門店進(jìn)貨日常管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范門店進(jìn)貨日常管理流程，確保門店商品的供應(yīng)質(zhì)量、成本控制以及庫存管理的合理性，滿足顧客需求，提高門店運營效益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司旗下所有門店的進(jìn)貨日常管理工作。3.基本原則質(zhì)量優(yōu)先原則：所進(jìn)商品必須符合國家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及公司規(guī)定的質(zhì)量要求，確保顧客購買到安全、可靠的商品。成本控制原則：在保證商品質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略、供應(yīng)商管理等手段，降低進(jìn)貨成本，提高門店的利潤空間。庫存合理原則：根據(jù)門店的銷售情況、市場需求預(yù)測等因素，科學(xué)合理地控制庫存水平，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。供應(yīng)商管理原則：建立穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商群體，加強與供應(yīng)商的溝通與合作，共同促進(jìn)門店的發(fā)展。二、進(jìn)貨流程管理1.需求預(yù)測銷售數(shù)據(jù)分析：門店銷售人員應(yīng)定期（每周/每月）對各類商品的銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，包括銷售數(shù)量、銷售額、銷售趨勢等，了解顧客的購買偏好和需求變化。市場調(diào)研：關(guān)注行業(yè)動態(tài)、競爭對手情況以及市場流行趨勢，收集相關(guān)信息，為需求預(yù)測提供參考。需求預(yù)測會議：門店管理層定期組織需求預(yù)測會議，結(jié)合銷售數(shù)據(jù)分析和市場調(diào)研結(jié)果，共同商討各類商品的需求預(yù)測數(shù)量，并形成書面報告。2.采購申請申請?zhí)顚懀焊鏖T店根據(jù)需求預(yù)測報告，由店長或指定的采購負(fù)責(zé)人填寫采購申請表。采購申請表應(yīng)詳細(xì)列出所需商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等信息。審批流程：采購申請表提交后，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。一般情況下，采購金額較小的申請由店長審批；采購金額較大的申請需上報上級部門或公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.供應(yīng)商選擇與評估供應(yīng)商篩選：采購部門根據(jù)采購申請表的要求，通過多種渠道尋找潛在的供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動聯(lián)系等。對篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行初步調(diào)查，了解其基本情況，包括企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。供應(yīng)商評估：建立供應(yīng)商評估體系，定期（每年/每半年）對供應(yīng)商進(jìn)行全面評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、環(huán)保情況等方面。評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。合格供應(yīng)商名錄：根據(jù)評估結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄。只有列入合格供應(yīng)商名錄的供應(yīng)商才有資格參與公司的采購活動。對于評估不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，應(yīng)將其從合格供應(yīng)商名錄中刪除。4.采購訂單下達(dá)訂單擬定：采購人員根據(jù)審批通過的采購申請表，與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，確定商品的價格、交貨期、交貨方式、付款方式等條款。談判達(dá)成一致后，擬定采購訂單。采購訂單應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保訂單內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。訂單審核：采購訂單擬定完成后，提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括訂單條款是否符合公司規(guī)定、價格是否合理、交貨期是否滿足門店需求等。審核通過后，采購人員方可將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商。5.進(jìn)貨驗收到貨通知：采購人員應(yīng)在預(yù)計到貨日期前通知門店做好收貨準(zhǔn)備。門店收到到貨通知后，安排專人負(fù)責(zé)驗收工作。驗收標(biāo)準(zhǔn)：驗收人員按照公司制定的商品驗收標(biāo)準(zhǔn)對到貨商品進(jìn)行驗收。驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括商品的外觀、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量證明文件等方面。對于食品、藥品等特殊商品，還應(yīng)檢查其生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、檢驗報告等相關(guān)信息。驗收記錄：驗收人員對驗收過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括驗收時間、驗收人員、商品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、驗收結(jié)果等信息。驗收合格的商品，驗收人員應(yīng)在驗收記錄上簽字確認(rèn)；驗收不合格的商品，應(yīng)注明不合格原因，并及時與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商解決辦法。6.入庫管理入庫單填寫：驗收合格的商品，倉庫管理人員根據(jù)驗收記錄填寫入庫單。入庫單應(yīng)包括商品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商名稱等信息。貨物入庫：倉庫管理人員按照入庫單的要求，將商品搬運至指定的倉庫區(qū)域進(jìn)行存放。存放時應(yīng)遵循分類存放、先進(jìn)先出的原則，確保商品的存放安全和便于管理。庫存系統(tǒng)錄入：倉庫管理人員將入庫單信息錄入庫存管理系統(tǒng)，更新庫存數(shù)據(jù)，確保庫存信息的準(zhǔn)確性和及時性。三、進(jìn)貨價格管理1.價格調(diào)研定期市場調(diào)研：采購人員應(yīng)定期（每周/每月）對市場上同類商品的價格進(jìn)行調(diào)研，了解價格動態(tài)和變化趨勢。調(diào)研方式包括走訪市場、查詢行業(yè)網(wǎng)站、參加行業(yè)展會等。競爭對手價格分析：關(guān)注競爭對手的商品價格情況，分析其價格策略和優(yōu)勢。通過與競爭對手的價格比較，為公司制定合理的進(jìn)貨價格提供參考。2.價格談判談判準(zhǔn)備：采購人員在與供應(yīng)商進(jìn)行價格談判前，應(yīng)充分了解商品的成本構(gòu)成、市場價格水平以及公司的采購預(yù)算等信息，制定合理的談判策略。談判技巧：在談判過程中，采購人員應(yīng)靈活運用談判技巧，與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通和協(xié)商。爭取在保證商品質(zhì)量的前提下，獲得更優(yōu)惠的價格。同時，要注意維護(hù)與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系，避免因價格談判而影響雙方的合作。3.價格審批審批流程：采購人員與供應(yīng)商達(dá)成的采購價格，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。一般情況下，采購金額較小的價格由店長審批；采購金額較大的價格需上報上級部門或公司領(lǐng)導(dǎo)審批。價格監(jiān)控：公司定期對門店的進(jìn)貨價格進(jìn)行監(jiān)控，檢查采購價格是否符合公司的價格政策和市場行情。對于發(fā)現(xiàn)的價格異常情況，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查和處理。四、進(jìn)貨合同管理1.合同簽訂合同起草：采購人員根據(jù)與供應(yīng)商談判達(dá)成的協(xié)議，起草進(jìn)貨合同。進(jìn)貨合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨方式、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同審核：進(jìn)貨合同起草完成后，提交給公司的法務(wù)部門或相關(guān)審核人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款是否符合法律法規(guī)要求、是否存在風(fēng)險漏洞、是否維護(hù)了公司的利益等。審核通過后，方可簽訂合同。合同簽訂：合同經(jīng)審核通過后，由公司授權(quán)的代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂合同的雙方應(yīng)加蓋公章或合同專用章，確保合同的法律效力。2.合同執(zhí)行供應(yīng)商履約跟蹤：采購人員負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保供應(yīng)商按照合同約定的時間、質(zhì)量、數(shù)量等要求履行義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。公司內(nèi)部協(xié)調(diào)：在合同執(zhí)行過程中，采購人員應(yīng)協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各相關(guān)部門之間的工作，確保商品的采購、驗收、入庫、付款等環(huán)節(jié)順利進(jìn)行。如因內(nèi)部協(xié)調(diào)不暢導(dǎo)致合同執(zhí)行出現(xiàn)問題，應(yīng)及時向上級匯報，尋求解決方案。3.合同變更與終止合同變更：在合同執(zhí)行過程中，如因市場變化、供應(yīng)商原因或其他不可抗力因素等需要變更合同條款的，應(yīng)按照合同約定的變更程序進(jìn)行操作。變更合同條款應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議。合同終止：合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，雙方應(yīng)按照合同約定辦理終止手續(xù)。終止合同后，應(yīng)清理相關(guān)債權(quán)債務(wù)，妥善處理遺留問題。五、庫存管理1.庫存盤點盤點計劃制定：倉庫管理人員應(yīng)定期（每月/每季度）制定庫存盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、人員安排等信息。盤點計劃應(yīng)提前通知相關(guān)部門和人員，以便做好準(zhǔn)備工作。盤點實施：按照盤點計劃的要求，組織盤點人員對庫存商品進(jìn)行逐一清點。盤點過程中，應(yīng)認(rèn)真記錄商品的實際數(shù)量、規(guī)格、型號、存放位置等信息，確保盤點結(jié)果的準(zhǔn)確性。盤點差異處理：盤點結(jié)束后，將實際盤點數(shù)量與庫存管理系統(tǒng)中的賬面數(shù)量進(jìn)行核對，找出差異原因。對于盤點差異，應(yīng)及時進(jìn)行處理，調(diào)整庫存賬目，確保賬實相符。2.庫存周轉(zhuǎn)率控制指標(biāo)設(shè)定：設(shè)定合理的庫存周轉(zhuǎn)率指標(biāo)，作為考核門店庫存管理水平的重要依據(jù)。庫存周轉(zhuǎn)率指標(biāo)應(yīng)根據(jù)門店的經(jīng)營特點、商品類別等因素進(jìn)行綜合確定。分析與改進(jìn)：定期對庫存周轉(zhuǎn)率進(jìn)行分析，找出影響庫存周轉(zhuǎn)率的因素，如商品銷售不暢、庫存積壓、采購計劃不合理等。針對存在的問題，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，如優(yōu)化商品陳列、加強促銷活動、調(diào)整采購計劃等，提高庫存周轉(zhuǎn)率。3.庫存安全管理安全制度建立：建立健全庫存安全管理制度，明確倉庫管理人員的安全職責(zé)，加強對倉庫安全設(shè)施的管理和維護(hù)。安全防范措施：倉庫應(yīng)配備必要的消防器材、防盜設(shè)備等安全設(shè)施，確保庫存商品的安全。同時，要加強對倉庫人員的安全教育，提高安全意識，防止發(fā)生安全事故。六、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商檔案建立基本信息收集：采購部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商的基本信息，包括企業(yè)名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力等。資質(zhì)文件審核：要求供應(yīng)商提供相關(guān)的資質(zhì)文件，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書等，并進(jìn)行審核。檔案錄入：將收集到的供應(yīng)商基本信息和資質(zhì)文件審核情況錄入供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)，建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商的基本情況、評估記錄、合作歷史、合同執(zhí)行情況等信息。2.供應(yīng)商溝通與合作定期溝通會議：采購部門定期組織與供應(yīng)商的溝通會議，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、交貨期情況等，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。合作協(xié)議簽訂：與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，規(guī)范合作行為。合作協(xié)議應(yīng)包括商品供應(yīng)條款、價格條款、質(zhì)量條款、交貨期條款、售后服務(wù)條款等內(nèi)容。供應(yīng)商培訓(xùn)：根據(jù)需要，組織對供應(yīng)商的培訓(xùn)，提高供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量意識、服務(wù)意識和合作意識。培訓(xùn)內(nèi)容可以包括公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、采購政策、交貨期要求等方面。3.供應(yīng)商評估與激勵定期評估：按照供應(yīng)商評估體系，定期（每年/每半年）對供應(yīng)商進(jìn)行全面評估。評估結(jié)果作為供應(yīng)商合作關(guān)系調(diào)整的重要依據(jù)。激勵措施：對評估結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的激勵措施，如增加采購量、優(yōu)先付款、授予優(yōu)秀供應(yīng)商稱號等；對評估結(jié)果不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，應(yīng)減少或停止與其合作。七、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督審計部門監(jiān)督：公司審計部門定期對門店的進(jìn)貨日常管理工作進(jìn)行審計，檢查進(jìn)貨流程是否規(guī)范、采購價格是否合理、合同執(zhí)行是否到位、庫存管理是否有效等方面。對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。采購部門自查：采購部門定期對自身的工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，要加強對采購人員的培訓(xùn)和管理，提高采購人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素質(zhì)。2.考核指標(biāo)設(shè)定采購成本控制指標(biāo)：設(shè)定采購成本控制目標(biāo)，考核采購部門在降低進(jìn)貨成本方面的工作成效。采購成本控制指標(biāo)可以包括采購價格下降率、采購成本節(jié)約額等。庫存管理指標(biāo)：設(shè)定庫存管理相關(guān)指標(biāo)，考核門店在庫存周轉(zhuǎn)率、庫存準(zhǔn)確率、庫存安全等方面的管理水平。庫存管理指標(biāo)可以包括庫存周轉(zhuǎn)率、庫存準(zhǔn)確率、庫存損耗率等。供應(yīng)商管理指標(biāo)：設(shè)定供應(yīng)商管理相關(guān)指標(biāo)，考核采購部門在供應(yīng)商選擇、評估、合作等方面的工作質(zhì)量。供應(yīng)商管理指標(biāo)可以包括供應(yīng)商合格率、供應(yīng)商投訴率等。3.考核結(jié)果應(yīng)用績效獎金發(fā)放：根據(jù)考核結(jié)果，發(fā)放采購人員和門店相關(guān)人員的績效獎金。考核結(jié)果優(yōu)秀的人員，給予較高的績效獎金