公司合同管理制度第一章 總 則第一條 為了維護公司的合法權益，加強公司的合同管理，確保合同依法簽訂和嚴格履行，根據中華人民共和國合同法及相關法律、法規，結合公司實際，制定本制度。第二條 本制度所稱合同是指公司與法人、其他組織和自然人設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。簽約各方協商同意的有關修改合同的信件、數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件等）也是合同的組成部分。第三條 公司合同管理要遵循以事前防范法律風險、事中法律控制為主，事后補救為輔的基本原則。第四條 以公司名義對外訂立的合同適用本制度。第二章 合同的訂立第五條 訂立合同必須遵守法律、法規，尊重社會公德，遵循平等、自愿、公平、誠實信用原則。第六條 訂立合同時要審查對方當事人主體資格與履行能力，包括是否具備簽約的法律資格，資信情況，代理人的代理資格等。不得與不能獨立承擔民事責任或沒有履行能力的單位訂立合同。合同標的額5萬元及以上的原材料及輔助材料采購合同、產品外委加工合同、固定資產采購合同、建安與大修（項修）工程合同必須按審批單要求審批后執行（見附表）。第七條 合同內容應合法、完備、準確、具體，責任明確，附件齊全，一般包括以下主要條款：一、同名稱、當事人的姓名和住所，聯系方法；二、標的；三、數量；四、質量；五、價款或報酬；六、履行期限、地點和方式；七、違約責任；八、解決責任及糾紛的方法；九、根據法律規定和合同性質應具備的其他條款。第八條 擬定合同條款應當注意的事項：一、質量標準或具體的技術要求，如有國家標準、行業標準的，應約定采用國家標準、行業標準，沒有國家標準、行業標準的，當事人應約定其他具體的標準；二、合同的價款或報酬及其他費用的約定要具體明確，價款或報酬為分次支付的，應當明確每次支付的數額、比例、期限及方式等；三、合同中約定的履行期限及地點，如果是分批分次交付的，應具體規定每批每次的履行期限及交貨數量、交貨方式及具體的交貨地點等；四、合同約定履行方式為自提、代辦運輸或其他履行方式的，應規定具體的驗收地點及期限、標準、方法，異議期限；五、施工現場安全措施協議書內容：施工必須按公司技安、防火規章制度的規定，及時辦理高空作業及明火作業證，特種作業人員必須持證上崗，手持電動工具必須使用漏電保護器，勞動保護用品乙方自備，嚴禁占道（確需占道必須先辦理占道手續），必須經常進行安全檢查。工程竣工后應通知公司召集技安、消防代表進行驗收。第九條 訂立合同應注意簽好違約責任和爭議解決條款，違約責任條款要具有可操作性，爭議解決條款一般采用約定管轄，將公司所在地作為訴訟地或仲裁地。第十條 訂立合同應按中華人民共和國擔保法的規定，注意運用定金、保證、抵押、留置等擔保措施。重大合同必要時應另行訂立擔保合同。第十一條 重大合同的訂立，合同承辦部門應通知經營財會部、綜合管理部法律事務人員參加并提供法律意見。 第十二條 訂立合同一律采用書面形式。多頁合同簽訂人應在每頁邊緣上簽字或蓋章。合同條款可簽訂書面補充協議并適用于本辦法。第十三條 合同由法定代表人簽訂，也可由法定代表人授權委托的代理人簽訂。法定代表人授權委托按哈爾濱東安實業發展有限公司法人授權委托代理辦法的規定辦理。第十四條 合同需經審查合格并加蓋合同專用章后方可生效。除法律法規規定必須使用行政章外，不得以公司行政公章代替合同專用章。第三章 合同訂立過程中的審查第十五條 合同要經過審查合格方可簽訂。第十六條 重大合同要經過綜合管理部、經營財會部等部門審查；非重大合同由合同承辦部門自行審查；審查要按本辦法規定的程序和內容進行。第十七條 審查合同時，合同承辦部門應當提交下列資料：一、合同文本和合同附件；二、對方當事人的營業執照、資信證明、法人授權委托證書及身份證明（有效復印件）；三、合同審批單；四、需要提交的其他有關材料。第十八條 建安工程、設備修理、物資采購和設備采購合同的簽訂符合招標要求的，按哈爾濱東安實業發展有限公司招標投標管理辦法執行。第十九條 重大合同包括：分立、合并、破產、解散、借款、擔保、投資、產權轉讓、租賃、承包等合同。一、分立、合并、破產、解散、租賃、產權轉讓、承包等合同，由合同承辦人員提交經營財會部審查簽字，經公司總經理審批后，經營財會部加蓋合同專用章。二、借款、擔保、投資等合同，經公司董事會批準后，由合同承辦人員提交經營財會部審查簽字，經公司總經理審批后，經營財會部加蓋合同專用章。第二十條 合同審查的程序和內容：一、 合同承辦部門審查：（一）合同承辦人負責對對方當事人主體資格和履行能力的真實性進行審查；（二）合同管理員負責對合同條款的完備性、及對方當事人證明資料的齊全性進行審查；（三）經營財會部負責對合同的價款、對付期限及結算方式進行審查；（四）委托代理人負責對合同條款進行全面嚴格審查，對所簽合同全面負責；（五） 合同承辦部門領導負責對合同可行性進行審查。二、綜合管理部門審查：（一）公司法律事務人員負責對合同的平等性、合法性、完備性進行審查；（二）公司經營財會部負責對合同的價款、支付期限及結算方式進行審查；（三） 經營財會部負責合同招投標的合法性。三、公司主管領導負責對合同的可行性進行審查。第二十一條 審查合同時必須在合同審批單上簽署意見并簽字（蓋章）。第四章 合同履行過程中的監控第二十二條 合同履行應貫徹誠實信用原則和全面履行原則，合同承辦部門負責監控并及時處理合同履行過程中遇到的問題，防范履行風險。第二十三條 合同履行中的監控事項：一、對方當事人負有先履行義務是否已經履行；二、對方當事人履行行為是否為不適當履行或者惡意履行；三、對方當事人是否存在經營情況惡化、轉移財產、抽逃資金、喪失商業信譽的情況；四、對方當事人是否存在怠于行使對第三人的到期債權而損害公司利益的情況；五、對方當事人是否存在放棄到期債權、無償轉讓財產的情況；六、對方當事人是否有表明或以自已的行為表明不履行合同義務的情況；七、可能存在的損害公司利益的其他情況。第二十四條 合同履行過程中發生合同糾紛時，合同承辦部門應與對方當事人積極協商，同時向經營財會部及法律事務人員做書面報告，公司法律事務人員會同承辦部門解決糾紛。第五章 合同的變更、終止第二十五條 雙方當事人協商一致并不損害國家利益的，可以變更合同。雙方當事人對變更合同未達成一致意見的，原合同仍然有效。第二十六條 合同變更必須簽訂書面變更協議，對于合同發生重大變更的，應履行合同審查程序。第二十七條 發生法定或約定的解除合同情形時，合同承辦部門應及時行使解除權，主張解除合同的，應當書面通知書對方。第二十八條 合同變更或終止后，合同承辦部門要根據法律法規規定或合同約定妥善處理有關事宜。第六章 合同管理的方式和責任第二十九條 公司合同管理采取綜合管理部（法律顧問）歸口管理，經營財會部等部門分業務管理，合同承辦部門具體管理的方式。合同承辦單位設兼（專）職合同承辦人和合同管理員。第三十條 公司業務部門的合同管理責任：一、 經營財會部責任（一）負責擬訂公司合同管理規章制度；（二）組織公司重大合同的招投標；（三）負責公司合同的審查、審批；（四）負責公司年度更新改造和大修理計劃項目的合同簽訂與管理；（五）負責公司實施的設備大修、國內設備采購合同的簽訂與管理；（六）負責公司分立、合并、破產、解散、投資、產權轉讓、租賃、承包等合同的簽訂與管理；（七）負責對合同價款、支付期限及結算方式進行審查、監督；（八）參與公司重大合同的招投標；（九）負責管理公司各類合同文本，并隨財務檔案一并按期歸檔。負責繳納有關稅費；（十）負責對公司有關合同的審查、審批；（十一）負責公司借款、擔保、融資合同的簽訂與管理；（十二）負責公司合同專用章的使用和管理。二、綜合管理部的責任（一）負責監制、修改各類合同范本和規范格式合同文本；（二）負責組織監督檢查合同的簽訂、履行、管理等情況，向公司有關領導報告紀檢監督及法律審查；（三）負責合同的管理、法律審查，參加公司重大合同的談判，提供法律意見；（四）負責授權委托證書的制作、發放、管理；（五）負責授權委托代理人、合同管理員、合同承辦人員的法律培訓及考核；（六）負責合同承辦部門處理合同糾紛，受法定代表人委托進行有關協商、調解、仲裁和訴訟活動；（七）負責“守合同重信用”供應商的申報；（八）負責組織有關人員進行法律、法規知識的學習、培訓工作。第三十一條 合同承辦部門、合同承辦人、合同管理員合同管理的責任：一、 合同承辦部門的責任（一）負責承辦合同的談判、起草；（二）負責合同的審查；（三）負責合同履行情況的檢查、監控和上報；（四）負責合同檔案的建檔、管理和歸檔。二、合同管理員的責任（一）建立合同臺帳、檔案，負責本部門合同文本、合同檔案的管理；（二）負責合同簽訂、履行情況的匯總統計上報；（三）負責合同條款的完備性、對方當事人證明資料的齊全性的審查；（四）發生合同糾紛時，提供證據等有關資料，需要時參與合同糾紛的調解、仲裁、訴訟活動，并向合同主管業務部門報告；（五）負責辦理授權委托證書事宜。三、合同承辦人的責任（一）負責起草合同文本，對對方當事人主體資格、履行能力的真實性負責；（二）按本辦法的規定辦理合同審查；（三）組織自查合同簽訂、履行情況，負責向委托代理人報告合同簽訂、履行等情況并交合同管理員匯總；（四）負責收集合同資料，協助合同管理員建立合同檔案；（五）發生合同糾紛時，參加合同糾紛的調解、仲裁、訴訟活動。第三十二條 合同的監督檢查和合同統計報告：一、合同承辦部門對所簽合同的履行情況每季度都要進行自檢；二、經營財會部組織有關管理部門對合同承辦部門的合同訂立、履行情況及合同管理情況每半年檢查一次或不定期進行抽查。三、檢查的內容主要包括（一）合同的訂立是否符合本辦法規定的程序；（二）合同的履行情況；（三）合同檔案管理情況。四、合同承辦部門負責合同的統計匯總報告工作，每季度向經營財會部、法律事務人員、主管領導書面報告合同訂立履行情況。第七章 獎 懲第三十三條 對于認真貫徹執行本辦法，在合同管理中工作成績突出的，公司給予表彰和獎勵。第三十四條 由于下述原因造成合同糾紛，造成經濟損失的，視情節輕重和損失大小，對責任部門領導及直接責任人員通報批評、內部處分或要求賠償損失，情節嚴重構成犯罪的，交司法機關追究刑事責任：一、輕信對方、不作資信調查卻隨意簽訂合同；二、未經批準為法人、組織和個人擔保；三、合同簽訂中不履行審批手續，或不加蓋合同專用章；四、不辦理法人委托代理書即對外簽訂合同；五、超越代理權限或代理權限終止后擅自簽訂合同；六、與對方惡意串通、損害公司合法權益；七、因工作過失合同簽訂出現錯誤或在履行合同過程中不積極主動、玩忽職守，以致延誤合同的履行。第八章 附 則第三十五條 本辦法由經營財會部負責解釋。第三十六條 本辦法自下發之日起執行。 附表：合同審批單附表：合同審批單合同編號合同類別物資采購/建安工程/設備采購合同名稱對方單位聯系人及電話合同標的額結算方式履行期限及地點訂立方式招投標（ ）；比價（ ）；獨家代理（ ）；其他（ ）合同主要內容簡介合同承辦部門審查意見簽字： 年 月 日制造工程部（產品工程部）審查意見簽字： 年 月 日銷售供應部（采購供應部）審查意見簽字： 年 月 日質量保障部（技術質量部）審查意見簽字： 年 月 日經營財會部審查意見簽字： 年 月 日綜合管理部審查意見簽字： 年 月 日 分公司領導審查意見 簽字：