對員工違規行為的處理、執行、記錄 益處：無論你在聘用新員工時多么小心，對于他們的某些行為，你仍然很難表示贊同。這令人十分尷尬。你又該如何處理呢？ 附件中的六個文檔或許能對你有所幫助。 o 文檔1：處分管理方針：根據嚴重程度，對員工進行懲罰。 o 文檔2：處分執行步驟：執行對員工的處分可以根據列表中的步驟進行。 o 文檔3：處分記錄表：根據表中的提示填寫，你就可以得到一份詳盡的處分執行記錄。 o 文檔4：處分方法模本：可以根據個人需要對其進行編輯整理。 o 文檔5和文檔6：口頭及書面警告樣本。 你是否公平，對某一個人或小團組是否存在歧視？完備的記錄將是最有力的證明。長期保留記錄，你能從中看到員工的進步或退步，這是對你勤奮工作的回報。 特點：員工處分記錄具備以下特點： 處分管理方針： 明確提出員工的行為準則。 根據嚴重程度，對員工的不良行為進行分類-并指出相應的處理措施-輕度的，對其進行口頭警告；嚴重的，則會被辭退。十四種輕度不良行為將會受到口頭或書面警告，十二種嚴重不良行為會被立即停職或辭退。 對留職察看，停職及解雇進行分別敘述。 處分執行步驟： 列出了就與當事員工進行會談你所應考慮的相關事宜和執行步驟。 處分記錄表： 列出了所有相關提示，利于口頭或書面警告記錄的完整性。 口頭及書面警告樣本 操作簡單。可在計算機上編輯完成或手寫。 模式化。當事員工也可得到文件副本；也能存儲在個人文件夾。 1.處分管理方針目的：確立員工行為、表現及責任準則，以利于員工進行自我糾正和自我改善。 確立這些準則并非要限制任何人的權力，而是幫助大家更加和諧地工作，這樣才能確保向客戶提供有效且優質的服務。確立的準則是合理的。它允許員工某些必要的個人行為，這些行為必須是安全有效的。上級或部門主任會時刻提醒員工遵守部門規章，一旦部門規章有所調整，他們會立即通知員工。公司相信如果明確提出要求，員工會遵守要求并愿意這么做。上級的責任之一即是要讓員工知道該如何完成工作。而且，公司的方針是使每一位員工得到足夠的機會充分表現自己。方針：處分等級逐級上升，給予當事員工足夠的機會糾正錯誤。其中并沒有明確規定多少次口頭警告后才給予書面警告或多少次書面警告后才予以解雇。具體處分措施視以下因素而定： 違反了哪些規定 違規行為的嚴重程度 時間間隔及員工對先前處分的反應 員工以往的工作表現 例外：對于一些嚴重不良行為，如斗歐、盜竊、武力威脅、出售或使用毒品、濫用公司酒精用品等，解雇是被最先采用也是唯一適用的處分措施。公司會在對事件情形，以往處理慣例及當事環境進行調查和分析后決定采用何種處分。通常，多次口頭警告后會給予書面警告，其后予以解雇。對于時間間隔短、員工無意悔改的情況，也會采取上述步驟。 特殊違規及處罰方式A類違規行為及處罰： 第一次違規：給予口頭或書面警告 第二次違規：予以停職或解雇 B類違規行為及處罰： 第一次違規：予以停職或解雇 A類違規行為包括： 替代其他員工打卡 唆使其他員工替代打卡，或未經許可更換作息卡 遲到且無合理理由 未事先通知或出示假條而無故缺勤 在非午餐及休息時間，未獲上級許可，離開工作崗位或在休息室休息 隨意丟棄公司財物 任意破壞公司財物 早退或遲到 打擾他人工作 工作效率極低或不努力 違反公司管理制度 不注意保持工作環境衛生 危及他人安全 誹謗他人或散布謠言 A類違規行為包括： 利用公司財物進行賭博 占有或出售公司麻醉用品 工作時間酗酒 鼓動他人利用公司財物進行斗歐 未經許可私藏、挪用他人或公司財物 故意破壞公司財物 拒絕執行上司、上級或管理人員的合理工作指派 求職期間故意隱瞞健康狀況或其他重要事實真相 拒絕完成被指派的工作 未事先通知或無可接合理理由，連續曠工兩天 輕度偷竊行為 未經公司管理人員的許可占用屬于公司財物的槍支或炸藥留職察看：予以書面警告后，當事員工會受到留職察看。在此期間，沒有加薪、假期和升職機會，但仍保留原有福利。調查性停職：由于嚴重的違規行為，員工會被勒令停職，最長為三天。如有必要進行全面的調查，當事員工會被給予調查性停職。調查后： 如有必要予以解雇，員工將不會得到調查性停職期間的薪水-解雇自通知日有效。 如被確認為違規行為，沒有必要予以解雇，員工將收到警告通知書，并不會得到調查性停職期間的薪水；或處以處分性停職。 如未被確認為違規行為，員工會在規定時間內恢復工作，并得到補償。處分性停職處分性停職時間不超過三天。除受到調查性停職外，作為對違反公司管理制度的懲罰，還有可能受到處分性停職。由于嚴重或多次違規行為，員工將調離現任崗位；盡管調查性停職期間無嚴重違規，但仍有多次輕度違規并受到口頭或書面警告，公司將對當事員工進行罰款處罰。違反出勤規定的員工通常不會受到處分性停職處罰。即刻停職如需立即采取措施，上級會給予即刻停職。解雇由于嚴重違規，員工會被解雇。或者員工已受到書面警告，由于情況較嚴重，公司最終決定辭退該員工，則員工不再擁有選擇離職方式辭職、失業或退休的權力。 2.處分工作執行步驟 主要步驟如下： 會談前 安排與員工的私人會談。不要在公眾場合宣布對員工的處分。 做好會前的準備工作，備足相關事件的資料，弄清要提問的問題，查看以往的處理慣例記錄。會談中 若員工事先并不了解會談的目的，應解釋清楚。 告知其表現與公司規定的差異。 向員工陳述公司的處分管理方針，并告知已采取的或即將采取的處分措施。 使員工有機會對提出的問題作出回答，對其行為進行解釋或辯解。 對員工的辯解表示理解并保證加以考慮。 告訴員工你期望他/她能改變其行為。舉例并提出建議 表達你對其能力的信任并相信他/她能改變其行為。 確認員工已了解問題的所在并能改變其行為。 告知員工你會將會談內容記錄在案。 向員工再一次保證你很希望再與其共同工作。 會談后 整理總結會談紀要。 一旦決定給予書面警告，應確保員工簽署相關文件。 員工應在會談的第二天接到會談機要及處分決定的副本。 若員工有其他上級，他們也應接到會談機要及處分決定的副本。并強調該文件屬于保密性文件，不得向他人傳閱。 監督員工的行為表現，以確保問題已得到糾正。3.處分記錄表 在會談后，應根據記錄整理匯總文件。填寫該記錄表能保證文件的完整性。口頭警告確保所有的口頭警告都有書面記錄。口頭警告能夠避免過多的正式警告。完整的文件應包括： 員工姓名 予以口頭警告的日期 違規記錄 對員工期望的詳盡表述 員工的解釋或其他重要資料 口頭警告記錄示例 1）今天，我與員工姓名就其出勤情況進行了談話，并提出口頭警告。自一月一日以來的十七天中，員工姓名共缺勤十二天。員工姓名回答道：“你不能讓人在生病時也堅持工作。”她對口頭警告有異議。我告訴她，如有必要她可以請病假，但如果醫生沒有特別要求希望她能堅持上班。簽名日期書面警告 與口頭警告相比，書面警告更正式，處分級別也有所上升。完整記錄應包括： 員工姓名 會談日期 違規記錄 關于先前會談及就該問題提出的口頭警告的參考內容 對員工期望的詳盡表述 員工的解釋或其他重要資料 關于你相信該員工今后能改正其行為的表述 員工簽名-若員工拒絕，應在簽名處明確指出你曾讓員工在此簽名但遭到拒絕。 4.公司名稱處分處理計劃書 違規行為公司名稱已確定一套處分制度。該制度的目的在于使員工有足夠的機會糾正已出現的錯誤，而非懲罰。員工在了解了公司的規章后，就會自覺遵守。立即處分處理 公司名稱認為某些違規行為應立即受到停職或解雇處理，則該員工不再有機會糾正其錯誤。以下行為應受到立即處分處理：嚴重違規行為（如暴力行為）處分處理執行步驟 若員工不能遵守公司名稱的規章，他/她將有三次機會糾正其錯誤行為。1）重申公司名稱的規章，口頭指出其違規行為。另外，還會告知其再次違規的后果。若口頭警告后不再發生類似問題，就不會給予進一步的處分。 2）若再次違規，通過書面形式指出其違規行為，并再次重申公司名稱的相關規定。另外，告知若再次違規會處以不帶薪停職處分，員工仍有機會改正其行為。若不再發生類似問題，就不會給予進一步的處分。3）若口頭和書面警告都沒有產生效果，員工將被停職，并被告知若再次違規將予以立即解雇，并不再予以警告。 公司名稱保留采取處分處理步驟的權力，可以根據違規的嚴重程度、頻度和種類予以相應的處分。 文件記錄公司名稱將保留完整的處分執行記錄。該報告將存入員工的個人檔案中。若（ ）年后，該員工沒有受到進一步的處分，其個人檔案中仍將保留該記錄，但不再作為其個人資料的一部分。 若對報告中的處分沒有任何異議，該報告將用于以后的相關處理。 5.口頭警告樣本 員工姓名： 口頭警告處理日期： 違規詳細記錄： 對員工期望的詳細表述： 員工個人