俱樂部合同管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范俱樂部各類合同的管理，防范合同風險，維護俱樂部的合法權(quán)益，促進俱樂部業(yè)務的健康發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于俱樂部與員工、合作伙伴、會員、供應商等各類主體簽訂的所有合同。（三）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行應符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害任何一方的合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理職責（一）合同管理部門及職責1.法務部門負責審核合同的合法性、合規(guī)性，對合同條款進行法律風險評估，并提出法律意見。參與重大合同的談判，提供法律支持。負責處理合同糾紛，維護俱樂部的合法權(quán)益。2.業(yè)務部門負責合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作。對合同相對方的主體資格、信用狀況等進行調(diào)查了解。及時向法務部門反饋合同履行過程中的問題，并協(xié)助處理合同糾紛。3.財務部門參與合同的審核，對合同中的財務條款進行審核，確保合同的財務風險可控。負責合同款項的收付管理，監(jiān)督合同的履行情況。協(xié)助處理合同糾紛中的財務問題。（二）合同管理人員職責1.熟悉國家法律法規(guī)和俱樂部的合同管理制度，掌握合同管理流程。2.負責合同的起草、審核、簽訂、登記、歸檔等具體工作。3.跟蹤合同的履行情況，及時提醒相關部門和人員履行合同義務。4.建立合同管理臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行記錄。5.協(xié)助處理合同糾紛，提供相關資料和信息。三、合同簽訂流程（一）合同立項1.業(yè)務部門根據(jù)工作需要，提出合同立項申請，明確合同的名稱、對方當事人、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款。2.合同立項申請經(jīng)部門負責人審核后，報分管領導審批。（二）合同起草1.合同一般由業(yè)務部門負責起草。業(yè)務部門應根據(jù)合同立項申請的要求，結(jié)合實際情況，起草合同文本。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，明確雙方的權(quán)利義務，避免模糊不清或歧義的條款。3.合同文本應包括首部、正文、尾部等部分，首部應寫明合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等；正文應詳細約定雙方的權(quán)利義務、合同的履行方式、違約責任等條款；尾部應寫明合同的簽訂日期、地點、雙方當事人的簽字或蓋章等。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務部門應將合同文本提交給法務部門進行審核。2.法務部門應在收到合同文本后的[x]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。審核意見應包括合同的合法性、合規(guī)性、風險評估等內(nèi)容。3.業(yè)務部門應根據(jù)法務部門的審核意見，對合同文本進行修改完善。如雙方對審核意見存在分歧，應進行協(xié)商溝通，必要時可組織相關部門進行專題討論。（四）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同文本，由業(yè)務部門負責與合同相對方進行談判，達成一致意見后，簽訂合同。2.合同簽訂前，業(yè)務部門應確保合同相對方的主體資格合法有效，具備相應的履約能力。3.合同簽訂時，雙方當事人應在合同文本上簽字或蓋章，并注明簽訂日期。合同一式多份，雙方當事人各執(zhí)一份，俱樂部相關部門留存一份。（五）合同登記1.合同簽訂后，合同管理人員應及時將合同的相關信息錄入合同管理臺賬，包括合同名稱、合同編號、對方當事人、簽訂日期、合同金額、履行期限等。2.合同管理臺賬應定期進行更新和維護，確保信息的準確性和完整性。（六）合同歸檔1.合同簽訂后，業(yè)務部門應將合同文本及相關資料整理歸檔，交俱樂部檔案室統(tǒng)一保管。2.合同歸檔資料應包括合同文本、合同審批表、審核意見、談判記錄、補充協(xié)議等。3.檔案室應建立合同檔案管理制度，對合同檔案進行分類、編號、存儲，便于查詢和利用。四、合同履行管理（一）履行通知1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同的主要內(nèi)容通知相關部門和人員，明確各方的責任和義務。2.在合同履行過程中，如發(fā)生重大事項或需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務部門應及時通知對方當事人，并按照合同約定的程序進行處理。（二）履行跟蹤1.業(yè)務部門應定期對合同的履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同的履行進度和質(zhì)量。2.如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在問題或風險，業(yè)務部門應及時采取措施加以解決，并向分管領導匯報。3.財務部門應根據(jù)合同約定的付款方式和時間，及時辦理款項的收付手續(xù)，并對合同款項的使用情況進行監(jiān)督。（三）變更管理1.合同履行過程中，如需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務部門應及時與對方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議。2.補充協(xié)議作為原合同的組成部分，具有同等法律效力。補充協(xié)議的簽訂程序應與原合同相同，需經(jīng)過審核、審批等環(huán)節(jié)。3.合同變更后，合同管理人員應及時更新合同管理臺賬和檔案資料。（四）終止管理1.合同履行完畢或出現(xiàn)合同約定的終止情形時，業(yè)務部門應及時通知對方當事人辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止后，雙方當事人應按照合同約定進行結(jié)算和清理，如有未盡事宜，應協(xié)商解決。3.合同管理人員應及時將合同終止的相關信息錄入合同管理臺賬，并將合同檔案進行整理歸檔。五、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.合同簽訂前，業(yè)務部門應充分了解合同相對方的主體資格、信用狀況、經(jīng)營情況等，避免與信譽不佳或履約能力不足的單位簽訂合同。2.在合同履行過程中，業(yè)務部門應嚴格按照合同約定履行義務，及時與對方當事人溝通協(xié)調(diào)，避免因誤解或疏忽導致糾紛的發(fā)生。3.法務部門應定期對俱樂部的合同進行審查和風險評估，及時發(fā)現(xiàn)潛在的合同糾紛風險，并提出防范措施和建議。（二）糾紛處理程序1.當合同糾紛發(fā)生時，業(yè)務部門應及時收集相關證據(jù)材料，分析糾紛產(chǎn)生的原因，提出初步的處理意見，并向分管領導匯報。2.分管領導應組織法務部門、業(yè)務部門等相關人員進行研究討論，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務部門負責與對方當事人進行協(xié)商溝通，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟等途徑解決。4.在糾紛處理過程中，法務部門應提供法律支持和專業(yè)意見，協(xié)助業(yè)務部門維護俱樂部的合法權(quán)益。5.糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務部門應及時將糾紛處理情況向分管領導匯報，并將相關資料整理歸檔。六、合同監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.俱樂部內(nèi)部審計部門應定期對合同的簽訂、履行、管理等情況進行審計監(jiān)督，檢查合同的合法性、合規(guī)性、完整性。2.審計部門應根據(jù)審計結(jié)果，提出審計意見和建議，督促相關部門和人員改進合同管理工作。（二）外部監(jiān)督1.俱樂部應接受上級主管部門、行業(yè)協(xié)會等相關部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關合同管理的資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，俱樂部應及時整改，完善合同管理制度。七、合同信息化管理（一）建立合同管理系統(tǒng)1.俱樂部應建立合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程的信息化管理。2.合同管理系統(tǒng)應具備合同模板管理、流程審批、文檔存儲、查詢統(tǒng)計等功能，提高合同管理的效率和準確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.合同管理人員應及時將合同的相關信息錄入合同管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.在合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、終止等情況，合同管理人員應及時更新合同管理系統(tǒng)中的相關數(shù)據(jù)。（三）系統(tǒng)安全與保密1.俱樂部應加強合同管理系統(tǒng)的安