酒店生產文件管理制度?一、總則（一）目的為加強酒店生產文件的管理，確保文件的完整性、準確性、及時性和有效性，規范文件的編制、審批、發布、使用、修訂、作廢及保管等流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店內所有與生產經營活動相關的文件，包括但不限于操作規程、作業指導書、技術文件、質量標準、管理制度、記錄表格等。（三）職責分工1.行政部門負責酒店文件管理工作的統籌規劃與指導。制定和完善文件管理制度，并監督執行。負責文件的編號、格式規范、印刷、發放、回收及銷毀等工作。2.各部門負責本部門相關文件的起草、審核、修訂和日常使用管理。配合行政部門做好文件的接收、發放、回收及銷毀等工作。確保本部門員工正確使用文件，并對文件的執行情況進行監督檢查。3.文件編制人員根據工作需要和相關標準、規范，負責文件的具體編制工作。對文件內容的準確性、完整性和可操作性負責。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.管理制度類：包括酒店各項規章制度、管理辦法等。2.操作規程類：針對酒店各崗位工作流程和操作要求制定的文件。3.作業指導書類：指導具體作業步驟和方法的文件。4.技術文件類：涉及酒店工程技術、設備維護、食品配方等方面的文件。5.質量標準類：規定酒店產品或服務質量要求的文件。6.記錄表格類：用于記錄生產經營活動相關數據和信息的表格。（二）文件編號1.文件編號應具有唯一性，便于識別和管理。2.編號規則如下：管理制度類：JD[部門代碼][年份][序號]操作規程類：CG[崗位代碼][年份][序號]作業指導書類：ZY[作業項目代碼][年份][序號]技術文件類：JS[專業代碼][年份][序號]質量標準類：ZL[標準類別代碼][年份][序號]記錄表格類：JL[表格所屬部門代碼][年份][序號]3.部門代碼、崗位代碼、作業項目代碼、專業代碼、標準類別代碼等由行政部門統一制定并公布。三、文件的編制與審批（一）編制要求1.文件編制應遵循相關法律法規、行業標準和酒店實際情況，確保文件內容合法、合規、合理。2.語言表達應準確、清晰、簡潔，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。3.文件結構應合理，層次分明，邏輯嚴謹，便于理解和執行。4.引用的文件和資料應注明出處，并確保其有效性。（二）起草1.文件起草由相關部門或人員負責，起草人應深入了解文件所涉及的工作內容和要求，收集相關資料，進行充分的調研和分析。2.起草過程中應與相關部門和人員進行溝通協調，廣泛征求意見，確保文件的全面性和可行性。3.文件初稿應按照規定的格式和編號要求進行編寫，并附上起草說明，闡述文件的編制目的、依據、主要內容及與其他文件的關系等。（三）審核1.文件起草完成后，應提交至本部門負責人進行審核。2.部門負責人應重點審核文件內容是否符合本部門工作實際和相關要求，與其他部門的職責分工是否清晰，文件格式是否規范等。3.審核人應在文件審核意見欄中簽署明確的審核意見，對不符合要求的地方提出修改建議，并注明審核日期。（四）審批1.經部門審核后的文件，報酒店分管領導審批。2.分管領導應從酒店整體利益出發，對文件的必要性、合理性、可行性進行全面審查，簽署審批意見。3.重要文件或涉及多個部門的文件，需經總經理審批。四、文件的發布與使用（一）發布1.行政部門負責將審批通過的文件進行編號、排版、印刷，并按照規定的發放范圍進行發放。2.文件發放應填寫《文件發放登記表》，注明文件名稱、編號、發放部門、發放日期、簽收人等信息。3.發放的文件應確保其完整性和可讀性，對于電子文件，應提供清晰、準確的電子版本。（二）使用1.各部門應指定專人負責文件的領取、保管和發放工作，確保本部門員工能夠及時獲取所需文件。2.員工應妥善保管文件，不得擅自涂改、損壞、丟失或轉借他人。3.文件使用過程中，如發現文件內容不清晰、存在疑問或與實際工作不符等情況，應及時向文件管理部門反饋。4.各部門應定期組織員工學習相關文件，確保員工熟悉文件內容和要求，嚴格按照文件規定執行工作。五、文件的修訂與廢止（一）修訂1.文件在執行過程中，如發現存在以下情況之一，應及時進行修訂：法律法規、行業標準發生變化，文件內容與之不符。酒店經營管理模式、業務范圍、組織結構等發生調整，文件需要相應修改。文件內容存在錯誤、漏洞或不合理之處，影響工作正常開展。其他需要修訂文件的情況。2.文件修訂由原起草部門或相關部門負責，修訂程序與文件編制程序相同，即起草、審核、審批。3.修訂后的文件應注明修訂日期和修訂內容，以區別于原文件。（二）廢止1.文件在修訂過程中，如確定原文件不再適用，應及時予以廢止。2.廢止的文件應在《文件發放登記表》中注明"廢止"字樣，并收回存檔。3.對于已廢止的文件，各部門應停止使用，不得繼續執行。六、文件的保管與存檔（一）保管1.行政部門應設立專門的文件檔案室，負責酒店各類文件的集中保管。2.文件檔案室應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲等良好環境，確保文件的安全保存。3.對紙質文件應分類存放，建立文件目錄索引，便于查找和借閱。4.對于電子文件，應進行備份存儲，并按照文件類別和時間順序進行整理歸檔，同時建立電子文件索引，注明文件名稱、編號、存儲位置等信息。（二）存檔1.文件形成部門應在文件生效后及時將文件原件及相關資料提交至行政部門存檔。2.存檔文件應包括文件的起草稿、審核意見、審批文件、修訂記錄等，確保文件的完整性和可追溯性。3.行政部門應定期對存檔文件進行清查和整理，確保文件的存放有序、標識清晰。七、文件的借閱與查閱（一）借閱1.酒店內部員工因工作需要借閱文件時，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，交行政部門審批。3.行政部門根據審批意見，辦理文件借閱手續，在《文件借閱登記表》中記錄借閱人、借閱文件名稱、編號、借閱日期、歸還日期等信息，并將文件提供給借閱人。4.借閱人應在規定的借閱期限內歸還文件，如需延期，應提前辦理續借手續。5.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得擅自復印、轉借他人或用于其他非工作目的。如因保管不善造成文件損壞、丟失，應承擔相應責任。（二）查閱1.酒店員工因工作需要查閱文件時，可直接到文件檔案室進行查閱。2.查閱人應在《文件查閱登記表》中記錄查閱