食品公司訂單管理制度?一、總則1.目的為了規(guī)范公司訂單管理流程，提高訂單處理效率，確保訂單準確及時執(zhí)行，滿足客戶需求，提升客戶滿意度，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有食品訂單的接收、評審、下達、執(zhí)行、跟蹤及變更等環(huán)節(jié)的管理。3.職責分工銷售部門：負責訂單的接收、客戶溝通、訂單初步評審，并將評審后的訂單傳遞給相關(guān)部門。生產(chǎn)部門：負責訂單的生產(chǎn)安排、生產(chǎn)過程控制及產(chǎn)品交付。采購部門：負責根據(jù)訂單需求進行原材料采購。質(zhì)量部門：負責對訂單產(chǎn)品進行質(zhì)量檢驗和控制。物流部門：負責訂單產(chǎn)品的包裝、運輸及配送。其他相關(guān)部門：根據(jù)訂單需求，協(xié)同完成訂單執(zhí)行過程中的各項工作。二、訂單接收與初步評審1.訂單接收渠道電話訂單：客戶通過撥打公司銷售熱線電話下達訂單。銷售部門應及時記錄客戶訂單信息，包括客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、交貨地點等，并進行初步確認。郵件訂單：客戶通過電子郵件發(fā)送訂單。銷售部門收到郵件后，應及時查看并回復客戶，確認已收到訂單。同時，將郵件訂單信息準確錄入訂單管理系統(tǒng)。在線訂單：客戶通過公司官方網(wǎng)站或電商平臺提交訂單。銷售部門應實時監(jiān)控在線訂單，及時處理客戶提交的訂單信息，并與客戶進行溝通確認。2.初步評審內(nèi)容客戶信息完整性：檢查訂單中客戶名稱、聯(lián)系方式、交貨地址等信息是否完整準確。產(chǎn)品信息準確性：確認訂單中產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號等信息是否清晰明確，與公司產(chǎn)品目錄一致。數(shù)量合理性：評估訂單數(shù)量是否在公司生產(chǎn)能力范圍內(nèi)，是否符合市場需求和銷售策略。交貨日期可行性：根據(jù)公司生產(chǎn)計劃和庫存情況，判斷訂單交貨日期是否能夠滿足，如無法滿足，需與客戶協(xié)商調(diào)整交貨日期。價格條款：核對訂單價格是否符合公司銷售政策，如有疑問及時與銷售負責人溝通確認。3.初步評審結(jié)果處理評審通過：訂單信息完整、準確，交貨日期可行，價格條款無誤，銷售部門應將訂單進行編號，并在訂單管理系統(tǒng)中標記為"已接收待評審"，然后將訂單傳遞給相關(guān)部門進行進一步評審。信息不完整或有誤：銷售部門應及時與客戶溝通，補充或修正訂單信息，直至訂單信息完整準確后再進行評審。交貨日期不可行：銷售部門應與客戶協(xié)商調(diào)整交貨日期，并將協(xié)商結(jié)果記錄在訂單管理系統(tǒng)中。如客戶不同意調(diào)整，銷售部門應及時向上級匯報，由公司領(lǐng)導決定是否接受該訂單。價格條款有疑問：銷售部門應與銷售負責人溝通，確認訂單價格是否符合公司銷售政策。如價格存在問題，需與客戶協(xié)商解決，確保價格合理后再進行后續(xù)流程。三、訂單詳細評審1.評審流程銷售部門組織評審：銷售部門在收到初步評審通過的訂單后，應立即組織生產(chǎn)、采購、質(zhì)量、物流等相關(guān)部門召開訂單評審會議。各部門提交意見：生產(chǎn)部門根據(jù)訂單產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格、交貨日期等信息，評估生產(chǎn)能力和生產(chǎn)計劃，提出生產(chǎn)安排建議和可能存在的問題；采購部門根據(jù)訂單產(chǎn)品原材料需求，評估原材料庫存情況和采購周期，提出原材料采購計劃和可能存在的風險；質(zhì)量部門根據(jù)訂單產(chǎn)品質(zhì)量標準，制定質(zhì)量檢驗計劃和質(zhì)量控制措施；物流部門根據(jù)訂單交貨地點和交貨日期，規(guī)劃物流配送方案，確保產(chǎn)品按時交付。評審會議討論：各部門在訂單評審會議上詳細闡述本部門的意見和建議，共同討論訂單執(zhí)行過程中可能遇到的問題及解決方案。針對存在的問題，明確責任部門和解決時間節(jié)點，確保訂單能夠順利執(zhí)行。形成評審結(jié)論：訂單評審會議結(jié)束后，銷售部門根據(jù)各部門的意見和建議，整理形成訂單評審報告。評審報告應明確訂單是否可以接受，如不可接受，應說明原因及建議解決方案。評審報告經(jīng)各部門負責人簽字確認后，作為訂單執(zhí)行的依據(jù)。2.評審重點內(nèi)容生產(chǎn)能力：生產(chǎn)部門應評估訂單產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格、生產(chǎn)工藝等是否在公司現(xiàn)有生產(chǎn)設備和人員能力范圍內(nèi)。對于超出生產(chǎn)能力的訂單，需考慮是否有新增設備、人員調(diào)配或外包生產(chǎn)等解決方案。原材料供應：采購部門應確保訂單所需原材料能夠按時、按質(zhì)、按量供應。對于原材料供應緊張或可能出現(xiàn)供應風險的情況，需提前與供應商溝通協(xié)調(diào)，制定應對措施，如尋找替代原材料、增加安全庫存等。質(zhì)量要求：質(zhì)量部門應嚴格審核訂單產(chǎn)品質(zhì)量標準，確保公司能夠滿足客戶的質(zhì)量要求。對于特殊質(zhì)量要求或新產(chǎn)品訂單，質(zhì)量部門應提前介入，制定質(zhì)量控制方案，包括原材料檢驗、生產(chǎn)過程監(jiān)控、成品檢驗等環(huán)節(jié)的具體措施。物流配送：物流部門應根據(jù)訂單交貨地點、交貨日期和產(chǎn)品特性，合理規(guī)劃物流配送方案。確保產(chǎn)品在運輸過程中的安全、完好，按時送達客戶指定地點。對于遠距離或特殊運輸要求的訂單，需考慮運輸方式、運輸時間、運輸成本等因素，選擇最優(yōu)的物流解決方案。四、訂單下達1.訂單下達流程銷售部門下達訂單：銷售部門根據(jù)訂單評審報告，在訂單管理系統(tǒng)中下達正式訂單。訂單下達后，系統(tǒng)自動生成訂單編號，并將訂單信息發(fā)送給生產(chǎn)、采購、質(zhì)量、物流等相關(guān)部門。各部門接收訂單：生產(chǎn)、采購、質(zhì)量、物流等部門在訂單管理系統(tǒng)中接收訂單信息，并根據(jù)訂單要求安排各自的工作任務。訂單確認：各部門收到訂單后，應及時確認訂單信息是否準確無誤。如發(fā)現(xiàn)訂單信息有誤或有疑問，應及時與銷售部門溝通核對，確保訂單執(zhí)行的準確性。2.訂單下達內(nèi)容訂單編號：訂單下達后，系統(tǒng)自動生成唯一的訂單編號，用于標識該訂單在公司內(nèi)部的流轉(zhuǎn)和跟蹤。客戶信息：包括客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、交貨地址等。產(chǎn)品信息：詳細列出訂單產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準等。交貨日期：明確訂單產(chǎn)品的交貨日期，確保各部門按照交貨日期安排工作。價格條款：注明訂單產(chǎn)品的單價、總價及付款方式等價格條款。其他特殊要求：如包裝要求、運輸方式、售后服務等特殊要求，應在訂單中詳細說明。五、訂單執(zhí)行1.生產(chǎn)部門執(zhí)行生產(chǎn)計劃制定：生產(chǎn)部門根據(jù)訂單要求，結(jié)合公司生產(chǎn)能力和庫存情況，制定詳細的生產(chǎn)計劃。生產(chǎn)計劃應明確產(chǎn)品生產(chǎn)批次、生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)時間節(jié)點、生產(chǎn)工序安排等內(nèi)容。生產(chǎn)任務分配：生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃，將生產(chǎn)任務分配到各個生產(chǎn)車間或生產(chǎn)班組。明確各車間或班組的生產(chǎn)任務、質(zhì)量要求、完成時間等，并下達生產(chǎn)任務單。生產(chǎn)過程控制：生產(chǎn)部門應加強生產(chǎn)過程監(jiān)控，確保生產(chǎn)過程按照生產(chǎn)工藝和質(zhì)量標準進行。定期對生產(chǎn)設備進行維護保養(yǎng)，保證設備正常運行。及時處理生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，如設備故障、原材料短缺、質(zhì)量異常等，確保生產(chǎn)進度不受影響。產(chǎn)品檢驗：生產(chǎn)過程中，質(zhì)量部門應按照質(zhì)量檢驗計劃對產(chǎn)品進行檢驗。檢驗內(nèi)容包括原材料檢驗、半成品檢驗、成品檢驗等。確保產(chǎn)品質(zhì)量符合訂單要求和公司質(zhì)量標準。對于檢驗不合格的產(chǎn)品，應及時進行返工或報廢處理，并分析原因，采取糾正措施，防止類似問題再次發(fā)生。2.采購部門執(zhí)行采購計劃制定：采購部門根據(jù)訂單產(chǎn)品原材料需求，結(jié)合庫存情況和采購周期，制定采購計劃。采購計劃應明確原材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間節(jié)點、供應商等信息。供應商選擇與采購：采購部門按照公司供應商管理規(guī)定，選擇合格的供應商進行采購。與供應商簽訂采購合同，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨日期、質(zhì)量標準等條款。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，確保原材料按時、按質(zhì)、按量供應。采購驗收：采購的原材料到貨后，采購部門應及時通知質(zhì)量部門進行驗收。質(zhì)量部門按照原材料檢驗標準對原材料進行檢驗，合格后方可辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的原材料，采購部門應及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨或補貨等。3.質(zhì)量部門執(zhí)行質(zhì)量檢驗計劃制定：質(zhì)量部門根據(jù)訂單產(chǎn)品質(zhì)量標準，制定詳細的質(zhì)量檢驗計劃。質(zhì)量檢驗計劃應明確檢驗項目、檢驗方法、檢驗頻次、檢驗人員等內(nèi)容。原材料檢驗：在原材料到貨時，質(zhì)量部門按照檢驗計劃對原材料進行檢驗。確保原材料質(zhì)量符合訂單要求和公司質(zhì)量標準。對于檢驗不合格的原材料，及時通知采購部門進行處理。生產(chǎn)過程質(zhì)量監(jiān)控：質(zhì)量部門在生產(chǎn)過程中對產(chǎn)品質(zhì)量進行監(jiān)控，定期對生產(chǎn)車間進行巡檢，檢查生產(chǎn)工藝執(zhí)行情況和產(chǎn)品質(zhì)量狀況。對關(guān)鍵工序和特殊過程進行重點監(jiān)控，確保產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定。成品檢驗：產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，質(zhì)量部門按照成品檢驗標準對產(chǎn)品進行全面檢驗。檢驗合格的產(chǎn)品出具質(zhì)量檢驗報告，方可辦理入庫手續(xù)。對于檢驗不合格的產(chǎn)品，通知生產(chǎn)部門進行返工或報廢處理，并跟蹤處理結(jié)果。4.物流部門執(zhí)行包裝計劃制定：物流部門根據(jù)訂單產(chǎn)品特性和客戶要求，制定包裝計劃。包裝計劃應明確包裝材料、包裝方式、包裝規(guī)格等內(nèi)容，確保產(chǎn)品在運輸過程中不受損壞。產(chǎn)品包裝：按照包裝計劃對產(chǎn)品進行包裝，確保包裝質(zhì)量符合要求。在包裝過程中，注意產(chǎn)品標識、標簽的粘貼，保證產(chǎn)品信息準確清晰。運輸安排：根據(jù)訂單交貨日期和交貨地點，選擇合適的運輸方式和運輸工具。與物流公司簽訂運輸合同，明確運輸服務內(nèi)容、運輸時間、運輸費用等條款。跟蹤運輸過程，確保產(chǎn)品按時、安全送達客戶指定地點。貨物交付：產(chǎn)品運輸?shù)竭_客戶指定地點后，物流部門負責與客戶辦理貨物交付手續(xù)。如客戶對產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量、包裝等有異議，物流部門應及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，解決客戶問題。六、訂單跟蹤1.跟蹤責任部門銷售部門負責訂單整體跟蹤，協(xié)調(diào)各部門之間的工作，及時向客戶反饋訂單執(zhí)行情況。生產(chǎn)、采購、質(zhì)量、物流等部門按照各自職責，對本部門負責的訂單執(zhí)行環(huán)節(jié)進行跟蹤，并及時向銷售部門匯報。2.跟蹤方式定期會議：銷售部門每周組織召開訂單跟蹤會議，各部門匯報本周訂單執(zhí)行情況、存在的問題及解決方案。會議紀要由銷售部門整理并發(fā)送給相關(guān)部門，跟蹤問題解決進度。訂單管理系統(tǒng)：利用訂單管理系統(tǒng)實時監(jiān)控訂單狀態(tài)，各部門在系統(tǒng)中及時錄入訂單執(zhí)行信息，如生產(chǎn)進度、采購到貨情況、質(zhì)量檢驗結(jié)果、物流運輸狀態(tài)等。銷售部門通過系統(tǒng)隨時查看訂單執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決?？蛻魷贤ǎ轰N售部門定期與客戶溝通訂單執(zhí)行情況，及時了解客戶需求和意見。對于客戶提出的問題和要求，及時反饋給相關(guān)部門，并跟蹤處理結(jié)果，確保客戶滿意度。3.跟蹤內(nèi)容生產(chǎn)進度跟蹤：生產(chǎn)部門跟蹤產(chǎn)品生產(chǎn)進度，確保按照生產(chǎn)計劃按時完成生產(chǎn)任務。如生產(chǎn)過程中出現(xiàn)延誤或其他問題，及時分析原因并采取措施解決，同時向銷售部門匯報生產(chǎn)進度情況。采購進度跟蹤：采購部門跟蹤原材料采購進度，確保原材料按時到貨。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應商交貨延遲、原材料質(zhì)量問題等，及時與供應商協(xié)商解決，并向銷售部門通報采購進度。質(zhì)量檢驗跟蹤：質(zhì)量部門跟蹤產(chǎn)品質(zhì)量檢驗情況，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合訂單要求。對于檢驗不合格的產(chǎn)品，及時督促生產(chǎn)部門進行返工或報廢處理，并跟蹤處理結(jié)果。同時，向銷售部門匯報質(zhì)量檢驗情況。物流運輸跟蹤：物流部門跟蹤產(chǎn)品物流運輸情況，確保產(chǎn)品按時、安全送達客戶指定地點。如運輸過程中出現(xiàn)問題，如運輸延誤、貨物損壞等，及時與物流公司協(xié)商解決，并向銷售部門反饋物流運輸狀態(tài)。七、訂單變更1.變更申請客戶提出訂單變更需求時，銷售部門應及時與客戶溝通，了解變更內(nèi)容和原因，并填寫訂單變更申請表。訂單變更申請表應包括訂單編號、變更內(nèi)容（如產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、交貨地點等）、變更原因、客戶要求等信息。2.變更評審銷售部門將訂單變更申請表提交給相關(guān)部門進行評審。評審流程與訂單詳細評審流程相同，各部門根據(jù)變更內(nèi)容評估對生產(chǎn)、采購、質(zhì)量、物流等環(huán)節(jié)的影響，并提出意見和建議。評審通過后，形成訂單變更評審報告。3.變更執(zhí)行銷售部門下達變更通知：銷售部門根據(jù)訂單變更評審報告，在訂單管理系統(tǒng)中下達訂單變更通知。訂單變更通知應明確變更內(nèi)容、執(zhí)行時間節(jié)點等信息，并發(fā)送給生產(chǎn)、采購、質(zhì)量、物流等相關(guān)部門。各部門執(zhí)行變更：生產(chǎn)、采購、質(zhì)量、物流等部門收到訂單變更通知后，按照變更要求調(diào)整各自的工作計劃和工作安排。如生產(chǎn)部門調(diào)整生產(chǎn)計劃，采購部門調(diào)整采購計劃，質(zhì)量部門調(diào)整質(zhì)量檢驗計劃，物流部門調(diào)整物流配送方案等。確保訂單變更后的各項工作能夠順利執(zhí)行。4.變更費用處理訂單變更可能會導致費用的增加或減少，如產(chǎn)品價格調(diào)整、原材料成本變化、運輸費用變動等。對于因訂單變更產(chǎn)生的費用，由銷售部門與客戶協(xié)商確定費用承擔方式，并在訂單變更協(xié)議中明確。八、訂單完結(jié)1.訂單完結(jié)條件產(chǎn)品已按照訂單要求生產(chǎn)完成，并通過質(zhì)量檢驗。產(chǎn)品已按照訂單要求包裝完畢，并交付給物流公司。產(chǎn)品已按時、安全送達客戶指定地點，且客戶已簽收確認。訂單相關(guān)款項已全部結(jié)清。2.完結(jié)流程物流部門反饋交付信息：物流部門在產(chǎn)品交付客戶后，及時將交付信息（如交付時間、交付地點、客戶簽收情況等）反饋給銷售部門。銷售部門確認訂單完結(jié)：銷售部門收到物流部門反饋的交付信息后，核對訂單執(zhí)行情況，確認訂單滿足完結(jié)條件后，在訂單管理系統(tǒng)中標記訂單為"已完結(jié)"。財務部門核對款項：財務部門核對訂單相關(guān)款項是否全部結(jié)清。如款項未結(jié)清，及時與銷售部門和客戶溝通，督促客戶付款?？铐椊Y(jié)清后，通知銷售部門訂單款項已全部到賬。訂單資料歸檔：訂單完結(jié)后，銷售部門負責整理訂單相關(guān)資料，包括訂單合同、訂單評審報告、訂單變更記錄、質(zhì)量檢驗報告