?記者采訪接待管理制度一、總則（一）目的為規范公司記者采訪接待工作，確保公司信息的準確傳遞與有效溝通，維護公司良好形象，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構對各類媒體記者采訪接待活動的管理。（三）基本原則1.統一管理原則公司所有記者采訪接待工作由公司[具體負責部門]統一歸口管理與協調，確保接待活動的規范性和一致性。2.真實性原則向記者提供的信息應真實、準確、客觀，不得隱瞞或夸大事實。3.謹慎性原則涉及公司商業機密、敏感信息等內容，應嚴格按照保密規定進行處理，避免泄露。4.高效性原則以熱情、周到的服務，高效安排采訪接待活動，滿足記者的工作需求，同時盡量減少對公司正常運營的影響。二、接待準備（一）信息收集1.記者信息提前了解來訪記者所屬媒體的性質、影響力、報道領域、記者個人風格及以往報道傾向等信息，以便有針對性地進行溝通和接待。2.采訪主題與記者或其所在媒體溝通，明確采訪主題、目的、大致內容及重點關注方向，確定采訪涉及的部門和人員范圍。3.采訪要求了解記者對于采訪形式（如現場采訪、會議采訪、一對一訪談等）、時間安排、采訪地點等方面的要求。（二）審批流程1.填寫申請表相關部門或人員如需安排記者采訪接待活動，需填寫《記者采訪接待申請表》，詳細說明采訪記者信息、采訪主題、預計時間、參與人員、可能涉及的敏感信息等內容。2.部門審核申請表經所在部門負責人審核，確保采訪活動符合部門工作安排及公司利益，審核通過后簽字確認。3.歸口部門審批申請表提交至公司[歸口管理部門]，由歸口管理部門負責人進行審批。對于涉及重大事項、敏感信息或可能產生較大影響的采訪申請，需報公司分管領導甚至總經理審批。（三）人員安排1.接待人員根據采訪需求，確定接待人員名單，包括公司領導、相關部門負責人、新聞發言人或聯絡人等。接待人員應具備良好的溝通能力、專業素養和形象氣質，熟悉公司業務和相關信息。2.受訪人員組織相關受訪人員提前做好準備，熟悉采訪主題，梳理可能涉及的問題答案，確保能夠準確、清晰地回答記者提問。受訪人員應嚴格遵守公司保密規定，對于不宜公開的信息不得隨意透露。（四）場地布置1.采訪場地根據采訪形式和需求，選擇合適的采訪場地，如會議室、辦公室、生產車間、項目現場等。確保場地整潔、明亮、通風良好，具備必要的設施設備，如桌椅、音響、投影儀、麥克風等，以滿足采訪過程中的各種需求。2.宣傳展示如有需要，在采訪場地適當位置擺放公司宣傳資料、產品樣本等，展示公司形象和業務成果，但要注意避免過于繁雜，影響采訪環境。（五）資料準備1.公司資料收集整理公司基本情況介紹、發展歷程、業務范圍、核心產品或服務、榮譽獎項、社會責任履行情況等資料，形成統一的公司宣傳冊或資料包，供記者參考。2.受訪資料為受訪人員準備相關背景資料，包括業務數據、項目案例、技術成果等，以便受訪人員能夠更加全面、準確地回答記者提問。同時，整理可能涉及的敏感信息清單，提醒受訪人員注意保密。3.常見問題解答根據以往媒體采訪中記者經常關注的問題，整理形成《記者采訪常見問題解答》，供接待人員和受訪人員參考，確保回答口徑的一致性和準確性。三、接待實施（一）迎接引導1.專人迎接在約定時間前，安排專人在公司指定地點迎接來訪記者，如公司大門、電梯口等。迎接人員應主動與記者打招呼，表明身份，熱情歡迎記者的到來，并協助記者辦理簽到等手續。2.引導就座將記者引導至事先安排好的采訪場地，按照預定座位安排就座。為記者提供必要的飲品，如茶水、咖啡等，并確保采訪場地環境舒適、安靜。（二）開場介紹1.接待人員介紹由接待負責人向記者介紹參與接待的人員，包括公司領導、各部門負責人及受訪人員等，簡要說明其在公司的職務和職責，便于記者了解采訪對象背景。2.采訪流程說明向記者介紹本次采訪的大致流程，包括采訪環節、時間安排、提問方式等，讓記者對采訪過程有清晰的預期，確保采訪活動有序進行。（三）采訪進行1.提問引導在采訪過程中，接待人員應根據事先了解的采訪主題和重點，引導記者圍繞核心問題進行提問，避免話題過于分散或偏離主題。對于記者提出的問題，接待人員可提前與受訪人員溝通，協調回答口徑，確保回答準確、一致。2.記錄管理安排專人負責記錄采訪過程，包括記者提問內容、受訪人員回答要點、采訪現場情況等。記錄方式可采用文字記錄、錄音或錄像等，但需事先征得記者同意。記錄資料應妥善保存，以備后續查閱和整理新聞稿件使用。3.敏感信息處理對于涉及公司商業機密、敏感信息等內容，受訪人員應按照公司保密規定謹慎回答。如記者提出的問題涉及此類信息，接待人員應及時提醒受訪人員，并根據情況進行適當回避或婉拒回答，必要時可由公司新聞發言人統一對外發布口徑。（四）互動交流1.解答疑問在采訪過程中，鼓勵記者與受訪人員進行充分的互動交流，對于記者提出的疑問或需要進一步了解的情況，受訪人員應耐心解答，提供詳細、準確的信息。接待人員也應積極協助，確保溝通順暢。2.意見反饋采訪結束后，及時收集記者對本次采訪活動的意見和建議，了解記者在采訪過程中遇到的問題或困難，以便今后改進接待工作。對于記者提出的合理建議，應認真研究并加以采納。（五）結束送行1.總結感謝采訪結束后，由接待負責人對本次采訪活動進行簡要總結，感謝記者對公司的關注和支持，并再次強調公司的立場和觀點。2.禮品贈送根據公司相關規定和實際情況，如需要，可向記者贈送具有公司特色的禮品，但禮品應簡潔、得體，避免過于貴重或引起不必要的誤解。3.送行安排安排專人將記者送至公司門口或約定地點，熱情道別，歡迎記者再次來訪。對于重要媒體記者或長期合作的媒體，可考慮安排車輛送行，提升接待規格和友好氛圍。四、新聞稿件審核與發布（一）稿件整理1.初稿整理采訪結束后，負責記錄的人員應及時對采訪記錄進行整理，形成新聞稿件初稿。初稿內容應準確反映采訪過程和主要信息，包括采訪時間、地點、人物、采訪主題、受訪人員回答要點等。2.內容審核新聞稿件初稿完成后，首先由受訪人員進行審核，確保稿件內容與采訪過程一致，回答要點準確無誤。然后提交至所在部門負責人審核，重點審核稿件是否符合公司宣傳口徑、是否存在敏感信息泄露等問題。（二）歸口部門審核1.內容把關稿件經部門審核后，提交至公司[歸口管理部門]進行審核。歸口管理部門應從公司整體形象、信息準確性、輿論導向等方面進行全面把關，對稿件內容進行細致審核，確保稿件質量。2.敏感信息審查特別關注稿件中是否涉及公司商業機密、敏感信息等內容，對于涉及此類信息的表述應按照保密規定進行處理，必要時進行修改或調整。（三）領導審批1.分級審批對于一般性新聞稿件，經歸口管理部門審核通過后，可由部門負責人或分管領導審批發布。對于涉及重大事項、重要決策、敏感話題或可能產生較大影響的新聞稿件，需報公司總經理審批。2.審批意見記錄領導審批過程中，應詳細記錄審批意見，對于需要修改的內容，明確指出修改要求和方向。審批通過的稿件，領導應簽字確認。（四）發布管理1.發布渠道選擇根據采訪媒體的性質、影響力及稿件內容，選擇合適的發布渠道。對于重要媒體或影響力較大的媒體，可優先在其官方網站、報紙、電視臺等平臺發布；對于行業媒體或專業性較強的媒體，可選擇相應的行業媒體平臺發布。同時，也可考慮在公司官方網站、社交媒體賬號等自有渠道進行發布，擴大傳播范圍。2.發布流程新聞稿件經領導審批通過后，由公司[具體發布部門]按照預定發布計劃和流程，及時將稿件發布至選定的媒體渠道。發布過程中，應與媒體保持密切溝通，確保稿件順利發布，并及時跟蹤發布效果。（五）效果評估1.傳播數據分析新聞稿件發布后，收集相關傳播數據，如媒體平臺的閱讀量、轉發量、評論量等，分析稿件的傳播效果和影響力。通過對傳播數據的分析，了解不同媒體渠道的傳播特點和受眾反饋，為今后的新聞宣傳工作提供參考。2.輿情監測借助專業輿情監測工具，對新聞稿件發布后的輿情動態進行監測，關注社會各界對公司的評價和反饋。及時發現并處理可能出現的負面輿情，采取有效措施引導輿論方向，維護公司良好形象。3.總結改進根據新聞稿件發布效果評估和輿情監測情況，對本次記者采訪接待及新聞宣傳工作進行總結。分析存在的問題和不足之處，提出改進措施和建議，不斷完善公司記者采訪接待管理制度和新聞宣傳工作流程，提高工作質量和效果。五、保密管理（一）保密責任1.接待人員責任所有參與記者采訪接待活動的人員，包括接待人員、受訪人員、記錄人員等，均為公司信息保密責任人，應嚴格遵守公司保密制度，履行保密義務。2.保密承諾接待人員和受訪人員在參與采訪活動前，應簽署《保密承諾書》，承諾對在采訪過程中知悉的公司商業機密、敏感信息等予以保密，不得泄露給任何第三方。（二）保密范圍1.商業機密包括公司的技術秘密、產品研發信息、營銷策略、客戶資料、財務數據等，這些信息一旦泄露可能給公司帶來經濟損失或競爭優勢。2.敏感信息如公司正在進行的重大項目進展情況、尚未公開的公司決策、內部管理規定等，此類信息的泄露可能影響公司正常運營或引發不良社會影響。（三）保密措施1.信息管理對采訪過程中涉及的公司資料、文件、數據等信息進行嚴格管理，限制知悉范圍，確保信息存儲和傳輸的安全性。對于敏感信息，應采用加密存儲、專人保管等方式進行處理。2.溝通限制接待人員和受訪人員在采訪過程中，應避免在公開場合或不適當的環境下討論敏感信息。對于必須提及的敏感信息，應采取模糊化、概括化等方式進行表述，避免具體細節泄露。3.記錄要求記錄采訪過程時，對于涉及保密信息的內容，應采用代號、化名或其他保密方式進行記錄。記錄資料應妥善保管，未經公司同意，不得擅自復制、傳播或提供給他人。（四）監督檢查1.定期檢查公司[保密管理部門]定期對記者采訪接待活動中的保密工作進行檢查，查看保密制度執行情況、信息管理措施落實情況等，及時發現并糾正存在的問題。2.違規處理對于違反保密規定的行為，一經發現，公司將按照相關規定進行嚴肅處理，包括但不限于警告、罰款、解除