?貸款公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)貸款公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料，保證檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司各部門及員工查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理工作細(xì)則。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門的檔案管理工作，對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行定期檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配置、維護(hù)和管理，確保檔案保管條件符合要求。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交綜合管理部門歸檔。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常協(xié)調(diào)和督促，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，按照要求提供相關(guān)檔案資料。4.遵守公司檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理操作規(guī)程，確保本部門檔案資料的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架、保管等，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。3.建立健全檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出鑒定意見，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。6.積極為公司各部門及員工提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)需要及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好查閱登記工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.貸款業(yè)務(wù)檔案：包括貸款申請(qǐng)資料、客戶信用評(píng)估報(bào)告、貸款合同、擔(dān)保合同、抵押物清單、放款憑證、還款記錄等。2.風(fēng)險(xiǎn)管理檔案：包括風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控記錄、不良貸款處置檔案等。3.財(cái)務(wù)管理檔案：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.人力資源管理檔案：包括員工招聘資料、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核檔案、薪酬福利資料等。5.行政管理檔案：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照印章管理檔案等。6.業(yè)務(wù)拓展檔案：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶開發(fā)資料、業(yè)務(wù)合作協(xié)議等。7.其他檔案：公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的其他有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全，符合檔案管理要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，同時(shí)注明文件的形成時(shí)間、來源和保管期限等信息。4.收集的檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)移交綜合管理部門，不得擅自留存或拖延移交。（三）整理方法1.綜合管理部門對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案的形成來源、時(shí)間順序、內(nèi)容性質(zhì)等因素，將檔案劃分為不同的類別。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。3.按照檔案整理的規(guī)范要求，對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁、編目等處理，確保檔案整齊、美觀、便于查閱。4.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，方便檔案的檢索和查詢。四、檔案的保管（一）保管期限1.貸款業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)貸款的性質(zhì)、金額、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素確定，一般分為短期（15年）、中期（510年）和長(zhǎng)期（10年以上）。2.風(fēng)險(xiǎn)管理檔案、財(cái)務(wù)管理檔案、人力資源管理檔案、行政管理檔案等其他檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般為510年。3.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)決策、重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)、法律糾紛等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房?jī)?nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案的類別、年度、保管期限等順序排列上架，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立異地災(zāi)備系統(tǒng)，確保電子檔案的安全性和可靠性。同時(shí)，應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持庫房環(huán)境整潔，防止檔案受到損壞。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。檔案管理人員離開庫房時(shí)應(yīng)關(guān)閉門窗、電源等設(shè)備，確保庫房安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部門定期組織對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀意見。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理人員造具《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)督銷毀過程，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案利用過程中的信息安全。2.遵循方便利用、服務(wù)公司業(yè)務(wù)的原則，根據(jù)公司各部門及員工的實(shí)際需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案資料。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，履行審批手續(xù)，防止信息泄露。（二）利用方式1.查閱利用：公司各部門及員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。2.借閱利用：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、綜合管理部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[x]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制利用：根據(jù)工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后可以對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人、用途等信息，并加蓋綜合管理部門印章。復(fù)制檔案的份數(shù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求確定，不得超出合理范圍。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、檔案名稱、利用目的、歸還時(shí)間等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，定期進(jìn)行整理和歸檔，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。3.通過檔案利用登記，及時(shí)掌握檔案的利用動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施處理，確保檔案利用工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門及員工提供便捷的檔案信息服務(wù)，支持公司業(yè)務(wù)決策和管理創(chuàng)新。3.確保檔案信息化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，保障檔案信息的安全和保密。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合公司檔案管理需求的信息化管理軟件，具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行合理規(guī)劃和設(shè)計(jì)，建立科學(xué)的檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整和規(guī)范。3.按照檔案管理的流程和規(guī)范，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案庫。數(shù)字化處理應(yīng)保證檔案圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。（三）信息化系統(tǒng)管理1.制定檔案信息化系統(tǒng)操作手冊(cè)和管理制度，明確系統(tǒng)操作人員的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范系統(tǒng)操作流程。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全。及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的用戶進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)的功能和操作方法，提高用戶的使用效率和水平。4.建立檔案信息化系統(tǒng)安全防護(hù)機(jī)制，采取身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。八、檔案管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門定期對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.監(jiān)督檢查可以采取定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。3.對(duì)檔案管理工作中存在的違規(guī)行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行量化考核，考核結(jié)果納入公