北京市檔案資料目錄中心數據采集模式構想檔案資料目錄數據采集是檔案信息資源得以充分開發和有效利用的基礎。檔案資料目錄數據的采集是實現檔案資料目錄信息集中和共享的基礎工作,沒有目錄數據的采集,檔案資料目錄中心建設就成了無米之炊；沒有準確及時、先進可靠的數據采集工作,目錄中心建設的質量也得不到必要的保證。由此可見,目錄數據采集這一環節的工作好壞,對整個檔案資料目錄中心建設的成敗將產生決定性的影響。因此,只有規范北京市檔案資料目錄中心數據的采集,擴大目錄中心收集范圍的覆蓋面,使檔案資料目錄的收集、報送工作規范化、制度化、有序化,才能合理整合北京轄區的檔案資料數據資源,有效提高檔案管理和利用的水平。北京市檔案資料目錄中心建設主要依據為北京市實施<；中華人民共和國檔案法>；辦法第三十一條規定,市綜合檔案館應當建立全市性的檔案資料目錄中心,為利用者提供檢索服務。專門檔案館和區、縣綜合檔案館以及單位檔案機構按照有關規定向市綜合檔案館報送檔案資料目錄。本市逐步建立綜合檔案館、專門檔案館和單位檔案機構相互溝通、信息共享的檔案信息網絡。依據上述目標,北京市檔案資料目錄中心應從以下幾個方面設定目錄中心數據采集的范圍和數據采集的渠道。一、檔案資料目錄中心數據采集的范圍北京市檔案資料目錄中心數據采集范圍為:反映北京地區各歷史時期政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動的各種文字、圖表、聲像等不同載體類型的檔案資料目錄。二、檔案資料目錄中心數據采集的渠道檔案目錄信息全、數據準是檔案資料目錄中心建設的基礎,而暢通的數據采集渠道則是檔案資料目錄中心建設的必要條件。北京市檔案資料目錄中心必須本著“積極穩妥、先易后難、統一協調、分階段建設”的原則,主動向社會各界多層次、多渠道、多形式地采集信息,豐富目錄中心的信息含量。在目錄中心數據采集實施方面,可以采取分階段建設、分批采集目錄、采集目錄數量逐年增加的具體措施,不斷優化數據采集渠道,使數據采集流程標準化,采集工作持續化、制度化、規范化、現代化。北京市檔案資料目錄中心應以北京市檔案館為依托,各區縣檔案館、專門檔案館和部門檔案館為主體,逐步發展覆蓋到整個北京區域范圍內的單位機構,最終發展壯大為以北京地區檔案信息為主、以其他各省市及國外相關機構檔案信息為輔的檔案目錄信息存儲基地,如下圖所示。北京市檔案資料目錄中心目錄數據采集渠道樹型圖在具體實施方法上,可以分為依法采集和協商合作兩種。對于納入中華人民共和國檔案法規定范圍內、由北京市檔案資料目錄中心統籌管理的單位,應當按照中華人民共和國檔案法依法采集并報送檔案資料目錄數據。對于沒有納入中華人民共和國檔案法規定范圍內、不屬于北京市檔案資料目錄中心統籌管理的單位,應該通過雙方協商,簽訂合作協議,加強彼此間目錄信息交流,實現信息資源互補與共享。各單位具體采集步驟如下:(一)北京市檔案館檔案資料目錄數據的采集1.北京市檔案館負責本館館藏全部永久和定期檔案全宗級、案卷級、文件級目錄及各種重要資料目錄的采集匯總工作,并向北京市檔案資料目錄中心報送本館檔案資料目錄數據。2.北京市檔案館負責收集市屬各單位檔案室填報的室藏檔案資料目錄數據,將數據匯總后報送北京市檔案資料目錄中心。3.北京市檔案館每三年向北京市檔案資料目錄中心報送檔案資料目錄數據。(二)北京市市屬各單位檔案室檔案資料目錄數據的采集1.按照中華人民共和國檔案法規定的、應當向北京市檔案館移交檔案的市屬各單位檔案室,必須及時、準確、全面地向北京市檔案館報送室藏全部永久和定期檔案資料目錄數據。2.市屬各單位檔案室負責其所屬單位有關檔案資料目錄數據的收集,匯總后報送北京市檔案館,最后由北京市檔案館統一匯總后上報北京市檔案資料目錄中心。3.市屬各單位每三年向北京市檔案館報送一次本單位編制的全部室藏檔案目錄。(三)北京市各區縣檔案館檔案資料目錄數據的采集1.各區縣檔案館負責本館館藏全部永久和定期檔案全宗級、案卷級、文件級目錄及各種重要資料目錄的采集匯總工作,并向北京市檔案資料目錄中心報送本館檔案資料目錄數據。2.各區縣檔案館負責收集區縣屬各單位檔案室填報的室藏檔案資料目錄數據,將數據匯總后報送北京市檔案資料目錄中心。3.各區縣檔案館每三年向北京市檔案資料目錄中心報送檔案資料目錄數據。(四)北京市各區縣屬單位檔案室檔案資料目錄數據的采集1.按照中華人民共和國檔案法規定的、應當向各區縣檔案館移交的各區縣屬單位檔案室,必須及時、準確、全面地向各區縣檔案館報送室藏全部永久和定期檔案資料目錄數據。2.各區縣屬單位檔案室負責其所屬單位有關檔案資料目錄數據的收集,匯總后報送各區縣檔案館,最后由各區縣檔案館統一匯總后上報北京市檔案資料目錄中心。3.各區縣屬單位每三年向各區縣檔案館報送一次本單位編制的全部室藏檔案目錄。(五)北京市專門檔案館檔案資料目錄數據的采集1.專門檔案館負責本館館藏全部永久和定期檔案全宗級、案卷級、文件級及各種重要資料目錄的采集匯總工作,并向北京市檔案資料目錄中心報送本館檔案資料目錄數據。2.專門檔案館負責收集本地方有意義的與本館專業對口的同類內容檔案資料目錄,并將數據匯總后上報北京市檔案資料目錄中心。如北京市城建檔案館,在北京市內收集具有地方意義的城市規劃、城市建設工程、城市建設管理及城市建設設計、施工、科研技術等方面的檔案資料目錄,并將采集數據匯總后上報市檔案資料目錄中心。3.專門檔案館每三年向北京市檔案資料目錄中心報送檔案資料目錄數據。(六)中央及各省市相關機構保存的與北京歷史發展狀況相關的檔案資料目錄數據的采集1.北京市檔案資料目錄中心應與中央及各省市相關單位相互協商,加強聯系與合作,簽訂合作協議,加強彼此間目錄信息交流,“聯合規劃、共享資源、統一規范”,通過聯合行動發揮整體優勢,實現區域間文獻信息互補與共享。特別是中央直屬在京單位,與北京歷史發展面貌密切相關,必須切實做好這些單位檔案資料目錄數據的采集。2.采取多種合作方式,本著互利互惠的原則,通過鏈接、建立跨庫檢索的虛擬信息倉庫等途徑,有選擇地將中央及各省市相關機構中與北京歷史發展狀況相關的檔案資料目錄收集到目錄中心。3.對采集來的檔案資料目錄數據進行集中統一管理,提高北京市檔案資料目錄中心的覆蓋范圍,實現文獻信息資源利用的一體化。(七)國外各相關機構及社會各界人士保存的與北京歷史發展狀況相關的檔案資料目錄數據的采集對于國外各相關機構及社會各界人士保存的與北京歷史發展狀況相關的檔案資料目錄數據,在先期的采集工作上,北京市檔案資料目錄中心必須主動出擊,通過網絡、國際友人、國外留學生、民間團體等多種途徑,全面搜索散存于國外和社會之中有價值的北京檔案資料,積極主動地與國外各相關機構和社