集團涉密文件管理制度?一、總則（一）目的為加強集團涉密文件管理，確保集團秘密信息的安全，防止涉密文件的泄露、丟失或被盜用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團總部及下屬各子公司、分公司涉及國家秘密、商業秘密、工作秘密等各類涉密文件的管理。（三）定義1.涉密文件：指集團在經營管理活動中產生或獲取的，涉及國家秘密、商業秘密、工作秘密等，一旦泄露會對集團利益造成損害的文件資料。2.密級劃分絕密級：是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。集團內極少涉及此類文件，如有涉及，嚴格按照國家相關法律法規執行。機密級：是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害。集團內涉及的機密級文件主要包括核心技術資料、重大經營決策方案、尚未公開的重要財務數據等。秘密級：是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。集團內的秘密級文件涵蓋一般性技術資料、市場調研報告、內部管理文件等。集團內部敏感信息：雖不屬于國家秘密范疇，但涉及集團商業秘密或內部敏感信息，如客戶名單、業務渠道、未公開的項目計劃等，泄露可能對集團業務產生重大不利影響。（四）管理原則1.嚴格保密原則：對涉密文件采取嚴格的保密措施，確保其安全。2.分級管理原則：根據密級不同，實施分級分類管理。3.確保可控原則：對涉密文件的接觸、使用、傳遞、存儲等環節進行全程監控，確保處于可控狀態。4.及時清理原則：定期對涉密文件進行清理，確保不再需要的涉密文件得到妥善處理。二、涉密文件的產生與標識（一）產生1.在集團各項業務活動中，涉及到國家秘密、商業秘密等信息時，相關部門或人員應及時識別并確定該信息是否屬于涉密文件范疇。2.對于產生涉密文件的業務活動，應明確保密責任人，負責對文件的密級確定、標識制作等工作。（二）標識1.密級標識對于確定為涉密的文件，應在文件首頁左上角顯著位置標明密級，如"絕密★××年"、"機密★××年"、"秘密★××年"，其中"★"前標密級，"★"后標保密期限。保密期限根據文件內容重要性和時效性確定，一般絕密級不超過30年，機密級不超過20年，秘密級不超過10年。對于集團內部敏感信息文件，應在文件首頁左上角標明"內部敏感"字樣。2.編號標識涉密文件應進行編號管理，編號規則由集團統一制定。編號應具有唯一性，便于文件的識別和追蹤。編號標注在文件首頁右上角，格式為"集團[年份][部門代碼][流水號]"，如"集團[2023][HR][001]"。三、涉密文件的收發與登記（一）收文1.專人負責：集團設立專門的涉密文件收發崗位，配備專業人員負責涉密文件的接收工作。2.嚴格簽收：收文人員收到涉密文件后，應認真核對文件數量、名稱、密級、編號等信息，確保無誤后在收文登記簿上簽字確認。3.及時呈送：收文人員應及時將涉密文件呈送給集團指定的閱辦人員，并辦理交接手續。閱辦人員不得擅自留存、銷毀涉密文件。（二）發文1.審批流程：涉密文件的起草部門應填寫《涉密文件發文審批表》，詳細注明文件內容、密級、發放范圍等信息，經部門負責人、分管領導、保密管理部門審核，集團主要領導審批后方可發文。2.嚴格登記：發文人員應按照審批后的《涉密文件發文審批表》進行發文登記，記錄文件名稱、密級、編號、發放范圍、發放時間等信息。3.規范發放：發文人員應按照規定的發放范圍，通過機要交換、專人送達等方式將涉密文件發放給收件人，并要求收件人在發文登記簿上簽字確認。四、涉密文件的傳閱與借閱（一）傳閱1.限定范圍：根據文件內容和工作需要，確定文件的傳閱范圍，不得擅自擴大。2.逐人傳遞：傳閱涉密文件應采用逐人傳遞的方式，不得橫傳或在無關人員中傳看。傳閱人應在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期。3.跟蹤催辦：傳閱文件應指定專人跟蹤催辦，確保文件及時歸還。對于超過傳閱期限的文件，應及時提醒傳閱人。（二）借閱1.嚴格審批：因工作需要借閱涉密文件的，借閱人應填寫《涉密文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、密級、編號、借閱用途、借閱期限等信息，經部門負責人、分管領導、保密管理部門審批后方可借閱。2.限量限時：涉密文件原則上不得外借，確需外借的，應嚴格控制借閱數量和期限。絕密級文件一般不得外借，機密級文件借閱期限不得超過7天，秘密級文件借閱期限不得超過15天。3.確保安全：借閱人應妥善保管涉密文件，不得轉借他人或擅自復印、摘錄。借閱期滿后，應及時歸還文件，并辦理歸還手續。五、涉密文件的使用與保管（一）使用1.指定場所：涉密文件的使用應在集團指定的保密場所進行，不得在非保密場所使用涉密文件。2.專人負責：涉密文件的使用應由專人負責，使用人不得擅自將文件帶出保密場所。3.防止泄露：使用涉密文件時，應采取必要的保密措施，如遮擋屏幕、防止他人窺視等，避免文件內容泄露。（二）保管1.專用設備：涉密文件應存放在專用的保密柜中，保密柜應具備防盜、防火、防潮、防蟲等功能。2.雙人管理：保密柜鑰匙應由兩人分別保管，開啟時兩人同時在場。3.定期盤點：定期對涉密文件進行盤點，核對文件數量、編號、密級等信息，確保文件的安全。4.電子文件管理：對于涉密電子文件，應存儲在加密的存儲設備中，并設置訪問密碼。電子文件的傳輸應采用加密傳輸方式，防止文件在傳輸過程中被竊取。六、涉密文件的復制與銷毀（一）復制1.嚴格審批：因工作需要復制涉密文件的，復制人應填寫《涉密文件復制申請表》，注明復制文件名稱、密級、編號、復制份數、復制用途等信息，經部門負責人、分管領導、保密管理部門審批后方可復制。2.標識清楚：復制的涉密文件應按照原件的密級、編號進行標識，并在文件首頁左上角標明"復制件"字樣。3.控制范圍：復制涉密文件應嚴格控制復制份數和發放范圍，不得擅自擴大。（二）銷毀1.定期清理：定期對不再需要的涉密文件進行清理，確定銷毀清單。2.審批備案：銷毀涉密文件應填寫《涉密文件銷毀審批表》，經部門負責人、分管領導、保密管理部門審核，集團主要領導審批后方可銷毀。銷毀過程應進行備案，記錄銷毀時間、地點、方式、文件名稱、密級、編號等信息。3.安全銷毀：涉密文件的銷毀應采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復。嚴禁將涉密文件作為廢品出售或隨意丟棄。七、涉密人員管理（一）資格審查1.集團對涉及涉密文件管理的人員進行嚴格的資格審查，確保其具備良好的政治素質、保密意識和業務能力。2.審查內容包括個人背景、工作經歷、政治表現、保密承諾等方面。（二）保密培訓1.對涉密人員定期進行保密培訓，培訓內容包括國家保密法律法規、集團保密制度、保密技術知識等。2.培訓方式可采用集中培訓、在線學習、案例分析等多種形式，確保培訓效果。（三）簽訂保密協議1.與涉密人員簽訂保密協議，明確其保密義務和責任。2.保密協議應包括保密范圍、保密期限、違約責任等條款，確保涉密人員嚴格遵守保密規定。（四）監督考核1.建立涉密人員監督考核機制，定期對涉密人員的保密工作進行檢查和評估。2.考核內容包括保密制度執行情況、文件管理情況、信息安全情況等方面。對于違反保密規定的涉密人員，視情節輕重給予相應的處罰。八、保密監督與檢查（一）內部監督1.集團保密管理部門定期對各部門涉密文件管理情況進行內部監督檢查，檢查內容包括文件收發、傳閱、借閱、保管、復制、銷毀等環節的執行情況。2.對于檢查中發現的問題，及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）外部審計1.定期委托外部審計機構對集團涉密文件管理情況進行審計，審計內容包括保密制度的健全性、執行的有效性等方面。2.根據審計結果，及時完善保密制度和管理措施，確保涉密文件管理工作的規范運行。九、責任追究（一）違規行為界定1.明確涉密文件管理過程中的違規行為，包括但不限于文件泄露、丟失、擅自復制、超范圍傳閱、未按規定保管等。2.對違規行為進行詳細分類，以便準確認定責任。（二）責任追究方式1.對于違反涉密文件管理制度的行為，視情節輕重給予批評教育、警告、記過、降職、撤職、解除勞動合同等不同程度的責任追究。2.涉及違法犯罪的，依法移送司法