采購管理制度文件編號:B-0200-0002-S2-V2.0安全等級:S2文件版本:V2.0部門名稱:發(fā)布日期:實施日期:編制:標(biāo)審:評審:審核:會簽:批準(zhǔn):文檔變更記錄序號時間版本變更內(nèi)容簡述變更人審核人12015.8.31V1.0發(fā)布采購管理制度曹馳常磊22016.5.23V1.1更新采購管理制度夏彬彬郭娜明柳然王時慶32016.6.21V1.2更新詢價及議價審批流程夏彬彬柳然42016.7.20V1.3刪除季度提交采購計劃、增加備貨條款、增加詢價、議價條款夏彬彬柳然52016.8.23V1.4更新制度使用范圍；更新部門及項目銷售職責(zé)、議價條款；更新采購申請（原領(lǐng)用申請單）、詢價記錄單模板、更新IT類采購計劃表單模板夏彬彬柳然62016.10.21V1.5更新采購申請單夏彬彬柳然72016.12.8V2.0更新采購計劃提交時間及設(shè)備申請原則；增加備件詢價規(guī)定；更改采購審批流程；變更采購申請單模板。夏彬彬楊璐89101112 目錄采購管理制度 11. 目的 22. 適用范圍 33. 定義 33.1. 使用范圍 33.2. 直接采購 33.3. 間接采購 33.4. 集中采購 34. 職責(zé) 34.1. 需求部門 34.2. 運(yùn)營管理部 44.3. 行政部 54.4. 財務(wù)部 54.5. 法務(wù)部 55. 采購管理 55.1. 采購原則 55.2. 采購經(jīng)辦人行為規(guī)范 65.3. 采購詢價及其規(guī)定 65.4. 采購比價、議價及其規(guī)定 65.5. 注意事項 76. 流程圖 96.1. IT類采購流程圖 96.2. 行政類資產(chǎn)采購流程圖 97. 附件 117.1. IT類采購計劃表 117.2. 詢價記錄單 127.3. 采購申請單 13目的為使xxx科技有限公司設(shè)備采購制度規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，控制公司采購成本，推動各部門實施采購計劃，確保公司支付的合理性并減少公司資金占用。適用范圍該制度適用于北京元心科技有限公司、控股子公司全體員工及各分支機(jī)構(gòu)。定義使用范圍本制度適用于IT類（不含贈送）及行政實物的采購。直接采購指采購主體直接向物品制造廠家采購的方式。間接采購指通過中間商實施采購行為的方式，也稱委托采購或中介采購，主要包括委托流通企業(yè)詢價采購、調(diào)撥采購等。集中采購指針對非急用的設(shè)備及資產(chǎn)，依據(jù)采購計劃需求按月集中采買。職責(zé)需求部門4.1.1公司自用產(chǎn)品或銷售類商品均需要申請人提交符合要求的采購申請單。4.1.2負(fù)責(zé)對已領(lǐng)取設(shè)備的保管和日常的維養(yǎng)工作，硬件問題需及時反饋給運(yùn)營管理部做相應(yīng)處理。4.1.3銷售類產(chǎn)品如有特殊服務(wù)或者要求務(wù)必注明，服務(wù)類別包括但不限于：保修時間、安裝調(diào)試等。4.1.4公司各一級部門應(yīng)根據(jù)公司信息化管理制度、公司保密制度、目標(biāo)，同時結(jié)合本部門預(yù)算填寫采購計劃表，并提交至運(yùn)營管理部做備案。年度計劃：需在當(dāng)年12月底之前將部門次年硬件建設(shè)及實現(xiàn)目標(biāo)填寫在表單中，并預(yù)估金額。季度計劃：需在每個季度末最后一個月28日前將下個季度需求設(shè)備填寫至采購計劃表中，以便運(yùn)營管理部提前做準(zhǔn)備。4.1.5采購申請所有需要采購/領(lǐng)用設(shè)備均需有預(yù)算，無預(yù)算無法從庫房領(lǐng)取或購買任何設(shè)備。領(lǐng)取設(shè)備時需攜帶審批后單據(jù)；另項目上如需領(lǐng)取設(shè)備除正常OA的申請單之外，還要額外再青銅器上提交設(shè)備申請后才可領(lǐng)取。申請：在OA中提交采購申請需標(biāo)明產(chǎn)品屬相：固定資產(chǎn)、材料、領(lǐng)用、銷售。固定資產(chǎn)：產(chǎn)品單價在（含）1000元以上，可選擇固定資產(chǎn)；另如所購設(shè)備為手機(jī)且需要拆機(jī)做研究，必須在OA申請中注明。材料：產(chǎn)品單價在1000元以下的，可以選擇材料。領(lǐng)用：如需求設(shè)備庫房有庫存的情況下，可選擇產(chǎn)品屬性中的領(lǐng)用，經(jīng)審批后方可領(lǐng)取。如臨時短期需要使用設(shè)備，盡量在OA中標(biāo)明預(yù)計使用時間，并在使用完后及時歸還庫房。銷售：需要賣給最終用戶的第三方IT類產(chǎn)品，可選擇產(chǎn)品屬性為銷售，原則上需要有銷售合同才可執(zhí)行采購。如無銷售合同及中標(biāo)通知書，需填寫《特批采購審批表》，經(jīng)審批會簽后才可繼續(xù)執(zhí)行采購審批流程。運(yùn)營管理部4.2.1負(fù)責(zé)公司IT類自用產(chǎn)品或銷售商品的詢價及采購工作，做好相應(yīng)記錄及對賬工作，并逐步建立付款計劃。4.2.2負(fù)責(zé)建立維護(hù)供應(yīng)商資料檔案，并及時更新。4.2.3負(fù)責(zé)所購物品的品質(zhì)，異常處理及交貨期進(jìn)度的控制。4.2.4參與設(shè)備選型，以便有效的控制成本。4.2.5負(fù)責(zé)審核所采物品的合理性及實用性。4.2.6負(fù)責(zé)制定、發(fā)布、完善、優(yōu)化相關(guān)采購管理流程。4.2.7根據(jù)各部門提交的月度采購計劃，可對低值易耗品及低值資產(chǎn)進(jìn)行適量備貨（不含硬盤及便攜存儲設(shè)備）。4.2.8負(fù)責(zé)對采購物品預(yù)算審理及確認(rèn)工作。行政部4.3.1負(fù)責(zé)公司行政類（非IT類）資產(chǎn)的詢價及采購工作，如：辦公家具、辦公設(shè)備、電器設(shè)備，并做好相應(yīng)記錄并做到賬物相符。4.3.2負(fù)責(zé)行政類資產(chǎn)的發(fā)放、保管、使用控制，并根據(jù)公司需求制定相關(guān)的采購計劃。4.3.3負(fù)責(zé)制定、完善行政類相關(guān)審批流程，完善資產(chǎn)管理程序。4.3.4負(fù)責(zé)定期巡檢行政資產(chǎn)使用情況，對損壞的設(shè)備聯(lián)系廠家維修；定期檢查標(biāo)識和使用人情況，確保與資產(chǎn)臺帳相符。財務(wù)部4.4.1負(fù)責(zé)處理采購人員提交的付款申請及費(fèi)用報銷。4.4.2負(fù)責(zé)對采購物品預(yù)算歸屬工作。法務(wù)部4.5.1協(xié)助采購人員審核各類采購合同及協(xié)議條款。4.5.2擬定采購合同、框架協(xié)議或PO訂單，根據(jù)所采購設(shè)備及時調(diào)整合同部分條款內(nèi)容。采購管理采購原則 5.1.1采購是一項重要、嚴(yán)肅的工作，各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視。5.1.2采購必須堅持“秉公辦事、維護(hù)公司利益”的原則，并綜合考慮“質(zhì)量、價格”的競爭，擇優(yōu)選擇。5.1.3設(shè)備名稱、配置、規(guī)格不完整清晰的、無審批的領(lǐng)用單不予以采購。5.1.4庫房有庫存且配置可以滿足使用需求的，不予以采購。5.1.5各部門可自行借用或調(diào)控的設(shè)備，不予以采購。5.1.6所有鏈接將僅作為參考，不作最終購買依據(jù)。采購經(jīng)辦人行為規(guī)范5.2.1廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀(jì)，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。5.2.2采購人員應(yīng)盡職盡責(zé)，不能接受供應(yīng)商任何形式的饋贈、回扣或賄賂；若因嚴(yán)重失職或違反原則作出不適當(dāng)行為者，給與辭退，情節(jié)嚴(yán)重者提交公安機(jī)關(guān)處理。采購詢價及其規(guī)定5.3.1詢價應(yīng)認(rèn)真審閱申請單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、遇到問題應(yīng)及時與申請部門溝通，協(xié)商解決辦法。5.3.2屬于同類型或?qū)傩韵嘟频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中采購。5.3.3對于緊急申請領(lǐng)用的產(chǎn)品應(yīng)優(yōu)先處理。5.3.4詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求的產(chǎn)品應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價。5.3.5選擇詢價或采購對象，應(yīng)依照直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商的順序擇優(yōu)選擇。5.3.6在一定時間內(nèi)重復(fù)購買同樣產(chǎn)品時如出現(xiàn)以下情況可無需詢價可直接購買。IT硬件類產(chǎn)品：在一個月內(nèi)二次購買同樣型號、規(guī)格配置的設(shè)備，且當(dāng)前設(shè)備價格小于等于第一臺設(shè)備，可直接購買無需詢價審批。IT耗材類產(chǎn)品：線材、轉(zhuǎn)接頭、鍵鼠、標(biāo)簽等公司常用消耗品；可每半年做一次詢價整理，并經(jīng)運(yùn)營管理部供應(yīng)鏈經(jīng)理及部門總監(jiān)審批備案后，如半年內(nèi)有采購需求的可直接購買無需在做詢價。采購比價、議價及其規(guī)定5.4.1執(zhí)行最優(yōu)性價比搜索原則，建立供應(yīng)商檔案庫，了解市場最新動態(tài)實現(xiàn)最優(yōu)化采購。5.4.2采購人員接到領(lǐng)用申請單后，應(yīng)選擇至少二家及以上供應(yīng)商進(jìn)行交互議價，議價應(yīng)注意品質(zhì)，交期及服務(wù)兼顧。5.4.3對于需求部門所購物品或設(shè)備時，如有成本較低的替代品可與使用部門協(xié)商進(jìn)行產(chǎn)品替換，替換的物品需要與使用部門在OA或郵件內(nèi)確認(rèn)。5.4.4比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照詢價記錄單的格式完整列出，報價、交貨期、付款方式等其他條款，列出擬選用的供應(yīng)商及選用理由，按照一定順序逐一審批。5.4.5如比價、議價未通過審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。5.4.6因特殊原因需要在網(wǎng)上商城（如：京東、淘寶、天貓等）購買的設(shè)備及配件，可根據(jù)實際情況做議價處理。5.4.7所購產(chǎn)品可與廠家直接談判價格，經(jīng)過議價及審批后可直接與廠家或廠家指定的代理商簽訂合同購買，無需再與其他代理商或經(jīng)銷商比價。5.4.8如項目需要，經(jīng)公司銷售人員指定產(chǎn)品（限非通用產(chǎn)品）和供應(yīng)商無需比價。注意事項5.5.1為避免因公司內(nèi)部審批環(huán)節(jié)、訂貨周期及其他因素影響而導(dǎo)致無法按時交貨的情況出現(xiàn)，所有采購需求提前提交采購申請單。5.5.2申請