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文檔簡介

關于規范標準化體系的

建設方案目前存在的問題問題點問題示例1、各種資料無規范性格式和編號體系會辦單、簽呈編號隨意2、審批、發送權限范圍不清晰領導郵箱“垃圾郵件”較多，群組功能濫用3、歸檔管理部門和方式不明確無統一歸口，沒有檔案庫，業務文件管理分散4、資料調取手段不科學人工電腦主題詞檢索和紙板文件檢索，效率很低5、存在信息安全風險（泄密）員工桌面文件夾管理、共享區文件管理6、有效性息和無效信息的評估和識別大部分資料無版本號，信息容易失真7、公文流傳程序需要正規化簽批手續需要明確8、信息系統普及程度較低線下操作較多，系統依賴程度不高標準化體系范圍&可能提供的解決方案主要包括數據報表、分析報告等主要包括公司及各部門發文、會議紀要、請示匯報、會辦單等主要包括培訓資料、心得體會、筆記等ISO9000項目提供的管理方案：ISO文件控制程序ISO記錄控制程序系統解決方案：OA系統/專項知識庫軟件解決方案1、公文編寫分類規范2、文件流轉規范（授權體系、流轉范圍、密級、時效性）3、知識庫檔案管理規范1、公文審批效率考核2、文件安全管理規范(獎罰）3、文件流轉效率考核文件（記錄）控制SOP(依據ISO9001)，下面包括：審批SOP發送SOP歸檔SOP調檔SOP據了解，OA系統可以將此解決方案中絕大多數內容嵌入系統化操作中，簡化操作、管理的復雜性，降低控制風險。后期將根據領導決策做詳細評估。此解決方案考慮到后期OA的對接，會配合OA改造做相應規范。管理體系之SOP流程ISO9000咨詢過程會按照這一原則對SOP部分進行規范管理體系之標準制度5、文件的編寫分類管理制度、管理辦法及業務操作流程文件的編寫分類：

(詳見《標準作業指導書(S.O.P.)管理規范》)包含但不限于以下內容1、傳遞公文采用PDF文件管理2、業務簽章制度3、行政設置專職發文員，審核文件審批流，設置發文編號，各部門設置部門發文員4、總裁辦歸口存檔管理體系之標準制度下發性公文編寫分類（示例）發字[2011]***號~集團名義下發的重要事項、業務指導、通知等文件行字[2011]***號~集團發的獎罰性文件（運管和人事雙簽）任字[2011]***號~集團發的任命性文件（詳見模板1：任字文件）紀字[2011]***號~集團發的會議紀要（詳見模板2：記字文件）前端[2011]***號~前端體系發的文件后端[2011]***號~后端體系發的文件財字[2011]***號~財務體系發的文件管字[2011]***號~運營管理發的文件行政[2011]***號~行政中心發的文件所有文件實現按級別發送，同時區分時效性和秘密等級管理體系之標準制度流通性文件的編號分類（會辦單、簽呈及以部門名義發出的報告、報表）會辦單編號規則：簽呈編號規則：各部門報告、報表編號規則：其他傳遞性文件、數據文件實現公司集中管理，分部門編號，集中保存

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