項(xiàng)目結(jié)算資料管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司項(xiàng)目結(jié)算資料的管理，確保項(xiàng)目結(jié)算工作的順利進(jìn)行，保證結(jié)算資料的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目的結(jié)算資料管理，包括但不限于工程建設(shè)項(xiàng)目、軟件開發(fā)項(xiàng)目、服務(wù)類項(xiàng)目等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：結(jié)算資料必須真實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際完成情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：結(jié)算資料應(yīng)涵蓋項(xiàng)目從開始到結(jié)束的所有相關(guān)文件和記錄，確保無遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：資料中的數(shù)據(jù)、信息等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，計(jì)算和表述清晰。4.及時(shí)性原則：各部門和相關(guān)人員應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)提交結(jié)算資料，不得延誤。二、職責(zé)分工（一）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)收集、整理項(xiàng)目結(jié)算資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對項(xiàng)目結(jié)算資料進(jìn)行初審，核實(shí)資料與項(xiàng)目實(shí)際情況的相符性。3.協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目結(jié)算過程中涉及的與項(xiàng)目相關(guān)的問題，配合財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門進(jìn)行結(jié)算工作。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核項(xiàng)目結(jié)算資料中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，包括成本核算、費(fèi)用支出等。2.對項(xiàng)目資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保資金使用合規(guī)。3.參與項(xiàng)目結(jié)算工作，提供財(cái)務(wù)方面的專業(yè)意見和建議，協(xié)助確定項(xiàng)目最終結(jié)算金額。（三）審計(jì)部門1.對項(xiàng)目結(jié)算資料進(jìn)行審計(jì)，審查資料的真實(shí)性、合法性和合規(guī)性。2.對項(xiàng)目結(jié)算過程進(jìn)行監(jiān)督，防止出現(xiàn)違規(guī)操作和不當(dāng)行為。3.根據(jù)審計(jì)結(jié)果提出審計(jì)意見和建議，為項(xiàng)目結(jié)算提供參考依據(jù)。（四）其他相關(guān)部門按照各自職責(zé)范圍，負(fù)責(zé)提供與項(xiàng)目結(jié)算相關(guān)的資料和信息，配合完成項(xiàng)目結(jié)算工作。例如，采購部門提供采購合同及相關(guān)發(fā)票，技術(shù)部門提供技術(shù)方案和驗(yàn)收報(bào)告等。三、項(xiàng)目結(jié)算資料的內(nèi)容及要求（一）項(xiàng)目合同及補(bǔ)充協(xié)議1.內(nèi)容要求：包括合同名稱、合同編號、簽訂日期、雙方當(dāng)事人信息、項(xiàng)目內(nèi)容、合同金額、付款方式、工期要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等詳細(xì)條款。補(bǔ)充協(xié)議如有，應(yīng)一并附上，明確補(bǔ)充的內(nèi)容及對原合同的變更情況。2.提交要求：合同文本應(yīng)清晰、完整，如有復(fù)印件需加蓋合同簽訂方公章確認(rèn)與原件一致。（二）項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告1.內(nèi)容要求：由項(xiàng)目驗(yàn)收小組出具，包括項(xiàng)目驗(yàn)收日期、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收范圍、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收結(jié)果等內(nèi)容。驗(yàn)收結(jié)果應(yīng)明確項(xiàng)目是否通過驗(yàn)收，如有整改要求應(yīng)詳細(xì)列出。2.提交要求：驗(yàn)收報(bào)告需由驗(yàn)收小組成員簽字確認(rèn)，并加蓋驗(yàn)收單位公章。（三）項(xiàng)目執(zhí)行過程中的各類文件1.施工圖紙及變更記錄內(nèi)容要求：施工圖紙應(yīng)完整、準(zhǔn)確，包括各專業(yè)圖紙。變更記錄應(yīng)詳細(xì)記錄變更的原因、內(nèi)容、時(shí)間、涉及的費(fèi)用等信息，有設(shè)計(jì)變更單的需附上變更單原件。提交要求：圖紙應(yīng)清晰可辨，變更記錄應(yīng)與實(shí)際施工情況相符，相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。2.工程簽證單內(nèi)容要求：記錄項(xiàng)目施工過程中因各種原因引起的工程量增減、工程內(nèi)容變更、施工條件變化等情況，包括簽證事項(xiàng)描述、簽證日期、簽證金額、相關(guān)人員簽字等。提交要求：簽證單應(yīng)手續(xù)完備，有建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.會議紀(jì)要內(nèi)容要求：記錄項(xiàng)目實(shí)施過程中涉及項(xiàng)目結(jié)算的各類會議內(nèi)容，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議議題、會議決議等，重點(diǎn)記錄與結(jié)算相關(guān)的事項(xiàng)。提交要求：會議紀(jì)要應(yīng)真實(shí)反映會議情況，參會人員簽字確認(rèn)。（四）項(xiàng)目成本費(fèi)用相關(guān)資料1.成本預(yù)算文件內(nèi)容要求：包括項(xiàng)目預(yù)算編制說明、預(yù)算明細(xì)（如人工費(fèi)用、材料費(fèi)用、設(shè)備費(fèi)用、其他費(fèi)用等），應(yīng)與項(xiàng)目合同金額及實(shí)際成本支出相對應(yīng)。提交要求：預(yù)算文件應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，如有調(diào)整應(yīng)說明調(diào)整原因和依據(jù)。2.成本支出憑證內(nèi)容要求：涵蓋項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生的所有費(fèi)用支出憑證，如發(fā)票、收據(jù)、付款申請單、報(bào)銷單等，應(yīng)注明費(fèi)用所屬項(xiàng)目、用途、金額等信息。提交要求：憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，與成本預(yù)算項(xiàng)目相匹配，有相關(guān)審批簽字。（五）項(xiàng)目成果文件1.項(xiàng)目交付成果內(nèi)容要求：根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)不同，交付成果包括軟件產(chǎn)品、工程實(shí)體、服務(wù)報(bào)告等。應(yīng)詳細(xì)描述交付成果的內(nèi)容、規(guī)格、質(zhì)量等情況，符合項(xiàng)目合同要求。提交要求：交付成果應(yīng)完整、可交付，有相關(guān)證明文件或交付確認(rèn)記錄。2.用戶反饋意見內(nèi)容要求：收集用戶對項(xiàng)目交付成果的反饋意見，包括用戶滿意度調(diào)查結(jié)果、用戶提出的問題及建議等。提交要求：反饋意見應(yīng)真實(shí)、客觀，有用戶簽字或相關(guān)證明材料。四、項(xiàng)目結(jié)算資料的收集與整理（一）資料收集流程1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目接近尾聲時(shí)，制定結(jié)算資料收集計(jì)劃，明確各階段資料收集的內(nèi)容、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.按照計(jì)劃，通知相關(guān)部門和人員提交各自負(fù)責(zé)的結(jié)算資料。例如，提前向采購部門索要采購合同及發(fā)票，向技術(shù)部門溝通技術(shù)方案和驗(yàn)收報(bào)告的準(zhǔn)備情況等。3.相關(guān)部門和人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將資料提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對提交的資料進(jìn)行初步審核，檢查資料是否齊全、格式是否符合要求等。（二）資料整理要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對收集到的資料進(jìn)行分類整理，按照結(jié)算資料的內(nèi)容要求順序排列，如先合同協(xié)議，再驗(yàn)收報(bào)告、執(zhí)行文件、成本資料、成果文件等。2.對每份資料進(jìn)行編號，建立資料清單，便于查找和核對。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，例如按照資料類別和提交順序編號。3.確保資料的整潔、清晰，對于模糊不清或有破損的資料，應(yīng)進(jìn)行復(fù)印或修復(fù)處理。對電子資料應(yīng)進(jìn)行備份，并按照統(tǒng)一的命名規(guī)則命名文件，注明項(xiàng)目名稱、資料內(nèi)容、日期等關(guān)鍵信息。五、項(xiàng)目結(jié)算資料的審核（一）初審1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在資料整理完成后，對結(jié)算資料進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、相關(guān)性等。檢查資料是否涵蓋了所有必要的項(xiàng)目信息，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤，與項(xiàng)目實(shí)際情況是否相符等。2.對初審中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)與相關(guān)部門和人員溝通，要求其補(bǔ)充或修正資料。例如，如果發(fā)現(xiàn)工程簽證單簽字不全，應(yīng)聯(lián)系相關(guān)簽字人員補(bǔ)齊簽字。3.初審?fù)ㄟ^后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫項(xiàng)目結(jié)算資料初審表，詳細(xì)記錄資料審核情況及結(jié)果，提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行復(fù)審。（二）復(fù)審1.財(cái)務(wù)部門收到初審后的結(jié)算資料后，進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審重點(diǎn)關(guān)注財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，包括成本核算是否正確、費(fèi)用支出是否符合合同約定和公司財(cái)務(wù)制度等。2.財(cái)務(wù)人員對成本費(fèi)用相關(guān)資料進(jìn)行詳細(xì)核對，與項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行比對，檢查是否存在超預(yù)算支出或不合理費(fèi)用。對發(fā)票等憑證的真實(shí)性、合法性進(jìn)行審核。3.復(fù)審過程中，如發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)問題或與財(cái)務(wù)相關(guān)的資料不符合要求，及時(shí)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門溝通，要求提供詳細(xì)說明或補(bǔ)充相關(guān)資料。復(fù)審?fù)瓿珊螅?cái)務(wù)部門填寫項(xiàng)目結(jié)算資料復(fù)審表，提出復(fù)審意見，提交給審計(jì)部門進(jìn)行終審。（三）終審1.審計(jì)部門對經(jīng)過初審和復(fù)審的結(jié)算資料進(jìn)行終審。審計(jì)人員運(yùn)用專業(yè)知識和審計(jì)方法，對資料的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性進(jìn)行全面審查，包括項(xiàng)目實(shí)施過程的合規(guī)性、結(jié)算資料的完整性和準(zhǔn)確性等。2.審計(jì)部門可能會根據(jù)需要進(jìn)行實(shí)地考察、訪談相關(guān)人員等，以獲取更準(zhǔn)確的信息。對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，要求相關(guān)部門和人員進(jìn)行解釋和整改。3.終審結(jié)束后，審計(jì)部門出具項(xiàng)目結(jié)算資料審計(jì)報(bào)告，明確審計(jì)結(jié)論，提出審計(jì)意見和建議。審計(jì)報(bào)告經(jīng)審計(jì)部門負(fù)責(zé)人簽字后，作為項(xiàng)目結(jié)算的重要參考依據(jù)。六、項(xiàng)目結(jié)算資料的存檔（一）存檔范圍經(jīng)審核通過的項(xiàng)目結(jié)算資料均應(yīng)進(jìn)行存檔，包括項(xiàng)目合同及補(bǔ)充協(xié)議、驗(yàn)收報(bào)告、執(zhí)行過程文件、成本費(fèi)用資料、項(xiàng)目成果文件等所有與項(xiàng)目結(jié)算相關(guān)的資料。（二）存檔方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照資料類別和編號順序裝訂成冊，編制檔案目錄，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，按照統(tǒng)一的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類存放，文件夾命名應(yīng)與紙質(zhì)檔案目錄一致。同時(shí)，對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存檔期限項(xiàng)目結(jié)算資料的存檔期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為項(xiàng)目結(jié)束后[X]年。在存檔期限內(nèi)，應(yīng)妥善保管資料，確保資料的完整性和可查閱性。七、項(xiàng)目結(jié)算資料的借閱與使用（一）借閱申請公司內(nèi)部人員因工作需要借閱項(xiàng)目結(jié)算資料的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱資料名稱、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給檔案管理部門。（二）借閱審批檔案管理部門收到借閱申請表后，對借閱申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱目的是否合理、借閱期限是否符合規(guī)定等。如審核通過，檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供相應(yīng)的資料，并登記借閱記錄，包括借閱日期、借閱人姓名、部門、資料名稱、歸還日期等。（三）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的項(xiàng)目結(jié)算資料，不得擅自涂改、損壞、丟失資料。如因特殊原因需要復(fù)印資料，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，經(jīng)同意后按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。2.借閱人只能將資料用于申請時(shí)注明的借閱目的，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他未經(jīng)授權(quán)的用途。3.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還資料。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。八、項(xiàng)目結(jié)算資料管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，由財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門及相關(guān)職能部門人員組成，負(fù)責(zé)對項(xiàng)目結(jié)算資料管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組不定期對項(xiàng)目結(jié)算資料的收集、整理、審核、存檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行抽查，檢查各部門和人員是否按照制度要求執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.檢查項(xiàng)目結(jié)算資料的完整性，是否涵蓋了所有規(guī)定的資料內(nèi)容。2.審核資料的準(zhǔn)確性，包括數(shù)據(jù)計(jì)算、信息表述等是否正確。3.查看資料的及時(shí)性，各部門是否在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交資料。4.檢查資料管理的規(guī)范性，如編號、整理、存檔等是否符合要求。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門