規(guī)范合同回簽管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司合同管理，確保合同的有效履行，明確合同回簽流程及責(zé)任，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與外部單位或個人簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.明確權(quán)責(zé)原則：明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保責(zé)任清晰，避免糾紛。3.及時回簽原則：合同簽訂后，應(yīng)按照規(guī)定的時間和流程及時進(jìn)行回簽，以保障合同的有效性。4.檔案管理原則：建立完善的合同檔案管理制度，妥善保管合同及相關(guān)資料。二、合同回簽流程（一）合同簽訂1.合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，確保合同條款準(zhǔn)確、完整、清晰，符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.審核會簽合同起草完成后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求，條款是否明確合理。將初審?fù)ㄟ^的合同提交給法務(wù)部門審核，法務(wù)部門從法律角度對合同條款進(jìn)行審查，確保合同不存在法律風(fēng)險。涉及財務(wù)、技術(shù)、行政等相關(guān)部門的合同，需分別提交給相應(yīng)部門進(jìn)行會簽，各部門從專業(yè)角度對合同條款提出意見和建議。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門及相關(guān)部門會簽后的合同，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風(fēng)險等因素進(jìn)行綜合考量，做出審批決定。4.簽訂蓋章：合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人簽訂合同，并加蓋公司公章或合同專用章。（二）回簽要求1.回簽時間合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時跟蹤合同回簽情況，要求對方在規(guī)定的時間內(nèi)進(jìn)行回簽。一般情況下，要求對方在合同簽訂后的[x]個工作日內(nèi)完成回簽。對于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)適當(dāng)縮短回簽時間要求，確保合同的及時性和有效性。2.回簽方式回簽方式可根據(jù)合同對方當(dāng)事人的實(shí)際情況選擇郵寄、專人送達(dá)、電子郵件等方式，但應(yīng)確保回簽文件的真實(shí)性和完整性。通過郵寄方式回簽的，應(yīng)保留郵寄憑證，如快遞單號、郵寄回執(zhí)等；通過專人送達(dá)方式回簽的，應(yīng)由送達(dá)人簽字確認(rèn)送達(dá)情況；通過電子郵件方式回簽的，應(yīng)確保郵件內(nèi)容完整，且對方回復(fù)的郵件具有明確的回簽意思表示。3.回簽文件要求對方回簽的合同文本應(yīng)與我方簽訂的合同文本一致，不得擅自修改合同條款。如有修改，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并重新簽訂補(bǔ)充協(xié)議。回簽文件應(yīng)加蓋對方單位公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字確認(rèn)。（三）回簽跟蹤與提醒1.建立臺賬：業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同回簽臺賬，詳細(xì)記錄合同名稱、簽訂時間、對方當(dāng)事人、回簽要求時間、實(shí)際回簽時間、回簽方式等信息，以便及時跟蹤合同回簽情況。2.跟蹤提醒：在合同回簽要求時間臨近時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提醒對方進(jìn)行回簽。對于多次提醒仍未回簽的對方當(dāng)事人，業(yè)務(wù)部門應(yīng)向其發(fā)送正式的催簽函，明確告知其回簽的重要性及逾期不回簽的后果。3.異常情況處理：如在回簽過程中出現(xiàn)異常情況，如對方拒絕回簽、回簽文件存在問題等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方溝通協(xié)商，了解原因，并采取相應(yīng)的措施解決問題。如無法協(xié)商解決，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（四）回簽確認(rèn)與歸檔1.回簽確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門收到對方回簽的合同后，應(yīng)仔細(xì)核對回簽文件的內(nèi)容和格式是否符合要求。如回簽文件無誤，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同回簽臺賬中進(jìn)行確認(rèn)，并注明回簽日期。2.歸檔管理：合同回簽完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本、回簽文件、往來信函等相關(guān)資料整理齊全，移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔。檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對合同檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的完整性和可查閱性。三、合同回簽責(zé)任（一）業(yè)務(wù)部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)合同的起草、簽訂及回簽跟蹤工作，確保合同簽訂的及時性和有效性。2.對合同回簽情況進(jìn)行及時跟蹤和提醒，對于逾期未回簽的情況，應(yīng)采取有效措施進(jìn)行催簽，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。3.如因業(yè)務(wù)部門原因?qū)е潞贤睾炑诱`或出現(xiàn)其他問題，給公司造成損失的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）法務(wù)部門責(zé)任1.從法律角度對合同條款進(jìn)行審核，提出法律意見和建議，確保合同不存在法律風(fēng)險。2.協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理合同回簽過程中出現(xiàn)的法律問題，提供法律支持和保障。3.如因法務(wù)部門審核疏忽導(dǎo)致合同存在法律漏洞或風(fēng)險，給公司造成損失的，法務(wù)部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）檔案管理部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)合同檔案的歸檔管理工作，確保合同檔案的完整性和可查閱性。2.按照檔案管理規(guī)定，對合同檔案進(jìn)行分類、編號、存儲等操作，便于查詢和使用。3.如因檔案管理部門原因?qū)е潞贤瑱n案丟失、損壞或泄露，給公司造成損失的，檔案管理部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）其他部門責(zé)任1.各相關(guān)部門應(yīng)按照職責(zé)分工，對合同涉及本部門的條款進(jìn)行認(rèn)真審核，并提出意見和建議。2.在合同履行過程中，各部門應(yīng)密切配合，共同做好合同的執(zhí)行和管理工作。如因其他部門原因?qū)е潞贤睾炑诱`或出現(xiàn)問題，給公司造成損失的，相關(guān)部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。四、合同回簽監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立合同管理監(jiān)督小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對合同回簽管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.合同管理監(jiān)督小組定期對合同回簽臺賬進(jìn)行檢查，核實(shí)合同回簽的及時性、準(zhǔn)確性和完整性。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.審計部門不定期對合同回簽情況進(jìn)行專項審計，重點(diǎn)審查合同簽訂、履行過程中的合規(guī)性、真實(shí)性和有效性，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為依法依規(guī)進(jìn)行處理。（二）外部監(jiān)督1.積極接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關(guān)合同資料，配合做好監(jiān)督檢查工作。2.關(guān)注社會輿論和市場反饋，對于涉及公司合同的負(fù)面信息，及時進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，維護(hù)公司的良好形象。五、合同回簽的風(fēng)險防范（一）法律風(fēng)險防范1.加強(qiáng)法務(wù)審核力度，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免出現(xiàn)法律漏洞或風(fēng)險。2.在合同簽訂前，充分了解對方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營狀況、信用情況等信息，防范合同欺詐風(fēng)險。3.對于重大合同或涉及法律風(fēng)險較高的合同，可聘請專業(yè)律師進(jìn)行全程法律指導(dǎo)，確保合同的合法性和有效性。（二）商業(yè)風(fēng)險防范1.在合同談判過程中，充分了解市場行情和行業(yè)動態(tài)，合理確定合同價格、付款方式、交貨時間等條款，避免因合同條款不合理給公司帶來商業(yè)損失。2.加強(qiáng)對合同履行過程的跟蹤和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，防范因合同履行不當(dāng)導(dǎo)致的商業(yè)風(fēng)險。3.建立合同風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，對可能出現(xiàn)的合同風(fēng)險進(jìn)行提前預(yù)警，并制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，降低風(fēng)險損失。（三）管理風(fēng)險防范1.完善合同回簽管理制度，明確各部門職責(zé)和工作流程，確保合同回簽工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.加強(qiáng)對合同管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和風(fēng)險防范意識，確保合同管理工作的質(zhì)量和效率。3.建立合同管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同簽訂、回簽、履行、歸檔等全過程的信息化管理，提高合同管理的透明度和可控性。六、合同回簽爭議處理（一）協(xié)商解決1.如在合同回簽過程中發(fā)生爭議，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商的方式解決爭議。業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極與對方溝通協(xié)商，了解對方的意見和訴求，尋求雙方都能接受的解決方案。2.在協(xié)商過程中，應(yīng)保持冷靜、理智，避免情緒化的表達(dá)和行為，確保協(xié)商工作的順利進(jìn)行。（二）第三方調(diào)解1.如雙方協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商一致，選擇由第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解。第三方調(diào)解機(jī)構(gòu)可以是行業(yè)協(xié)會、專業(yè)調(diào)解中心等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合第三方調(diào)解機(jī)構(gòu)的工作，提供相關(guān)合同資料和證據(jù)，協(xié)助調(diào)解機(jī)構(gòu)了解爭議情況，制定調(diào)解方案。3.接受第三方調(diào)解機(jī)構(gòu)出具的調(diào)解意見，并按照調(diào)解意見履行相關(guān)義務(wù)。如對調(diào)解意見有異議，應(yīng)及時提出，協(xié)商解決或通過其他合法途徑解決。（三）仲裁或訴訟1.如雙方無法通過協(xié)商或第三方調(diào)解解決爭議，可根據(jù)合同約定或相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，選擇通過仲裁或訴訟的方式解決爭議。2.在選擇仲裁或訴訟方式前，應(yīng)充分了解仲裁或訴訟程序、費(fèi)用、風(fēng)險等相關(guān)信息，并咨詢專業(yè)律師的意見。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合公司參與仲裁或訴訟工作，提供相關(guān)合同資料和證據(jù)，協(xié)助律師做好案件的準(zhǔn)備和處理工作。4.接受仲裁裁決或法院判決，并按照裁決或判