?財(cái)務(wù)檔案借閱管理制度總則目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全與完整，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的借閱行為，提高財(cái)務(wù)檔案的利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位財(cái)務(wù)檔案的借閱管理。基本原則1.安全保密原則：財(cái)務(wù)檔案是公司重要的經(jīng)濟(jì)資料，必須嚴(yán)格保密，確保檔案信息不被泄露。2.規(guī)范有序原則：借閱財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序和手續(xù)進(jìn)行，保證借閱過(guò)程規(guī)范、有序。3.限時(shí)歸還原則：借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還所借檔案，不得拖延。4.責(zé)任明確原則：明確借閱人和檔案管理人員的責(zé)任，確保檔案的安全與完整。財(cái)務(wù)檔案的范圍及保管期限財(cái)務(wù)檔案的范圍1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附注及文字說(shuō)明等。4.其他會(huì)計(jì)資料：銀行對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。5.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料：公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告及相關(guān)資料。6.財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等內(nèi)部財(cái)務(wù)文件。保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告中，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料保管期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料及內(nèi)部財(cái)務(wù)文件的保管期限根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定，一般應(yīng)保存較長(zhǎng)時(shí)間以便查閱和參考。財(cái)務(wù)檔案的保管保管部門(mén)公司財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保財(cái)務(wù)檔案的安全存放。保管要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)分類(lèi)存放，按照檔案的類(lèi)別、年度、月份等順序排列，便于查找和管理。2.檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整無(wú)缺。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.財(cái)務(wù)檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。4.電子財(cái)務(wù)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。財(cái)務(wù)檔案的借閱借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。2.《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》應(yīng)由借閱人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，如涉及重要財(cái)務(wù)檔案或機(jī)密信息，還需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意。借閱審批1.檔案保管人員收到《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，檢查借閱申請(qǐng)是否符合規(guī)定程序和手續(xù)。2.對(duì)于符合要求的借閱申請(qǐng)，檔案保管人員應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)，并注明借閱期限和歸還日期。3.如借閱申請(qǐng)不符合要求，檔案保管人員應(yīng)及時(shí)通知借閱人補(bǔ)充或修改相關(guān)信息，直至符合要求為止。借閱登記1.檔案保管人員在批準(zhǔn)借閱申請(qǐng)后，應(yīng)建立《財(cái)務(wù)檔案借閱登記簿》，詳細(xì)記錄借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱人姓名、所在部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.《財(cái)務(wù)檔案借閱登記簿》應(yīng)妥善保管，以便查閱和核對(duì)。借閱期限1.財(cái)務(wù)檔案的借閱期限一般不得超過(guò)[x]個(gè)工作日。如因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案保管人員提出申請(qǐng)，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.延長(zhǎng)后的借閱期限最長(zhǎng)不得超過(guò)[x]個(gè)工作日。借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借財(cái)務(wù)檔案。歸還時(shí)，檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、完整性等信息，確保檔案完好無(wú)損。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和損失程度確定。3.借閱人歸還檔案后，檔案保管人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案借閱登記簿》上注明歸還時(shí)間，并將檔案歸還原位。財(cái)務(wù)檔案的查閱查閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。2.《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》應(yīng)由查閱人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，如涉及重要財(cái)務(wù)檔案或機(jī)密信息，還需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意。查閱審批1.檔案保管人員收到《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，檢查查閱申請(qǐng)是否符合規(guī)定程序和手續(xù)。2.對(duì)于符合要求的查閱申請(qǐng)，檔案保管人員應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)，并注明查閱期限和查閱地點(diǎn)。3.如查閱申請(qǐng)不符合要求，檔案保管人員應(yīng)及時(shí)通知查閱人補(bǔ)充或修改相關(guān)信息，直至符合要求為止。查閱登記1.檔案保管人員在批準(zhǔn)查閱申請(qǐng)后，應(yīng)建立《財(cái)務(wù)檔案查閱登記簿》，詳細(xì)記錄查閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、查閱人姓名、所在部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱地點(diǎn)等信息。2.《財(cái)務(wù)檔案查閱登記簿》應(yīng)妥善保管，以便查閱和核對(duì)。查閱方式1.查閱財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在檔案保管人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案保管室。2.查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案保管人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、數(shù)量等信息。3.查閱人查閱完畢后，應(yīng)將檔案歸還原位，并清理查閱現(xiàn)場(chǎng)。財(cái)務(wù)檔案的復(fù)印與摘錄復(fù)印與摘錄申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)印或摘錄財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案復(fù)印/摘錄申請(qǐng)表》，注明復(fù)印或摘錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、復(fù)印或摘錄目的、復(fù)印或摘錄內(nèi)容等信息。2.《財(cái)務(wù)檔案復(fù)印/摘錄申請(qǐng)表》應(yīng)由申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，如涉及重要財(cái)務(wù)檔案或機(jī)密信息，還需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意。復(fù)印與摘錄審批1.檔案保管人員收到《財(cái)務(wù)檔案復(fù)印/摘錄申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，檢查申請(qǐng)是否符合規(guī)定程序和手續(xù)。2.對(duì)于符合要求的申請(qǐng)，檔案保管人員應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)，并注明復(fù)印或摘錄的份數(shù)、格式等要求。3.如申請(qǐng)不符合要求，檔案保管人員應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人補(bǔ)充或修改相關(guān)信息，直至符合要求為止。復(fù)印與摘錄操作1.檔案保管人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上的要求進(jìn)行復(fù)印或摘錄操作，并確保復(fù)印或摘錄的內(nèi)容清晰、完整。2.復(fù)印或摘錄完成后，檔案保管人員應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將復(fù)印件或摘錄件交給申請(qǐng)人。3.申請(qǐng)人應(yīng)在收到復(fù)印件或摘錄件后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并注明使用情況。復(fù)印件與摘錄件的保管1.申請(qǐng)人應(yīng)妥善保管復(fù)印件或摘錄件，不得隨意丟棄或泄露。如因工作需要再次使用復(fù)印件或摘錄件，應(yīng)按照規(guī)定程序重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。2.復(fù)印件或摘錄件的保管期限應(yīng)與原件一致。保管期滿(mǎn)后，應(yīng)按照檔案銷(xiāo)毀的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。財(cái)務(wù)檔案的保密保密責(zé)任1.公司所有涉及財(cái)務(wù)檔案管理和借閱的人員，包括檔案保管人員、借閱人、查閱人等，都應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容予以保密。2.檔案保管人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的安全管理，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。保密措施1.財(cái)務(wù)檔案保管室應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。檔案保管人員應(yīng)妥善保管鑰匙和密碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，并設(shè)置密碼鎖。檔案保管人員應(yīng)定期更換密碼，確保密碼安全。3.對(duì)于涉及機(jī)密信息的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人專(zhuān)管等措施，防止信息泄露。4.在借閱和查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，檔案保管人員應(yīng)提醒借閱人和查閱人遵守保密規(guī)定，不得在公共場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容。5.借閱人和查閱人不得擅自將財(cái)務(wù)檔案帶出公司或提供給無(wú)關(guān)人員查閱。如因工作需要確需帶出公司，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)有違反財(cái)務(wù)檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違反保密制度給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，公司將依法追究其法律責(zé)任。財(cái)務(wù)檔案的銷(xiāo)毀銷(xiāo)毀申請(qǐng)1.財(cái)務(wù)檔案保管期限屆滿(mǎn)或因其他原因需要銷(xiāo)毀時(shí)，檔案保管人員應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷(xiāo)毀審批1.公司分管領(lǐng)導(dǎo)收到《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，檢查銷(xiāo)毀申請(qǐng)是否符合規(guī)定程序和手續(xù)。2.對(duì)于符合要求的銷(xiāo)毀申請(qǐng)，公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)簽字批準(zhǔn)，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。銷(xiāo)毀實(shí)施1.檔案保管人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的銷(xiāo)毀清單，組織實(shí)施財(cái)務(wù)檔案的銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷(xiāo)毀方式等信息。2.財(cái)務(wù)檔案的銷(xiāo)毀方式一般采用焚燒或粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)全程監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程，確保銷(xiāo)毀工作符合規(guī)定要求。銷(xiāo)毀完成后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀記錄1.檔案保管人員應(yīng)將《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、銷(xiāo)毀清單、銷(xiāo)毀記錄等相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。2.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)至少保存[x]年，以備查閱。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門(mén)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)檔案借閱管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.財(cái)務(wù)檔案的保管情況，包括檔案的存放、整理、安全防護(hù)等。2.財(cái)務(wù)檔案的借閱情況，包括借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。3.財(cái)務(wù)檔案的查閱情況，包括查閱申請(qǐng)、審批、登記、查閱方式等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。4.財(cái)務(wù)檔案的復(fù)印與摘錄情況，包括申請(qǐng)、審批、操作、保管等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。5.財(cái)務(wù)檔案的保密情況，包括保密制度的執(zhí)行、保密措施的落實(shí)等。6.財(cái)務(wù)檔