行政采購管理制度細則?一、總則（一）目的為加強公司行政采購管理，規范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本制度細則。（二）適用范圍本制度適用于公司內部行政辦公用品、辦公設備、辦公家具、勞保用品、行政服務等各類行政采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定。2.效益性原則：在保證質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受監督。4.公平競爭原則：鼓勵供應商公平參與競爭，確保采購結果的公正性。5.誠實守信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的責任和義務。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司高層領導、財務部門負責人、行政部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議和批準重大采購項目、采購政策、采購預算等。（二）采購執行部門公司行政部門為采購執行部門，負責具體采購工作的組織實施。其主要職責包括：1.根據公司需求，制定采購計劃和預算。2.收集供應商信息，建立供應商檔案。3.組織采購談判、招標、詢價等采購活動。4.簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。5.驗收采購物資，辦理入庫手續。6.整理采購文件和資料，進行采購工作總結。（三）其他相關部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，明確采購物資的規格、型號、數量、質量等要求，并對采購物資的使用和驗收負責。2.財務部門：負責審核采購預算，監督采購資金的使用，參與采購合同的審核，辦理采購款項的支付手續。3.審計部門：負責對采購活動進行審計監督，檢查采購程序的合規性、采購結果的公正性等。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、需求時間、用途等信息，并經部門負責人簽字確認。2.《采購申請表》提交至行政部門，行政部門對采購申請進行初步審核，審核內容包括采購需求的合理性、采購預算的合規性等。（二）采購審批1.對于金額較小的常規采購申請，由行政部門負責人審批。2.對于金額較大或重要的采購申請，需提交采購決策委員會審批。采購決策委員會根據采購申請的內容，進行綜合評估和決策，并簽署審批意見。（三）采購實施1.制定采購方案：行政部門根據采購審批結果，制定采購方案。采購方案包括采購方式的選擇、供應商的確定、采購時間安排等。2.選擇采購方式招標采購：適用于金額較大、技術復雜、競爭充分的采購項目。行政部門發布招標公告，邀請符合條件的供應商投標，通過評標確定中標供應商。詢價采購：適用于規格標準統一、貨源充足、價格變化幅度小的采購項目。行政部門向多家供應商發出詢價單，供應商報價后，選擇報價合理的供應商成交。單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購、發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購等特殊情況。行政部門與單一供應商進行談判，確定采購價格和條款。競爭性談判采購：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的、技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的等情況。行政部門與不少于三家供應商進行談判，確定成交供應商。3.確定供應商供應商篩選：行政部門根據采購需求，從供應商檔案中篩選出符合要求的潛在供應商，并向其發出采購邀請。供應商評估：行政部門對參與采購的供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等。供應商選擇：行政部門根據供應商評估結果，選擇合適的供應商，并與其進行采購談判。談判內容包括采購物資的規格、數量、價格、交貨期、付款方式、售后服務等條款。（四）合同簽訂1.采購談判達成一致后，行政部門與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同經雙方簽字蓋章后生效，并報財務部門備案。（五）采購驗收1.采購物資到貨前，行政部門應通知需求部門做好驗收準備工作。2.采購物資到貨后，需求部門會同行政部門按照采購合同和相關標準進行驗收。驗收內容包括物資的規格、數量、質量、外觀等。3.對于驗收合格的采購物資，行政部門辦理入庫手續，并填寫《入庫單》。《入庫單》應注明采購物資的名稱、規格、數量、供應商等信息。4.對于驗收不合格的采購物資，行政部門應及時與供應商溝通，要求其更換或處理。如供應商拒絕處理，行政部門可根據采購合同的約定，采取相應的措施，如扣除貨款、追究違約責任等。（六）采購付款1.采購物資驗收合格后，行政部門根據采購合同和《入庫單》，填寫《付款申請單》，并附上相關發票、驗收報告等資料。2.《付款申請單》經需求部門負責人、行政部門負責人、財務部門負責人簽字審核后，報公司領導審批。3.財務部門根據公司領導的審批意見，辦理采購款項的支付手續。四、采購預算管理（一）預算編制1.行政部門應根據公司年度工作計劃和實際需求，編制年度采購預算。采購預算應包括采購項目、采購金額、采購時間等內容。2.采購預算編制應遵循"零基預算"原則，充分考慮公司的業務發展需要和資金狀況，確保預算的合理性和準確性。（二）預算審批1.年度采購預算編制完成后，提交采購決策委員會審議。采購決策委員會根據公司戰略規劃、財務狀況等因素，對采購預算進行審核和批準。2.采購預算一經批準，應嚴格執行。如因特殊情況需要調整采購預算，需按照預算編制和審批程序進行申請和審批。（三）預算執行與監控1.行政部門應按照批準的采購預算組織采購活動，嚴格控制采購支出，確保預算的執行。2.財務部門應定期對采購預算的執行情況進行監控和分析，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。如發現預算執行偏差較大，應及時向采購決策委員會報告，并提出相應的改進措施。五、供應商管理（一）供應商開發1.行政部門應通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對收集到的供應商信息進行整理和分析，篩選出符合公司采購要求的潛在供應商。3.行政部門對潛在供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、產品質量、管理水平、售后服務等情況，并填寫《供應商考察報告》。（二）供應商評估1.行政部門建立供應商評估體系，定期對供應商進行評估。評估內容包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面。2.供應商評估采用定性與定量相結合的方法，通過問卷調查、實地考察、數據分析等方式，對供應商進行綜合評價。3.根據供應商評估結果，將供應商分為A、B、C三類。A類供應商為優秀供應商，給予優先合作機會；B類供應商為合格供應商，保持正常合作關系；C類供應商為不合格供應商，限制或停止與其合作。（三）供應商檔案管理1.行政部門為每個供應商建立檔案，檔案內容包括供應商的基本信息、資質證明文件、合作記錄、評估報告等。2.供應商檔案應及時更新和維護，確保檔案信息的準確性和完整性。3.行政部門定期對供應商檔案進行整理和分析，為供應商管理提供決策依據。（四）供應商激勵與約束1.對于優秀供應商，公司給予一定的獎勵，如增加采購份額、優先付款、提供培訓和技術支持等。2.對于不合格供應商，公司采取相應的約束措施，如減少采購份額、暫停合作、取消合作資格等。3.行政部門定期與供應商進行溝通和交流，了解供應商的需求和意見，共同解決合作過程中存在的問題，建立良好的合作關系。六、采購風險管理（一）風險識別1.行政部門應定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險等。2.風險識別可采用頭腦風暴法、德爾菲法、流程圖法等方法，全面、系統地識別采購過程中的風險。（二）風險評估1.對識別出的風險因素進行評估，確定其發生的可能性和影響程度。2.風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方法，通過專家打分、層次分析法等手段，對風險進行量化評估。（三）風險應對1.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。風險應對措施包括風險規避、風險降低、風險轉移、風險接受等。2.對于市場風險，可通過市場調研、價格談判、簽訂長期合同等方式進行應對；對于供應商風險，可加強供應商管理、增加供應商數量、建立供應商備用機制等方式進行應對；對于質量風險，可加強質量檢驗、簽訂質量保證協議、追究供應商違約責任等方式進行應對；對于合同風險，可加強合同審核、簽訂補充協議、尋求法律支持等方式進行應對。（四）風險監控1.建立采購風險監控機制，定期對采購風險進行監控和評估。2.風險監控可通過數據分析、現場檢查、供應商反饋等方式進行，及時發現風險變化情況，并調整風險應對措施。七、采購監督與審計（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購程序的合規性、采購結果的公正性、采購資金的使用情況等。2.行政部門應配合審計部門的工作，提供相關資料和信息，并對審計發現的問題及時進行整改。（二）外部監督1.公