行政文秘崗位管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范行政文秘崗位的工作流程和行為準則，提高工作效率和質(zhì)量，確保公司行政事務(wù)的順暢運轉(zhuǎn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政文秘崗位的所有工作人員。（三）基本原則1.高效原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，確保各項任務(wù)及時、準確完成。2.規(guī)范原則：嚴格遵循公司的各項規(guī)章制度和工作標準，確保行政文秘工作的規(guī)范化、標準化。3.保密原則：嚴格保守公司機密，確保公司信息安全，防止機密信息泄露。4.服務(wù)原則：樹立服務(wù)意識，為公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門及全體員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、崗位職責(zé)（一）日常行政事務(wù)1.負責(zé)公司文件、資料、檔案的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作。2.安排公司會議、活動的籌備和組織工作，包括會議場地預(yù)訂、會議資料準備、會議記錄等。3.協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)處理日常行政事務(wù)，如接聽電話、接待來訪客人、安排車輛等。4.負責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購、管理和維護工作，確保辦公物資的及時供應(yīng)和正常使用。5.做好公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理工作，營造整潔、舒適的辦公環(huán)境。（二）公文處理1.負責(zé)公司各類公文的起草、審核、印發(fā)工作，確保公文格式規(guī)范、內(nèi)容準確。2.對收到的公文進行及時、準確的登記、編號、傳閱和處理，跟蹤公文的辦理進度，確保公文得到及時處理。3.定期對公司公文進行整理、歸檔，建立公文檔案，便于查閱和使用。（三）信息管理1.負責(zé)收集、整理、分析公司內(nèi)外部信息，為公司領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持。2.編輯、發(fā)布公司內(nèi)部刊物、通訊等信息平臺，及時傳達公司政策、通知和工作動態(tài)。3.維護公司網(wǎng)站內(nèi)容，確保網(wǎng)站信息的及時更新和準確無誤。（四）印章管理1.負責(zé)公司印章的保管和使用，嚴格按照印章管理制度的規(guī)定進行印章的審批、登記和用印。2.定期對印章的使用情況進行檢查和統(tǒng)計，確保印章使用的安全、規(guī)范。（五）檔案管理1.建立健全公司檔案管理制度，負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.按照檔案管理的要求，對檔案進行分類、編號、編目，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.為公司各部門和員工提供檔案查閱服務(wù)，嚴格遵守檔案查閱制度，確保檔案信息的安全。三、工作流程（一）文件收發(fā)流程1.收文公司收發(fā)人員收到外部文件后，應(yīng)及時進行登記，注明文件名稱、文號、來文單位、日期等信息。將登記后的文件送行政文秘進行初步審核，審核文件的完整性、準確性和時效性。行政文秘根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，提出擬辦意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員進行傳閱和辦理，并跟蹤文件的辦理進度。文件辦理完畢后，行政文秘負責(zé)將文件進行整理、歸檔。2.發(fā)文公司各部門如需發(fā)文，應(yīng)填寫發(fā)文審批表，注明發(fā)文事由、文件內(nèi)容、發(fā)送范圍等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。行政文秘根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，對發(fā)文進行起草、審核和修改，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準確。將審核后的文件送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，簽發(fā)后的文件交由行政文秘進行編號、排版和印發(fā)。行政文秘負責(zé)將印發(fā)后的文件進行登記，并按照發(fā)送范圍進行分發(fā)，同時留存一份文件存檔。（二）會議組織流程1.會議籌備根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示或各部門的需求，確定會議的主題、時間、地點、參會人員等信息。行政文秘負責(zé)會議場地的預(yù)訂、布置，準備會議資料、文具、茶水等物品。將會議通知發(fā)送給參會人員，確保參會人員提前知曉會議的相關(guān)信息。2.會議組織在會議開始前，行政文秘應(yīng)提前到達會議現(xiàn)場，檢查會議準備情況，確保會議順利進行。負責(zé)會議的簽到、記錄工作，準確記錄會議內(nèi)容、討論情況和決議事項。維持會議秩序，確保會議的正常進行，如有需要，協(xié)調(diào)解決會議中出現(xiàn)的問題。3.會議后續(xù)工作會議結(jié)束后，行政文秘及時整理會議記錄，形成會議紀要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。對會議決議事項進行跟蹤落實，及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報決議事項的執(zhí)行情況。將會議資料進行整理、歸檔，妥善保管。（三）辦公用品管理流程1.需求申請公司各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品需求申請表，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交給行政文秘。2.采購審批行政文秘對辦公用品需求申請表進行匯總和審核，根據(jù)庫存情況確定是否需要采購。如需采購，填寫辦公用品采購審批表，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購執(zhí)行根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，行政文秘選擇合適的供應(yīng)商進行采購，確保采購的辦公用品符合公司要求，價格合理。對采購的辦公用品進行驗收，檢查其質(zhì)量、數(shù)量等是否與采購合同一致。4.入庫管理驗收合格的辦公用品入庫，行政文秘負責(zé)進行登記，建立辦公用品庫存臺賬，記錄辦公用品的入庫時間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。5.領(lǐng)用發(fā)放公司員工根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后到行政文秘處領(lǐng)取辦公用品。行政文秘根據(jù)領(lǐng)用申請表進行發(fā)放，并在庫存臺賬上進行記錄，更新庫存信息。6.定期盤點行政文秘定期對辦公用品進行盤點，核對庫存數(shù)量與臺賬記錄是否一致。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，及時查明原因，進行調(diào)整，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。（四）印章使用流程1.用印申請公司各部門如需使用印章，應(yīng)填寫印章使用申請表，注明用印事由、文件名稱、用印日期等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交給行政文秘。2.審核審批行政文秘對印章使用申請表進行審核，核實用印事由是否符合公司規(guī)定，文件內(nèi)容是否準確無誤。將審核后的申請表報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，重大事項需經(jīng)董事長審批。3.用印操作根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，行政文秘在用印前再次核對用印文件的內(nèi)容和簽字情況，確保無誤后在用印文件上加蓋印章。在用印過程中，應(yīng)嚴格按照印章使用規(guī)定進行操作，確保印章使用的安全、規(guī)范。4.登記備案用印完畢后，行政文秘對印章使用情況進行登記，記錄用印日期、文件名稱、用印部門、用印人等信息，并將印章使用申請表和用印文件存檔。四、工作規(guī)范（一）文件起草規(guī)范1.主題明確：文件應(yīng)圍繞主題展開，內(nèi)容具體、針對性強，避免空洞、模糊的表述。2.格式規(guī)范：嚴格按照公司規(guī)定的公文格式進行起草，包括標題、文號、主送單位、正文、附件、落款等要素。3.語言準確：使用規(guī)范、準確、簡潔的語言表達，避免使用生僻字、錯別字和歧義性詞匯。4.邏輯清晰：文件內(nèi)容應(yīng)層次分明、條理清晰，符合邏輯推理，便于閱讀和理解。5.內(nèi)容完整：確保文件涵蓋所需表達的全部信息，避免遺漏重要內(nèi)容。（二）會議記錄規(guī)范1.準確記錄：會議記錄應(yīng)準確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、時間、地點、參會人員、發(fā)言內(nèi)容、討論情況、決議事項等。2.語言簡潔：使用簡潔明了的語言進行記錄，避免冗長、繁瑣的表述。3.突出重點：重點記錄會議討論的關(guān)鍵問題、重要觀點和決議事項，確保記錄的重點突出。4.及時整理：會議結(jié)束后，應(yīng)及時對會議記錄進行整理，形成會議紀要，經(jīng)審核后發(fā)送給相關(guān)人員。（三）辦公用品使用規(guī)范1.按需領(lǐng)用：員工應(yīng)根據(jù)工作實際需要領(lǐng)用辦公用品，避免浪費。2.節(jié)約使用：愛護辦公用品，合理使用，延長辦公用品的使用壽命。3.妥善保管：領(lǐng)用的辦公用品應(yīng)妥善保管，如有遺失或損壞，應(yīng)及時報告并照價賠償。4.禁止私用：嚴禁將辦公用品用于個人目的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴肅處理。（四）印章保管規(guī)范1.專人保管：公司印章應(yīng)由專人負責(zé)保管，不得擅自委托他人代管。2.專柜存放：印章應(yīng)存放在專用的保險柜或文件柜中，確保安全。3.嚴格審批：印章使用必須經(jīng)過嚴格的審批程序，未經(jīng)批準不得擅自使用。4.用印登記：每次用印都應(yīng)進行詳細的登記，記錄用印時間、文件名稱、用印部門、用印人等信息。五、考核與激勵（一）考核指標1.工作任務(wù)完成情況：考核行政文秘崗位各項工作任務(wù)的完成質(zhì)量和進度，包括文件處理、會議組織、辦公用品管理等工作。2.工作質(zhì)量：考核行政文秘崗位工作的準確性、規(guī)范性和完整性，如文件起草質(zhì)量、會議記錄準確性等。3.工作效率：考核行政文秘崗位在規(guī)定時間內(nèi)完成工作任務(wù)的能力，如文件處理的及時性、會議籌備的效率等。4.服務(wù)態(tài)度：考核行政文秘崗位為公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門及員工提供服務(wù)的態(tài)度和質(zhì)量，包括響應(yīng)速度、溝通協(xié)調(diào)能力等。5.保密工作：考核行政文秘崗位對公司機密信息的保密意識和措施，如文件保管、印章使用等方面的保密工作。（二）考核方式1.定期考核：每月對行政文秘崗位進行一次定期考核，考核內(nèi)容包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率、服務(wù)態(tài)度等方面。2.不定期考核：根據(jù)工作需要，對行政文秘崗位進行不定期考核，重點考核工作中的突發(fā)事件處理能力、臨時性工作任務(wù)完成情況等。3.自我評價：行政文秘崗位人員應(yīng)定期進行自我評價，總結(jié)工作經(jīng)驗和不足，提出改進措施和建議。（三）激勵措施1.績效獎金：根據(jù)考核結(jié)果發(fā)放績效獎金，對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的行政文秘給予獎勵，對考核不合格的進行相應(yīng)的處罰。2.晉升機會：在公司內(nèi)部有職位晉升機會時，優(yōu)先考慮工作表現(xiàn)突出的行政文秘。3.培訓(xùn)與發(fā)展：為行政文秘提供培訓(xùn)和發(fā)展機會，幫助其提升專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，適應(yīng)公司發(fā)展的需要。4.榮譽表彰：對在工作中表現(xiàn)突出、為公司做出重要貢獻的行政文秘進行榮譽表彰，如頒發(fā)優(yōu)秀員工獎、突出貢獻獎等。六、保密規(guī)定（一）保密范圍1.公司商業(yè)秘密：包括公司的技術(shù)秘密、經(jīng)營策略、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等。2.公司文件、資料：包括尚未公開的文件、報告、合同、協(xié)議等。3.公司會議內(nèi)容：包括會議討論的重要事項、決策過程等。4.公司領(lǐng)導(dǎo)指示和意見：未經(jīng)授權(quán)不得擅自泄露公司領(lǐng)導(dǎo)的指示和意見。（二）保密措施1.加強保密教育：定期對行政文秘進行保密教育，提高保密意識，使其了解保密工作的重要性和相關(guān)法律法規(guī)。2.簽訂保密協(xié)議：行政文秘入職時應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和責(zé)任。3.嚴格文件管理：對公司文件、資料進行嚴格的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管，確保文件不丟失、不泄露。4.限制訪問權(quán)限：對涉及公司機密的文件、資料設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和使用。5.加強網(wǎng)絡(luò)安全管理：對公司網(wǎng)絡(luò)進行安全防護，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和信息泄露。6.嚴禁私自傳播：行