食品采購憑證管理制度?一、總則1.目的為加強公司食品采購管理，規范采購憑證的開具、收集、整理、保存等工作，確保采購活動的合法性、真實性、完整性，保障公司食品安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有食品采購活動，包括但不限于原材料采購、成品采購、食品添加劑采購等。3.職責分工采購部門：負責食品采購訂單的下達，確保供應商提供合法、有效的采購憑證，并對采購憑證的真實性、完整性進行初步審核。財務部門：負責審核采購憑證的合規性，依據審核無誤的憑證進行賬務處理，并對采購憑證進行歸檔保存。質量控制部門：負責審查采購憑證中與食品質量相關的信息，如生產日期、保質期、檢驗報告等，確保采購食品符合質量要求。倉庫管理部門：負責核對采購憑證與實際到貨食品的數量、規格、品種等是否一致，并對驗收合格的食品辦理入庫手續。二、采購憑證的種類及要求（一）發票1.基本要求供應商開具的發票應真實、合法、有效，內容完整，包括發票名稱、發票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規格型號、單位、數量、單價、金額、稅率、稅額、價稅合計等。發票應加蓋銷售方發票專用章，印章清晰可辨。2.特殊情況處理如果供應商為小規模納稅人，開具的增值稅普通發票應符合上述基本要求；若開具增值稅專用發票，需提供稅務機關代開的發票，并確保發票內容準確無誤。對于農產品采購，可取得農產品銷售發票或收購發票，發票上應注明農產品的名稱、數量、單價、金額等信息。（二）送貨單1.基本內容送貨單應包含供應商名稱、送貨日期、采購訂單號、食品名稱、規格型號、數量、單位、送貨地址、收貨單位等信息，并由送貨人簽字確認。2.與發票的關聯送貨單應與發票相互印證，確保所記錄的食品信息與發票一致。送貨單上的食品數量、規格等應與發票明細相符，如有差異，應及時與供應商溝通核實。（三）驗收單1.驗收內容驗收單應詳細記錄食品的驗收情況，包括食品名稱、規格型號、數量、生產日期、保質期、外觀質量、感官指標、檢驗報告編號等。驗收人員應根據食品質量標準對食品進行檢驗，并在驗收單上簽字確認驗收結果。2.驗收結果處理如驗收合格，驗收單應作為食品入庫的依據；如驗收不合格，應注明不合格原因，并及時與供應商協商處理，如退貨、換貨等。驗收單應與采購憑證一同保存，以備追溯。（四）其他憑證根據食品采購的具體情況，可能還需要提供其他相關憑證，如供應商的營業執照副本復印件、食品生產許可證副本復印件、食品經營許可證副本復印件、產品合格證明文件、進口食品的報關單及檢驗檢疫證明等。這些憑證應清晰、有效，并與采購食品相關聯。三、采購憑證的開具與取得（一）采購訂單1.訂單內容采購訂單應明確食品的名稱、規格型號、數量、單價、交貨日期、交貨地點、質量要求等詳細信息，并由采購部門與供應商雙方簽字或蓋章確認。2.訂單下達采購部門應根據公司生產經營需求，及時下達采購訂單。采購訂單應編號管理，確保訂單的唯一性和可追溯性。在訂單下達后，采購部門應跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。（二）發票開具1.供應商責任供應商應按照國家稅收法律法規的規定，在銷售食品時及時、準確地開具發票。發票開具時間應與食品交付時間一致，不得提前或滯后開具。2.發票傳遞供應商應在食品交付時，將發票隨貨一同交付給公司采購人員。采購人員應及時將發票傳遞給財務部門進行審核。如因特殊原因無法及時取得發票，采購人員應與供應商協商確定發票開具時間，并跟蹤發票取得情況。（三）送貨單提供1.供應商義務供應商應在送貨時提供送貨單，送貨單應真實反映所送食品的詳細信息。送貨單應一式多聯，其中一聯交公司采購部門，一聯交倉庫管理部門，一聯由供應商留存。2.送貨單簽收倉庫管理部門在收到貨物時，應根據送貨單核對食品的數量、規格、品種等信息，并在送貨單上簽字確認。如有差異，應及時通知采購部門與供應商溝通解決。（四）驗收單填寫1.驗收流程食品到貨后，倉庫管理部門應及時通知質量控制部門進行驗收。質量控制部門應按照食品質量標準對食品進行檢驗，并填寫驗收單。驗收合格的食品，倉庫管理部門辦理入庫手續；驗收不合格的食品，按照相關規定處理。2.驗收記錄保存驗收單應妥善保存，作為食品質量追溯的重要依據。驗收記錄應包括驗收日期、驗收人員、食品名稱、規格型號、數量、生產日期、保質期、外觀質量、感官指標、檢驗報告編號、驗收結果等信息。（五）其他憑證獲取1.供應商資質證明采購部門應要求供應商提供營業執照副本復印件、食品生產許可證副本復印件、食品經營許可證副本復印件等相關資質證明文件，并確保文件在有效期內。對于首次合作的供應商，應重點審核其資質證明文件的真實性和有效性。2.產品合格證明文件供應商應提供所供食品的產品合格證明文件，如質量檢驗報告、產品合格證等。質量控制部門應審查產品合格證明文件的內容，確保其與采購食品的質量要求相符。對于進口食品，應要求供應商提供報關單及檢驗檢疫證明等文件。四、采購憑證的審核（一）采購部門審核1.初步審核內容采購部門收到采購憑證后，應首先對憑證的完整性、真實性進行初步審核。審核內容包括發票的票面信息是否完整、印章是否清晰；送貨單與采購訂單的一致性；驗收單的驗收結果是否明確等。2.異常情況處理如發現采購憑證存在異常情況，如信息不完整、與采購訂單不符等，采購部門應及時與供應商溝通核實，并要求供應商補充或更正相關憑證。如供應商無法提供合理的解釋或解決方案，采購部門應暫停與該供應商的合作，并向上級領導匯報。（二）財務部門審核1.合規性審核要點財務部門應依據國家稅收法律法規及公司財務制度，對采購憑證的合規性進行審核。審核要點包括發票的稅率是否正確、發票的開具是否符合規定、憑證的金額與采購合同是否一致等。2.賬務處理依據經財務部門審核無誤的采購憑證，作為公司賬務處理的依據。財務人員應按照規定的會計科目和記賬方法進行賬務處理，確保財務數據的準確性和合規性。對于不符合規定的采購憑證，財務部門應拒絕入賬，并及時通知采購部門進行處理。（三）質量控制部門審核1.食品質量相關審核質量控制部門應重點審核采購憑證中與食品質量相關的信息，如生產日期、保質期、檢驗報告等。確保采購食品符合公司的質量要求和食品安全標準。2.質量問題追溯如發現采購食品存在質量問題，質量控制部門應依據采購憑證進行追溯，查找問題源頭，確定責任主體，并采取相應的措施進行處理，如退貨、換貨、索賠等。五、采購憑證的整理與保存（一）整理要求1.分類整理采購部門應定期對采購憑證進行整理，按照發票、送貨單、驗收單等類別進行分類，確保憑證的整齊有序。2.編號管理對整理后的采購憑證應進行編號管理，編號應具有唯一性和系統性，便于查找和追溯。編號可采用日期+順序號的方式，如20230101001表示2023年1月1日的第1份采購憑證。（二）保存方式1.紙質保存采購憑證應采用紙質形式保存，保存地點應安全、干燥、通風良好，防止憑證受潮、發霉、損壞等。紙質憑證應裝訂成冊，并在封面上注明憑證名稱、年度、月份、起止編號等信息。2.電子保存同時，應對采購憑證進行電子掃描或拍照備份，形成電子檔案。電子檔案應按照紙質檔案的分類方式進行存儲，并建立相應的索引目錄，便于查詢和使用。電子檔案應定期進行備份，防止數據丟失。（三）保存期限1.一般規定采購憑證的保存期限應符合國家法律法規及公司相關規定。一般情況下，采購憑證應保存不少于5年。2.特殊情況處理對于涉及食品安全事故或其他重大事項的采購憑證，應按照相關規定延長保存期限，直至事項處理完畢。保存期限屆滿后，采購憑證應按照規定的程序進行銷毀處理。六、采購憑證的查閱與使用（一）查閱權限1.內部查閱公司內部人員因工作需要查閱采購憑證的，應填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱范圍、查閱時間等信息，并經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門進行查閱。檔案管理部門應指定專人負責提供查閱服務，并對查閱情況進行記錄。2.外部查閱因法律法規要求或其他特殊原因需要向外部單位提供采購憑證查閱的，應經公司分管領導審批，并按照相關規定辦理查閱手續。查閱過程中，應安排專人陪同，確保采購憑證的安全和保密。（二）使用范圍1.財務核算采購憑證是公司財務核算的重要依據，財務部門應按照會計準則和財務制度的要求，正確使用采購憑證進行賬務處理，確保財務報表的真實性和準確性。2.質量追溯質量控制部門在進行食品質量追溯時，可依據采購憑證查找食品的采購來源、供應商信息、驗收情況等，以便及時發現和處理質量問題。3.審計監督公司內部審計部門或外部審計機構在進行審計工作時，可查閱采購憑證，檢查公司采購活動的合法性、合規性和真實性。（三）使用要求1.不得擅自更改任何人不得擅自更改采購憑證的內容，如確需更正，應在更正處加蓋更正人員的印章或簽字，并注明更正原因和日期。2.妥善保管使用記錄對于采購憑證的查閱和使用情況，應建立相應的記錄，包括查閱申請表、查閱時間、查閱人員、查閱內容等信息。記錄應妥善保存，以備審計和查詢。七、監督與檢查（一）內部監督1.定期檢查制度公司應建立采購憑證定期檢查制度，由采購部門、財務部門、質量控制部門等相關人員組成檢查小組，定期對采購憑證的管理情況進行檢查。檢查內容包括憑證的開具、取得、審核、整理、保存等環節是否符合規定。2.問題整改跟蹤對于檢查中發現的問題，檢查小組應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。整改完成后，應對整改效果進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）外部監督1.接受監管部門檢查公司應積極配合國家相關監管部門的檢查，如實提供采購憑證等相關資料，接受監管部門的監督指導。對于監管部門提出的問題，應及時整改，并將整改情況報告監管部門。2.行業自律檢查公司應參加行業協會組織的自律檢查活動，與同行業企業相互交流學習，共同提高采購憑證管理水平。對于行業自律檢查中發現的問題，應認真對待，積極改進。八、違規處理（一）違規行為界定1.采購憑證虛假供應商提供虛假采購憑證，或公司內部人員偽造、篡改采購憑證的，屬于違規行為。2.憑證管理不善未按照本制度規定開具、取得、審核、整理、保存采購憑證，導致憑證缺失、不完整、不真實等情況的，視為憑證管理不善。（二）處理措施1.供應商違規處理對于提供虛假采購憑證的供應商，公司應立即終止與其合作，并依法追究其法律責任。同時，公司應將該供應商列入黑名單，禁止其今后再次參與公司采購