部門辦公手機管理制度?總則目的為規范部門辦公手機的使用與管理，確保手機使用符合公司業務需求，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本部門全體員工配備的辦公手機。基本原則1.合規使用原則：員工應嚴格遵守國家法律法規以及公司的各項規章制度，正確使用辦公手機。2.安全保密原則：妥善保管辦公手機，防止信息泄露，確保公司機密信息安全。3.高效工作原則：以提高工作效率為目標，合理使用辦公手機完成各項工作任務。手機配備與領取配備標準根據工作崗位需求，為員工配備辦公手機。手機型號及配置由公司統一確定，以滿足日常工作的通信、辦公軟件使用、文件傳輸等需求。領取流程1.新員工入職時，由人力資源部門通知到本部門。部門負責人根據崗位需求，填寫《辦公手機領取申請表》，注明手機型號、IMEI碼等信息，提交至行政部門。2.行政部門根據申請表發放辦公手機及相關配件（如充電器、耳機等），并與員工簽訂《辦公手機使用協議》。3.員工領取辦公手機后，需在《辦公手機領取登記表》上簽字確認。使用規范工作用途1.通信聯絡：保持手機暢通，確保能夠及時接收和處理工作相關的電話、短信、微信等信息。在工作時間內，不得隨意關機或設置飛行模式，如有特殊情況需要暫時無法使用手機，應提前向部門負責人報備。2.辦公軟件應用：安裝并熟練使用公司指定的辦公軟件，如電子郵件客戶端、即時通訊工具、項目管理軟件等，用于處理工作文檔、溝通協作、項目跟進等工作。3.文件傳輸：通過手機及時接收和發送工作文件，確保工作的順利進行。對于重要文件，應按照公司文件管理規定進行妥善保存和處理。4.客戶服務：作為與客戶溝通的重要工具，及時回復客戶咨詢和投訴，提供優質的客戶服務，維護公司良好形象。禁止行為1.嚴禁使用辦公手機從事與工作無關的活動，如玩游戲、觀看視頻、瀏覽無關網站、炒股等。2.不得私自將辦公手機轉借他人使用，如有特殊情況需要借用，需經部門負責人批準，并做好相關記錄。3.禁止在辦公手機上存儲、傳播涉及公司機密、商業秘密或個人隱私的信息。對于涉及公司機密的文件和信息，應按照公司保密制度進行處理。4.不得擅自更改辦公手機的系統設置、安裝未經公司授權的軟件，以免影響手機的正常使用和公司網絡安全。費用管理套餐標準辦公手機的通訊費用套餐由公司統一制定，根據崗位工作需求確定套餐內容，包括語音通話時長、短信數量、流量額度等。費用報銷1.員工每月按照公司規定的報銷流程，提交辦公手機費用報銷申請。報銷時需提供手機費用賬單明細，確保費用支出真實、合理。2.部門負責人對員工的費用報銷申請進行審核，核實費用用途是否符合工作需要。審核通過后，提交至財務部門進行報銷。3.財務部門按照公司財務制度對報銷費用進行審核和支付。對于超出套餐標準的費用，需經部門負責人特別批準后方可報銷。安全管理密碼設置1.員工應設置強密碼保護辦公手機，密碼長度不少于[X]位，包含字母、數字和特殊字符。2.定期更換密碼，建議每[X]個月更換一次，以確保手機信息安全。數據備份1.員工應定期對辦公手機中的重要工作數據進行備份，可以通過云存儲、外部存儲設備等方式進行備份。2.備份的數據應包括聯系人、短信、通話記錄、工作文件等，確保在手機丟失、損壞或被盜時能夠及時恢復數據。丟失與被盜處理1.如辦公手機不慎丟失或被盜，員工應立即向部門負責人報告，并在第一時間采取措施，如掛失手機號碼、凍結手機支付功能等，以防止信息泄露和財產損失。2.同時，填寫《辦公手機丟失/被盜報告表》，詳細說明丟失或被盜的時間、地點、手機型號、IMEI碼等信息，提交至行政部門。3.行政部門根據報告情況，協助員工進行后續處理，如補辦手機卡、更換辦公手機等。對于因員工個人原因導致手機丟失或被盜的，員工需承擔相應的經濟損失。維修與更換維修流程1.辦公手機出現故障時，員工應首先自行檢查是否為簡單問題，如可自行解決，應及時處理。2.如無法自行解決，員工應填寫《辦公手機維修申請表》，詳細描述手機故障情況，提交至部門負責人審批。3.部門負責人審批通過后，將申請表轉交至行政部門。行政部門聯系公司指定的手機維修服務商，安排手機維修事宜。4.維修過程中，員工應配合維修人員提供必要的信息和協助，確保維修工作順利進行。維修完成后，員工需對維修結果進行驗收，并在《辦公手機維修登記表》上簽字確認。更換流程1.如辦公手機經維修后仍無法正常使用，或因使用年限較長、性能嚴重下降等原因需要更換，由行政部門進行評估。2.行政部門根據評估結果填寫《辦公手機更換申請表》，說明更換原因、擬更換手機型號等信息，提交至公司相關領導審批。3.審批通過后，行政部門按照公司采購流程進行手機采購，并通知員工領取新的辦公手機。領取新手機時，員工需將舊手機交回行政部門。考核與獎懲考核標準1.本部門將對員工辦公手機的使用情況進行定期檢查和不定期抽查，檢查內容包括手機使用規范、費用管理、安全管理等方面。2.對于違反本制度規定的員工，將視情節輕重給予相應的考核扣分。具體考核標準如下：首次違反規定，給予口頭警告，并記錄在個人考核檔案中，扣[X]分。第二次違反規定，給予書面警告，扣[X]分，并在部門內通報批評。第三次及以上違反規定，給予嚴重警告，扣[X]分，同時視情節輕重給予相應的經濟處罰或其他紀律處分。獎勵措施1.在辦公手機使用過程中，表現優秀的員工將給予表彰和獎勵。優秀表現包括但不限于：嚴格遵守本制度規定，全年無違規行為，且工作效率高，為公司業務發展做出積極貢獻。利用辦公手機創新工作方式方法，提高工作質量和效率，為部門帶來顯著效益。在手機安全管理方面表現出色，及時發現并避免了可能導致公司信息泄露或財產損失的安全隱患。2.對于表現優秀的員工，公司將給予以下獎勵：頒發榮譽證書，在公司內部進行公開表揚。根據公司薪酬福利制度，給予一定的物質獎勵，如獎金、獎品等。在職位晉升、培訓機會等方面給予優先考慮。附