飯店物資采購管理制度?總則1.目的本制度旨在規范飯店物資采購行為，確保采購工作的高效、有序進行，保障飯店運營的物資供應，提高資金使用效益，降低采購成本，保證物資質量，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于飯店內所有物資的采購活動，包括但不限于食品、飲料、日用品、辦公用品、設備及耗材等。3.基本原則按需采購原則：根據飯店實際運營需求，合理安排物資采購計劃，避免盲目采購和浪費。質量第一原則：優先選擇質量可靠、符合飯店使用標準的物資，確保所采購物資能滿足飯店運營和賓客需求。價格合理原則：在保證物資質量的前提下，通過合理的采購渠道和談判技巧，爭取最優惠的采購價格，降低采購成本。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守職業道德，廉潔奉公，杜絕不正當交易行為，確保采購過程公正、透明。采購組織與職責1.采購決策機構飯店設立采購決策小組，由總經理擔任組長，財務總監、行政總廚、采購部經理等相關人員為成員。采購決策小組負責審議和批準重大采購項目、采購預算、采購政策及采購合同等重要事項。2.采購部門職責采購計劃制定：根據飯店各部門需求預測和實際經營情況，定期編制物資采購計劃，明確采購物資的種類、數量、規格、質量要求、采購時間等內容，并提交采購決策小組審批。供應商開發與管理：負責尋找、篩選、評估和建立合格供應商體系，與優質供應商保持良好合作關系，定期對供應商進行考核評價，確保供應商提供的物資符合要求且價格合理。采購實施：依據批準的采購計劃，按照規定的采購流程，組織實施物資采購工作。負責與供應商洽談采購合同條款，簽訂采購合同，并跟進合同執行情況，確保物資按時、按質、按量供應。采購成本控制：通過市場調研、供應商談判、招標采購等方式，努力降低采購成本。分析采購價格變動趨勢，合理安排采購時機，優化采購批量，提高采購資金使用效益。物資驗收與入庫：協助相關部門做好采購物資的驗收工作，確保物資數量準確、質量合格。對于驗收合格的物資，及時辦理入庫手續，并將相關信息錄入庫存管理系統。采購文檔管理：負責整理、歸檔采購過程中產生的各類文件資料，包括采購申請、采購合同、報價單、驗收報告等，以便日后查閱和審計。3.需求部門職責需求申報：各部門應根據本部門實際運營需求，提前向采購部提交物資采購申請，詳細說明采購物資的名稱、規格、數量、用途、預計使用時間等信息，并確保申請內容真實、準確。需求確認：配合采購部進行市場調研和供應商選擇工作，參與采購合同的評審，對采購物資的質量、規格、價格等方面提出意見和建議，確保所采購物資符合本部門實際需求。驗收與使用：負責本部門采購物資的驗收工作，對驗收合格的物資及時辦理領用手續，并合理使用物資。如發現物資質量問題或與采購合同不符，應及時反饋給采購部，以便采取相應措施。采購流程1.采購申請各部門根據物資庫存情況和實際經營需要，填寫《物資采購申請表》，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、需求日期、用途等信息。《物資采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部。對于金額較大或特殊的采購項目，需經采購決策小組審批通過后，采購部方可受理。2.采購審批采購部收到采購申請后，對申請內容進行初步審核，核實物資需求的合理性、必要性以及庫存情況等。對于常規采購項目，采購部經理根據采購申請安排采購任務；對于重大采購項目，采購部經理將采購申請提交采購決策小組審議。采購決策小組根據飯店實際情況和預算安排，對采購申請進行審批，并形成審批意見。3.采購實施制定采購方案：采購部根據審批通過的采購申請，制定具體的采購方案，包括選擇采購方式（如招標采購、詢價采購、競爭性談判、單一來源采購等）、確定供應商范圍、編制采購文件（如招標文件、詢價單、談判文件等）等。發布采購信息：根據采購方案，采購部通過多種渠道發布采購信息，邀請潛在供應商參與報價或投標。對于招標采購項目，應在規定媒體上發布招標公告；對于詢價采購項目，可向多家供應商發送詢價單；對于競爭性談判和單一來源采購項目，應邀請特定供應商進行談判。供應商選擇與談判：采購部對供應商提交的報價文件或投標文件進行評審，按照事先確定的評審標準，選擇報價合理、產品質量可靠、信譽良好的供應商作為候選對象。然后與候選供應商進行談判，進一步明確采購合同條款，包括物資價格、交貨時間、質量標準、付款方式、售后服務等內容，爭取最有利的采購條件。簽訂采購合同：談判達成一致后，采購部與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法、合規、詳細、準確，具有可操作性。采購合同簽訂后，應及時將合同副本分發給相關部門，以便各部門做好后續工作準備。4.物資驗收到貨通知：采購部在物資預計到貨日期前，提前通知需求部門做好驗收準備工作。驗收準備：需求部門指定專人負責物資驗收工作，并組織相關人員熟悉采購合同要求和物資驗收標準。同時，準備好驗收所需的工具和場地。現場驗收：物資到貨后，驗收人員按照采購合同和驗收標準，對物資的數量、規格、型號、質量等進行逐一核對和檢驗。對于食品、飲料等物資，還需檢查其生產日期、保質期、包裝等情況。驗收過程中，如發現物資存在數量短缺、質量問題或與合同不符等情況，驗收人員應及時做好記錄，并要求供應商當場確認。驗收報告：驗收合格后，驗收人員填寫《物資驗收報告》，詳細記錄物資驗收情況，包括物資名稱、規格型號、數量、驗收結果等內容，并簽字確認。對于驗收不合格的物資，驗收人員應在《物資驗收報告》中注明不合格原因，并及時通知采購部與供應商協商解決辦法，如退貨、換貨、補貨等。5.入庫與付款入庫手續辦理：驗收合格的物資，由倉庫管理人員辦理入庫手續。倉庫管理人員根據《物資驗收報告》和實際到貨情況，核對物資數量、規格、型號等信息無誤后，將物資存入相應倉庫，并在庫存管理系統中錄入入庫記錄，更新庫存信息。付款申請：采購部根據采購合同約定和驗收情況，在規定時間內填寫《付款申請表》，附上采購合同、驗收報告、發票等相關憑證，提交至財務部門審核。付款審批：財務部門對《付款申請表》及相關憑證進行審核，核實采購業務的真實性、合法性、準確性以及付款金額是否符合合同約定。審核通過后，報財務總監審批。財務總監根據飯店資金狀況和財務制度進行審批，確定是否同意付款以及付款金額。款項支付：經財務總監審批同意后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間，及時支付貨款給供應商。付款完成后，財務部門應做好付款記錄，并將相關憑證歸檔保存。采購方式選擇1.招標采購適用于金額較大、規格標準統一、市場貨源充足且競爭充分的物資采購項目。通過公開招標或邀請招標的方式，吸引眾多供應商參與投標，以確保采購過程的公平、公正、公開，獲得最優惠的采購價格和最佳的物資質量。2.詢價采購適用于采購金額較小、規格型號相對簡單、市場價格比較透明的物資采購項目。采購部向多家供應商發送詢價單，要求供應商在規定時間內報價，然后根據報價情況選擇價格最低且滿足要求的供應商進行采購。3.競爭性談判適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的，以及重新招標未能成立的物資采購項目；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的物資采購項目；采用招標所需時間不能滿足飯店緊急需要的物資采購項目；不能事先計算出價格總額的物資采購項目等。采購部與不少于三家的供應商進行談判，通過談判確定成交供應商。4.單一來源采購適用于只能從唯一供應商處采購的物資；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的物資；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的物資采購項目等。在符合規定的情況下，經采購決策小組批準后，可與單一供應商進行采購談判并簽訂合同。供應商管理1.供應商開發信息收集：采購部通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦、參加展會、與同行交流等方式，建立供應商信息庫。初步篩選：根據飯店物資采購需求和供應商基本條件要求，對收集到的供應商信息進行初步篩選，剔除不符合要求的供應商，保留潛在供應商名單。實地考察：對初步篩選合格的潛在供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、生產能力、技術水平、售后服務能力、信譽等方面情況。實地考察結束后，采購部撰寫考察報告，對供應商進行綜合評價，并提出是否納入合格供應商體系的建議。供應商準入：對于通過實地考察且綜合評價合格的供應商，采購部將其納入合格供應商名單，并報采購決策小組批準。采購部與新準入供應商簽訂《供應商合作協議》，明確雙方的權利和義務、合作期限、質量標準、價格條款、付款方式、售后服務等內容，建立正式的合作關系。2.供應商考核考核指標設定：采購部制定供應商考核指標體系，包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等方面指標。根據不同物資采購特點和重要性，確定各項考核指標的權重。定期考核：采購部定期（每季度或每半年）對供應商進行考核評價。考核方式包括數據統計分析、實地檢查、問卷調查、客戶反饋收集等。采購部根據考核指標完成情況，對供應商進行評分，并填寫《供應商考核評價表》。動態管理：根據供應商考核結果，對供應商進行動態管理。對于考核成績優秀的供應商，給予適當獎勵，如增加采購份額、優先合作機會等；對于考核成績不合格的供應商，發出書面整改通知，要求其限期整改。如供應商在規定期限內整改仍未達到要求，采購部將考慮暫停或終止與其合作關系。3.供應商淘汰淘汰情形：若供應商出現以下情形之一，采購部應及時將其從合格供應商名單中淘汰：提供的物資質量連續多次不符合要求；交貨期經常延誤，嚴重影響飯店正常運營；價格明顯高于市場同類產品且無合理理由；售后服務不到位，對飯店造成較大損失；存在商業賄賂等不正當交易行為；其他嚴重違反《供應商合作協議》約定的情形。淘汰程序：采購部提出供應商淘汰建議，提交采購決策小組審議批準。采購部向被淘汰供應商發出書面通知，告知其淘汰原因和終止合作關系的決定。同時，采購部做好與被淘汰供應商的交接工作，包括清理往來賬目、處理未履行完的合同事項等。采購成本控制1.成本預算編制采購部根據飯店年度經營計劃和物資采購需求預測，結合市場價格走勢，編制年度采購成本預算。采購成本預算應明確各類物資的采購數量、采購價格、采購總成本等指標，并分解到各個季度和月份，作為采購成本控制的依據。采購成本預算編制完成后，提交采購決策小組審批。2.價格監控與分析采購部定期收集市場物資價格信息，關注價格變動趨勢，分析價格波動原因。通過與供應商溝通、市場調研、行業數據對比等方式，掌握市場價格動態，為采購決策提供參考。對于價格波動較大的物資，采購部應及時調整采購策略，合理安排采購時機，降低采購成本。3.采購談判技巧采購人員應不斷提高采購談判技巧，與供應商進行充分溝通和協商，爭取有利的采購價格和條款。在談判過程中，采購人員要了解供應商的成本結構和利潤空間，掌握市場同類產品價格水平，運用合理的談判策略，如對比報價、批量采購優勢、長期合作利益等，與供應商達成雙贏的采購協議。4.成本核算與分析財務部門定期對采購成本進行核算和分析，對比采購成本預算執行情況，找出成本控制的薄弱環節和存在的問題。采購部與財務部門密切配合，共同分析采購成本變動原因，采取針對性措施加以改進，如優化采購渠道、調整采購批量、加強與供應商談判等，不斷降低采購成本。采購風險管理1.風險識別與評估采購部對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險（如價格波動、供應短缺等）、質量風險（如物資質量不符合要求）、供應商風險（如供應商違約、破產等）、合同風險（如合同條款不完善、合同執行糾紛等）、法律風險（如違反法律法規導致的采購糾紛）等。采購部根據風險發生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行評估分級，確定重點風險防控對象。2.風險應對措施市場風險應對：密切關注市場動態，加強市場調研和價格監測，建立價格預警機制。與多家供應商建立合作關系，分散采購渠道，降低因單一供應商供應中斷或價格壟斷帶來的風險。合理安排物資庫存，根據市場需求和價格走勢，適時調整采購計劃和采購數量，避免因市場波動造成物資積壓或短缺。質量風險應對：加強對供應商的質量管理，嚴格審核供應商資質和質量保證體系。在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強物資驗收環節管理，確保所采購物資質量合格。對于重要物資，可要求供應商提供樣品進行檢測，合格后方可批量采購。建立質量反饋機制，及時處理質量問題，如退貨、換貨、補貨等，并對供應商進行相應處罰。供應商風險應對：對供應商進行全面評估和動態管理，選擇信譽良好、實力雄厚、經營穩定的供應商合作。在采購合同中約定違約責任和賠償條款，約束供應商行為。加強與供應商的溝通與合作，定期對供應商進行考核評價，及時發現并解決潛在問題。建立供應商應急管理機制，當供應商出現突發情況可能影響物資供應時，能夠迅速采取替代供應商等措施，確保飯店物資供應不受影響。合同風險應對：加強采購合同管理，制定規范的合同文本，明確合同雙方的權利和義務、采購物資的詳細規格、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。在簽訂合同前，組織相關部門對合同條款進行審核，確保合同合法、合規、嚴謹、可操作性強。合同簽訂后，嚴格按照合同約定執行，加強對合同執行過程的跟蹤和監督，及時發現并解決合同履行過程中出現的問題。法律風險應對：加強采購人員法律法規培訓，提高法律意識，確保采購行為符合法律法規要求。在采購過程中，嚴格遵守相關法律法規，如招投標法、合同法、反壟斷法等。對于重大采購項目，可聘請法律顧問提供專業法律意見，防范法律風險。建立法律糾紛處理機制，當發生法律糾紛時，及時采取有效措施應對，維護飯店