郵件合并圖文教程在日常的辦公過程中，我們可能有很多數據表，同時又需要根據這些數據信息制作出大量信函、信封或者是工資條。面對如此繁雜的數據，難道我們只能一個一個地復制粘貼嗎？能保證過程中不出錯嗎？其實，借助Word提供的一項功能強大的數據管理功能“郵件合并”，我們完全可以輕松、準確、快速地完成這些任務。這里我們特別組織了這個的專題，詳細講解“郵件合并”以及具體用法，同時以實例剖析的方式幫助大家快速上手。一、什么是“郵件合并”什么是“郵件合并”呢？為什么要在“合并”前加上“郵件”一詞呢？其實“郵件合并”這個名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時提出的。具體地說就是在郵件文檔（主文檔）的固定內容中，合并與發送信息相關的一組通信資料（數據源：如Excel表、Access數據表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率，“郵件合并”因此而得名。顯然，“郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關的文檔外，一樣可以輕松地批量制作標簽、工資條、成績單等。 Word2002以上的版本中新增了“郵件合并”任務窗格式的“郵件合并向導”，這讓我們在使用“郵件合并”操作時更加方便和容易。本課程通過三個實際任務的解決步驟，詳細介紹“郵件合并”功能的使用方法，學習完成后大家就可以按部就班地運用到自己的實際工作當中。 二、什么時候使用“郵件合并” 我們可以通過分析一些用“郵件合并”完成的任務，從而得到答案。比如最我們最常用的需要批量處理的信函、工資條等文檔，它們通常都具備兩個規律：一是我們需要制作的數量比較大；二是這些文檔內容分為固定不變的內容和變化的內容，比如信封上的寄信人地址和郵政編碼、信函中的落款等，這些都是固定不變的內容；而收信人的地址郵編等就屬于變化的內容。其中變化的部分由數據表中含有標題行的數據記錄表表示。什么是含有標題行的數據記錄表呢？通常是指這樣的數據表：它由字段列和記錄行構成，字段列規定該列存儲的信息，每條記錄行存儲著一個對象的相應信息。比如圖1就是這樣的表，其中包含的字段為“客戶姓名”、“服務帳號”等。接下來的每條記錄，存儲著每個客戶的相應信息。此主題相關圖片如下：三、郵件合并的三個基本過程 上面討論了郵件合并的使用情況，現在我們了解一下郵件合并的基本過程。理解了這三個基本過程，就抓住了郵件合并的“綱”，以后就可以有條不紊地運用郵件合并功能解決實際任務了。 (一) 建立主文檔 “主文檔”就是前面提到的固定不變的主體內容，比如信封中的落款、信函中的對每個收信人都不變的內容等。使用郵件合并之前先建立主文檔，是一個很好的習慣。一方面可以考查預計中的工作是否適合使用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數據源的建立或選擇提供了標準和思路。 (二) 準備好數據源 數據源就是前面提到的含有標題行的數據記錄表，其中包含著相關的字段和記錄內容。數據源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的聯系人記錄表。 在實際工作中，數據源通常是現成存在的，比如你要制作大量客戶信封，多數情況下，客戶信息可能早已被客戶經理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“郵編”等字段。在這種情況下，你直接拿過來使用就可以了，而不必重新制作。也就是說，在準備自己建立之前要先考查一下，是否有現成的可用。 如果沒有現成的則要根據主文檔對數據源的要求建立，根據你的習慣使用Word、Excel、Access都可以，實際工作時，常常使用Excel制作。 (三) 把數據源合并到主文檔中 前面兩件事情都做好之后，就可以將數據源中的相應字段合并到主文檔的固定內容之中了，表格中的記錄行數，決定著主文件生成的份數。整個合并操作過程將利用“郵件合并向導”進行，使用非常輕松容易。四、實例詳細剖析 明白了原理和使用過程之后，我們進入實際操作。這里我們提出三個實際任務：如何根據已有的Excel客戶資料表快速批量書寫信函？如何根據已有的Excel客戶資料表快速批量制作信封？如何根據已有的Access工資數據表快速批量制作工資條？ 關于這三個例子我們都提供了主文檔和數據源案例文件，利用案例操作將更容易理解和掌握郵件合并功能，具體開始之前請先下載案例文件：點擊瀏覽該文件第一和第二個任務中我們提供的數據源是Excel表格，第三個任務提供Access表格，操作完成之后你會發現過程都是大同小異，使用非常簡單。 (一) 制作大量信函 由于現在我們已經預先制作好了“信函(主文檔)”和“信函和信封(數據源)”案例文件，所以接下來的操作，實際上就是郵件合并的第三個過程“把數據源合并到主文檔中”。在實際處理自己的工作時，主文檔和數據源當然都會改變，到時參照提供的案例文件制作即可。 1. 啟動Word2003（其他版本一樣），打開主文檔“信函(主文檔)”案例文件，接下來的任務就把數據源中的“客戶姓名”和“服務帳號”兩個字段合并到主文檔中。 2. 如果任務窗格沒有顯示，選擇菜單“視圖任務窗格”命令顯示它，然后單擊它頂部右邊的下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇“郵件合并”命令，切換到“郵件合并“任務窗格(圖2)。 圖 2 3. 接下來，可以在郵件合并任務窗格中看到“郵件合并向導”的第一步：選擇文檔類型，這里我們采用默認的選擇：“信函”(圖3)。 圖 3 4. 單擊任務窗格下方的下一步：正在啟動文檔鏈接，進入“郵件合并向導”第二步：選擇開始文檔。由于我們當前的文檔就是主文檔，故采用默認選擇：“使用當前文檔”。 5. 單擊任務窗格下方的下一步：選取收件人，進入“郵件合并向導”第三步：選擇收件人。從這里可以看到，如果你還沒創建數據源，則可以選擇“鍵入新列表”單選框，然后單擊“鍵入新列表”下方的“創建”鏈接，在彈出的“新建地址列表”對話框中進行創建。但是前面已經說過，為了提高效率，還是在之前就把數據源創建好。由于我們已經準備好了Excel格式的數據源，“信函和信封(數據源)”案例文件，于是我們單擊“使用現有列表”區的“瀏覽”鏈接(圖4)，打開“選取數據源”對話框。 圖 4 6. 通過該對話框定位到“信函和信封(數據源)”案例文件的存放位置，選中它后單擊“打開”。由于該數據源是一個Excel格式的文件，接著彈出“選擇表格”對話框，數據存放在Sheet1工作表中，于是在Sheet1被選中的情況下單擊“確定”按鈕(圖5)。 圖 5 7. 接著彈出“郵件合并收件人”對話框，可以在這里選擇哪些記錄要合并到主文檔，默認狀態是全選。這里保持默認狀態，單擊“確定”按鈕(圖6)，返回Word編輯窗口。 圖 6 8. 單擊下一步：撰寫信函鏈接，進入“郵件合并向導”的第四步：撰寫信函。這個步驟是郵件合并的核心，因為在這里我們將完成把數據源中的恰當字段插入到主文檔中的恰當位置。 9. 先選中主文檔中的“收信人姓名”，接著單擊任務窗格中的“其它項目”鏈接，打開“插入合并域”對話框，“數據庫域”單選框被默認選中，“域(F)：”下方的列表中出現了數據源表格中的字段。接下來我們選中“客戶姓名”，單擊“插入”按鈕后，數據源中該字段就合并到了主文檔中(圖7)。 圖 7 10. 先關閉“插入合并域”對話框，然后選中“服務帳號”，用同樣的方法把數據源中的“服務帳號”字段合并到主文檔中，合并完成后效果如下面(圖8)。 圖 8 11. 可以看到從數據源中插入的字段都被用“”符號擴起來，以便和文檔中的普通內容相區別。 12. 檢查確認之后，就可以單擊下一步：預覽信函鏈接，進入“郵件合并向導”第五步：預覽信函。首先可以看到剛才主文檔中的帶有“”符號的字段，變成數據源表中的第一條記錄中信息的具體內容，單擊任務窗格中的“”按鈕可以瀏覽批量生成的其它信函(圖9)。 圖 9 13. 瀏覽合并生成的信函通常是件很愉快的事，因為用傳統方法做起來很麻煩的任務，已經被聰明的Word完成了。確認正確無誤之后，單擊下一步“完成合并”，就進入了“郵件合并向導”的最后一步“完成合并”。在這里單擊“合并”區的“打印”鏈接就可以批量打印合并得到的10份信函了，為什么有10份信函呢？還記得這是因為數據源表格中的記錄數只有10個的原因嘛？在彈出“合并到打印機”對話框中還可以指定打印的范圍，這里我們采用默認選擇“全部”(圖10)。 圖 10 14. 如果你的電腦上裝了打印機和打印紙，單擊“確定”按鈕，彈出“打印”對話框，再單擊一次“確定”。一會兒之后，10份專業的信函就出現在你面前了。 現在使用郵件合并制作大量信函的任務就初步完成了，可能有的朋友會問，如果我不想把信函打印出來，而是想直接發Email給這些客戶，該怎么操作啊？是的，隨著網絡的普及Email早已被大多數企業所接受，所以有這個想法非產不錯，實現起來也很簡單。 請返回本操作過程的Step3，也就是“郵件合并向導”的第一步，如圖3所示。在“選擇文檔類型”區選中“電子郵件”單選框就可以了，后面的操作完全一致。不過有兩點要注意：一是數據源表格中必須包含“電子信箱”字段，二是“郵件合并向導”的第六步完成合并中，“合并”區出現的是“電子郵件”鏈接，單擊它后，打開“合并到電子郵件”對話框，單擊“收件人”框的下拉箭頭，在彈出的列表中顯示了數據源表格中的所有字段，我們選擇“電子信箱”字段，這就讓Word知道把信往那里發。 然后在“主題行”框內輸入電子郵件的主題，如“時代公司服務信函”，同前面一樣在這里也可以指定電子郵件的范圍。最后，單擊“確定”按鈕(圖11)，Word就啟動Outlook進行發送郵件的操作了，同時要注意你的Outlook要能正常工作才能最終完成任務哦。 圖 11(二) 制作大量信封 完成信函的制作之后我們開始批量制作信封。之所以介紹制作信封，而不做貼在信封上的那種信簽條，是因為一方面精心制作好信封能給客戶更專業和深刻的印象，另一方面信簽條的制作方法和最后介紹的制作大量的工資條類似，完全可以仿照操作。 顯然，信封的制作也要經歷“郵件合并向導”的六個步驟，有了前面的基礎，下面的學習將更加輕松。不過也不應該掉以輕心，這個任務只提供了數據源，并沒有提供主文檔，我們將把重點放在主文檔的制作與修飾上。 1. 啟動Word2003，進入主界面后新建一個空白文檔，并打開“郵件合并”任務窗格。在“郵件合并向導”的第一步：選擇文檔類型中，選中“信封”單選框。 2. 進入第二步：選擇開始文檔。這里我們要設定信封的類型和尺寸。單擊“更改文檔版式”區的“信封選項”鏈接，打開“信封選項”對話框，單擊“信封尺寸”框的下拉箭頭，在彈出的列表中選擇一種信封類型。這里我們以使用較普遍的標準小信封(規格為110mm220mm)的尺寸為例。于是選擇普通5選項(圖12)。單擊“確定”后返回Word編輯窗口，可以看到頁面已經根據信封的規格改變(在“頁面視圖”下查看)。 說明：如果“信封尺寸”框的下拉列表中沒有符合你要求的信封規格，則選擇最后一項自定義信封的尺寸。 圖 12 3. 下面我們將輸入信封中的固定內容，即發信人的信息。將插入點定位于信封下方的文本框中，輸入發信人的信息，如下圖(圖13)。 圖 13 4. 然后拖動文本框到信封右下角恰當位置，以便符合信封的布局規定。為了讓這些信息看起來更加美觀，可以對它們進行修飾。選中公司名稱“上海時代日用品公司”，設置字體為“楷體”，對其方式為“居中對齊”，選中地址和郵編，設置對齊方式為“分散對齊”，稍加修飾后可以得到比較專業的外觀(圖14)。到這里為此，我們算是完成了主文檔的制作。 圖 14 5. 接下來的工作，就進入把數據源中的字段合并到主文檔中的過程了。本任務使用的數據源和任務1相同，如果你夠仔細的話，應該已經發現，任務1的數據源中就含有制作信封所需要的“收信人姓名”、“地址和郵編”這些字段的信息。 6. 進入第三步：選取收件人。單擊“使用現有列表”區的“瀏覽”鏈接，用和任務一相同的方法打開Excel格式的數據源“信函和信封(數據源)”文件。 7. 進入第四步：選取信封。在這里我們將完成把數據源中的字段合并到主文檔中的操作。把插入點定位于信封左上角安置郵編的位置，單擊“其它項目”鏈接，打開“插入合并域”對話框，在“域(F)”下方的框中選擇“郵編”，再單擊“插入”按鈕，于是“郵編”字段被合并到主文檔中。用同樣的方法把“地址”字段插入到“郵編”的下方(圖15)，“客戶姓名”插入到位于信封正中的文本框中。 圖 15 8. 插入操作完成后關閉“插入合并域”對話框，返回Word編輯窗口，調整存放“客戶姓名”字段的文本框的大小和位置，設置“客戶姓名”字段的對齊方式為“居中對齊”(圖16)。 圖 16 9. 進入第五步：預覽信封。在這里可以先瀏覽一下信封的效果。也許此時信封的外觀并不能讓你滿意，因為收信人的郵編和地址都湊在一起，客戶姓名字體不夠醒目等等。為了讓信封的外觀更加悅目，下面再來進行一番修飾。 10. 先選中郵政編碼所在的段落，選擇菜單“格式字體段落”，在打開的“字體”對話框中，設置為“宋體、三號、加粗”，選擇“字符間距”選項卡，設置“間距為加寬，磅值為18磅”，設置完成后單擊“確定”(圖17)。 圖 17 11. 然后選中地址所在段落，用同樣的方法打開“字體”對話框，設置為“黑體、三號、間距：加寬，18磅”，設置完成后單擊“確定”。 12. 在“客戶姓名”后輸入一個空格和“收”字，然后選中它們，設置對齊方式為“居中對齊”，打開“字體”對話框，設置為“華文行楷、小一、間距：加寬，5磅”，設置完成后單擊“確定”，現在再來看看信封的外觀，是不是更加美觀呢？(圖18) 圖 18 13. 瀏覽滿意之后，就進入第六步：完成合并。單擊“合并”區的“打印”鏈接，打開“合并到打印機”對話框，在這里可以設定打印的范圍，我們保持默認選擇“全部”(圖19)，單擊“確定”按鈕后彈出“打印”對話框，再單擊“確定”按鈕可以開始打印。 圖 19 14. 如果這些信封以后還會用到，則可以把合并結果保存一個新的文檔，以便重復使用。 15. 在第六步：合并完成的任務窗格中，單擊“編輯個人信封”鏈接，打開“合并到新文檔”對話框，保持默認選擇“全部”，單擊“確定”后，得到一個名稱為“信封1”的新文檔，設置顯示的比例為50，可以在編輯窗口內看到合并生成的所有信封(圖20)。 此主題相關圖片如下：圖20 16. 接下來為“信封1”新文檔取一個恰當的名稱，如 “客戶信封”，保存在恰當的位置即可，以后需要重新制作這些信封時，打印這個文檔即可。 (三) 制作大量的工資條 已經運用郵件合并完成了兩個任務，大家應該對這個強大的功能比較了解了。那么是否還有必要繼續操練任務三呢？回答是肯定的，一是因為任務三的完成過程代表了一系列任務，比如制作大量的成績條、信簽條等的完整方法；二是在任務三中我們將學習使用“郵件合并”工具欄，熟練使用“郵件合并”工具欄可以提高操作的效率。 本任務提供了主文檔和數據源案例文件，進入具體操練之前，請先去下載好。主文檔是一個工資條表格，數據源是一個Access格式的記錄表。大家將會在操練中體會到Excel格式數據源和Access的在使用方法上幾乎沒什么區別，操作都很簡單。 1. 打開主文檔“工資條(主文檔)”案例文件，可以看到，這是一個制作好的工資條表格，和前兩個任務一樣，在后面的過程中，我們要通過“郵件合并”向導把數據源中的的字段信息合并進來。 2. 打開“郵件合并”任務窗格，進入“郵件合并向導”第一步：選擇文檔類型，我們采用默認選擇“信函”。 3. 進入第二步：選擇開始文檔。由于當前文檔就是主文檔，故采用默認選擇“使用當前文檔”。 4. 進入第三步：選取收件人。在這里我們要告訴Word數據源在哪里。單擊“使用現有列表”區的“瀏覽”按鈕，用同前面任務相同的方法，通過“選擇數據源”對話框，定位至Access格式數據源的存放位置，選中并打開它。 5. 接著彈出“郵件合并收件人”對話框，這和前面兩個任務的情形是類似的，在這里可以指定參與郵件合并的記錄，我們保持默認選擇“全部”，并單擊“確定”按鈕返回Word編輯窗口。 6. 進入第四步：撰寫信函。在這里我們通過“郵件合并”工具欄操作。如果你的“郵件合并”工具欄沒有顯示，請選擇菜單“視圖工具欄郵件合并”命令，以顯示它(圖21)。此主題相關圖片如下：圖21 7. 將插入點定位于表格的第二行第一格內，單擊“郵件合并”工具欄上“插入Word域”左邊的“插入域”按鈕，打開“插入合并域”對話框，選中“域(F)”下方列表框中的“序號”字段，并單擊“插入”按鈕，即可把“序號