造價業務歸檔管理制度?總則目的為了加強公司造價業務檔案的科學管理，保證檔案的完整性、準確性和系統性，充分發揮檔案在造價業務中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部所有造價業務項目檔案的管理，包括但不限于工程預算編制、結算審核、成本控制等相關業務活動所形成的各類文件、資料。管理原則1.集中統一管理原則：公司造價業務檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和安全性。2.分類管理原則：按照造價業務的不同階段、內容和性質，對檔案進行分類整理，便于查找和利用。3.全程跟蹤原則：從項目承接開始，對造價業務全過程形成的文件資料進行及時收集、整理和歸檔，保證檔案的連貫性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司機密和客戶隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。檔案管理職責檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司造價業務檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司造價業務檔案，接收、整理、保管和提供利用各類檔案資料。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的準確性和完整性。4.指導和監督各業務部門做好檔案的收集、整理和移交工作。5.負責檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。業務部門職責1.負責本部門造價業務項目文件資料的收集、整理和初步分類，并在項目完成后及時移交檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的真實、準確、完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對和利用工作。檔案管理人員職責1.認真學習和貫徹執行檔案管理的法律法規和公司的檔案管理制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等。3.做好檔案的借閱、查閱登記工作，嚴格按照規定辦理借閱手續，確保檔案的安全。4.定期對檔案進行檢查、清點，發現問題及時報告并采取措施處理。5.積極參與檔案信息化建設，提高檔案管理的信息化水平。檔案收集收集范圍1.項目承接階段：包括項目意向書、委托書、招標文件、投標文件等。2.造價編制與審核階段：工程預算書、結算書、工程量計算稿、造價分析報告、審核意見等。3.項目實施階段：設計變更通知、工程簽證單、材料設備采購合同、價格調整文件等。4.項目竣工階段：竣工圖紙、竣工驗收報告、竣工結算審核報告等。5.其他與造價業務相關的文件資料，如會議紀要、往來信函、咨詢報告等。收集要求1.及時性：各業務部門應在文件資料形成后及時收集，確保檔案的時效性。2.完整性：收集的文件資料應齊全完整，包括正本、副本、附件等。3.準確性：文件資料應內容真實、數據準確，簽字蓋章齊全。4.規范性：文件資料應格式規范、字跡清晰、紙張質量良好。收集流程1.業務人員在項目開展過程中，負責及時收集各自工作范圍內產生的文件資料，并進行初步整理。2.每月末，業務人員將當月收集的文件資料移交部門負責人進行審核。3.部門負責人審核無誤后，將文件資料移交檔案管理部門。4.檔案管理部門對接收的文件資料進行再次審核，對不符合要求的及時退回業務部門補充完善。檔案整理整理原則1.遵循文件資料的形成規律和內在聯系，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于查找和利用，提高檔案管理的效率和質量。分類方法1.按項目分類：以單個造價業務項目為單位，將該項目形成的所有文件資料集中在一起。2.按階段分類：在每個項目內，按照項目承接、造價編制與審核、項目實施、項目竣工等階段進行分類。3.按文件類型分類：將每個階段的文件資料進一步分為紙質文件、電子文件、圖表等類型。整理步驟1.裝訂：對紙質文件資料進行裝訂，去除金屬物，保持文件整齊美觀。2.編頁：給每份文件資料編寫頁碼，便于查找和統計。3.編目：按照分類方法，對文件資料進行編號、登記，編制目錄。目錄應包括文件題名、日期、編號、保管期限等內容。4.裝盒：將整理好的文件資料裝入檔案盒，并在盒脊上標明項目名稱、階段、文件類型、起止日期等信息。檔案保管保管期限1.永久保管：涉及公司核心機密、具有重要歷史價值和法律憑證作用的檔案，如公司重大項目的造價文件、與政府部門的往來文件等。2.長期保管：保管期限為10年以上（含10年）的檔案，如一般項目的造價結算文件、重要的合同協議等。3.短期保管：保管期限為110年的檔案，如一般性的業務文件、往來信函等。保管方式1.紙質檔案：采用檔案盒存放，存放在專門的檔案庫房內。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.電子檔案：采用光盤、硬盤等存儲介質進行備份，存儲在專門的電子檔案管理系統中。電子檔案管理系統應具備數據備份、恢復、加密、訪問控制等功能。保管要求1.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的數量、質量和存放位置準確無誤。2.對破損、褪色的檔案進行修復或復制，保證檔案的完整性。3.按照保管期限，對到期檔案進行鑒定和處理，需要繼續保存的重新確定保管期限，不需要保存的按照規定進行銷毀。檔案借閱與查閱借閱范圍1.公司內部員工因工作需要查閱和借閱造價業務檔案。2.外部單位因審計、稅務檢查、司法調查等合法原因需要查閱公司造價業務檔案，但須經公司領導批準。借閱手續1.內部員工借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數量、用途、借閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續。2.外部單位查閱檔案，需出具單位介紹信和相關證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經公司領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.借閱檔案應在規定的期限內歸還，如需延期，應辦理續借手續。查閱要求1.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。3.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進行核對和清點。檔案鑒定與銷毀鑒定原則1.以國家有關法律法規和公司檔案管理制度為依據，對檔案的價值進行全面、客觀、公正的鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從公司整體利益和長遠發展出發，確保檔案的完整性和系統性。3.嚴格履行鑒定程序，確保鑒定結果的準確性和權威性。鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業務部門負責人、財務部門負責人等組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。鑒定內容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案的歷史價值、現實利用價值和法律憑證作用。3.檔案的保管期限是否合理。銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經公司領導批準后，由檔案管理部門負責組織銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。檔案信息化管理信息化建設目標1.建立完善的造價業務檔案電子管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，方便業務人員查閱和利用檔案資料。3.確保檔案信息的安全，防止電子檔案數據丟失、篡改和泄露。信息化管理內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行圖像處理、數據掛接等工作，確保電子檔案與紙質檔案一致。2.電子檔案存儲：將數字化后的電子檔案存儲在電子檔案管理系統中，并進行定期備份。3.電子檔案檢索：建立電子檔案檢索數據庫，通過關鍵詞、題名、日期等多種方式進行檢索，提高檔案查找的效率。4.電子檔案利用：授權業務人員通過電子檔案管理系統查閱和下載檔案資料，并對利用情況進行記錄。5.電子檔案安全管理：采取數據加密、訪問控制、防火墻等技術手段，保障電子檔案的安全。信息化管理要求1.檔案管理部門應定期對電子檔案管理系統進行維護和升級，確保系統的