自學考試2016年上半年會展管理專業（獨立本科段）實踐性考核報告上海應用技術學院考試課程 會展管理信息系統（實踐）報告題目 會展信息管理的重要性 考生姓名 xxxxxx 準考證號 xxxxxxx 座位號 xxxxxx 課程成績 教師簽名 前言 通過會展信息系統實踐中的運用，深刻了解了會展企業的核心業務流程，信息化是當今世界發展的大趨勢，也是我國產業結構優化升級，實現工業化和現代化，增強國際競爭力與綜合國力的關鍵環節。因此企業建立一個完善的管理信息系統是必須的，這可以更好的管理好內部的正常運轉，實現資源共享，靈活便利的處理各種問題。同時企業進行會展信息化管理，建立各參展企業的數據庫，并能實現共享，在會展設施方面要求具有聯系全球的通訊設施。會展信息化是現代會展的基本特征，也是會展發展的重要趨勢。會展信息系統的發展為會展行業的發展提高了企業的工作效率、優化了企業的業務流程、提高了企業的管理水平、完善了企業的經營模式、改善了企業的服務質量，有利于會展決策人員的正確決策。會展信息系統建立對會展行業的發展發揮著不可或缺的巨大作用。 目錄 一、會展信息系統發展背景4二、會展信息系統介紹6三、會展信息系統建設的必要性7四、會展信息系統的功能9五、會展CRM的功能與作用11六、會展主辦管理系統的功能與作用13七、實踐的目標及意義16一、會展信息系統發展背景 21世紀已經進入全新的互聯網時代，各行各業的發展，都離不開信息系統的管理。而會展信息系統的運用，對于會展行業的發展的作用日益明顯。會展的信息化管理的作用，可體現在優化企業各類資源、提高客戶關系管理能力、提高會展服務質量和效率、拓展會展業務領域等多方面。會展是信息密集的活動，具有前期正準備時間長，實施時間短的特點，在整個會展期間，尤其是在臨近開始的短暫時間內，將會涌現出大量的，高密度的信息，這些信息必須及時準確的進行處理，我們把他又可以分成財務信息，接待信息，會議進程信息，人員信息、場館信息、物流信息、住宿信息等，通過這些信息貫穿整個會展期間。會展本身是很大的集合，按形式包括會議、展覽會、節慶活動；按他們設計和輻射的地域范圍，可本地的、全國的、國際的、按組織規模和參觀人數分類，有小型的、中型的、大型的和特大型的。按會展的規格，可分普通的、行業的、政府的和國際性的。曉得會展可能是本地的一個行業。組織或者企業的一個活動，甚至是個人舉辦的類似于婚宴等。大型的展會參觀者可達數萬人以上，小型的會議僅僅幾十人。由于規模上具有明顯的差異。重要程度不同，主辦方等級，與會人數的多少，所有這些綜合因素使得在會展組織管理上、運作上有很多種模式，這樣不能用一個會展信息系統涵蓋所有類型的會展活動，所以出現不同形式的會展管理信息系統。各種系統的信息處理內容和流程也不盡相同。會展活動具有非常鮮明的階段性，對于會議系統來講，可以分鐘策劃階段、接待階段、會議期間、結束階段、休會期間；而對于展會系統，又可分成展前、展中、展后三個階段。兩者在前期工作方面具有很多相似之處。對每個階段的信息流程進行剖析，研究他們在不同環節的特點，不僅是設計會展信息系統的基礎，也是做好管理工作、組織工作的基礎。二、會展信息系統介紹會展信息系統是以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網絡通信設備以及其他辦公設備，進行有關會展信息的手機、加工、傳輸、存儲、更新和維護，以會展行業的企業戰略競優提高經濟效益和效率為目的，支持企業的高層決策、中層控制、基層業務的集成化的人機系統。1、提高會展活動的效率2、降低會展活動的業務經費3、有利于會展管理水平的提高4、便于會展服務規范化、科學化發展5、促進會展業的全球化、國際化發展6、有利于傳統會展的完善和發展信息管理的主要內容信息更新原始數據的收集-數據的加工-信息的傳遞-信息的存儲-信息的檢索-信息的輸出會展信息管理分析籌備階段：基本信息、預算信息場地信息準備階段：準備項目信息、資金、客戶信息會展期間：安全、志愿者、參展商、觀眾結束階段：結算、撤展休會期間：客戶信息、晚上成效后期跟蹤三、會展信息系統建設的必要性1. 有利于會展決策人員的正確決策會展數據往往能反映出一些信息，這些信息是決策人員的重要決策依據。這里舉一個例子：具聯展軟件的調查顯示，展覽會中80%以上的參展企業和觀眾都更為關心行業未來的發展趨勢，以及那些最為重要的專業人士意見（資料源自羅百輝老師的博客)。這條統計數據能讓決策人員作出下屆展會多展出新產品，多邀請行業著名專家，多總結未來趨勢等這樣的決策。2. 統計分析的需要會展信息化能把會展業的發展數據化，更真實，更科學！通過數據統計分析我們知道2000年以前中國會展業的什么情況和2000年以后什么情況；也能知道南方會展業的發展情況和北方會展業的發展情況并能對比；能知道整個會展行業的發展情況和遇到的問題，也能知道某一行業內的會展項目發展情況和遇到的問題，更能知道單個會展項目的詳細情況。3. 會展評估的重要工具會展評估工作往往通過無形的產品有形化，定性要素定量化來進行比對、分析和認可。會展信息化建設的成果正是會展評估的重要參數，會展信息化是會展評估的重要方法和途徑。4. 理論研究的參考作用會展創新研究需要一定的科學基礎，而會展信息化建設正好為會展創新研究提供了科學的研究基礎。5. 有利于會展管理人員的科學管理會展數據折射出的信息對管理人員的作用也很大，首先能避免客戶因業務員的離職而損失，其次能發現相同類型的客戶和觀眾并采取相應的措施，比如有的客戶和觀眾每年都來，怎樣保住？有的客戶和觀眾以前每屆都來就這屆沒來，怎樣再維護過來？有的客戶和觀眾連續幾屆沒來參加了，怎樣吸引過來？有的觀眾展會3天每天都來，怎樣發現他的需求并幫助實現？等等。6. 線下展會的繼續和延伸會展信息化建設不單單局限于會展數據的統計分析，更在于線上電子商務的增值服務。這種電子商務的平臺是線下展會的繼續和延伸，滿足了客戶多種宣傳貿易的平臺，并能促成線下沒有成交的業務和貿易。不可否認，電子商務展會的發展似乎使線下展會危機四伏，但是請不要忘記“危”和“機”并存，可以相互轉化。四、會展信息系統的功能 會展企業在組織會展的過程中，需要與很多企業建立合作伙伴關系，為了充分共享資源，可以通過電子商務的外部網(Extranet)網絡技術，將這些企業緊密地聯系在一起。更好地利用和共享各個企業的資源和信息，為會展活動提供更加準確、及時、便捷的服務。在會展期問各個階段出現的大量信息直接關系到會展工作的順利進行，會展管理信息系統正是在對各個階段大量信息處理的功能需求基礎上而形成的。會展管理信息系統的基本功能包括以下幾個方面。1、數據處理功能 展后 形成會展評估書2、預測功能 展前 形成會展計劃書3、計劃功能 展前 形成會展計劃書 4、控制功能 展中 會展過程控制（1）數據處理功能。將各種來源的會展信息進行合理的分類、整理和保存，以供查詢。（2）預測功能。通過對數據的分析和判斷，運用各種預測方法，對會展企業的決策和經營進行預測。（3）計劃功能。系統合理地計劃和安排會展企業各部門以及整個企業的生產經營計劃，以供及時決策和產生對策。（4）控制功能。可以對每個工作崗位和整體計劃的執行情況進行監測、檢查，通過比較和分析，提供合理的修正方案，達到企業預期的目的。會展管理信息系統的應用是一項復雜的系統工程，實施的成敗和效果在一般情況下并不取決于使用的硬件、軟件，而主要取決于掌握現代科學管理思想、方法和先進信息技術的管理人才。對實施難度應有充分的估計，除了要制定規劃、成立強有力的實施機構及制訂并執行嚴格的管理制度外，還要加強對有關人員的培訓教育，建立高素質的不同層次應用隊伍，才能保證會展管理信息系統應用成功。五、會展CRM的功能與作用會展場館的客戶關系管理集中于兩類，一類是會展項目主辦商，另一類是展商和觀眾。對于主辦商，信息管理的主要內容包括：1. 主辦商信息收集。手機主辦商商信息，展覽市場信心，發掘潛在主辦商客戶。2. 主辦商信息管理。包括主辦單位信息、相關部門信息、聯系人信息3. 主辦商客史管理。主要管理主辦商辦展歷史，歷屆展覽租管情況和展會舉辦情況；4. 主辦商合同管理。包括合同要素管理、違約情況管理，應收賬款、合同執行情況管理。5. 主辦商滿意度管理。包括投訴情況管理、服務情況調查表管理以及客戶回訪信息管理。對于參展商和觀眾，他們是會展中多方的主要服務對象，在場館信息化建設的總體結構中對于參展商和觀眾信息管理是核心和重點。觀眾信息管理集中在現場，參展商信息管理中在展前。（1）客戶數據庫管理 （2）會議策劃管理（3）通訊聯絡管理（4）模塊管理（5）項目管理（6）展商管理（7）展位管理（8）安全管理（9）決策支CRM系統的運用價值1、通過正確的途徑吸引會展客戶。會展活動的成功舉行離不開會展客戶的支持,而會展客戶的支持首先需要會展企業通過各種策略和方式吸引到客戶,因此吸引會展客戶是會展客戶關系管理策略的第一步。會展客戶不僅指老客戶,也包括新客戶和會展潛在客戶。忠誠的老客戶是企業最有價值的資產。老客戶是企業發展的客戶基礎,企業留住老客戶和吸引新客戶對于企業來說具有同等重要的意義,企業在開發新客戶的同時一定不能忽視了老客戶的存在。新客戶是會展業寶貴的市場資源,也是會展企業未來的發展空間,新客戶數量的多少決定著會展未來可能發展規模的大小。吸引新客戶是會展企業長期穩定發展的重要工作內容之一。吸引老客戶和吸引新客戶企業所采取的策略也會有所不同。2、不斷鞏固客戶關系。不斷鞏固客戶關系可以保證企業有效的實施客戶關系管理。首先,追蹤客戶需求并不斷滿足。追蹤客戶需求是企業營銷工作的起點和工作重點,只有不斷地有針對性地去滿足客戶的需求,才能取得他們的長期信任。 3、實施客戶忠誠策略。正確的忠誠目標客戶就是那些愿意并且能夠對會展企業忠誠,也能夠為會展企業帶來利潤的客戶。參展商有很多類別，不同的參展商帶給企業的利益是不同的。比如,對于那些行業內有影響力、有價值的參展商,會展企業就應該盡可能地將其發展為忠誠客戶和長期合作關系。六、會展主辦管理系統的功能與作用會展主辦管理系統全面涉及和管理會展服務企業的日常業務，可以有效地實現會展集團多辦事處共同應用，多展會同時管理，分類管理參展商及觀眾等方面的數據，全面管理會展業務，使得大量的重復工作可以實現自動處理，防止客戶數據因業務人員流動而流失，并可以直觀地對展會過程進行有效管理，應用精確的統計數據輔助公司決策。主辦管理系統的作用主要體現在以下方面。(1)實現體制創新會展管理信息系統作為一種先進的管理思想和手段，它所改變的不僅僅是某個人的個人行為或表層上的一個組織動作，而是從思想上去剔除管理者的舊觀念，注入新觀念。它能夠幫助企業建立一種新的管理體制，能實現企業內部的相互監督和相互促進，并保證每個員工都自覺發揮最大的潛能去工作，使每個員工的報酬與他的勞動成果緊密相連，能迅速提高工作效率，節約勞動成本。(2)智能輔助決策會展管理信息系統有效地實現會展集團多辦事處子公司共同應用，多展會同時管理。作為管理者，可以深入了解客戶、市場和自己的業務績效，能夠實時了解公司各個子公司，各個部門，多個展會的業務運營狀況；隨時了解公司的財務狀況，有效控制招展進度等，洞悉經營，隨需應變，從容面對每個重要決策。會展管理信息系統可以幫助管理者將數據轉化為知識、將知識轉化為行動并使行動獲得成功。(3)業務流程自動化會展管理信息系統改變傳統企業需要應用行政等手段干預來規定業務流程，使用技術來簡化和自動化現有的人工流程，要求一切事務流程都需要經由系統來操作，根據系統預設的流程工作，如此整個過程都可以進行規范有效地管理，實施過程監控，消除了中間冗余的環節，減少了浪費，避免了延誤。(4)整合企業內外資源會展管理信息系統通過計算機網絡將企業、客戶、供應商及其他商貿伙伴集成起來，實現會展電子商務化，將原來分散的資源集中分析處理，全面整合企業內外資源，完成信息流、業務流和資金流的有效轉移與優化。充分利用因特網(Internet)技術及信息集成技術，將服務供應鏈管理、客戶關系管理、企業辦公自動化等功能全面集成優化，以支持產品協同商務等企業經營管理模式。(5)降低信息安全風險一切經營活動都在會展管理信息系統上運行，過程中形成的客戶資源、文檔、統計數據、業務經驗等信息資源得以集中管理，加上完善的授權機制，降低信息安全風險。如果沒有一個高度集成的信息管理系統，企業會因為人員的流動等原因，導致信息資源流失而形成安全隱患。(6)會展過程的策劃會展管理信息系統是一個面向管理的信息系統，除了基本的數據處理功能以外，更重要的是對會展的幾個過程，如前期的策劃、會前的準備、會中進程和會后等過程中的階段性工作，利用策劃模板給出各個階段性信息，并允許會展的策劃人員和組織人員對這些信息進行更新、添 加和刪除，成為半自動的工作模式，這種功能是會展管理人員和組織人員重要的工具。(7)電子商務化會展管理信息系統有很多功能可以通過因特網實現，如客戶的網絡注冊、登記，通過網絡進行預訂、招商引資、客戶關系管理等。現在很多管理信息系統都移植到因特網上，通過Web形式構建會展管理信息系統，這種轉變實際上就是電子商務化的標志。會展企業在組織會展的過程中，需要與很多企業建立合作伙伴關系，為了充分共享資源，可以通過電子商務的外部網(Extranet)網絡技術，將這些企業緊密地聯系在一起，更好地利用和共享各個企業的資源和信息，為會展活動提供更加準確、及時、便捷的服務。 七、實踐的目標及意義實踐是理論聯系實際,應用和鞏固所學專業知識的一項重要環節，是培養我們能力和技能的一個重要手段。通過此次的實踐，使我清楚的明白會展信息系統在會展發展中的重要作用，會展信息系統不僅僅可以提高人員的工作效率