北京汽車制造廠有限公司 會議管理制度 2004 年月日 目錄 第一章 總則 . 1 第二章 會議管理部門 . 1 第三章 會議管理 . 1 第四章 考核規定 . 3 第五章 附則 . 3 第二章 總則 第一條 目的 為規范北京汽車制造廠有限公司會議管理制度，縮減會議規模，提高會議管理效率 ,保證會議質量，更好地提升公司經營管理水平，特制定本辦法。 第二條 適用范圍 本辦法適用于公司 級會議的管理，事業部級的會議管理規定參照本辦法執行。 第三條 會議體系及會議設計： 公司會議管理體系設置兩個層次 ,即公司級和事業部級。其中公司級會議設置經營決策委員會會議、執行委員會會議、專業工作會議、部門類會議（公司會議管理體系圖見附件一）；事業部會議設置管理類會議和執行類會議（事業部會議管理體系圖見附件二）。 第三章 會議管理部門 第四條 綜合管理中心為公司會議的歸口管理部門，主要負責 : (1) 公司級和事業部會議管理制度的制定和控制； (2) 公司年度（中）經濟工作會議的牽頭組織工作； (3) 公司總部管理工作會議的會議通知、議題及會議資料整理、會 議記錄、會議紀要等管理； (4) 事業部管理類會議紀要的收集與管理； (5) 公司級會議紀律、會議效果評價和會議組合調整等工作； (6) 負責有關會議精神的宣傳 (7) 負責公司級會議的服務 第五條 會議的組織與管理 各會議組織單位負責各自會議的準備、會議過程管理、會議紀要、會議決議項調度等，相關會議議題、會議材料、會議紀要等報綜合管理中心備案。 第四章 會議管理 第六條 公司會議管理體系的設計和調整 : 由公司綜合管理中心負責定期對公司當前的會議設置情況及會議管理情況進行評審，分年度和半年度對公司會議管理體系進行優化調整，各單位應嚴格按照公司設置的會議方案安 排 相關會議。會議安排表明確各類會議的召開時間、地點、參會人員、主持人等 ；會議時間原則上不作調整，各單位應提前做好準備，若因特殊原因需調整或需臨時召開的會議，由會議組織部門提前提出，綜合管理中心平衡，公司執行總裁或總裁審批后方可調整。 (每季度更新 會議安排表 ， 同時在公司內部網站上發布 ） 第七條 會前準備 (1) 會議通知及會議議題征集： 會議組織部門確定會議具體時間、地點和參會人員 , 根據會議類別提前 2 4 天下達正式參會通知，并同時向參會人員征集議題。 (2) 會議議題及資料準備 : 議組織部門應按會議功能對征集的議題進行把關、控制，杜絕 非相關議題入會，同時會議組織單位還應對會議材料提前調度、商討，對資料的可用性初步判斷 (3) 會務準備 : 為確保會議能順利進行，由會議組織部門負責協調有關單位或人員準備好會場。 第八條 會間管理 (1) 會議紀律：參會人員因故不能按時參會應提前向會議組織單位和主持人請假，嚴禁無故曠會。會議組織部門在會議開始前，應首先檢查和核對與會人員，并將到會（未到會）人員情況簡要告知會議主持人。會議期間，參會人員必須關閉通訊工具。 (2) 會議記錄：會議組織部門要安排專人做好會議記錄，對于重要會議應做好詳細記錄，必要時可用錄音設備錄制會議召開過程及重 要發言材料。（附件五） 第九條 會后管理 (1) 會議紀要：會議結束后，會議組織部門要在 24 小時內形成會議紀要，會議紀要要求言簡意賅、討論主題不漏項，并提煉出其中會議決議項目 ； 會議紀要經會議主持人審核、簽發后要及時發放有關單位和人員 .有關會議紀要格式見 （ 附件六 ） 。 (2) 會議資料匯總與歸檔：會議結束后，會議組織部門要及時把會議文件收集齊全，并定期送公司綜合檔案室歸檔，歸檔文件包括會議議程、會議材料、會議記錄、會議紀要等。 (3) 會議宣貫 : 會議結束時，組織單位應針對會議特點、會議類型提出傳達貫徹的具體布置及要求。與會者也應準確、及時 的做好相關會議的宣貫、學習工作。 (4) 會議決議項催辦：為落實會議決定，各會議決議項責任人應嚴格按會議要求、時間進度完成會議決議，因特殊原因不能按時完成應提前向會議組織單位及項目指令人反饋；會議組織部門也應及時對會議決議項進行催辦、調度，并在項目到期前將會議決議項目完成情況進行匯總、報指令人審定。有關會議決議項 目調度反饋單格式見附件七。 第五章 考核規定 第十條 會議的考核與獎懲 (1) 不按公司統一設計的會議管理體系和會議召開計劃安排或組織召開會議，各單位可拒絕參會，同時 罰款 會議組織部門負責人 （） 元 /次。 (2) 因會議準備不充分，影響會議效 果，達不到會議目的時，每次負激勵會議組織部門 （） 元。 (3) 參會人員特殊原因不能參會時，應向會議主持人及組織部門請假，有無故遲到者 罰款（） 元 /次，曠會者 罰款（） 元 /次。 (4) 會議期間未關閉通訊工具，有擾亂會議秩序者 罰款（） 元 /次。 (5) 會議決議項不能按期完成，又無延期申請時，負激勵責任人 （） 元 /次，并責令限期完成。 (6) 為便于模塊管理，各單位應嚴格按本次會議管理制度規定的模板、格式組織相關會議，包括會議通知、會議記錄、會議紀要、會議決議項調度單等，有違反者 罰款 責任單位領導 （） 元 /次。 第六章 附則 第十一條 本制度由綜合管理中心負責解釋與 修訂。 第十二條 本規定自下發之日起執行，此前公司下發的有關會議管理辦法同時廢止。 附件 附件一、北汽公司會議管理體系圖 附件二、北汽事業部會議管理體系圖 附件三、 公司級會議設置及議事范圍 附件四、會議通知及議題征集單格式 附件五、會議記錄格式 附件六、會議紀要格式 附件七、會議決議項目跟蹤單格式 附件八、會議臺帳管理 附件一、北汽公司會議管理體系圖 年度經濟工作會議 業務計劃與績效工作會議 專業工作會議 產品工程與生產技術協調會議 市場營銷計劃與控制會議 質量例會 采購例會 部門運行會議 戰略計劃與年度預算會議 人力資源會議 信息技術會議 經營決策委員會會議 執行委員會會議 經營決策委員會會議 每兩月 每月 ( 每月 ) ( 每月 ) ( 每月 ) ( 每月 ) (每年 4月 ) 北汽公司會議管理體系圖 業務協調控制經理辦公會議 每月四次 附件二、北汽事業部會議管理體系圖 北汽事業部部門運行會議體系 北汽營銷業務管理會議 營銷例會 北汽制造事業部會議 生產管理會議 經營管理工作會議 生產執行會議 采購例會 生產例會 生產準備例會 質量例會 營銷管理會議 營銷執行會議 營銷計劃與控制會議 附件三、 公司級會議設置及議事范圍 會議類別 會議名稱 主要議題 會議組織 參會人員 時間 主持人 議題準備部門 經營決策委員會會議 經營決策委員會會議 會議功能側重重大決策 ：公司的經營方針、發展規劃和決定年度生產經營計劃；公司有重大人事調整的討論、決策；公司重大工作項目調度、安排；決定公司內部管理機構設置；公司重大管理政策、管理制度調整的評審、決 策；公司管理體系、管理機制、業務管理模式及管理創新項目評審； 綜合管理中心 總裁、 執行總裁、 事業部總經理、 計劃財務中心總監、特約顧問、 議題相關部門總監 每三月 總裁 議題相關部門 執行委員會會議 年度經濟工作會議 會議側重統一思想、整合文化，落實年度任務 ：年度（中）經濟工作報告；業務計劃和業務收益工作報告；汽車產業運營（技術創新、質量、營銷等）報告；標桿管理經驗介紹；表彰優秀部門、個人等 綜合管理中心 公司職能部門經理以上； 事業部科長以上；相關優秀員工 每年1、 7月中旬 執行總裁 議題相關部門 業務計劃與績效工作會議 會議側重于工作的執行、考核與監控： 督促工作計劃的落實與評審部門與事業部績效考核；核心業務流程評審；業務管理模板評審、推廣；資產、資金計劃與控制報告；業務收益控制報告 綜合管理中心 總裁、執行副總、 總監、事業部總經理、計劃財務中心總監、與會議所議相關人員 每月 執行總裁 經營績效部、經營戰略部、計劃財務中心 業務協調控制經理辦公會議 會議側重于 日常 工作的業務協調與控制 綜合管理中心 總裁、執行副總、 總監、事業部總經理、計劃財務中心 總監、會議相關人員 每周 執行總裁 相關部門 專業工作會議 產品工程與生產技術協調會議 重大開發、技術創新項目評審安排；新業務技術改造及生產技術準備情況協調、決策；生產資源評價和調整、配置；生產成本控制、生產率分析 技術工程中心 執行總裁、公司技術、制造事業部技術等部負責人 每月 技術工程中心總監 技術工程中心、事業部制造部 質量例會 質量指標完成情況、質量趨勢分析、評估；重大質量問題剖析；重大質量工作項目計劃安排 質量管理中心 執行副總；公司技術、質量、制造事業部質檢、技 術、采購等部門負責人 每月 質量管理中 心總監 采購例會 有關采購管理政策、采購資源評估、分析；事業部就采購要素（質量、價格等）出現問題進行協調； 零部件工程部 執行副總；采購相關部門負責人 每月 零部件工程部經理 技術工程中心、生產采購部 市場營銷計劃與控制會議 市場營銷計劃與控制報告（市場業務計劃、價格、網絡、實物資產、品牌等）；各業務營銷作業問題分析、協調；季度業務計劃調整安排，業務整合。 營銷事業部 總裁、執行總裁、事業部總經理、營銷事業部各部門經理 每月 營銷事業部總經理 營銷事業部、各分公司 部門運作會議 人力資源會議 公司人事管理、工資、績效考核、及人員招 聘等工作的協調、調度；事業部人力資源管理工作評價。 相關部門負責人 不定 綜合管理中心總監 信息技術會議 公司網絡平臺建設工作項目安排及協調、調度；信息化管理系統應用方案評審；信息系統應用培訓、推廣。 綜合管理中心 有關職能部門負責人 不定 綜合管理中心總監 戰略計劃與年度預算會議 公司次年度目標市場設計、評審；各事業部、中心次年度目標設計、評審；各系統、各 SBU的經營管理預算評審 經營戰略部 總裁 、執行總裁、部門經理以上、相關評審單位 每年 12月 總裁 事業部、各中心 附件 四 ：會議通知及議題征集單格式 XXXXX 會會議通知及議題征集單 北汽 X 知 字 2004第 號 類別： 報告 申請 通報 通知 紀要 計劃 會簽部門 會議時間 ： 會議地點 ： 會議主持人 ： 參會人員 ： 會議議題 ： 1、 (固定議題名稱列舉 ) (發言人 ) 2、 (各單位提報議題 ) (發言人 ) 請參會人員將需會議通報或研究決策的議題及相關資料于 月 日 時前以電子郵件或書面形式（按會議組織單位要求格式和內容）反饋 XXXX部。 特此通知 批示： 批準 擬文 會議組織單位領導 會議組織人 主送：相關單位 抄報：相關領導 抄送： 答復： 批準時間： 200X 年 X 月 X 日 發放時間： 200X 年 X 月 X 日 附件五 ：會議記錄格式 會 議 記 錄 會 議 名 稱 會 議 地 點 會議時間 自 年 月 日 時 至 年 月 日 時 出席會議人員 列 席 人 員 缺席人員 主持人 記錄人 本記錄 頁 審核人 批準人 會 議 議 題 注：會議記錄薄由辦公用品管理部門統一印制。 附件六：會議紀要格式 XXXXX 會會議紀要 北汽 200X第 號 類別： 報告 申請 通報 通知 紀要 計劃 會簽部門 會議時間： 會議地點： 會議主持人： 參會人員： 會議紀要： 1、 2、 批示： 批準 審核 擬文 會議主持人 部門經理 會議組織單位 主送：相關單位 抄報：相關領導 抄送： 答復： 批準時間： 200X 年 X 月 X 日 發放時間： 200X 年 X 月 X 日 附件七： 會議決議項目跟蹤單格式 會議決議項目跟蹤單 項目內容 項目出處 會議第 X 次會議 責任人 指令人 完成時間 項目完成情況說明或延期（取消）申請說明：（附相關資料） 責任人簽字： 時間： 年 月 日 驗收部門意見： 責任人簽字： 時間： 年 月 日 指令人意見： 1、項目完成情況： 完成 未完成（或不合格） 要求月日完成 2、延期： 不同意 同意 延期 至 月 日完成 3、其它意見： 指令人簽字： 年