行政公章使用管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政公章的管理，規(guī)范公章使用流程，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位或個(gè)人涉及行政公章使用的相關(guān)事項(xiàng)。（三）定義本制度所稱行政公章，是指公司正式對(duì)外使用的具有法律效力的各類印章，包括公司公章、法定代表人章、合同專用章等。二、公章的刻制、啟用與廢止（一）公章的刻制1.公司公章、法定代表人章、合同專用章等的刻制，須由公司行政管理部門根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定提出申請(qǐng)，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，由行政管理部門統(tǒng)一辦理。2.刻制公章必須選擇具有公安機(jī)關(guān)指定資質(zhì)的正規(guī)印章制作單位，確保公章的規(guī)格、樣式符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。3.新刻制的公章應(yīng)及時(shí)在公司行政管理部門進(jìn)行備案登記，詳細(xì)記錄公章的名稱、規(guī)格、啟用日期、使用范圍等信息。（二）公章的啟用1.新公章啟用前，行政管理部門應(yīng)將啟用日期、使用范圍等以書面形式通知公司各部門，并在公司內(nèi)部發(fā)布公告。2.公章啟用時(shí)，應(yīng)進(jìn)行印模留存，一式兩份，一份由行政管理部門存檔，一份交公司財(cái)務(wù)部門備案。（三）公章的廢止1.公章因磨損、遺失、損壞或其他原因需要廢止時(shí)，由使用部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司行政管理部門審核后，報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)。2.廢止的公章應(yīng)由行政管理部門統(tǒng)一封存或銷毀，并在公司內(nèi)部發(fā)布公告，聲明該公章已失效。3.對(duì)廢止的公章應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄廢止原因、日期、處理方式等信息，并存檔備查。三、公章的保管（一）保管部門1.公司行政公章由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)的專人保管，合同專用章由合同管理部門指定專人保管。2.保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公章使用流程和相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守公章保管制度。（二）保管要求1.公章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.公章保管人員不得將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在空白紙張、介紹信、合同等文件上加蓋公章。3.公章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接公章時(shí)，應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，確保公章安全交接。交接手續(xù)應(yīng)包括交接雙方簽字確認(rèn)、行政管理部門監(jiān)交等環(huán)節(jié)，并記錄交接時(shí)間、內(nèi)容等詳細(xì)信息。四、公章的使用（一）使用原則1.嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序使用公章，確保公章使用的合法性、真實(shí)性和嚴(yán)肅性。2.不得在與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的文件、材料上加蓋公章。3.嚴(yán)禁為空白合同、協(xié)議、介紹信等加蓋公章。（二）使用范圍1.公司公章的使用范圍包括但不限于以下事項(xiàng)：以公司名義發(fā)布的各類文件、通知、報(bào)告等；公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等；公司出具的各類證明、介紹信等；公司參與的各類招投標(biāo)文件、申請(qǐng)書等；其他需要加蓋公司公章的事項(xiàng)。2.法定代表人章的使用范圍主要用于公司法定代表人在相關(guān)文件、合同、票據(jù)等上的簽字確認(rèn)。3.合同專用章的使用范圍僅限于公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)文件。（三）使用流程1.申請(qǐng)公司內(nèi)部各部門因工作需要使用公章時(shí)，應(yīng)填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用章事由、用章文件名稱、份數(shù)、蓋章位置等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。涉及公司重大事項(xiàng)、重要合同等需要加蓋公章的，還需經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的高級(jí)管理人員批準(zhǔn)。外部單位或個(gè)人因業(yè)務(wù)往來需要使用公司公章時(shí)，應(yīng)由公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)接，并按公司規(guī)定辦理用章審批手續(xù)。2.審核《公章使用申請(qǐng)表》提交后，由行政管理部門對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核用章事由是否符合公司規(guī)定、用章文件內(nèi)容是否真實(shí)合法、審批流程是否完整等。對(duì)于不符合規(guī)定或存在疑問的申請(qǐng)，行政管理部門應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通核實(shí)，必要時(shí)可要求申請(qǐng)部門補(bǔ)充相關(guān)材料或做出說明。3.蓋章經(jīng)審核通過的申請(qǐng)，由公章保管人員在《公章使用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并按照申請(qǐng)要求在相關(guān)文件、材料上加蓋公章。蓋章時(shí)應(yīng)確保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。4.登記公章使用完畢后，公章保管人員應(yīng)及時(shí)在《公章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄用章日期、用章文件名稱、用章部門、用章人、蓋章份數(shù)等信息。《公章使用登記簿》應(yīng)妥善保管，以備查閱。（四）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法事先履行用章審批手續(xù)時(shí)，申請(qǐng)部門應(yīng)電話向公司行政管理部門負(fù)責(zé)人和公司法定代表人或其授權(quán)的高級(jí)管理人員報(bào)告，經(jīng)同意后可先行用章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.因工作需要攜帶公章外出使用時(shí)，必須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的高級(jí)管理人員批準(zhǔn)，并填寫《公章外出使用申請(qǐng)表》，注明外出事由、目的地、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。公章外出期間，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，使用完畢后應(yīng)立即交回公司。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公章使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保公章使用符合本制度規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.公章保管是否安全，保管人員是否嚴(yán)格遵守保管制度。2.公章使用是否符合規(guī)定的使用范圍和審批程序，用章文件內(nèi)容是否真實(shí)合法。3.《公章使用申請(qǐng)表》和《公章使用登記簿》的填寫是否完整、準(zhǔn)確，登記記錄是否及時(shí)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法追究法律責(zé)任。六、附則（一）解釋權(quán)