行政管理規章制度

一、目的....................................................................2

二、適用范圍................................................................2

第一章辦公用品管理規定....................................................2

第二章工卡、名片管理規定..................................................4

第三章租房管理規定........................................................5

第四章寬帶管理規定........................................................8

第五章固定資產管理規定....................................................9

第六章禮品管理規定.......................................................16

第七章文件資料管理規定...................................................17

第八章公司車輛管理規定...................................................19

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一、目的

為方便員工更好、更清晰的處理日常工作中遇到的行政類事務，并結合公司現階

段的管理需要，特制定本制度。

二、適用范圍

（一）有關本公司行政管理的所有事項，除國家有特殊規定外，都應依據本規定辦

理。

（二）本公司所有員工，均應遵守本規定。

第一章辦公用品管理規定

一、辦公用品的范圍：

辦公用品：指人們在日常工作中所使用的輔助易耗品，包括：

1、辦公文具類，如：筆、膠水、筆記本、A4紙等；

2、生活用品，如：紙巾、拖把、掃把、垃圾袋等；

3、辦公耗材類，如：硒鼓、墨盒、墨水、加粉等；

4、飲用水類，如：桶裝水等。

二、辦公品的分類：

1、消耗品：鉛筆、膠水、膠帶、回形針、橡皮筋、筆記本、復印紙、財務用各種

憑證、收據、標簽、便條紙、文件袋、橡皮榛、夾子、原子筆、釘書釘等；

2、管理消耗品：簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、電池等；

3、管理品：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、計算器、姓名章、墨盒、硒鼓等。

三、辦公費的標準:

類別審核標準備注

15元人數N=1

辦公費

15+(N-l)xlO人數N>1

純辦公人數N>=5,不超過1人/

飲用水費<=15元/桶

月/桶

復印費<=0.5元/張

打印費〈二1元/張

彩印費<=2元/張

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注：以下物品不包括在辦公費標準內：報刊雜志、飲用水費、打復印機耗材費，

申請的打印復印費，以及辦事處的印刷費。

四、辦公用品的購買：

1、公司總部：

（1）公司總部的辦公用品由行政部統一按月購買，各部門應于每月二十五日

前將整月購買計劃填好《購物申請單》交行政前臺文員，前臺文員統計

后做“辦公用品購買計劃”交人資行政部審批后統一采購。

（2）人資行政部可向文具批發商采購，其必需品、采購不易或耗用量大者應

酌量庫存，特殊文具行政部不便采購物品，可以經人資行政部同意授權

需求部門自行采購。

2、辦事處：

（1）《購物申請9》每月二十五日前郵件前臺文員，人資行政部審批同意后，

由辦事處自行采購，每月憑有效發票及附列清單向財務報銷，沒有附列清單

的，財務一律不予報銷。

（2）辦事處每月購買的辦公用品原則上不得超過本月的辦公費核定定額，當月

購買了金額比較大的辦公用品（如墨盒），則盡量下月再購買其他辦公物品。

五、辦公用品的入庫及領用

1、辦公用品購買負責人對入庫前的辦公用品進行驗收，對于符合規定要求的，

登記入庫；對不符合要求的，辦理調換或退貨手續。辦公用品采購發票應在

辦公用品入庫后，方可報銷；

2、個人使用類，需由使用人在0A發起流程-用品領用流程-文具，發起流程后至

前分文員處辦理領用手續，崗位異動或離職時至前臺文員處辦理文具歸還或

移交手續，否則不予以辦埋有關手續；

3、部門共用的辦公用具或辦公設備由部門文秘統一發起流程，至前臺文員處辦

理領用手續，共用物品由部門文秘統一保管。

六、辦公用品的使用

1、申請人按計劃領用。

2、各使用人及使用部門要注意正確使用、合理維護和保養各種辦公用品，不得

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表》，否則后果自負。

11、由人力資源行政部負責員工工卡的制訂、發放、補辦與回收。

12、員工配戴工卡情況，由公司人力資源行政部監督執行。

二、名片制作、管理：

1、所需資料：姓名、郵箱、電話、職位、公司名稱、所需盒數；

2、申請方法:郵件發送至人資行政部郵箱（xzbu@）；

3、制作時間：3-4個工作日；

4、名片使用人請按需申請，嚴禁浪費。

第三章租房管理規定

一、辦事處房屋負責人的職責

1、辦事處房屋負責人為：辦事處崗位接口人、辦事處主管（副主管）、區域文秘、

區域經理（副經理）；

2、設立辦事處，根據行政部的租房標準，尋找合適房源、0A流程發起租房申請流

程，流程審批同意后，與房東簽定房屋租賃合同；

3、按房屋合同規定，校時繳交房租、管理費、水電費等相關費用；

4、租賃時，仔細核查租賃房屋的家具、電器使用狀態，并將詳細情況備注在租賃

合同上，后期負有妥善保管租賃房屋內的財物安全與完整，不得損壞；

5、房屋租賃到期，辦理房屋續租或退換房，退回原房屋押金至財務部沖自己的房

屋押金掛賬，以及求租房流程辦理續租或新房租賃；

6、如離職或調崗，需與新接手人簽定《辦事處房屋負責人變更說明》至行政部與

財務部做押金等相關信息變更備案，同時交接好有關房屋的相關文件和房內財

物及固定資產；

二、申請新設立辦事處流程

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區域經理在0A后流程中發起設

立新辦事處申流程（至少25臺人力資源部門經理審批

上設備才可發起申請）

售后部門經理審批設立條件是否區域經理安排區域同事負責設立

成立辦事處事項

人力資源行政部給出新設立辦事區域同事按照注意事項和租房標

處注意事項以及租房標準準開始操作設立辦事處相關事項

三、租房大小及費用標準

1、辦事處卜4人，租房標準：二房一廳以內；

2、辦事處5人以上，租房標準：三房一廳以內；

3、8人以上辦事處盡量純辦公，不住人；

4、租房費用標準：按租房信息網上當地租房中下標準（具體金額由行政部給出）；

如續租或換房，如有租金上漲，上漲幅度控制在5%-15%,由行政部結合房屋具體

情況，如房屋大小、是否帶電梯等給出租房指導標準；

5、租樓梯房，租房盡量在五樓以下，方便備件搬送，如果辦事處需要存放整機，可

以申請租賃電梯房;

四、租房申請流程

辦事處負責人過0A租房申請流程各部門經理審批（申請人部門經理-

提交租房申請（新租、換房、續租）人資經理-財務經理）

■_________

申請人辦理租房，簽定租賃合同、

區域審核租房申請（區域文秘-區域

支付租房、郵寄租房合同及押金收

經理）

條原件回行政部

■

人力資源行政部審核租房申請（租

行政文員存檔租賃合同、押金收條

房價格、押金、房租支時期限、房

原件及登記租賃信息

屋面積及房屋樓層等）

五、租房申請表填寫的說明

1、租金支付方式：季度一付（特殊情況申請半年一付）；

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2、其他費用：可填寫中介費等其他費用；

3、租賃期限：一年、二年等；

4、房屋類型及結構：一房一廳、二房一廳、三房一廳、寫字樓等;

5、房屋附屬設施和設冬狀況：房屋內家私、家電情況；

六、辦事處負責人變更流程

新負人將《辦事處房屋負責人

新舊責人交接房屋合同、寬帶、

變更明》及寬帶、固定資產交

固資產

接清單郵回行政部

新舊負責人會同房東簽定《辦事財務部變更房屋押金掛帳人

處房屋負責人變更說明》行政部變更0A固定資產領用人

新舊負責人辦理寬帶及固定資產

完成辦事處負責人變更工作

物品交接清單

七、租房類注意事項

（一）房租支付流程：

1、在房租支付日的半月前，辦事處負責人須聯系房東，由房東開具房相收據（或

發票），收據上要注明房東收款帳號信息：收款人姓名、銀行帳號、開戶行，

并備注房租支付的日期；如收據（或發票）上不方便備注，請在報銷單上備注；

2、辦事處負責人貼好房屋收據（或發票）、房屋押金收條復印件，費用報銷單郵

寄至售后財務專員，按費用審批流程相關人員簽字后，將送至財務部出納處，

由財務部直接將租金、押金轉款給房東，完成房租支付；如果房東因擔心收不

到房租款不愿意寫房租收據，可以讓他在收據上面注明“房租支付以實際銀行

收款為準”的字樣。

（二）租房合同簽定

1、簽定房屋租賃合同時，可使用公司的《房屋租賃合同》模板，需要跟房東一起

清點好現有的家私與家電，備注在租賃合同上，也可列好物品清單，做為合同

的附件；

2、因家私家電存在使用過程中的自然損耗，需要合同中備注，如是財物正常使用

過程中的自然損壞或扳耗，由房東承擔維修責任，如因我方不當使用造成，由

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辦事處使用人員承擔維修責任；

3、與房東簽訂租房合同時，需要求房東提供身份證、房產證復印件做為合同附件，一

并寄回行政部存檔，否則公司將不給予支付房屋租金；

4、租賃房屋時，房東開具房屋押金收據原件，負責人可貼房屋押金收據復印件至財

務部轉款，押金收據原件與租房合同寄回行政部存檔，方便退房時辦理押金退

還手續。

（三）退房時房屋押金處理流程

換退房需提前一月告知房東方便退房手續的辦理，以免產生糾紛。

跟行政部要回房屋押金收據原件，與房東辦理退房及押金退款事宜，負責人收

回押金后需將費用轉回財務部銷賬，原房押金銷賬后才可申請新房押金及房租，

嚴禁自己將押金轉為新房租支付給房東或另做他用。

第四章寬帶管理規定

一、寬帶標準

辦事處人數費用標準

辦事處人數1-3人1300元/年以內（4M以內）

辦事處4-7人1800元/年以內（6M以內）

辦事處875人2400元/年以內（10M以內）

辦事處16-25人（除大區域外）3000元/年以內

辦事處26-50人5000元/年以內

辦事處51人以上8000元/年以內

二、辦事處寬帶負責人職責：

辦事處寬帶為：辦事處崗位接口人、辦事處主管（副主管）、區域文秘、區域經

理（副經理）；

按照公司寬帶費用標準，篩選合適的寬帶套餐，0A發起寬帶申請流程；

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申請支付寬帶費用；

寬帶到期0A申請續費或更換；

如調動或離職，與新接手人，做好寬帶戶主變更手續的辦理;

三、寬帶申請流程

負責人通過。砥起

區域審核寬帶申請流程

寬帶申請流程

（區域文秘-經理）人力資源行政部初審

（新裝、更換、續費）口

各部門領導審批流程

申請人辦理、安裝（申請人所在部門領導-

寬帶套餐人資行政懿理-

財務部經理））

四、寬帶類注意事項

1、辦事處申請寬帶前，可先向人資行政部行政文員咨詢關于費用的標準;

2、發起申請時，需在流程中詳細備注寬帶套餐的具體信息；

3、辦事處更換或續費寬帶都需要通過0A發起流程；

4、辦事處申請寬帶時，不允許選擇綁定手機的寬帶套餐。

第五章固定資產管理規定

一、固定資產的定義

1、我司固定資產是指單位價值在200元以上使用期限超過一年，能獨立存在，

并且在使用過程中保持原有物質形態的財產。

如辦公桌、文件柜、保險柜、房屋、建筑物、機械設備、運輸工具及其它與

生產經營有關的設備、器具、軟件等。

2、單位價值在200元以上，但不能獨立存在，屬于設備的附屬物或消耗物品，作為

易耗品管理“

3、單位價值在200元（不含200元）以下的，使用時間較長，在使用過程中仍然保

持物質原有形態的財產，可作為“無價資產管理”。

二、固定資產的分類

結合固定資產的經濟用途、使用情況，可將同定資產分為以卜一幾大類：

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生產經營用固定資產：是指直接服務于公司生產經營用的各種固定資產，如生

產開發設備、工程安裝器具等。主要分為：

(1)工程設備類：工程項目開發測試中的設備和樣機等。

(2)網絡設備類：調制解調器、路由器、服務器、ISDN適配卡等。

(3)辦公用固定資產：是指不直接服務于公司生產經營用的各種固定資產，主

要分為：

A、房屋建筑類：公司購買的房屋及自己建造的建筑物等。

B、交通工具類：汽車、貨車等交通工具及運輸設備。

C、通訊設備類：移動電話、傳真機等。

D、辦公設備類：電腦、傳真機復印機、打印機、投影儀等。

E、辦公電器類：空調、電視機、攝像機、照相機等.

F、辦公家具類：會議桌、辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發等。

三、固定資產編碼

固定資產編碼由七位代碼組成，各代碼表示的內容為：

XXXXX

XX

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名稱代號

小類代號

大類代號

1、大類代號：按上述管理分列共有八大類，如房屋建筑類。

2、小類代號：按001依次排列，由人力資源行政部負責分類并確定代號。

3、名稱代號：按001依次排列，由人力資源行政部負責分類并確定代號。

四、固定資產的計價

固定資產按照下列方式計價：

購入的：按照實價加上支付的運輸費、保險費、包裝費、安裝成本、及繳納

的稅金計價。

接收捐贈的：按照發票、帳單所列金額加上由公司負擔的運輸費、保險費、

安裝調試費等計價；無發票帳單的，按照同類設備市價計價。

盤盈的：按照同類固定資產的重置完全價值計價。

購置固定資產交納的固定資產投資方向調節稅、耕地占用稅計入固定資產價

值。

五、固定資產的使用年限規定:

房屋交通匚程設家用辦公

類通訊網絡辦公

建筑工具備器具電器家具

別設備類設備類設備類

類類類類類

按規

年

50年定年5年5年10年5年5年5年

限

限

六、固定資產的管理

1、固定資產管理總則

（1）公司各項財產的管理應貫徹“統一購買標準”、“分級管理責任制”以及“損

壞賠償”的原則。

（2）公司人力資源行玫部為各項資產的主管部門，負責全公司總部日常固定資產

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購置計劃的綜合匯總、報批和實施；負責財產的驗收入庫、發放領用、分類、

編號、建立實物數量帳卡，卡片建立到個人名下；組織資產的清理盤點；負

責辦理資產的出售、轉讓、出租、H；借、報廢、投資、捐贈等方面申請報批

及有關手續。設固定資產管理專員。

（3）財務部負責各項資產數量和價值形態的核算和管理。主要負責資產的計價；

建立財產明細分類帳，進行品名、規格、數量增減和價值變動的核算；按規

定計提折舊、攤銷等；與人力資源行政部作好財產的清查盤點，做到帳帳相

符、帳物相符；負責資產盈虧的處理；負責資產發生變動時的價值評估工作。財

務部門每月按各類固定資產規定的使用年限折舊率計算固定資產折舊，列入

有關成本費用核算。

（4）公司資產的保管、使用人，是資產管理的具體責任人，對所保管、使用的資

產的安全完整負責，遺失或損壞的照價賠償。固定資產若因自然報廢、磨損、

毀壞、使用人調整等發生變更時，各使用部門應及時報經固定資產管理專員

后，在0a發起相應電子流程，經公司領導審批，做相應處理。

（5）未經固定資產管理專員同意，任何人不得定資產進行拆改或拆散，更不得向

外借出。

（6）員工在調離工作崗位時，必須將個人保管、使用的公司資產全部、完整地移

交清楚，并辦理移交手續。

（7）在固定資產管理中有下列行為之一者，對主要負責人追究責任，并按資產損

失程度給予一定經濟處罰。

/未按規定權限，擅自批準購買或處置II定資產的。

,弄虛作假，以各種名目、各種資金虛增虛減固定資產的。

,未按規定履行其職責，造成固定資產嚴重流失或浪費的。

,不履行管理職責，因管理不善，造成固定資產損失的。

2、固定資產的申購

0）各部門申購固定資產，須0A發起固定資產申購流程，寫明所購固定資產名稱、

型號、數量、價格、購置原因，請購日期、需要日期、建議廠商等。

0人力資源行政部審核增添該項資產的實用性及必要性，對購買流程進行審批。

如公司內部可調撥者，則將固定資產內部轉移同時郵件通知相關部門，并在

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0A發起資產變更申請流程，備注欄填注調撥情形。

0各部門因生產、經營和研發所需的設備等固定資產，在項目預算范圍內的由

人力資源行政部協助購置；超過項目預算范圍的，應提交專項申請報告，報

有關公司領導批準后購置。

④零星增加的固定資產由使用部門提出申購，報人力資源行政部審定，經0A流

程審批超吉后方口憫買。

3、固定資產的采購

總部固定資產采購由人資行政部固定資產管理專員負責購買，區域（辦事處）

由文秘或辦事處負責人按標準在當地直接進行采購。購買負責人遵循以下采購

原則：

（1）采購固定資產應，本著比質比價、擇優選購的原則，先向供貨商詢價，并取

得廠商之報價單，進行比價，以報價較低且品質佳之核準廠商為采購對象，

尋找至少兩家以上的供應商進行詢價比價；并報公司審批。

（2）重要并且批量的固定資產采購，應與供貨商簽訂購買合同。合同一式二份，

由人資部與供貨商各留一份;如區域采購，人資部可留存復印件一份。

（4）禁止向供應方索要“高價票”、“回扣”、“勞務費”等。供應方主動給予

的，不論是現金、實物，或優惠票卡等，經辦人必須主動交公處理。

4、固定資產的驗收

（D采購負責人與供貨商聯系送貨時間及地點。固定資產送達時，固定資產請購

部門、與采購人員均應到場點收數量、檢查品質及規格是否與申請需求相符。如

不符合，應及時通知人資部處理。

②固定資產驗收合格后，統一由人力資源行政部辦理入庫手續，登記入《固定

資產管理臺賬》同時在0A錄入新增數據。

6）人力資源行政部發固定資產編號規則編制固定資產編號，并制作固定資產編

號標紙，粘貼于固定資產上，如資產配有鑰匙，人資部留存一套。

（4）為項目開發研制而添置的固定資產，在項目完成后，人力資源行政部及時收

回，集中管理。

5、固定資產的領用

（1）固定資產入庫后，人力資源行政部應及時通知各申購部門辦理領用手續。

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（3）個人使用類，需由使用人到人力資源行政部辦理領用手續，并填寫《固定資

產領用單》，該表每人一張，由人力資源行政部統一保管，崗位異動到人力

資源行政部辦理相關移檔或移交手續；員工離職時，到人力資源行政部辦理

移交手續，由人力資源行政部對離職人員所領用的資產進行清查并做登記，

否則不予以辦理有關手續。

（4）部門共用的辦公用具或辦公設備由部門接口人到人力資源行政部辦理領用于

續，并填寫《固定資產領用單》，否則不予以辦理有關手續。

（5）使用人或部門要注意正確使用、合理維護和保養各種固定資產，不得隨意破

壞。遺失或損壞的照價賠償。

6、固定資產的購置費用報銷及建帳

（1）經辦人報銷固定資產的購置費用時，必須附有《固定資產請購單》、發票、

否則，財務部不予報銷付款。同時，財務部及時建立固定費產明細帳，并通

知有關部門做好固定資產增加的記錄；

（2）月末貨到票未到，應將除發票外的單據送交財務做暫估入賬處理；

（3）人力資源行政部根據發票、入庫單、領用單及時建立固定資產卡片和登記固

定資產的實物臺帳，列明品名、規格、型號、數量、價格、購置日期、使用

單位、使用人等內容。

7、固定資產出租、出借、調出的管理

對未使用的、不需用的固定資產，可有償調出。由人力資源行政部提出方案并

與對方簽訂協議，報財務經理和總經理批準。在人力資源行政部辦理出租、出

借和調拔手續后，由人力資源行政部出具《固定資產調拔單》，方可提貨。人

力資源行政部、財務部根據通知單進行帳務處理和登記。

8、固定資產內部轉移的管理

（1）固定資產在各個部門的轉移，由需用或轉出雙方協商同意，報人力資源行政

部批準后執行，0A進行資產變更領用人及所在部門。

（2）部門或個人之間不得自行轉移固定資產，如有違反，作警告處理并負責賠償

相應損失。

9、固定資產的清查盤點

S為加強固定資產的管理，確保帳卡、帳物、帳帳相符，每月20日前最少更新

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一次固定資產臺帳，每年對區域固定資產盤點一次，對總部固定資產盤點兩

次。

②盤點工作由人力資源行政部組織，相關部門配合，使用部門負責實施。

⑶盤點應編制固定資產盤點清冊，經盤點人員和使用部門負責人簽字，對出現

的盤盈、盤虧現象，分別由使用部門負責查明原因，并填寫盤盈、盤虧清單，

經人力資源行政部、財務部審批，財務部依據批準的盤虧盤盈報表進行帳務

處理。

10、固定資產的維修

總部固定資產維修，由人力資源行政部負責聯系安排，區域資產由文秘及辦事

處負責人負責。

（2）維修負責人接收固定資產維修申請需求后，尋找合適維修廠商，進行維修報

價并將貨產送修或聯系上門維修、預計維修金額及預定完成日期等反饋回使用

部門，由使用部匚發起OA固定資產維修申請經由部門經理復核、人力資源行

政部總監審批及財務經理核定后進行維修。

11、電腦資產維護和維修規定

電腦資產的維護與維修，必須按以下規定嚴格執行：

（1）新購電腦時，應將主板、硬盤的序列號抄下來報人力資源行政部存檔；

（2）保修期之內，如電腦發生故障，由電腦廠商保修；

（3）己過保修期的，先由網絡管理員進行檢測維修，如本公司無法自行維修時，

使用部門人員發起固定資產維修申請流程，注明各項資產資料并于電腦資產

送修數據域內注明損壞原因、請修內容及希望完修日期，經部門經理復核，

總經理批準后，送交人力資源行政部交廠家進行維修；

（4）電腦資產要按規定嚴格管理定期維護，仟何人不得對資產進行拆改或拆散，

未經公司總經理批準不得外借，如有違反，一經查實，該電腦領用人照價賠

償損失；

（5）因自身因素導致電腦丟失、碰撞、損壞等情形，由該電腦使用人全權負責維

修或賠償，情況嚴重者公司對員工本人予以罰款；

（6）司員工應愛護電腦，使電腦正常運轉，對電腦及其設備進行保養清潔，使之

不能有灰塵，電腦不能放在潮濕的地方，應放在通風的位置。未經允許不得

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將電腦借與他人使用，否則造成電腦故障，由員工本人承擔全部責任；

（7）電腦開機時，應遵循先開電源插座、顯示器、主機的順序。每次的關、開機

操作至少相隔一分鐘。嚴禁連續進行多次的關機操作。電腦關機時，應遵循

先關主機、顯示器、電源插座的順序。員工下班時，應將電腦關機；長時間

不用的電腦，應每半個月通電運行半小時；

（8）如因電腦未辦理報修手續，電腦使用人由于私自進行修理、拆卸，導致電腦

出現問題后，全部由電腦使用人負責賠償。

12、固定資產的報廢

（1）各類固定資產如已達到不堪使用狀態，且無法修復或修復費用過高時，使用

部門可提出報廢申請；

（2）報廢申請經資產管理專員核實后，由使用部門0A并發起固定資產處置流程，

注明使用部門之名稱及代號、固定資產編號、品名、規格、數量及報廢原因，公

司審批。審批同意后，總部需報廢資產歸還至人力資源行政部進行史置，

區域資產由秘書或辦事處負責人直接進行處置；

（3）處置資產所得費用必需歸還公司財務部，由財務部開據費用收據；

（4）使用部門及人資行政部應依已核準固定資產處置申請流程辦理報廢事宜，注

明實際處置結果，并更新0A資產管理系統及《固定資產管理臺賬》。

第六章禮品的管理

-、禮品管理1、

禮品管理總則

禮品指經公司批準，由人力資源行政部購置或定制的專門用干對外公關T作或

業務交往，以公司名義向有關單位、個人贈送的物品。包括禮物、禮金和有價

禮券。公司的禮品管理工作包括禮品的采購、保管、申領及處理等。禮品的管

理工作由人力資源作亍政部負責。

2、禮品的購置或定制

（1）禮品的購置或定制要根據公司對外開展業務工作的需要，由使用部門發

起0A禮品請購流程，注明禮品名稱、型號、數量、價格、請購原因，需要日

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期、建議供應商等信息，經由部門經理核實、人力資源行政部、財務審批核定后,

交由人力資源行政部負責統一采購；

（2）公司確定禮品的購置或定制計劃后，人力資源行政部禮品專管員遵循“貨

比三家，質優價廉”的原則辦理，最大限度地提高資金的使用效率；

（3）禮品的購置或定制，原則上應由人力資源行政部禮品專管員負責。如遇臨時

緊急重要客戶的禮品采購，可先電話或郵件跟部門經理申請，說明禮品名稱、

價格、數量及緊急采購原因待部門經理同意后，可先行采購。事后再及時補

發0A禮品請購流程；

（4）采購的禮品應與公司的企業文化、產品類型相符合，達到提升公司對外形象

的目的。在禮品的選材和品種上不追求貴重奢侈，要體現公司特色和地域特

色，送給外國客人的禮物，還要能體現中國的特色。

二、禮品的保管

（1）各類禮品原則上均由人力資源行政部禮品專管員負責保管；

（2）禮品管理員在禮品購置入庫前要認真檢查質量并清點數量；

（3）禮品管理員要定期對禮品進行清點，底時要進行一次全面盤點，并將盤點

情況報告人力資源行政部負責人，根據工作需要及時補充購置或定制禮品；

（4）禮品入庫、出庫應如數登記，表明領用人、領用用途、數量和金額。

三、禮品領用

（1）領用人需在0A用品領用流程-禮品類，經由部門長審批，行政文員審核后到

前臺文員處領取，同時在禮品領取單上簽完。

（2）申請人領取禮品后因故未送出的禮品，應及時退回到人力資源行政部，由禮

品管理員重新進行登記入庫。

第七章文件資料管理

一、文件范圍：

1、受控文件：是指該文件受發放部門控制，未經批準不得擅自復制、修改，并便

于收回，它的特點是能夠產生多個修改狀態或多個版本，并長期使用的文件。

適用于公司文件的編號管理和控制：

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一級文件：質量手冊；

二級文件：程序文件、公司規章制度管理規定；

三級文件：作業指導書、管理辦法、職位說明書、操作手冊；

四級文件：作業記錄表單；

其他文件：通知文件、合同、協議等；

外來文件：包括顧客提供白圖樣、技術文件；還有引用的標準，包括國家標

準、行業標準等的有效版本；

2、非受控文件：重要特征是此類文件不要求對其更改進行控制，它一般是具有時效

性、階段性，到期自動作廢，不必回收、更改的文件。如：通知文件、工作計

劃表、工作報告等等。

二、文件管理職責：

1、人力資源行政部文控專員負責對公司所有受控文件和資料進行控制、管理。

1）公司受控文件的格式、登記、發放、作廢、更改、回收等工作；

2）整理公司受控文件目錄，并協調各部門咳對各類文件版本；

3）公司各類文件格式的保存；

4）受控文件的歸檔、保存、保管、維護；

5）負責組織和實施公司內審和外審工作；

2、各部門指定文件接口人，負責本部門的文件接收、保管、維護工作；

三、文件編號管理

1、文件編號由五部分組成，每部分之間用“一”連接。

第一部分：表明發文公司；

第二部分：表明文件的類型，規章制度、管理規定、記錄表單等；

第三部分：表明發文部門；

第四部分：表明發文的順序號，即文件制定的年份和文件流水號；

第五部分表明文件的版本號，即反映文件的版本狀態及對原文件所作的修改;

2、各部分表示方法

（1）發文公司：市信息技術有限公司，表達符號：YH；

（2）文件類型：如質量手冊QM,規章制度RR,程序文件PF等;

⑶發文部門:如商務部SW,品質部PZ等：

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（4）發文順序號

發文順序號由兩部分組成：文件制定年份和文件流水號。

A、制定年份表達方式：如2014年制定的文件，用“14”表示

B、發文流水號用001-999的數字表示。

（5）文件版本編號

文件笫一次（原版），版本號為“V1.O。版本的修改狀態號，用。到9的阿

拉伯數字表示。對原版本進行細部調整，版本狀態符號用1.1>1.2表示，

依次類推至1.9,1.9版本修改時將升級為2.0版。

（6）對原版本進行結構性修改，版本直接由1.0版升級為2.0版。

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四、文件編號方法：

XX—XX—XX—xxxxx—XXX

TTL-----?版本號

---------------?發文順序號

-------------?部門代碼

--------------------------?文件代碼

---------------------------------------?公司代碼

例：《糾正和預防措施控制程序》文件編號：YH-PF-PZ-14001-V1.0

五、文件管理要求：

1、人力資源行政部確笈文件編號管理規定，文控專員負責文件白編號。

2、各部門依據工作需學,負責編寫或修改身項二作流程的相關$件，完成編寫/修

改后，必須向文控斗請取得文件的特定卦號/修改版本號，按《公司文件編號管

理規定》簽發后，d文控負責回收、下為文件。

第八章公司車輛管理規定

一、車管員作為公司車輛管理人員，職責如下：

1、掌握車輛的安全狀況，除項目小組用車以外的車輛合理調度，保證售后服務部門

日常用車和公司經營活動用車；

2、對司機進行安全教育和管理；

3、司機的錄用由車輛管理員負責，經公司領導批準后可錄用，經過上崗培訓。監督

司機入職車輛領用工作，司機必須與公司簽定《車輛領用協議書》；

4、監督司機離職的車輛交接工作，檢查車輛狀況、收回車輛相關證件、跟進車輛違

章處理結果；

5、實行車輛定點保養、維修與加油制度，聯系不確定車輛保養、維修與加油的特約

單位；

6、監督司機實行對車輛的日常維護，保質保量按時完成維修工作，并做好例行保養

工作；

7、保證公務車輛按時完成年審工作，購買車輛保險，并做好登記工作；

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8、按計劃和車輛規定進行用車登記的管理，審批車輛產生的相關費用，并將每個月

的各類用車費用遂行登記、匯總，遇到超支情況負責對司機提出警告；

9、每季度負責與售后服務部一起對司機進行考核，平日工作表現作為考核等級的依

據；對工作怠慢、違反制度、發生事故者，視具體情節按規定給予警告、記過、

降級甚至除名處理。

二、司機作為公車使用人員，職責如下：

1、公司所有車輛實行專人負責制度，各車司機必須保持所管車輛的車況良好，車

容整潔，負責車輛的維護保養、年審等工作；

2、司機必須經常學習和遵守道路交通管理的有關法規、條例，提高安全駕駛的意識,

有權拒絕乘車人員的不合理要求，但不得無故拒絕出車或不到指定地點；3、出車

前、中、后注意檢查車輛狀況，及時處理，發現無力排除的故障，應及時報告車輛

管理員，不得病車上路；司機對自己所開車輛的各種證件的有效性應

經常檢查，出車時一定保證證件齊全；

4、禁止任何形式的公車私用，如因特殊情況私事借車，需由本人申請，車輛管理

員簽署意見，經公司領導批準后方可使用。：

5、公司所有車輛必須停放在規定地點，一般不允許在外過夜，因保管不善，造成

車輛被盜、損壞、司機承擔賠償責仟并予以處分：

6、司機應做到合理用車，節約用油，將油耗控制在指標以內，特殊情況需增補油

費的，須報公司領導批準；

7、司機必須服從調度，做到隨叫隨到，不準借故拖延或拒不出車，要準時出車，

不得誤點，對工作安排有意見的，事后可向車輛管理員反映；對同事或者接待

客戶時要熱情、禮貌，說話應文明；

8、司機出車執行任務，遇特殊情況不能按時返回的，應及時設法通知項目組負責

人，并說明原因，由項目組負責人簽考勤卡；

9、司機要堅守崗位，不得擅離職守，工作時間內，除有出車任務外，非經批準不

得擅自外出，要協助車輛管理員開展各項工作。不出車時應在公司等候。出車

時應按“準時、安全、衛生、節約”的要求，積極完成任務；

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10、司機由車輛管理員負責管理，應有良好的行車習慣及風度，展示出良好的公

司形象，車輛管理員有權責令司機改正其過錯，并按管理權限追究主管領導和直

接責任人的責任，會同有關部門予以處罰；

11、嚴格遵守公司保密工作規定，不得隨意泄露領導活動和各部門相關工作情況；

12、司機應在日常工作中努力學習，不斷提高技術水平。

三、公務用車規定：

1、車輛的使用范圍：目前公司僅為售后服部和總經辦配備公車，主要用于公司

承攬業務用車、售后服務部門因公外出用車及其他情況用車；

其他情況用車包括：公司領導公務用車、接送公司客戶、其他部門工作外出、

大型活動采購物品、運送物品以及其他緊急和特殊情況用車；

2、售后服務部門出車時，司機需聽從項目組負責人的合理調配；

3、其它部門因公用車時，需填寫《用車申請單》，經車輛管理員審批并安排車輛，使

用人憑《用車申請單》派車，如沒有《用車申請單》，司機應拒絕出車。如

有違反，其間所發生的費用由司機個人承擔，并給予司機警告處分一次；

每月超過三次給予記過；屢教不改者，給予除名；

4、其它部門如有緊急公務和特殊情況需用車時，需先向車輛管理員申請，經車輛

管理員與售后服務部協商同意后，填寫《用車申請單》方可出車。如痔殊情況

經車輛管理員同意后，可在用車結束后補填《用車申請單》及相關用車手續；

5、所有部門乘車時都需進行登記簽名，未進行登記簽名的，司機有權拒絕出車；

四、車輛使用規定：

1、派車原則：

項目組負責人在本組車輛的使用上要做到調配合理，視工作輕重緩急擇優調配車

輛的使用方案；每天上班后項目組負貢人在安排工作時對本組車輛進行使用分工,

組與組間的優化用車均由組負責人在上班后第一時間來進行協作完成；堅持

“工作第一、先急后緩、保證重點”；用車原則為先關外后關內，同等情況下更

換配件優先；首先保證領導承攬業務和售后服務部門用車，然后再安排其它用車;

每月末售后文員會在公告欄公布下月各司機周未與節假口值班表，未值班車輛

原則上周末與節假日不用車，特殊情況除外。

2、出車時，出車司機應及時填寫《車輛使用記錄表》，核準出發及到達地點、時

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間、行車里程、耗油數量，并乘車人簽字，每周一將上周《車輛使用記錄表》

上交售后部門文員進行匯總登記，車輛管理員每月核對一次；

3、售后服務工程師帶出的備件必須當日返還售后服務部，所有備件及公司相關物

品都不得在車內過夜。

4、未登記《車輛使用記錄表》、未經車輛管理員或公司領導同意，司機不準開車

外出，否則視為個人出車，一次給予警告處分，二次給予記過，三次以上扣半

月工資，并由個人承擔由此產生的一切后果及經濟損失。司機必須無條件接受

公司的紀律處分，承擔償還責任，并由公司自其薪津或酬勞中扣取抵繳（不敷

抵繳時，自愿通過其它途徑無條件籌齊）。

5、禁止無證駕駛、違章行駛和違章停放，因各類違章、違規行為被處罰的款項，

由當事人支付.對于違規駕車、未經公司審批駕車所發生事故的，后果由當事

人自負，公司將從嚴追究駕車人員和相關人員的經濟責任與紀律責任。

6、司機每周五下班前上報車輛里程數至售后文員，上報方式為：電話告知或拍攝發

送圖片；下周一出車前售后文員將會對里程數進行核對。

7、司機必須服從《公司車輛管理規定》的所有條款，并嚴格按照規定進行派車、維

修和管理，并嚴格以本辦法為處罰依據。如對公司車輛管理辦法有異議，應以書

面的形式提出交至車輛管理員處理°

五、車輛保養、維修及費用管理

在車輛使用期內，要做好車輛的管理與保養，該維修的要及時維修換件，嚴禁〃久

拖硬磨〃。各司機每季度對自管車輛進行一次全面檢查，并根據實際情況，有權對

車輛維修進行建議申孜。

1、車輛保養：

（1）建立車輛檢保規定，定為每周一為車輛檢查保養日，保養檢查車輛。車輛異

常時應由車輛管理員進行登記并記入檔案；

（2）每月由司機0A流程申請，車輛管理員審核，人資行政部備案，公司領導審批，

按技術要求，適時完成車輛的技術級別保養，保養費一次一報，于保養后5

日內報銷，過期不予以報銷，保養費由車輛管理員進行匯總登記《公務車輛

費用登記表》；

（3）司機應每天抽適當時間擦洗自己所開車輛，以保持車輛的清潔（包括車內、

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車外和引擎的清潔），檢查離合器、制動器是否正常有效；

（4）保持車內空氣清新，司機有義務提醒每一個乘車人，車內禁止吸煙、飲食；

（5）出車前，要例行檢杳車輛的水、電、油及其他性能是否正常，發現不正常時，耍

立即加補或調整。出車回來，要檢查存油量，發現存油不足一格時，應立即

加油，不得出車時才臨時去加油；

（6）司機應愛惜公司車輛，平時要注意車輛的保養，經常檢查車輛的主要機件。

每月至少用半天時間對自己所開車輛進行檢修，確保車輛正常行駛；

（7）車輛每行駛1000公里后，需檢查蓄電池電解液面高度及比重、轉向系統各球

頭關節的松緊情況、消除空氣濾清器積塵；

（8）每行駛4000-6000公里后，需檢查發動機機油、空氣濾心器、汽油濾心器；

清除發電機內部灰塵臟物、檢查換向器和電刷的工作情況；檢查并清潔蓄電

池、電極接頭、風扇皮帶、變速器和后橋通氣孔；輪胎換位等；

（9）出車在外或出車歸來停放車輛，一定要注意選取停放地點和位置，不能在不

準停車的路段或危險地段停車；

（10）司機于乘車人下車時，注意提醒其貴重物品及其它物品不宜放置車內，備

件或公司相關物品不得留在車內過夜；司機離開車輛時，要鎖好保險鎖，

防止車輛被盜。

2、車輛維修：

（1）司機管理員建立車輛維修檔案，保全資料備查。

（2）司機對車輛故障不能排除時，應及時