?貴重物品信息管理制度一、總則（一）目的為加強公司貴重物品的管理，規范貴重物品信息的記錄、存儲、使用和保密等行為，確保貴重物品的安全與完整，保障公司的正常運營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及貴重物品的部門、崗位及人員，包括但不限于貴重設備、珍貴文件資料、高價值辦公用品等。（三）定義1.貴重物品：指公司擁有的價值較高、具有重要使用功能或特殊意義，需要進行重點管理和保護的物品。2.貴重物品信息：包括貴重物品的名稱、規格型號、數量、購置日期、購置價格、存放位置、使用狀態、維護記錄、保管責任人等相關數據和資料。二、貴重物品的分類與標識（一）分類標準1.貴重設備類：如大型生產設備、精密檢測儀器、高端辦公設備等。2.珍貴文件資料類：包括公司重要合同、機密技術文檔、財務報表、知識產權文件等。3.高價值辦公用品類：如高檔辦公家具、限量版辦公用品、貴重禮品等。4.其他貴重物品類：根據公司實際情況確定的其他具有較高價值或重要性的物品。（二）標識方法1.對于每一類貴重物品，應在其顯著位置粘貼或懸掛統一制作的標識牌，注明物品名稱、編號、規格型號、所屬部門等基本信息。2.編號應具有唯一性，便于識別和管理。編號規則可采用數字與字母相結合的方式，例如"GZD001"，其中"GZD"表示貴重物品的類別縮寫，"001"為該類物品的順序號。3.對于珍貴文件資料類，應在文件封面加蓋"機密""絕密"等保密標識，并注明密級、編號、日期等信息。三、貴重物品信息的記錄（一）記錄內容1.購置信息：包括購置日期、購置價格、供應商名稱、購置合同編號等。2.基本信息：如名稱、規格型號、數量、品牌等。3.存放信息：詳細記錄存放位置，如具體的房間號、貨架號等。4.使用信息：使用部門、使用頻率、使用狀態（正常使用、維修中、閑置等）。5.維護信息：維護日期、維護內容、維護人員等。6.保管責任人信息：明確負責保管該貴重物品的具體人員姓名及聯系方式。（二）記錄方式1.建立專門的貴重物品信息管理臺賬，采用紙質或電子表格形式進行記錄。臺賬應按類別和編號順序排列，便于查詢和統計。2.對于貴重設備類，應同時建立設備檔案，記錄設備的詳細技術參數、操作手冊、維修記錄等資料，并將檔案與臺賬相關信息進行關聯。3.珍貴文件資料類應建立文件索引目錄，記錄文件的名稱、編號、密級、存放位置等信息，并確保索引目錄的準確性和及時性更新。4.電子記錄應定期進行備份，防止數據丟失。備份存儲介質應妥善保管，與原始記錄分開存放。（三）記錄更新1.當貴重物品的基本信息發生變更（如名稱更改、規格型號更換、數量增減等）時，保管責任人應在24小時內更新臺賬記錄，并確保相關檔案資料的同步更新。2.購置新的貴重物品后，應在3個工作日內完成信息記錄工作。3.貴重物品的存放位置發生變動時，保管責任人應在變動后的當天更新存放信息，并通知相關部門和人員。4.使用狀態、維護記錄等信息應根據實際情況及時更新，確保記錄的準確性和時效性。四、貴重物品的存儲（一）存儲場所要求1.應根據貴重物品的性質和特點，選擇合適的存儲場所。存儲場所應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等基本條件。2.對于貴重設備類，應存放在專門的設備倉庫或指定區域，倉庫應安裝必要的安全防護設施，如監控攝像頭、門禁系統、消防器材等。3.珍貴文件資料類應存放在專用的文件保險柜或保密文件柜中，文件柜應具備良好的密封性和防盜性能。同時，應設置專門的文件存儲室，保持室內干燥、通風，并配備溫濕度調節設備。4.高價值辦公用品類應存放在相對安全的倉庫或儲物間，按照類別和規格進行分類存放，便于管理和查找。（二）存儲方式1.貴重物品應分類存放，不同類別的物品之間應保持一定的間距，避免相互擠壓、碰撞造成損壞。2.對于大型貴重設備，應按照設備的安裝要求進行存放，確保設備的穩定性和安全性。設備周圍應留出足夠的操作和維護空間。3.珍貴文件資料應按照密級和類別進行分類歸檔，同一類別的文件應存放在相鄰的位置，便于查找和取用。文件應整齊擺放，避免折疊、卷曲或損壞。4.高價值辦公用品應采用貨架或儲物柜進行存放，標明物品名稱和規格型號，便于識別和管理。對于易碎或易損的物品，應采取防護措施，如單獨包裝、加墊緩沖材料等。（三）存儲安全管理1.存儲場所應安排專人負責日常管理，定期進行巡查，檢查安全設施的運行情況、貴重物品的存儲狀態等，確保存儲環境的安全。2.存儲場所應設置明顯的安全警示標識，禁止無關人員進入。如有特殊情況需要進入，必須經過相關部門負責人批準，并進行登記。3.對存儲場所的溫濕度、消防器材等進行定期檢查和維護，確保其處于正常狀態。如發現問題應及時處理，并記錄相關情況。4.建立貴重物品存儲盤點制度，定期對貴重物品進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。五、貴重物品的使用（一）使用申請1.各部門因工作需要使用貴重物品時，應提前填寫《貴重物品使用申請表》，注明使用物品名稱、規格型號、使用時間、使用地點、使用原因等信息。2.《貴重物品使用申請表》應經部門負責人審核簽字后，提交給貴重物品保管部門或責任人審批。3.對于涉及貴重設備的使用申請，如使用時間較長或可能對設備造成較大影響的，保管部門或責任人應組織相關技術人員進行評估，確保使用的安全性和合理性。（二）使用審批1.貴重物品保管部門或責任人應在收到《貴重物品使用申請表》后的24小時內進行審批。如申請內容合理、符合規定，應予以批準；如存在疑問或不符合要求，應及時與申請部門溝通，要求其補充或修改相關信息。2.經審批同意使用的貴重物品，保管部門或責任人應按照申請表上的要求，及時辦理物品交接手續，并向使用人員提供必要的使用指導和培訓。3.使用人員應在規定的時間和地點使用貴重物品，不得擅自轉借、挪用或更改使用用途。如因特殊情況需要變更使用信息，應重新填寫申請表并獲得審批。（三）使用過程管理1.使用人員在使用貴重物品過程中，應嚴格按照操作規程進行操作，確保物品的安全和正常運行。如發現物品出現故障或異常情況，應立即停止使用，并及時報告保管部門或責任人。2.對于貴重設備類，使用人員應在使用前后對設備進行檢查和清潔，做好使用記錄，包括使用時間、運行狀態、使用人員等信息。使用記錄應及時反饋給保管部門或責任人，以便更新設備檔案。3.珍貴文件資料類的使用應遵循保密規定，使用人員不得擅自復印、傳播或泄露文件內容。使用完畢后，應及時歸還保管部門，并辦理交接手續。4.高價值辦公用品類的使用應注重節約和愛護，避免浪費和損壞。使用人員如發現物品有損壞情況，應及時報告保管部門或責任人，并承擔相應的賠償責任。六、貴重物品的維護與保養（一）維護保養計劃1.根據貴重物品的特性和使用情況，制定詳細的維護保養計劃。維護保養計劃應明確維護保養的周期、內容、責任人等信息。2.對于貴重設備類，維護保養計劃應包括設備的日常巡檢、定期保養、故障維修等內容。定期保養可根據設備的使用頻率和運行狀況確定，一般為每季度或每半年進行一次。3.珍貴文件資料類的維護保養主要包括文件的整理、裝訂、修復等工作，確保文件的完整性和可讀性。文件整理應定期進行，避免文件堆積和混亂。4.高價值辦公用品類的維護保養應根據物品的材質和使用要求進行，如定期清潔、打蠟、更換零部件等，以延長物品的使用壽命。（二）維護保養實施1.保管部門或責任人應按照維護保養計劃組織實施維護保養工作，并做好相關記錄。維護保養記錄應包括維護保養日期、內容、維修更換的零部件等信息。2.對于貴重設備類的維護保養工作，應由具備專業資質的技術人員進行操作。如設備出現故障，應及時聯系設備供應商或專業維修機構進行維修，并對維修情況進行詳細記錄。3.珍貴文件資料類的維護保養工作應由熟悉文件管理的人員進行，確保文件的安全和完整。在文件修復過程中，應遵循相關的技術規范和操作流程，避免對文件造成二次損壞。4.高價值辦公用品類的維護保養工作可由保管部門或責任人自行組織實施，也可委托專業的維修服務機構進行。維護保養過程中應注意保護物品的外觀和原有性能。（三）維護保養監督1.公司應建立維護保養監督機制，定期對貴重物品的維護保養工作進行檢查和評估。檢查內容包括維護保養計劃的執行情況、維護保養記錄的完整性、貴重物品的實際狀態等。2.對于維護保養工作不到位的情況，應及時責令相關部門或責任人進行整改，并對整改情況進行跟蹤復查。如因維護保養不當導致貴重物品損壞或丟失的，應追究相關人員的責任。七、貴重物品的盤點與清查（一）盤點計劃1.制定年度貴重物品盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、人員分工等信息。盤點范圍應涵蓋公司內所有貴重物品。2.盤點時間可根據公司的業務情況和管理要求確定，一般為每年年末進行一次全面盤點。如遇特殊情況（如公司重組、資產清查等），可臨時組織專項盤點。3.成立盤點工作小組，成員包括財務部門人員、審計部門人員、貴重物品保管部門人員及相關使用部門人員等。明確各成員的職責分工，確保盤點工作的順利進行。（二）盤點實施1.盤點人員應按照盤點計劃對貴重物品進行逐一清點，核對物品的名稱、規格型號、數量、存放位置等信息與臺賬記錄是否一致。2.對于貴重設備類，應檢查設備的運行狀態、外觀狀況等，并與設備檔案記錄進行核對。如發現設備存在問題，應及時記錄并安排維修。3.珍貴文件資料類應檢查文件的完整性、準確性和存放位置是否正確。對于缺失或損壞的文件，應查明原因并進行相應處理。4.高價值辦公用品類應檢查物品的數量、使用情況和完好程度等。如發現有損壞或丟失的情況，應及時查找原因并追究相關人員的責任。5.在盤點過程中，應做好詳細的盤點記錄，包括盤點日期、物品名稱、規格型號、實際數量、臺賬數量、差異情況等信息。盤點記錄應由盤點人員簽字確認。（三）盤點結果處理1.盤點結束后，盤點工作小組應根據盤點記錄編制盤點報告，詳細說明盤點情況、差異原因及處理建議。2.如賬實相符，應在盤點報告上簽字確認，并將盤點報告存檔備案。3.如出現賬實不符的情況，應及時查明原因，屬于保管不善、使用不當等人為原因造成的，應追究相關人員的責任，并要求其按照規定進行賠償或整改；屬于自然損耗、不可抗力等非人為原因造成的，應經相關部門審核批準后進行賬務調整。4.對盤點中發現的貴重物品管理漏洞和問題，應及時進行總結分析，提出改進措施和建議，完善貴重物品信息管理制度。八、貴重物品的報廢與處置（一）報廢條件1.貴重物品符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過規定使用年限，且技術性能落后，無法滿足工作需要的；因意外事故、自然災害等原因造成嚴重損壞，無法修復或修復成本過高的；因技術進步、產品更新換代等原因，已被新型產品替代，失去使用價值的；其他經公司評估認定已無使用價值或繼續使用存在安全隱患的。2.珍貴文件資料類如有下列情況之一的，可申請報廢：文件內容已過期、失效，且無保存必要的；文件損壞嚴重，無法修復且不具備查閱價值的；根據國家法律法規或公司規定，需要銷毀的文件。（二）報廢申請1.各部門或保管責任人發現貴重物品符合報廢條件時，應填寫《貴重物品報廢申請表》，詳細說明報廢物品的名稱、規格型號、購置日期、報廢原因等信息，并附上相關證明材料（如設備損壞照片、技術鑒定報告、文件失效說明等）。2.《貴重物品報廢申請表》應經部門負責人審核簽字后，提交給財務部門、審計部門等相關部門進行審核。3.財務部門應審核報廢物品的賬面價值及相關費用情況，審計部門應對報廢申請的真實性、合規性進行審計。（三）報廢審批1.相關部門審核通過后，《貴重物品報廢申請表》應提交給公司分管領導審批。公司分管領導應根據審核意見和實際情況，做出最終的審批決定。2.經批準報廢的貴重物品，應在公司內部進行公示，公示期為[x]個工作日。公示無異議后，方可進行報廢處置。（四）報廢處置1.對于報廢的貴重設備類，應由專業的廢舊物資回收公司進行回收處理。在回收過程中，應確保設備中的敏感信息得到妥善處理，防止信息泄露。2.珍貴文件資料類的報廢應按照公司保密規定和國家相關法律法規的要求進行銷毀。銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。3.高價值辦公用品類的報廢可根據物品的實際情況，選擇合適的處置方式，如出售給廢舊物資回收公司、捐贈給慈善機構等。處置收入應及時上繳公司財務部門。九、貴重物品信息的保密（一）保密責任1.所有接觸和掌握貴重物品信息的人員均負有保密責任，應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露貴重物品的相關信息。2.保管責任人應妥善保管貴重物品信息，確保信息的安全和完整。未經批準，不得擅自向他人提供或披露信息。3.使用人員在使用貴重物品過程中，應注意保護相關信息，不得將信息用于與工作無關的目的。（二）保密措施1.對涉及貴重物品信息的計算機系統、存儲介質等應采取加密、訪問控制等安全措施，防止信息被非法獲取或篡改。2.存儲貴重物品信息的場所應設置門禁系統，限制無關人員進入。信息存儲設備應妥善保管，避免丟失或被盜。3.在對外提供貴