樣：生產經營協調會主要協調解決生產經營過程中產生的問題；產銷會議主要協調企業生產與市場銷售的進度；經濟活動分析會主要是通過對企業的經營成果和經濟效益進行分析，不斷尋求更合理的生產和經營 安排，以提升經濟效益；績效會議主要針對月度的營運績效狀況進行分析檢討，此外，還有許多專項會議或外部會議，這些會議已經成為規范企業不可或缺的一種溝通交流和管理的形式。 然而，現實中的許多決策性會議都存在著 “ 會而不議、議而不決、決而不行、行而不果 ” 的問題。追其根源，就是會議目的不明確、會議準備不充分、會議管理不科學、會議執行不到位的問題。針對這些問題，筆者總結了提升決策性會議的幾大要點，即功夫在會前，把握在會中，執行是王道。 一、訂立規范，并做好會前準備工作 對于決策性會議，首先 應制訂明確的議事規則，其中包括議事原則、議事范圍、議事程序、分歧解決等，并固化到公司的制度規范中，以達到有章可循的效果。同時，要訂立一定的會議管理規范，要求會議主導部門（召集部門）和參加部門依照規范執行，做好各項會前準備工作。 （一）議題審核和確認 會議主導部門要做好參會部門提報議題的會前審核工作，確定議題在本次會議進行討論的必要性，通過議題審批單的形式，確保上會議題在會前已與有關部門達成較為一致的意見，并得到了分管領導的支持，以提高會議效率，避免出現因事前溝通不足而在會上發生爭議的 狀況。 （二）準備充分的上會材料 圍繞決策性會議主題來準備上會材料，一是要求明確說明提報會議審議的目的或依據；二是提報內容方面，要求表達清晰、數據充分、論點論據完備，為與會者提供比較充分的決策依據；三是重申需會議批準的事項。此外，一般情況下，要求提報部門以 PPT 形式向會議進行匯報，直觀簡潔，論點突出，對決策效率的提升有一定的輔助效果。 （三）提前通知 會議主導部門應提前預約重要的參會人員，確保在預期時間能保證會議的召開。同時，應至少提前 2 日將會議通知送達各與會部門 和人員。會議通知應注明會議時間、地點、會議議程。例行性會議可不單獨發布通知，但如有變動需提前知會參會部門和人員，同時知會會務部門做好配套的會議服務工作。 （四）確定會場管理人員 會議主導部門應先行確定會場管理人員，包括會議主席、會議主持人、會議記錄人、會議決議督辦人、會議計時人等，可以一人多職，以保證會議順暢進行，相關人員職責如下： 會議主席：作為會議最高主管，負責組織決策團隊共同商討議題或事項并作出決策，如當場無法決策，需確定進一步的決策方式和流程（比如，另定時間討論、委 托一位副總裁進行審核確認等等），避免議而不決； 會議主持人：引導會議召開，在恰當時候請會議主席進行裁示，或者對與會人員進行相關提醒，包括會場紀律、中止偏離會議主題的討論等等； 會議記錄人：負責如實記錄會議決議，如有需要，可在會上或會后與相關領導進行確認，保證會議記錄的準確性和完整性； 會議決議督辦人：根據會議決議，對各執行部門的落實狀況進行督辦，提醒相關部門或責任人貫徹落實會議決議； 會議計時人：根據需要對會議進程進行計時，提醒主持人管控會議時間，提高會議效率。 （五）前期會議督辦 會議主導部門或指定的督辦部門應掌握前期會議決議事項的執行狀況，定期向會議或有關領導進行通報，以敦促各決議事項盡快關閉。 （六）會前的各項會務準備 會前要做好會場投影儀、擴音設施、話筒、會議座次以及其他會場設施的布置。 二、做好有效的會中控制 除了做好會前的充分準備，還需要在實際會議過程中做好過程控制和管理。 （一）制定并遵守會議基本紀律 各與會人員應準時參會。如遇特殊情況本人無法到會的，在征得本部門分管領導同意后 ，可委托代理人參加會議。 會議過程中與會人不得無故提前離開，如確因工作需要提前退出會議的，應征得會議主席的同意。 與會人員應保持會場紀律，專心聽取報告或參與討論，避免或減少不必要的私下討論、看手機等情況。手機要置于靜音或振動狀態，如確需接聽來電，應離席到會場外處理，以免打擾會議秩序。 （二）會議進程控制 會議開始前，會議主持人應先展示會議議程，在會議過程中，各與會人員應圍繞議題展開討論，避免談及無關的話題。 會議主持人負責引導會議召開，并適時提醒會議主席進行 裁示，對會場紀律進行控制，對偏離主題的討論進行制止。 會議計時人負責提醒與會人員遵守會議時間，依照議程進行會議，如需延長會議，由會議主席根據實際情況決定。 （三）決議管理 會議主導部門或決議督辦部門應定期以報告或郵件等形式，對前期會議決議事項的落實情況進行通報，以便會議主席和與會人員掌握執行進度，并以此促進實際落實部門能夠切實執行。 會議決議要遵循一定的原則，一般采取先民主后集中的方式，但一般不采用表決制。會議主席在現場征詢決策團隊的意見后，一般應當場作出歸納總結，陳 述決議事實，進而形成決議。會議決議一旦明確，應確定執行部門或執行人和完成時間，以便后續落實和管理。 有時候與會者對問題或事情的看法難以達成一致，就需要統一思想，力求形成會議決議，避免議而不決的現象。這要求會議主席具備影響力和豐富閱歷，能夠掌握客觀尺度，站在全局的高度看待問題或事情，能夠根據與會人員情況、會場氣氛、發言情況，及時調整策略，避免會議的冷場或 “ 走火 ” ，此外，還要具有決斷的魄力，善于總結歸納，重要的是使與會者形成相對一致的意見或看法，這是決策會議是否成功的重要標志。 如無法當場形成決 議，需確定進一步的決策方式和流程（比如，另定時間討論、委托一位副總裁進行審核確認等等），避免議而不決。 三、會后 “ 執行 ” 是王道 會議管理的成效很多程度上取決于執行力度，如果有了決議卻不執行，就是前面所說的弊端 “ 決而不行，行而不果 ” ，所以會議管理的重中之重就是對執行狀況的管理。 （一）完整記錄 會議記錄人負責記錄會議的決議事項，如有必要可與相關部門對紀要內容進行確認，一般應在會議結束后兩個工作日內完成初稿整理，并按簽批程序辦理簽核和發布。 （二）督辦管理 會議主導部門或會議指定督辦部門負責將需督辦事項納入會議管理系統進行管理，并督辦決議事項的執行情況，對已經完成的事項，可根據分管審批意見給予關閉，對進度較慢的事項應提醒責任部門或責任人；同時，應定期對會議督辦事項進行匯總，擇機通報。如考慮客觀性和公正性，可由公司高層指定的非會議主導部門進行報告。 各部門要負責將執行進度維護到會議管理系統中，被確定為決議執行責任人的，應切實落實會議決議，并按督辦部門的要求定期反饋執行進度。 （三）配套獎懲 為了保證會議決議的執行力度，應建立配 套的獎懲機制。在會前的準備溝通、會上的紀律遵守以及會后的落實執行都應該制定詳細的獎懲規范，獎勵先進和優秀的部門及個人，懲罰落后和違反規定的部門和個人。具體操作上，可采用累積記點或積分制度，視情況建立月度或季度考核。 此外，考慮到當前信息化已經成為企業管理中或不可少的工具，可以優先考慮利用 OA 系統，開發自動化的會議管理系統模塊，對會議決議進行科學管理，有條件的話，可以考慮將會議議題審批、會議室管理、會議記錄簽核、會議決議落實等與會議相關的流程一并納入系統管理，能夠進一步提升工作效率。另外，定期對現行 的會議管理制度和執行情況進行評估和改進，也是實現 PDCA 循序漸進的好方法。 總而言之，規范制度，科學管理，堅持執行，配套獎懲，是