如何搞好企業的內部控制,復旦大學管理學院會計系 李若山,創業階段企業的特征,優點 一、吃苦耐勞，有非常強凝聚力 二、靈活多變，對市場有極快的反映能力。 三、團隊之間有很好的信任，不拘泥于規章制度。效率很好！ 不足： 一、規模有限、無法承接大的機會。 二、缺乏吸引優質客戶的能力。,2，轉型階段企業的特征,優點 一、具有規模，有領袖與權威，市場快速反映。 二、有核心團隊、有行業骨干，有一定默契。 三、有一定規章制度，但主要是以信任為基礎。 能承擔一定規模業務。有較為豐富的企業資源。 不足： 一、新老隊伍需要較長時間磨合，職業經理人難以取得 信任。 二、制度不健全、或有漏洞。 三、企業文化正在培育過程中，不穩定。 四、最易出現災難性損失。,3，成熟階段的企業特征,優點 有較好的獨創的企業文化氛圍，易吸收社會職業管理人員。 規則清晰、制度高于一切。 內部流程營運明確，易復制與模仿。 有承擔大型機會的能力。有較豐富的企業資源。 有較強的抗風險能力。 不足： 可能會存在一些官僚作風 某些流程可能過于刻板。對一些小機會反映遲鈍。 較高的管理與控制成本。,二、內部控制與企業舞弊理論,1，關于冰山理論： 壓力、機會及借口、 2，GONE理論 貪婪、機會、需要及事后暴露。 內部控制是防止企業舞弊發生的最有效方法。,三.內部控制的內容,完善的內部控制制度是消除虛假會計信息的基礎 內部控制制度的內容有了較大發展-從三要素向五要素發展。 過去三要素主要是會計控制、管理控制與控制環境等。,內部控制的主要內容,內部控制五要素： A：控制環境：主要是最高管理層對企業內部控制的態度、理念、觀點與哲學等。 B：風險評估：對企業內部風險的評估、識別、管理與防范。 C：信息傳遞：對業務流程的正確反映、計量、披露與傳遞。防止在控制中出現信息不對稱現象。,D；控制活動： 在業務流程中嚴格區分不相容職務分離。明確崗位責任以及清晰的業務流程。 E： 獨立的監督：有一個高層次的、有執行能力的獨立監督部門。如董事會下的內部審計與風險管理委員會等。 內部控制的五要素涵蓋了單位的“人、財、物及組織”等個方面的內容,內部控制與治理結構的區別,內部控制主要幫助公司高級管理人員在開展公司業務過程中，實現公司利益最大化，并保證公司所有的活動都是在總經理授權情況下進行的。 治理結構主要解決外部股東、內部股東、董事會與高級管理人員的關系。主要幫助董事會在開展業務過程中，秉承董事會的戰略，實現股東利益最大化。 因此，內部控制無法解決高層管理人員的舞弊因素。,五 會計內部控制制度的基本目的與內容,一、會計內部控制目的與內容 （一）會計內部控制主要是為了 保護企業資產 提高經營效率 堅持既定管理方針而采用的組織計劃以及各種協調方法和措施 曲突徙薪無恩澤 焦頭爛額為上客,（三）貫徹會計內部控制制度時應注意的事項 內控制度不局限于這些內容，單位可以根據公司的具體情況進行補充、完善及細化。 （四）會計內部控制制度的局限性 控制過多會影響效率（發票傳遞時間過慢等） 內部串通會妨礙控制功能發揮（如會計與出納不獨立） 控制制度的運行與書面規定可能不一致（如預決算突破，沒有執行嚴格的分析制度）,(五)減少會計內部控制局限性的措施 對一些非關鍵控制的環節，予以簡化。（如零星采購等） 加強對會計內部控制制度的監督，使會計內部控制制度的實施與書面規定一致。（如審計建議，月未對帳、盤點等）,二、會計內部控制制度框架,三、人員控制 (一)人員控制的目的 在充分發揮職工雇員的積極性時，防止一些不利因素的出現。 在人員錄用之前，防止招聘一些不合格人員，給單位造成不必要的損失。 通過輪換、休假制度，對財務或資金保管人員的工作進行定期復核。,(二)人員招聘和激勵 1. 人員招聘 人員招聘不僅要注重人員的專業能力，更要重視人員的道德素質。一定要進行背景調查。 人員的道德素質包括： 思想品質：招聘人員應以為人正直、品行端正、作風嚴謹為基本標準。 職業精神：即將招聘錄用的人員必須要有敬業的精神，對工作一絲不茍，嚴謹認真。 工作經歷：注意招聘錄用人員以前的工作經歷，不得有空白階段，防止有隱匿不報的犯罪記錄。,2. 激勵機制 在制定激勵機制時，其考核標準不僅要包括專業能力，還要考察人員的思想品德和職業精神。要給超出貢獻的員工獲取應有激勵。（只有約束，沒有激勵的控制，將會失支動力。如費用中心對預算的節約，沒有相應的激勵）,(三)職務輪換與休假 1. 職務輪換 在單位的每個部門中實行職務輪換制度。 凡是直接保管或接觸實物、資金的工作人員，每二年輪換一次工作崗位。在實行職務輪換制度時，原則上在同一專業領域內對換，不跨專業。 在每一次職務輪換過程中，重點辦好相互交接，劃清各自責任。 如在交接過程中發現前任工作中的差錯，應立即予以報告。,職務輪換制度的目的 職務輪換能使部門人員有機會接觸到整個工作流程，使人員素質更全面。 后任在接替前任工作后，有機會發揮自己的主觀能動性。 有利于發現前任工作中存在的問題與差錯。,2. 帶薪休假 單位員工的帶薪休假期包括法定節假日和年度休假兩部分。 法定節假日遵照國家有關規定執行。 年度休假的天數則由單位自行設定。 在員工帶薪休假期間，其工作可交由同等職位、同等級別的人員擔任。 帶薪休假的優點 帶薪休假可以使員工調整身體和精神狀況，有助于提高員工工作效率。 帶薪休假期間，有內部審計部門對該員工的工作進行審核，便于對該員工的考核。,四、組織控制 1. 組織控制原理 利用工作分工，形成一些職能上的互相牽制。 通過對業務流程的分割，使同一業務由不同部門進行操作、稽核，監督，從而減少可能出現的差錯。 2. 組織控制的內容 對不相容職務予以分離 明確崗位責任制 制定清晰的作業流程圖,（一）不相容職務分離 1. 不相容職務的原理 有些職務如同時由一人擔任，其出現差錯的可能性就大得多。 二個人犯同種錯誤的概率比一個人犯同種錯誤的概率低。 不相容職務分解到不同人來擔任，將大大降低錯誤的可能性。,各單位應分離的不相容職務 授權進行某項業務的職務與執行該項業務的職務，如部門領導不得同時兼任業務員，或部門不得同時兼任全部業務的談判、客戶的選擇、合同簽定等。 執行某項業務的職務與審核該項業務的職務，如出納不得自己去審核、勾稽銀行對帳單。 執行某項業務的職務與記錄該項業務的職務，如出納不得兼任會計。 保管某項財產的職務與記錄該項財產的職務，如倉庫的存貨管理與物料會計的存貨記賬不得同一人兼任。,（二）崗位責任制 1. 完善的崗位責任制應當達到三個方面的效果： 明確的職責界定，以保證經營中每個環節功能的實現。 各崗位之間有效的溝通與協調，使各項工作流程順利進行。 明確權、責、利，避免不必要的推諉。 2. 崗位責任制的形式 應當是書面的，應盡量避免一些在實際工作中形成的事實分工或口頭分工等形式。 在確定職責時應盡可能地細化、明確、周全，應考慮到責任和權利的匹配。 應要求各人員閱讀相關部分，并在閱讀后予以簽字，避免事后的推諉。,3. 在進行崗位職責設計時，應當運用不相容職務相分離原則 利用各崗位分工形成的內部牽制作用，達到各崗位相互勾稽的效果。 某項業務的全過程不能由一個部門或某一人來完成。,（三）工作流程圖 1. 流程圖目的 通過符號使會計內部控制制度得以全面、直觀、形象的反映。 便于對業務流程進行分析、考察和改善。 有助于輪崗時了解與熟悉程序與責任。 2. 流程圖繪制時注意事項 要對各個工作程序予以圖解化。 符號規范，線路清晰，一般由上向下，由左到右，盡量避免交叉。 繪制流程圖應當簡單、清晰，但不能有所遺漏。,五、財務控制 1. 公司財務控制的目的 保證實現某公司的財務大循環，提高資金使用效率。 為保證單位資金的集中使用，必須做到資金的統一調度、統籌安排。 2. 財務控制的主要內容 預算控制 會計控制 內部審計 財務風險管理,（一）預算控制 1. 預算制度的目的 將一些可能發生的資金浪費控制在業務發生之前。 使高層管理部門擺脫一些繁瑣的日常復核工作。 便于單位的事前資金調度，發揮單位的資金效益。 降低單位財務拮據風險。 因此，財務預算制度應成為公司的一項最為重要的財務制度之一。 可能會有較多困難。但經過改造后，其效果會有較大提高。,2. 預算制度的內容 整個綜合預算體系的內容分為 資本預算對資本性項目的運作所作的計劃安排，按年度編制。 經常預算對日常經營發生的各項目的預計，經常預算按年度編制和按月度滾動編制。 財務預算對單位資金的籌資、投資以及調度進行預算，由計財部門按月、旬進行編制。,、,3. 預算制度適用的部門 根據年度投資計劃下達的任務書，由各部門、名子公司根據經營使用需要按年度編制 經營性部門（編制收入預算，對收入、成本和費用項目進行預測和計劃 非經營性部門編制部門預算，對部門費用支出進行計劃安排。,4. 財務預算依據其他部門的資本預算與經常預算的資料，進行資金預算并編制預計財務報表。 資金預算按月編制 根據各期間的經常性收支項目和資本性收支項目進行現金收支存預測 安排資金余缺的調劑方案,綜合預算體系結構如下圖所示：,5. 預算編制依據 以前一期的實際發生數為基礎。 綜合考慮各種因素變動之影響，如物價變動、新出臺的國家政策法規等。 單位下一年度的戰略計劃。 6. 預算的調整（重點） 必須對預算與實際的差異進行分析 建立差異調整的各級審批權 定期進行差異總結,7. 預算編制的審批權 綜合預算的最后審批權為董事會 8. 預算制度實施的原則 采取分階段建立、逐步規范化的方式 先易后難 有一定容忍度 對參編人員進行培訓,（二）會計控制 會計控制是指利用會計的一些特殊方法與手段，對各部門及下屬單位的財務進行監督、管理與控制。一般常用的會計控制主要包括： 1. 銀行賬戶分帳制度 銀行分帳制度與預算制度配合使用。所謂銀行分帳是指某公司為具有對外經營職能的各部門、分局、下屬單位等設立兩類銀行賬戶，規定A類賬戶只能存入款項，不能支取，由某公司控制將存款轉入本部賬戶。B類賬戶只能提取款項，不能存入款項。某公司根據預算計劃將款項劃入該賬戶。,實行銀行分帳制度后，各單位有收入只能存入A類賬戶，不能使用，由公司統一支配；支出只能來源于B類賬戶，公司財務總部可以根據各營業單位的成本、費用支出預算，按時、按需地將資金劃入B類賬戶，以供開支的需要。這樣，不僅簡化了公司的預算控制，而且有效的杜絕了各級單位以收抵支、帳外循環的狀況。 銀行分帳制度的有效運轉依賴于嚴厲的約束制度來維護。公司一旦發現兩類賬戶混用的情況，無論金額大小，立即重罰主要責任人，以防銀行帳戶分帳制形同虛設。,2. 會計科目統一制度 會計科目的統一，有利于某公司的會計監管以及報表的合并。與此同時，也便于互相對帳及控制。 由于公司要對各部門及下屬單位進行有效控制，因此，在會計科目上，還要設置一些特殊的科目名稱：如對分別設置上級撥入資金、撥付所屬資金，內部往來以及其他會計科目等。 3. 財務報告,（三）內部獨立審計 1. 公司內部審計的設置原則 保持高度獨立性 有監督權但無處置權 直接向分管副總經理報告 與其他部門不存在利益關系,2. 公司內部審計的職能 進行財務審計，保證資產安全完整及既定方針的實施，包括： 對下屬下屬單位進行財務監督，以加強對下屬單位的控制 檢查單位內部是否存在差錯 評價單位的會計內部控制制度的執行情況，提出改進建議 協助外部審計人員 進行管理審計，提高單位的經濟效益，包括： 評審各部門的經營業績及工作效率 評價各部門之間的協調程度及人際關系 針對經營現狀，提出增進效率、提高效益的建議,3. 內部審計部門的職權 內審人員應有權隨時調閱各單位的會計資料、各項計劃、預算、報表等文件、資料 有權參加有關財務會議 有權對嚴重事態采取應急措施 有隨時向公司最高領導直接報告重大事項權等 有針對單位經營管理各方面存在的問題提出改進建議權 但內部審計人員沒有直接的經營權，不能直接指揮日常經營管理活動，他們對經營活動的干預應通過其他管理人員間接的進行。,4. 內部審計報告制度 內審部門的審計調查結果、形成的審計結論及管理建議必須以書面的形式向單位最高管理層報告 常規性的審計項目，應當每月進行一次報告 專題審計應當在審計終結后一周內提交專項審計報告 年度審計報告必須在年終報表編制結束后一個月內提交 內審報告應該形成規范的格式,六、實物控制 （一）實物控制的目的 通過建立統一采購制度，防范采購人員出現私下交易，損害單位利益 通過規范的保管程序，防止單位資產被不合理挪用，保護單位財產安全、完整 通過建立定期與不定期的盤點制度，建立事后控制制度，防范可能出現的保管漏洞,（二實物控制的基本內容 統一采購制度 保管制度 盤點制度 （三）建立統一的采購制度 1. 采購時必須進行職務分離制度 物料采購人員不能同時承擔物料的驗收工作 付款審批人和付款執行人不能同時辦理尋求供應商和詢價業務,物料的采購、存貯和使用人不能同時擔任帳務的記錄工作 付款審核人應同付款執行人職務分離 記錄應付帳款的人不能同時擔任付款業務,請購,采購,統購,驗收,退貨處理,供應商定期考核,采購預算,請購單,議價,訂購單,確定供應商,訂購單驗收,物料和數量,驗收單,評估供應商,供應商分類,要求改善,詢價,比價,物料采購制度,2. 建立請購制度 各部門根據經營計劃，結合預算指標，編制“采購預算書”。 在各部門領導審核同意后，一式三份，一份送計財部， 一份送采購部門，一份送回原請購單位。 各部門門以收到核準的“采購預算書”為基礎，填寫申購單。 填寫申購單時應寫清楚品名、規格、用途、數量、品牌、交貨期限和編 號。由部門總監以上人員核準，交相關采購部門。 其他有一定專業性的請購內容（比如，請購機械零件）在填寫申購單之后，可由各部門門在通過一定的審核程序后，指定采購。,2. 建立 采購制度 公司負責采購的人員在接到申購單后，通過詢價制度，選定供應商。 由公司負責采購的人員與商家接洽，商談價格。 采購人員將價格的商談結果記錄在申購單上，呈請上級核準。 采購人員下定單后，即將申購單的一聯交倉庫管理部門，留待以后辦驗收手續，一聯交計財部門，最后一聯自留，以備復查。 采購人員依照交貨進度向供應商催交和督促交貨。,3. 建立統購制度 凡是大宗而且價格昂貴的物料，可通過一定程序選定合格的供應商，并與 供應商簽訂長期供應合同，以統一采購方式辦理，避免私下交易。 由采購處接洽供應商，商定可辦理統購的物料的供應量、品質、交貨期等，于十日內呈報主管副總經理核準，簽訂合同。 統購材料由請購的各部門填寫申購單，填明品名、規格、數量、預計單價、交貨期限、交貨地點等。 各部門如發現其他供應商的商品價格低于統購價格時，應立即通知采購處和計財部門等，以調整價格或定購合同。,4. 建立驗收制度 倉庫管理部門在接受供應商交貨時，先將交運單（供應商自備或與包裝外注明請購單號碼、數量）與申購單對照，清點件數或過磅，將件數與重量登記在申購單備注欄中。 倉庫管理部門在接受供應商交貨時，填寫“驗收通知單”，通知各訂貨的部門。部門應在兩日內派員與倉庫管理員同時驗收。并在檢驗欄簽名。 如果收到貨物與申購單不符，應立即向主管副總經理報告，并通知 計財部門，拒絕付款。,（二）供應商定期考核 1. 供應商表現的評估程序 主管副總經理在每年年初根據過去一年所有供應商的表現情況和新一年單位的發展規劃，決定需要做供應商資格重新評估的名單和時間計劃。該名單和計劃至少每年要審查和更新一次。 各部門的物料使用人員可隨時向公司匯報供應商的異常情況， 必要時公司經理有權決定對供應商的資格進行臨時性評估。 公司的采購人員應在年終對所有供應商的實際表現進行總結和評分。,在評估或總結過程中發現的不合格項目，由公司經理決定是否向供 應商發出“要求改善措施報告”和跟蹤改善措施的實施情況。 對于重新評估不合格的供應商應減少定購數量或取消其資格。 所有的評估和總結應按規定進行審批和存檔。,2. 供應商分類 公司根據每年對所有供應商的總結和評分結果，按以下標準進行分類和管理：,3. 要求供應商改善措施 各部門技術專家負責對不合格物料問題進行分析。經確認屬于供應商的原因而造成不合格項目，由各部門技術專家起草“要求供應商改善措施報告”。 “要求供應商改善措施報告”在發出前要予以記錄，登記該報告的序號、要求回復期限、發出人姓名、供應商名和內容簡述。 將“要求供應商改善措施報告”發出 。 公司負責收回和審核“要求供應商改善措施報告”中提出的改善措施，并送資資公司經理審批。 只有所提出的問題順利解決，此份“要求供應商改善措施報告”才算結束。 同一問題若連續兩次發出“要求供應商改善措施報告”后仍未解決，應對該供應商的資格進行重新評估。,（三）盤點制度 1. 盤點方式 年中、年末盤點 由倉庫管理部門會同計財部門、審計部門于年（中）末時，對所有存貨實施全面盤點一次。 月末盤點 每月月末，由倉庫管理部門和計財部門對存貨實施全面盤點一次。 隨機抽點 由計財部門會同倉庫管理部門的主管，隨機抽樣盤點存貨。,2. 盤點人員 總盤人 由主管副總經理或計財部領導擔任，對盤點工作進行總指揮，監督盤點工作進行以及異常事項的裁決。 主盤人 由計財部主任和公司領導擔任，負責實際盤點工作的正常進行。 盤點人 由計財部和公司指派，負責清點和登記。 協點人 由計財部和公司指派，負責盤點時物料搬運及整理工作。,監點人 由內部審計人員擔任，監督盤點工作的進行。 特定項目按月盤點及不定期抽點的盤點工作，也應該設置盤點人、協點人和監點人。,3. 盤點前準備事項 盤點編組 由計財部主任在每次盤點前，事先根據盤點種類、項目，編制“盤點人 員編組表”，在核定后，公布實施。 盤點用具 計財部和公司預先將盤點所需的財務和其他用具準備妥當。比如， 將存貨集中、整齊、分類堆放，并編號標示。 未入帳物料的處理 對盤點期間已收到但未辦妥入帳手續的物料，應另行分類存放，并編號標示。,4. 年中、年末全面盤點 盤點計劃 計財部主任先呈報分管副總經理，經核準后，簽發盤點通知。 負責召集盤點人召開盤點協調會。 制定盤點計劃，通知各有關部門，限期完成盤點工作。 盤點期間的用料 盤點期間除緊急用料外，暫停收發料。 各部門在盤點期間所需的用料，應在盤點前一天辦妥領料。 已領料而尚未使用的，應辦理退料手續。,盤點方式 年中、年末盤點應采取全面盤點方式。 臨時突擊盤點可采用抽盤。 計量 盤點時應盡量采用精確的計量儀器。 對于價小量大的物料可以通過一定方式推算。 記錄 在盤點物料時，檢點人應根據盤點人的記錄，詳細復核，并各自在“盤 點統計表”上簽名確認， 盤點表編列同一流水號碼，各自保存一聯。 盤點統計表應匯總成“盤存表”，一式兩聯，第一聯由各部門門保存，第二聯由計財部保存，以核算盤點盈虧金額。,5. 隨機抽點 由主管盤點的負責人視情況需要，隨時指派人員進行抽點。 由計財部填寫“物料抽點通知單”，呈報主管的計財部務主任核準后進行抽點。 抽點日期和項目，以不預先通知各部門和倉庫管理部門為原則。 隨機抽點也應填寫“盤存表”。,6. 盤點報告 盤點盈虧報告表 計財部應依據“盤存表”編制“盤點盈虧報告表”，一式三聯。 該報告表由各部門和倉庫管理部門填寫，如有差異要說明原因。 報告表三聯分送如下，第一聯送各部門，第三聯送主管副總經理，第二聯由計財部自存，作為帳項調整的依據。 報告期限 隨機抽點應于盤點后一周內將“盤點盈虧報告表”呈報部門和計財主任簽核。 年中、年末盤點應由計財部于盤點后兩周內將“盤點盈虧報告表”呈報上級簽核。,盈虧金額的處理 盤點盈虧金額，平時僅列入臨時性科目，年終時將該臨時性科目的凈值轉入本期“營業外收入-盤點盈余”或“營業外支出-盤點虧損”。,7. 注意事項 所有參加盤點工作的人員，都應深刻了解盤點工作的職責。 盤點人員盤點當日一律停止休假，并在規定時間內盡早到達指定的工作地點 所有需盤點的物料都以靜態盤點為原則，因此，盤點開始后停止物料的進出和移動。 盤點使用的單據、報表內所有的欄目，如需修改，應由盤點有關人員簽認方可生效，否則應查究其責。 在盤點日的就餐時間，由盤點負責人自帶鎖具將各倉庫上鎖，以防他人利用休息時間搬運貨物，造成盤點不正確。,所有盤點數據必須以實際清點或換算的詳實資料為依據，不得猜想、偽造數據。 盤點開始至結束期間，各組盤點人員均應聽取主盤人的指揮，接受其監督。 盤點終了，盤點人員必須經主盤人核準方可離開崗位。,七、財務風險管理 （一）財務風險管理的目的 通過擔保風險管理，防范各類下屬單位單位帶來的連帶貸款責任。 通過資金的集中使用及財務大循環，防范出現資金拮據及浪費現象。 通過合理的內部價格轉移，控制集團單位之間可能出現的資金使用風險。 （二）財務風險管理的內容 擔保風險管理。 資金使用風