會務及接待管理制度?總則目的為規范公司會務及接待工作，提高會議效率和接待水平，展示公司良好形象，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各類會議的組織安排以及對外來訪人員的接待活動。基本原則1.高效務實原則：確保會議及接待工作有序進行，提高工作效率，注重實際效果。2.規范統一原則：各項會務及接待工作流程、標準應規范統一，保證工作質量。3.勤儉節約原則：合理控制會議及接待費用，避免鋪張浪費。會務管理會議分類1.公司級會議：包括公司年度大會、季度例會、月度工作會等，由公司高層領導主持，各部門負責人參加。2.部門會議：由各部門自行組織召開，部門內部人員參加，用于安排部門工作、溝通協調等。3.專項會議：針對特定項目、工作或問題召開的會議，相關人員參加。會議組織1.會議發起公司級會議由總經理辦公室發起，提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等，并下達會議通知。部門會議由部門負責人發起，提前[x]個工作日將會議安排報總經理辦公室備案。專項會議由相關項目負責人或職能部門發起，經分管領導批準后組織實施。2.會議通知會議通知應明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程、要求等內容。采用書面通知、郵件、內部通訊工具等多種方式發布通知，確保參會人員及時收到。重要會議需提前[x]天通知，緊急會議至少提前[x]小時通知。3.會議準備會議組織者負責會議場地預訂、設備調試、資料準備等工作。如需制作會議資料，應提前收集、整理相關內容，保證資料準確、完整。布置會議場地，擺放桌椅、文具、茶水等物品，營造良好的會議環境。會議議程1.議程制定公司級會議議程由總經理辦公室會同相關部門制定，報公司領導審定。部門會議議程由部門負責人制定，報分管領導審核。專項會議議程根據會議主題和目的由發起部門制定，經相關領導批準。2.議程執行會議主持人應嚴格按照議程進行會議，確保各項議題有序討論和決策。參會人員應認真聽取發言，積極參與討論，不得隨意打斷他人發言。會議記錄1.記錄人員公司級會議由總經理辦公室安排專人負責記錄。部門會議和專項會議由會議組織者指定記錄人員。2.記錄內容會議記錄應包括會議時間、地點、參會人員、主持人、議程、發言內容、決議等。記錄應準確、完整，采用紙質記錄或電子記錄方式保存。3.會議紀要會議結束后，記錄人員應及時整理會議紀要。公司級會議紀要由總經理辦公室起草，報公司領導審批后發布。部門會議紀要由部門負責人審核后在部門內部發布。專項會議紀要根據會議決議執行情況及時更新，并報相關領導備案。會議跟進1.決議執行會議決議形成后，責任部門應按照決議要求制定具體的行動計劃，并明確責任人和時間節點。總經理辦公室負責對會議決議執行情況進行跟蹤檢查，定期向公司領導匯報。2.問題反饋在決議執行過程中，如遇到問題或困難，責任部門應及時向分管領導反饋。對于需要協調解決的問題，由分管領導組織相關部門進行溝通協調。接待管理接待分類1.重要來訪接待：接待政府部門領導、重要客戶、合作伙伴等重要嘉賓。2.一般來訪接待：接待業務往來單位、行業交流人員等普通來訪人員。接待準備1.接待申請接待部門或個人應提前填寫《接待申請表》，詳細說明來訪人員的基本情況、來訪目的、接待規格、時間安排等。申請表經部門負責人審核后報分管領導審批，重要來訪接待需報總經理批準。2.接待安排根據審批通過的申請表，接待部門制定具體的接待方案，包括接待人員、行程安排、餐飲住宿、參觀考察等內容。提前與來訪人員溝通確認行程安排，確保接待工作順利進行。安排專人負責接待工作，明確職責分工，做好各項準備工作。3.場地布置根據接待規格和來訪人員需求，合理布置接待場地，擺放鮮花、水果、飲料等物品。準備好相關資料，如公司宣傳冊、產品介紹等，展示公司形象。接待流程1.迎接引導按照約定時間，安排專人前往機場、車站、碼頭等地點迎接來訪人員。迎接人員應舉牌或佩戴標識，主動與來訪人員溝通，引導其乘坐車輛前往公司。2.會議交流根據來訪目的，安排相應的會議或交流活動，介紹公司情況、業務進展等。會議期間，做好服務工作，確保會議順利進行。3.參觀考察如有需要，安排來訪人員參觀公司辦公區域、生產車間、研發中心等。安排專人講解，介紹公司發展歷程、企業文化、產品優勢等。4.餐飲住宿根據接待規格和來訪人員口味，安排合適的餐飲。如需安排住宿，提前預訂酒店，確保住宿環境舒適、安全。5.送客安排來訪結束后，安排專人將來訪人員送至機場、車站、碼頭等地點。與來訪人員保持聯系，了解其返程情況，確保接待工作善始善終。接待標準1.餐飲標準重要來訪接待：根據實際情況安排，原則上不超過[x]元/人/餐。一般來訪接待：根據實際情況安排，原則上不超過[x]元/人/餐。2.住宿標準重要來訪接待：根據實際情況安排，原則上安排[星級]酒店，不超過[x]元/人/天。一般來訪接待：根據實際情況安排，原則上安排經濟實惠型酒店，不超過[x]元/人/天。3.交通標準迎接、送客應安排公司車輛或正規出租車，特殊情況可根據實際需要安排商務車。來訪人員在市內活動如需安排車輛，應根據人數合理安排車型，確保舒適、便捷。接待費用管理1.費用預算接待部門根據接待方案編制接待費用預算，經部門負責人審核后報財務部門備案。財務部門根據預算控制接待費用支出。2.費用報銷接待結束后，接待部門應及時整理相關票據，填寫費用報銷單，按照公司財務制度進行報銷。報銷憑證應真實、合法、有效，包括發票、行程單、接待清單等。監督與考核監督檢查1.總經理辦公室定期對會務及接待工作進行檢查，發現問題及時督促整改。2.財務部門負責對接待費用進行審核，確保費用支出符合規定。考核評價1.將會務及接待工作納入部門和個人績效考核體系，考核指標包括會議組織效率、接待質量、