?記賬公司檔案管理制度總則制度目的為加強記賬公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案在公司運營管理中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本記賬公司全體員工及涉及檔案管理相關的業務活動。檔案定義本制度所指檔案是指記賬公司在業務開展過程中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的文件、資料、記錄等，包括但不限于會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務申報資料、客戶合同、工作底稿、電子數據等。檔案管理職責分工檔案管理部門及職責設立專門的檔案管理部門或指定專人負責檔案管理工作。檔案管理部門的主要職責包括：1.制定和完善檔案管理制度，并監督執行。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等日常管理工作。3.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全與完整。4.對檔案管理工作進行總結和分析，提出改進建議。5.負責檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。各業務部門職責1.各業務部門負責本部門業務檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.在業務開展過程中，應按照檔案管理要求，規范文件資料的形成和積累，確保檔案的質量。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協助和支持。員工個人職責1.員工應妥善保管在工作中形成的各類文件資料，按照規定及時移交。2.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。3.在工作需要查閱檔案時，應按照規定辦理查閱手續。檔案收集收集范圍1.會計核算業務檔案：包括原始憑證、記賬憑證、賬簿、財務報表等。2.稅務申報業務檔案：如納稅申報表、稅務審計報告、稅務備案資料等。3.客戶委托代理記賬合同及相關補充協議。4.審計工作檔案：審計計劃、審計工作底稿、審計報告等。5.內部管理文件：公司制度、會議記錄、工作計劃與總結等。6.其他與業務相關的文件資料，如銀行對賬單、發票存根、往來函件等。收集時間1.會計憑證應在每月結賬后[x]個工作日內收集整理完畢。2.月度財務報表應在編制完成后[x]個工作日內收集。3.年度財務報表、審計報告等應在出具后[x]個工作日內收集。4.客戶合同在簽訂后[x]個工作日內收集，如有變更應及時補充收集變更后的合同。5.其他業務文件資料應根據業務完成情況及時收集，確保不遺漏重要信息。收集要求1.業務部門應指定專人負責檔案收集工作，確保收集的文件資料齊全、完整。2.收集的文件資料應保持原件的真實性和完整性，不得隨意涂改、剪裁。3.對于電子文件，應確保其存儲格式的可讀性和安全性，并按照規定進行備份。檔案整理分類原則檔案按照業務類型、時間順序、重要程度等進行分類。具體分類如下：1.會計檔案類：包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等。2.稅務檔案類：納稅申報資料、稅務審計檔案等。3.客戶檔案類：客戶委托代理記賬合同、客戶資料等。4.審計檔案類：審計工作底稿、審計報告等。5.內部管理檔案類：公司文件、會議記錄、工作計劃與總結等。整理方法1.會計憑證：按照記賬憑證編號順序排列，將原始憑證附在相應記賬憑證后面，并進行裝訂。裝訂應牢固、整齊，封面應注明公司名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數等信息。2.會計賬簿：按照賬簿種類分別整理，包括總賬、明細賬、日記賬等。賬簿應保持頁面整潔，賬頁編號連續，如有缺頁、跳行應進行補充或更正。3.財務會計報告：按照月度、季度、年度順序整理，包括資產負債表、利潤表、現金流量表等及相關附注。報告應加蓋公司公章和編制人員簽章。4.稅務檔案：按照稅種、申報時間順序整理納稅申報表及相關資料，審計檔案按照審計項目進行整理。5.客戶檔案：按照客戶名稱分類，將委托代理記賬合同、客戶資料、工作記錄等相關文件資料整理在一起。6.內部管理檔案：按照文件類型和時間順序進行整理，如公司制度按照發布時間排序，會議記錄按照會議召開時間排序。編目與編號1.整理后的檔案應進行編目，編制檔案目錄索引。檔案目錄應包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、存放位置等信息。2.為每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，編號應具有系統性和邏輯性，便于查找和管理。編號規則可根據公司實際情況制定，例如采用"年份+業務類型代碼+順序號"的形式。檔案歸檔歸檔時間1.各類檔案應在整理完畢后的[x]個工作日內歸檔。2.對于年度形成的重要檔案，如年度財務報表、審計報告等，應在次年[x]月底前完成歸檔。歸檔流程1.業務部門整理好的檔案，填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數量、日期等信息。2.檔案管理部門接收檔案時，應按照移交清單進行核對，確認無誤后在清單上簽字，并將檔案存放至指定的檔案庫房或存儲設備中。3.檔案管理人員根據檔案編號和分類，將檔案上架存放，并更新檔案目錄索引。檔案保管保管期限1.會計憑證、會計賬簿保管期限為[x]年。2.月度、季度財務會計報告保管期限為[x]年，年度財務會計報告永久保管。3.稅務申報資料保管期限按照國家稅收法律法規規定執行，一般為[x]年。4.審計檔案保管期限根據審計業務性質和相關規定確定，一般為[x]年。5.客戶合同保管期限至合同履行完畢后[x]年。6.內部管理檔案保管期限根據文件性質和實際需要確定，重要文件可永久保管，一般性文件保管[x]年。保管方式1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，保持適宜的溫度和濕度。2.檔案應分類存放于檔案架或檔案柜中，標識清晰，便于查找。3.對于電子檔案，應采用安全可靠的存儲設備進行備份，并定期進行數據維護和檢查，防止數據丟失或損壞。備份存儲設備應異地存放，確保數據安全。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、存放位置、保管期限等信息，定期進行核對和盤點。檔案安全管理1.制定檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責。2.檔案庫房應安裝必要的安全監控設備，確保24小時監控。3.限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應辦理審批手續，并在檔案管理人員陪同下進行。4.定期對檔案進行安全檢查，發現問題及時處理，并做好記錄。如發生檔案丟失、損壞、泄露等安全事故，應立即采取措施進行補救，并及時向上級報告。檔案查閱查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機密檔案的查閱，需經公司分管領導審批。3.外部單位或個人因工作需要查閱檔案的，應持單位介紹信或相關證明文件，經公司總經理審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱程序1.查閱人提交檔案查閱申請表，按照審批權限進行審批。2.檔案管理部門根據審批后的申請表，查找并提供相應檔案。查閱人只能在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。3.查閱人查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規定辦理相關手續。4.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在查閱申請表上注明歸還時間并簽字。檔案借閱借閱權限1.公司內部員工因工作需要借閱檔案的，借閱期限一般不超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理審批手續。借閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經公司分管領導審批。2.外部單位或個人原則上不得借閱檔案，確因特殊情況需要借閱的，需經公司總經理審批，并按照規定繳納一定的押金。借閱期限不超過[x]個工作日，逾期未還的，檔案管理部門有權收回檔案，并按照規定收取逾期費用。借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱檔案名稱、數量、預計歸還時間等信息，按照審批權限進行審批。2.檔案管理部門根據審批后的申請表，辦理檔案借閱手續，向借閱人發放檔案，并要求借閱人簽字確認。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或用于其他非工作目的。如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的賠償責任。4.借閱人到期應按時歸還檔案，如需續借，應提前[x]個工作日向檔案管理部門提出申請，經批準后方可續借。檔案銷毀銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且確無繼續保存價值的。2.因保管不善等原因導致檔案損壞、變質，無法修復且無參考利用價值的。3.公司合并、分立、撤銷等原因，需要銷毀相關檔案的。銷毀程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理和鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.申請表經檔案管理部門負責人審核后，報公司分管領導審批。涉及重要檔案的銷毀，需經公司總經理審批。3.經批準后，檔案管理部門安排專人負責檔案銷毀工作。銷毀過程應進行現場監督，并由監銷人員和銷毀人員在檔案銷毀清冊上簽字確認。檔案銷毀清冊應包括檔案編號、名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式等信息，一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份歸檔保存。4.對于電子檔案的銷毀，應采用安全可靠的方式進行數據清除，確保數據無法恢復，并在檔案銷毀清冊中注明電子檔案的存儲介質及處理方式。檔案信息化管理信息化建設目標1.建立完善的檔案信息管理系統，實現檔案的電子化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和水平。2.確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改等情況發生。電子檔案管理1.對各類檔案進行電子化掃描或錄入，形成電子檔案。電子檔案應與紙質檔案內容一致，并按照檔案整理和分類要求進行存儲和管理。2.建立電子檔案數據庫，對電子檔案進行編目、索引，方便查詢和利用。同時，應定期對電子檔案數據庫進行備份，確保數據的安全性和完整性。3.在檔案信息管理系統中設置權限管理功能，根據員工的工作職責和權限，授予相應的檔案查閱、借閱、修改等權限，防止未經授權的訪問。信息化安全保障1.制定檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息系統的安全防護。設置防火墻、入侵檢測系統等安全設備，防止網絡攻擊和病毒感染。2.定期對檔案信息系統進行安全評估和漏洞掃描，及時發現并修復安全隱患。3.對檔案信息系統的用戶賬號和密碼進行嚴格管理，定期更換密碼，防止賬號被盜用。4.加強對檔案管理人員的信息化安全培訓，提高安全意識和操作技能，防止因人為疏忽導致檔案信息泄露。監督與檢查內部監督1.檔案管理部門定期對檔案管理工作進行自查，檢查檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環節是否符合制度要求，發現問題及時整改。2.公司內部審計部門定期對檔案管理工作進行審計監督，檢查檔案管理制度