項(xiàng)目需求備案管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司項(xiàng)目需求備案管理流程，確保項(xiàng)目需求得到有效識(shí)別、記錄、跟蹤和控制，提高項(xiàng)目實(shí)施的效率和質(zhì)量，保障公司整體業(yè)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有項(xiàng)目，包括但不限于新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化項(xiàng)目、信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：項(xiàng)目需求備案應(yīng)準(zhǔn)確反映項(xiàng)目的實(shí)際需求，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤的描述。2.完整性原則：備案內(nèi)容應(yīng)涵蓋項(xiàng)目需求的各個(gè)方面，包括功能需求、性能需求、質(zhì)量需求、時(shí)間需求、成本需求等，確保無重要信息遺漏。3.及時(shí)性原則：項(xiàng)目需求產(chǎn)生后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備案，以便相關(guān)人員能夠及時(shí)了解項(xiàng)目需求情況，開展后續(xù)工作。4.動(dòng)態(tài)性原則：隨著項(xiàng)目的推進(jìn)和業(yè)務(wù)環(huán)境的變化，項(xiàng)目需求可能會(huì)發(fā)生變更，備案信息應(yīng)及時(shí)更新，以保證其有效性。二、項(xiàng)目需求備案流程（一）需求提出1.業(yè)務(wù)部門：項(xiàng)目需求通常由業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要、客戶需求或內(nèi)部管理要求提出。業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確需求的背景、目標(biāo)和具體內(nèi)容，并填寫《項(xiàng)目需求備案申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱"申請(qǐng)表"）。2.其他部門：除業(yè)務(wù)部門外，其他部門如研發(fā)部門、技術(shù)支持部門等在工作過程中發(fā)現(xiàn)的對(duì)公司業(yè)務(wù)有重大影響的需求，也可向業(yè)務(wù)部門提出需求建議，由業(yè)務(wù)部門匯總后統(tǒng)一填寫申請(qǐng)表。（二）需求初審1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人收到申請(qǐng)表后，應(yīng)及時(shí)對(duì)需求的合理性、必要性和可行性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括需求是否符合公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略和目標(biāo)、是否與現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程相協(xié)調(diào)、是否具備實(shí)施條件等。如審核通過，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并提交給項(xiàng)目管理部門。2.項(xiàng)目管理部門審核：項(xiàng)目管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)需求進(jìn)行進(jìn)一步審核。重點(diǎn)審核需求的完整性、清晰性以及與公司現(xiàn)有資源和能力的匹配性。項(xiàng)目管理部門可組織相關(guān)人員對(duì)需求進(jìn)行討論和評(píng)估，必要時(shí)可要求業(yè)務(wù)部門提供補(bǔ)充信息。如審核通過，項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表轉(zhuǎn)交給需求分析團(tuán)隊(duì)。（三）需求分析1.需求分析團(tuán)隊(duì)組建：需求分析團(tuán)隊(duì)由項(xiàng)目管理部門牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門、研發(fā)部門、技術(shù)支持部門等相關(guān)人員組成。團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)具備豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)、技術(shù)知識(shí)和溝通協(xié)調(diào)能力。2.需求調(diào)研與分析：需求分析團(tuán)隊(duì)通過與業(yè)務(wù)部門溝通、實(shí)地調(diào)研、查閱資料等方式，深入了解項(xiàng)目需求的詳細(xì)情況。對(duì)需求進(jìn)行分析和梳理，明確需求的優(yōu)先級(jí)、相互關(guān)系和約束條件，形成《項(xiàng)目需求分析報(bào)告》（以下簡(jiǎn)稱"分析報(bào)告"）。3.分析報(bào)告評(píng)審：需求分析團(tuán)隊(duì)完成分析報(bào)告后，組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括需求的準(zhǔn)確性、完整性、可行性、一致性等。評(píng)審過程中，各方應(yīng)充分發(fā)表意見，對(duì)存在的問題進(jìn)行討論和協(xié)商，確保分析報(bào)告能夠準(zhǔn)確反映項(xiàng)目需求。評(píng)審?fù)ㄟ^后，分析報(bào)告由需求分析團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交給項(xiàng)目管理部門。（四）需求備案1.備案信息整理：項(xiàng)目管理部門根據(jù)分析報(bào)告，整理項(xiàng)目需求備案信息，包括需求概述、詳細(xì)需求說明、需求優(yōu)先級(jí)、需求變更記錄等。備案信息應(yīng)采用統(tǒng)一的格式和模板進(jìn)行記錄，確保信息的規(guī)范性和一致性。2.備案系統(tǒng)錄入：項(xiàng)目管理部門將整理好的備案信息錄入公司項(xiàng)目需求備案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備需求信息的存儲(chǔ)、查詢、修改、審批等功能，方便相關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目需求進(jìn)行管理和跟蹤。3.備案文件歸檔：項(xiàng)目管理部門將需求分析報(bào)告、申請(qǐng)表等相關(guān)文件進(jìn)行歸檔保存，以備后續(xù)查閱和參考。歸檔文件應(yīng)按照項(xiàng)目名稱、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，確保文件的完整性和可追溯性。（五）需求跟蹤與監(jiān)控1.定期跟蹤：項(xiàng)目管理部門定期對(duì)項(xiàng)目需求的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，檢查需求是否按照計(jì)劃得到實(shí)現(xiàn)。跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)需求執(zhí)行出現(xiàn)偏差，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，分析原因并采取措施進(jìn)行糾正。2.變更管理：在項(xiàng)目實(shí)施過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)變化等原因?qū)е马?xiàng)目需求發(fā)生變更，相關(guān)部門應(yīng)按照公司《項(xiàng)目變更管理制度》的規(guī)定，填寫《項(xiàng)目需求變更申請(qǐng)表》，提交給項(xiàng)目管理部門。項(xiàng)目管理部門對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，組織相關(guān)人員進(jìn)行變更評(píng)估和審批，如變更獲批，對(duì)項(xiàng)目需求備案信息進(jìn)行更新，并通知相關(guān)部門按照新的需求進(jìn)行實(shí)施。3.監(jiān)控指標(biāo)設(shè)定：為有效監(jiān)控項(xiàng)目需求的執(zhí)行情況，可設(shè)定一些關(guān)鍵監(jiān)控指標(biāo)，如需求實(shí)現(xiàn)率、需求變更率、需求滿足度等。通過對(duì)這些指標(biāo)的定期統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目需求管理過程中存在的問題，并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。三、項(xiàng)目需求備案管理職責(zé)（一）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提出項(xiàng)目需求，填寫申請(qǐng)表，并對(duì)需求的合理性、必要性和可行性進(jìn)行初步審核。2.協(xié)助需求分析團(tuán)隊(duì)進(jìn)行需求調(diào)研和分析，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和信息，確保需求的準(zhǔn)確性和完整性。3.參與需求分析報(bào)告的評(píng)審，對(duì)需求提出意見和建議，并負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)部門內(nèi)部對(duì)需求的理解和執(zhí)行。4.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，及時(shí)反饋需求執(zhí)行情況，提出需求變更申請(qǐng)，并配合相關(guān)部門進(jìn)行需求變更的評(píng)估和實(shí)施。（二）項(xiàng)目管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目需求備案管理流程的組織和協(xié)調(diào)，制定和完善項(xiàng)目需求備案管理制度和相關(guān)流程。2.對(duì)業(yè)務(wù)部門提交的申請(qǐng)表進(jìn)行審核，組織需求分析團(tuán)隊(duì)開展需求調(diào)研與分析工作。3.負(fù)責(zé)需求分析報(bào)告的評(píng)審組織工作，協(xié)調(diào)各方對(duì)需求進(jìn)行評(píng)審和確認(rèn)。4.負(fù)責(zé)項(xiàng)目需求備案信息的整理、錄入和歸檔管理，建立項(xiàng)目需求備案管理系統(tǒng)，并確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。5.定期跟蹤項(xiàng)目需求的執(zhí)行情況，監(jiān)控需求變更，對(duì)項(xiàng)目需求管理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)和解決。（三）需求分析團(tuán)隊(duì)職責(zé)1.負(fù)責(zé)組建需求分析團(tuán)隊(duì)，制定需求調(diào)研與分析計(jì)劃，并按照計(jì)劃開展工作。2.通過各種方式深入了解項(xiàng)目需求，對(duì)需求進(jìn)行詳細(xì)分析和梳理，形成分析報(bào)告。3.組織需求分析報(bào)告的評(píng)審工作，解答各方對(duì)需求的疑問，根據(jù)評(píng)審意見對(duì)分析報(bào)告進(jìn)行修改和完善。4.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供需求方面的技術(shù)支持和指導(dǎo)，確保項(xiàng)目需求得到準(zhǔn)確理解和實(shí)現(xiàn)。（四）其他部門職責(zé)1.配合業(yè)務(wù)部門、項(xiàng)目管理部門和需求分析團(tuán)隊(duì)開展項(xiàng)目需求相關(guān)工作，提供必要的支持和協(xié)助。2.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，根據(jù)項(xiàng)目需求調(diào)整自身工作流程和職責(zé)，確保項(xiàng)目順利進(jìn)行。四、項(xiàng)目需求備案文檔管理（一）文檔分類項(xiàng)目需求備案文檔主要包括以下幾類：1.申請(qǐng)表：業(yè)務(wù)部門填寫的項(xiàng)目需求備案申請(qǐng)表，記錄需求的基本信息、提出背景和初步審核意見等。2.分析報(bào)告：需求分析團(tuán)隊(duì)撰寫的項(xiàng)目需求分析報(bào)告，詳細(xì)描述項(xiàng)目需求的內(nèi)容、優(yōu)先級(jí)、相互關(guān)系和約束條件等。3.需求規(guī)格說明書：對(duì)項(xiàng)目需求進(jìn)行詳細(xì)描述的文檔，包括功能需求、性能需求、質(zhì)量需求等具體內(nèi)容，是項(xiàng)目實(shí)施的重要依據(jù)。4.需求變更申請(qǐng)表：記錄項(xiàng)目需求變更申請(qǐng)的相關(guān)信息，包括變更原因、變更內(nèi)容、變更影響分析等。5.需求變更評(píng)估報(bào)告：對(duì)需求變更申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估后形成的報(bào)告，包括變更的必要性、可行性、對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、成本和質(zhì)量的影響等評(píng)估意見。6.需求跟蹤記錄：記錄項(xiàng)目需求執(zhí)行情況和變更情況的文檔，包括需求實(shí)現(xiàn)進(jìn)度、需求變更記錄、需求滿足度評(píng)價(jià)等內(nèi)容。（二）文檔格式與規(guī)范1.所有項(xiàng)目需求備案文檔應(yīng)采用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式和模板進(jìn)行編寫，確保文檔的規(guī)范性和一致性。2.文檔內(nèi)容應(yīng)使用清晰、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔的語言表達(dá)，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子結(jié)構(gòu)。3.文檔中的圖表、數(shù)據(jù)等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，且具有明確的標(biāo)注和說明。4.文檔應(yīng)按照項(xiàng)目名稱、文檔類型、版本號(hào)、日期等進(jìn)行命名和編號(hào)，便于管理和查找。（三）文檔存儲(chǔ)與保管1.項(xiàng)目需求備案文檔應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的電子文檔管理系統(tǒng)中，確保文檔的安全性和可訪問性。2.同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)文檔進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點(diǎn)。3.對(duì)于紙質(zhì)文檔，應(yīng)按照項(xiàng)目名稱、文檔類型、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，存放在公司專門的檔案柜中，并建立相應(yīng)的檔案索引，便于查閱。4.文檔的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)文檔應(yīng)至少保存[X]年，以備后續(xù)審計(jì)、查詢等需要。（四）文檔查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項(xiàng)目需求備案文檔時(shí)，應(yīng)填寫《文檔查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給項(xiàng)目管理部門。項(xiàng)目管理部門審核通過后，為查閱人員提供相應(yīng)的文檔查閱權(quán)限。2.如需借閱項(xiàng)目需求備案文檔，借閱人應(yīng)填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的文檔妥善保管，不得擅自修改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借或泄露給他人。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還文檔，項(xiàng)目管理部門應(yīng)對(duì)歸還的文檔進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文檔有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。五、項(xiàng)目需求備案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立項(xiàng)目需求備案管理監(jiān)督小組，由公司高層管理人員、項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)部審計(jì)人員等組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目需求備案管理流程的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查頻率等。檢查內(nèi)容包括需求備案流程的合規(guī)性、備案文檔的完整性和準(zhǔn)確性、需求跟蹤與監(jiān)控的有效性等。3.在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)存在問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向監(jiān)督小組提交整改報(bào)告，監(jiān)督小組對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤和復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核指標(biāo)1.需求備案及時(shí)率：考核業(yè)務(wù)部門和項(xiàng)目管理部門是否按照規(guī)定時(shí)間及時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目需求備案。計(jì)算公式為：需求備案及時(shí)率=按時(shí)備案的項(xiàng)目數(shù)量/應(yīng)備案的項(xiàng)目數(shù)量×100%。2.需求分析報(bào)告評(píng)審?fù)ㄟ^率：考核需求分析團(tuán)隊(duì)提交的分析報(bào)告是否能夠通過評(píng)審。計(jì)算公式為：需求分析報(bào)告評(píng)審?fù)ㄟ^率=通過評(píng)審的分析報(bào)告數(shù)量/提交評(píng)審的分析報(bào)告數(shù)量×100%。3.需求變更控制率：考核對(duì)項(xiàng)目需求變更的控制情況，確保變更在可控范圍內(nèi)。計(jì)算公式為：需求變更控制率=（實(shí)際發(fā)生的需求變更數(shù)量/預(yù)期可能發(fā)生的需求變更數(shù)量）×100%。需求變更控制率越低，說明需求變更管理越有效。4.需求實(shí)現(xiàn)率：考核項(xiàng)目需求的實(shí)際實(shí)現(xiàn)情況。計(jì)算公式為：需求實(shí)現(xiàn)率=已實(shí)現(xiàn)的需求數(shù)量/項(xiàng)目需求總數(shù)×100%。需求實(shí)現(xiàn)率越高，說明項(xiàng)目需求執(zhí)行情況越好。（三）考核方式與結(jié)果應(yīng)用1.項(xiàng)目需求備案管理的考核方式采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式。定期考核每季度進(jìn)行一次，不定期考核根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)開展。2.考核結(jié)果將作為各部門和相關(guān)人員績(jī)效評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。對(duì)于在項(xiàng)目需求備案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司將給予